10 Aturan emas manajemen proyek

Ikuti aturan ini untuk membuat proyek apa pun bekerja dengan kapasitas penuhnya.

Canva.com

Saya telah terlibat dalam mengelola proyek dan portofolio proyek selama lebih dari 30 tahun dan ada beberapa aturan emas yang saya pelajari dari semua proyek ini yang menjadi standar di semua jenis proyek. Pada artikel ini, saya ingin berbagi beberapa di antaranya dengan Anda.

Jika Anda menerapkan aturan ini pada proyek apa pun yang Anda lakukan, kemungkinan besar Anda akan memiliki proyek yang sukses dan bebas stres!

Aturan Manajemen Proyek

Pahami ruang lingkupnya
Pahami tujuan para pemangku kepentingan
Rencana
Kemungkinan
Berkomunikasi dengan tim
Uji awal / prototipe
Pantau
Laporkan ke klien dan kelola ekspektasi
Kirim
Adakan pertemuan penutup / pelajaran yang dipelajari

1. Pahami ruang lingkup

Ini mungkin tampak seperti saya menyatakan yang sudah jelas tetapi sangat penting bagi Anda untuk mengetahui tentang apa proyek itu. Apa yang ingin Anda bangun atau capai? Apakah ada spesifikasi tertulis untuk proyek yang harus Anda patuhi? Apa tujuan bisnis yang mendorong proyek ini?

Bicaralah dengan orang-orang yang terlibat dalam keputusan untuk melanjutkan proyek. Ini mungkin seorang tenaga penjualan di organisasi Anda (jika Anda melakukan proyek sebagai vendor untuk perusahaan lain), atau orang manajemen senior di organisasi Anda jika itu adalah proyek internal.

Cari tahu apa harapan klien Anda (apakah klien internal atau klien eksternal). Apakah mereka pernah melakukan hal serupa sebelumnya dan bagaimana menurut mereka proyek itu berjalan — apa yang baik dan apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik?

Pastikan Anda memahami persyaratan teknis untuk proyek tersebut — jika perlu, bicarakan dengan orang teknis di tim Anda atau manajer / dept TI Anda.

2. Memahami tujuan para pemangku kepentingan

Sebelum Anda memulai sebuah proyek, cobalah untuk mencari tahu siapa semua pemangku kepentingan. Misalnya, jika Anda melakukan proyek untuk klien eksternal, Anda dapat memiliki pemangku kepentingan berikut:

Sponsor Bisnis — ini adalah orang yang memasukkan tangan mereka ke dalam saku dan membelanjakan uangnya dengan Anda atau organisasi Anda. Mereka menginginkan pengiriman berkualitas tepat waktu tanpa biaya tambahan untuk yang telah disepakati.
Manajer Proyek Klien — ini adalah orang dalam organisasi klien Anda yang paling sering Anda hubungkan selama proyek berlangsung. Mereka akan menginginkan proyek yang bebas stres dan tidak merepotkan. Mereka ingin terlihat bagus di mata bos mereka dan Anda mungkin menemukan bahwa gaji atau bonus mereka akan dikaitkan dengan keberhasilan proyek.
Pakar Klien — Anda mungkin harus terlibat dengan pakar klien di beberapa titik dalam proyek. Mereka ingin mendapatkan masukan dan pendapat dalam desain dan ingin merasakan keahlian mereka didengarkan dan diperhatikan. Mereka juga umumnya akan kekurangan waktu (mengingat bahwa mereka ahli di bidangnya)
Vendor lain — terkadang Anda akan menemukan bahwa Anda akan bergantung pada masukan dari vendor lain dari klien Anda, atau mereka akan menunggu masukan dari Anda. Anda harus bekerja (biasanya melalui Manajer Proyek klien Anda) dengan vendor ini dan membuat mereka senang.
Atasan Anda sendiri — atasan Anda akan menginginkan laporan tentang bagaimana proyek Anda berjalan (untuk memastikan bahwa Anda membuat klien ini senang dan menghasilkan keuntungan bagi organisasi Anda).

Pastikan untuk memahami dari masing-masing sponsor proyek apa yang akan membuat proyek ini sukses dari sudut pandang mereka.

3. Rencanakan

Sekarang saya tidak dapat cukup menekankan hal ini — rencana, rencana, rencana. Buat daftar tugas yang terlibat dalam proyek dan sumber daya (orang dan benda) yang diperlukan. Perhatikan saling ketergantungan tugas — apa yang tidak bisa dimulai sebelum sesuatu yang lain dimulai atau diselesaikan, dll.

Gunakan alat seperti MS Project, atau bahkan spreadsheet Excel sederhana untuk membantu perencanaan Anda. Atur orang dan hal-hal yang Anda perlukan sebelumnya dan rencanakan untuk melakukan beberapa prototipe awal dan QA untuk menyelesaikan masalah awal.

4. Kontinjensi

Tidak peduli seberapa bagus rencanamu, semuanya tidak akan berjalan seperti yang diharapkan. Hidup akan campur tangan. Pastikan untuk menambahkan beberapa kemungkinan ke dalam rencana Anda. Ini mungkin sumber daya tambahan atau waktu ekstra dalam jadwal Anda, tetapi ini akan membuat perbedaan antara pengiriman yang tenang dan jam 2 larut malam yang panik untuk menyelesaikannya untuk pengiriman.

Jika proyek Anda ditujukan untuk klien eksternal, dorong mereka di awal untuk memasukkan beberapa kemungkinan ke dalam anggaran (mungkin 10%). Ini akan memberi mereka ruang untuk bergerak dalam cakupan dan berarti akan lebih mudah untuk menyelesaikan proyek tanpa harus melalui Pengadaan untuk setiap perubahan kecil.

5. Berkomunikasi dengan tim

Kemungkinan Anda tidak akan menyelesaikan proyek ini sendirian. Jangan lupa bahwa tim Anda tidak dapat membaca pikiran dan Anda perlu berkomunikasi dengan mereka untuk mengajak mereka bergabung, mengumpulkan ide, bertukar pikiran, dan memberi tahu mereka tentang tenggat waktunya. Jujurlah dan dengarkan pemikiran mereka tentang bagaimana menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat atau lebih baik.

Jika proyek Anda berlangsung selama beberapa minggu atau bulan (atau bahkan bertahun-tahun), atur waktu pertemuan rutin dengan tim. Jika tim Anda tersebar secara global, Anda dapat mengadakan rapat ini pada waktu yang tepat untuk semua melalui panggilan konferensi atau sesi seperti sesi Zoom atau Webex.

Pastikan bahwa setiap anggota tim memahami gambaran yang lebih besar dan bahwa mereka semua memahami pengaruh mereka melakukan pekerjaan yang baik (atau buruk) terhadap anggota tim lainnya.

Tulis ringkasan proyek untuk membantu anggota baru bergabung dengan cepat dan mempercepat.

6. Uji awal / prototipe

Tidak peduli apa yang Anda bangun, jangan terlalu jauh ke dalam produksi tanpa menguji bagaimana Anda melakukannya. Jika memungkinkan, buat prototipe awal dan sampaikan kepada pembuat keputusan untuk masukan mereka. Semakin awal Anda mendapatkan masukan ini, semakin sedikit pengerjaan ulang yang perlu Anda lakukan nanti.

Pengujian awal atau prototipe harus mencoba menguji semua aspek produk. Libatkan TI, pengguna akhir, pemangku kepentingan, dan lainnya dalam pengujian awal ini.

7. Pantau

Setelah Anda menyelesaikan prototipe dan pengujian awal, Anda dapat beralih ke pengembangan skala penuh. Di sinilah sebagian besar usaha akan dihabiskan.

Sangat penting untuk memantau proyek Anda selama tahap ini. Tetapkan tujuan dan tenggat waktu sementara dan jangan lewatkan ini - perlakukan masing-masing sebagai tenggat waktu klien.

Terus periksa kembali dengan tim dan klien / pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa ekspektasi masih sama dan Anda berada pada target untuk memenuhi ini.

8. Laporkan kepada klien dan kelola ekspektasi

Klien ingin tahu apa yang sedang terjadi. Mereka tidak suka dibiarkan dalam kegelapan tanpa laporan tentang bagaimana keadaannya. Dan mereka tidak suka kejutan.

Pastikan untuk melaporkan secara teratur kepada klien Anda dan beri tahu mereka bagaimana perkembangan proyek mereka — bagaimanapun juga itu adalah uang mereka!

Jika mereka tidak mendukung kesepakatan mereka (memberikan umpan balik, memberikan apa pun!), Pastikan untuk memberi tahu mereka dan beri tahu mereka bagaimana penundaan mereka akan memengaruhi jadwal atau anggaran.

9. Berikan

D-day telah tiba. Beri tahu klien sebelum pengiriman kapan harus menunggu pengiriman — haruskah mereka mengharapkannya di pagi hari waktu mereka, hal terakhir malam itu, siang, dll? Seorang klien bisa menjadi marah jika mereka mengira pengiriman akan bersama mereka pagi itu, dan Anda sebenarnya bermaksud untuk mengirimkannya sebelum tengah malam!

Setelah Anda mengirimkan, pastikan untuk memberi tahu klien bahwa pengiriman telah dilakukan dan beri tahu mereka apa langkah selanjutnya. Apakah mereka akan menandatangani, memberikan umpan balik, menginformasikan pengulas lain, dll?

Jika pengiriman Anda adalah perangkat lunak dan Anda mengirimkannya secara elektronik, pastikan untuk menguji bahwa apa yang Anda unggah (misalnya, ke situs FTP), sebenarnya, dapat diunduh, dibuka ritsletingnya, dan dijalankan dengan sukses.

Berhati-hatilah dengan anggota tim teknis yang berasumsi bahwa hanya karena mereka mengunggahnya, itu harus sepenuhnya ada dan utuh!

10. Mengadakan pertemuan penutup / pelajaran yang didapat

Setelah semua ditandatangani dan proyek ditutup, rencanakan untuk mengadakan rapat tinjauan. Pertemuan ini akan memberi Anda kesempatan untuk meminta umpan balik yang baik (anggap saja Anda telah melakukan pekerjaan dengan baik!), Untuk mencatat di mana perbaikan dapat dilakukan dalam proyek-proyek mendatang, dan untuk memberikan umpan balik kepada klien Anda tentang peran yang mereka mainkan.

Adakan pertemuan internal dengan tim Anda sebelum pertemuan tinjauan pasca proyek dengan klien Anda.

Jujur tapi diplomatis. Berikan pujian jika pujian memang pantas, dan berikan umpan balik yang konstruktif di mana Anda merasa itu akan meningkatkan proses di lain waktu.

Dokumentasikan temuan.