5 Langkah mudah untuk melakukan percakapan yang sulit di tempat kerja

Jika Anda bekerja dalam posisi kepemimpinan apa pun, dari pemimpin tim hingga CEO, akan ada saat-saat ketika Anda mendapati diri Anda harus melakukan percakapan yang tidak nyaman dengan anggota staf lainnya. Itu adalah bagian dari peran kepemimpinan apa pun dan tidak boleh dihindari. Untuk menjadi pemimpin yang lebih kuat, Anda harus menghadapi aspek baik dan buruk dari peran Anda.

Namun, ada cara untuk menghadapi situasi seperti ini yang dapat membantu tim, departemen, atau perusahaan Anda tumbuh dan menjadi lebih kuat, dan cara yang dapat merusak tim, departemen, atau perusahaan Anda. Semua pemimpin yang baik ingin meminimalkan kerusakan dan menggunakan ini sebagai kesempatan untuk memperkuat tim dan posisi mereka sebagai pemimpin.

Ketika sebuah masalah terungkap, ini bisa mengenai kinerja, cuti sakit, pertengkaran di tempat kerja, atau topik apa pun yang mungkin membuat Anda atau anggota staf lainnya tidak nyaman, Anda perlu memahami cara terbaik untuk mengelola ekspektasi staf untuk meminimalkan konflik apa pun dan selesaikan masalah dengan segera dan adil..

Artikel ini akan membahas lima langkah kunci yang harus Anda ikuti agar pembicaraan sukses tentang topik-topik sulit di tempat kerja Anda.

Ketika Anda Mungkin Harus Melakukan Percakapan yang Sulit

Kadang-kadang, jika Anda bekerja dalam peran pengawas, baik itu pemimpin tim, supervisor, atau manajemen, Anda harus menghadapi situasi sulit dengan mereka yang bekerja di bawah Anda.

Percakapan yang sulit dapat melibatkan banyak topik, tetapi yang paling umum terkait dengan kinerja atau perilaku yang buruk, masalah pribadi pekerja yang dapat memengaruhi pekerjaan mereka, atau menyelidiki keluhan dan keluhan.

Ingat; tidak peduli seberapa besar Anda mungkin tidak ingin melakukan jenis percakapan ini, itu selalu lebih baik daripada tidak, dan semakin cepat Anda bisa melakukannya semakin baik. Semakin awal masalah ditangani dan ditangani, semakin mudah untuk diselesaikan.

Langkah Pertama: Apakah Anda Orang yang Tepat untuk Pekerjaan itu?

Sebelum Anda melakukan hal lain, pastikan Anda adalah orang yang tepat untuk melakukan percakapan ini. Jika Anda tidak yakin, tanyakan kepada manajer Anda atau departemen sumber daya manusia Anda. Jika Anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu, yang terbaik adalah selalu memastikan HR dan / atau manajer Anda tahu persis apa yang Anda rencanakan. Ini juga akan membantu Anda merasa lebih didukung.

Setelah Anda menetapkan Anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu; maka inilah waktunya untuk memulai!

Langkah Kedua: Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Rapat / Percakapan

Pastikan Anda mengetahui fakta, apa yang terjadi, kapan dan mengapa. Anda perlu tahu 100% apa yang sedang terjadi. Bagaimana Anda bisa berharap untuk memiliki diskusi yang bermanfaat dengan hanya separuh fakta yang Anda miliki?

Pikirkan tentang apa yang Anda ketahui tentang orang yang ingin Anda ajak bicara, apakah alasan Anda perlu berbicara dengannya adalah sesuatu yang Anda harapkan dari mereka? Atau apakah itu benar-benar di luar karakter? Pertimbangkan hal ini sebelum berbicara dengan mereka, mungkin ada kesalahpahaman dan Anda ingin masuk ke diskusi ini dengan pikiran seterbuka mungkin.

Periksa kebijakan perusahaan Anda; Anda mungkin perlu memberi nasihat tentang tindakan agar Anda tahu apa itu kebijakan perusahaan, agar berada dalam posisi yang kuat untuk memberi nasihat.

Langkah Tiga: Rencanakan Rapat

Saat merencanakan rapat, perhatikan hal-hal berikut:

Percakapan tatap muka lebih efektif daripada panggilan telepon.
Duduk berseberangan dengan seseorang adalah cara yang sangat formal untuk berbicara, duduk di sebelahnya tidak terlalu mengancam.
Berikan waktu; Jika Anda tidak ingin terburu-buru dalam rapat, karyawan mungkin ingin berbicara panjang lebar tentang situasinya, jadi pastikan Anda memberikan waktu yang cukup untuk rapat.
Anda juga harus mempertimbangkan beberapa kemungkinan penyelesaian, ini mungkin sulit mengingat Anda belum membahas masalah tersebut dengan karyawan, tetapi Anda harus sudah mengetahui masalah tersebut dan memiliki beberapa ide mengenai hasil potensial.

Langkah Empat: Menjalankan Rapat

Saat mengadakan rapat ingatlah hal-hal berikut:

Tetapkan dari awal bagaimana rapat akan dijalankan dan masalah yang akan didiskusikan, jelas dan ringkas.
Tetaplah objektif dan tidak menghakimi setiap saat.
Gunakan cara yang tenang dan profesional.
Buat sespesifik mungkin, gunakan contoh jika memungkinkan.
Gunakan bahasa dan gerak tubuh yang mendukung / mendorong.
Ambil catatan.

Ajukan pertanyaan tetapi jangan menyela setiap beberapa menit. Jika memungkinkan, coba simpan pertanyaan Anda sampai karyawan tersebut selesai berbicara.

Ingatlah selalu bahwa Anda yang bertanggung jawab atas rapat. Terserah Anda untuk menjaga agar pertemuan tetap pada jalurnya, Anda harus menghentikan percakapan ke jalur yang tidak terkait.

Jadi, singkatnya, rapat Anda akan terlihat seperti ini:

Buka rapat; jelaskan mengapa pertemuan itu berlangsung dan apa yang akan dibahas.
Bahas masalahnya, jelas dan ringkas.
Minta penjelasan.
Dengarkan apa yang dikatakan karyawan, dengarkan, tetap berpikiran terbuka.
Jelajahi masalah bersama.
Setuju ke depan

Pertemuan Sukses

Langkah Lima: Sebuah Jalan ke Depan

Setelah Anda mengadakan rapat, Anda harus berada dalam posisi untuk memutuskan jalan ke depan. Memang, jika memungkinkan, seharusnya dilakukan dalam rapat.

Anda perlu berpikir jernih tentang apa cara terbaik untuk menyelesaikan situasi agar tidak terjadi lagi. Ingatlah ini bukan hanya resolusi terbaik untuk Anda dan perusahaan, tetapi juga keputusan terbaik untuk karyawan.

Jika perlu, Anda dapat mendiskusikan masalah dengan manajer lain yang lebih berpengalaman atau dengan HR.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, Anda perlu memutuskan apakah Anda orang yang tepat untuk berdiskusi, jika demikian maka Anda perlu menyelidiki masalah ini secara menyeluruh. Setelah diselidiki secara menyeluruh, Anda perlu meluangkan waktu untuk merencanakan rapat Anda dengan hati-hati, jangan langsung terburu-buru ke dalamnya. Setelah direncanakan, pertemuan Anda perlu benar-benar terjadi. Di akhir rapat, dalam situasi yang ideal, Anda akan dapat menyetujui langkah maju dengan karyawan Anda. Jika tidak, maka Anda perlu membuat keputusan secepat mungkin.