Cara menggunakan perangkat lunak pengolah kata (nvq diploma dalam bisnis dan administrasi & IT)

Pada bagian ini, yaitu Bagian 1, kita akan melihat bagaimana memasukkan dan menggabungkan teks dan informasi lainnya secara akurat dalam dokumen pengolah kata.

Memasukkan dan menggabungkan teks dan informasi lainnya secara akurat dalam dokumen pengolah kata

Catatan: Di sepanjang jalannya unit, di ketiga bagian, saya telah menambahkan tangkapan layar sebanyak mungkin. Anda tidak akan menampilkan tangkapan layar jika Anda menuliskan jawaban untuk unit ini, tetapi Anda akan diminta untuk melakukan beberapa tugas untuk menguji pengetahuan dan pemahaman Anda tentang penggunaan pengolah kata, dan tangkapan layar mungkin berguna!

1.1 Identifikasi jenis informasi apa yang dibutuhkan dalam dokumen

Dokumen adalah catatan di mana peristiwa atau informasi apapun ditangkap dan dicatat sebagai bukti agar informasi tersebut tidak hilang.

Sebuah dokumen contoh

syncfusion.com

Ini bisa berupa dokumen tertulis atau elektronik dan berfungsi sebagai catatan resmi. Format, struktur dan isi dokumen berbeda-beda bergantung pada informasi yang direkam dan tujuan pencatatannya. Beberapa contoh dokumen adalah faktur, surat kabar, pesanan pembelian, spesifikasi produk, surat, jurnal, spreadsheet, lisensi, dll.

Setiap dokumen akan memiliki format berbeda dan standar yang dapat diterima yang harus dipatuhi dan dokumen standar ini dapat dibuat berdasarkan template, atau jika Anda akan membuat dokumen tertentu berulang kali, Anda dapat menyimpan format itu sebagai template untuk digunakan di masa mendatang.

Dokumen yang disimpan dalam format elektronik disimpan di komputer dan terdapat banyak aplikasi untuk membuat dokumen. Aplikasi yang paling umum digunakan di sebagian besar organisasi adalah perangkat lunak Pemroses Kata yang disebut Microsoft Word yang hadir sebagai bagian dari paket Microsoft office. Untuk membuat dokumen, seseorang perlu mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan untuk membuat dokumen tersebut. Sekali lagi, jenis informasi yang berbeda bervariasi tergantung pada jenis dokumen. Pertama-tama seseorang harus memiliki gagasan yang jelas tentang dokumen apa yang akan mereka buat dan untuk tujuan apa mereka akan membuatnya. Mereka kemudian perlu mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan untuk dokumen tersebut.

Semua dokumen memiliki sejumlah teks dan sebagian besar beberapa angka. Untuk memperjelas pemahaman, seseorang dapat menambahkan clip art, gambar, grafik, bagan, tabel, dll. Ke dokumen. Dokumen elektronik mungkin juga memiliki animasi dan klip video dan audio kecil. Akhirnya untuk meningkatkan tampilan dokumen, seseorang dapat menambahkan garis, batas, latar belakang dll ke dokumen.

Contoh Faktur

Oleh JRW78130 (Karya sendiri), melalui Wikimedia

Misalnya, kami anggap Anda sedang membuat faktur. Faktur akan memiliki teks, angka, logo perusahaan ( ini akan menjadi gambar), alamat perusahaan, alamat penerima, faks dan nomor telepon, nomor registrasi PPN, nomor faktur, tanggal faktur, referensi pelanggan, deskripsi barang dan jasa, tarif layanan, metode pembayaran, saran pengiriman uang, rincian cara pembayaran, dll. Jadi semua informasi ini perlu dikumpulkan dan disatukan dalam format standar yang sesuai dengan standar dan pedoman organisasi. Informasi yang dikumpulkan, struktur dan format penyajian informasi, semuanya bergantung pada jenis dokumen yang dibuat. Informasi dapat dikumpulkan dari data yang tersedia di organisasi, atau jika data tidak tersedia, mereka perlu dikumpulkan dari internet atau dengan menghubungi orang atau organisasi / departemen terkait.

Saat menggunakan gambar dan data lain dari internet dan sumber lain, orang perlu memastikan bahwa gambar tersebut bebas digunakan dengan memeriksa informasi lisensi dan hak cipta. Seseorang perlu memiliki kemampuan dan keterampilan untuk mengidentifikasi informasi yang berbeda dari sekelompok informasi yang disediakan atau daftar informasi sehingga mereka dapat memilih informasi yang tepat yang diperlukan untuk membuat dokumen.

1.2 Gunakan teknik yang tepat untuk memasukkan teks dan informasi lainnya secara akurat dan efektif

Setelah semua informasi yang diperlukan untuk membuat dokumen tersedia atau telah dikumpulkan, seseorang perlu menggunakan metode dan teknik terbaik untuk memasukkan informasi ini ke dalam dokumen, memastikan bahwa mereka dimasukkan secara akurat dan efektif.

Masukkan / Hapus teks, Simpan file - Word 2003

Untuk memasukkan teks ke dalam dokumen, seseorang harus mahir dalam keterampilan keyboard. Keterampilan keyboard tidak hanya berarti mengetik huruf dan angka, tetapi penggunaan semua tombol dan fungsi keyboard secara efisien. Mempelajari cara pintas yang paling umum dan paling sering digunakan di papan tombol adalah hal yang baik untuk mempelajari dan memformat informasi dalam dokumen dengan mudah dan cepat. Jika Anda akan memasukkan teks dan angka dalam jumlah besar, kecepatan mengetik akan menjadi penting bersama dengan akurasi dan efisiensi.

Selain keterampilan keyboard, keterampilan lain mungkin diperlukan tergantung pada perangkat yang Anda gunakan untuk membuat dan memformat dokumen. Penggunaan perangkat layar sentuh dan sistem pengenalan suara baru-baru ini mengharuskan seseorang untuk memiliki pengetahuan tentang semua teknik yang diperlukan untuk mengoperasikan, memasukkan data dan memformat data pada perangkat yang mereka gunakan.

Saat mengetik dokumen, untuk mengetik atau membuat dokumen secara akurat dan efisien, Anda perlu menggunakan kedua tangan saat mengetik, menggunakan tombol yang sesuai pada keyboard. Postur tubuh Anda harus baik dengan punggung lurus dan kedua tangan di depan keyboard.

Seringkali, saya melihat orang-orang menggunakan Caps lock untuk mengetik huruf kapital, yang merupakan hal yang cukup membosankan untuk dilakukan karena Anda perlu beralih antara caps lock " on dan off ", sebelum dan sesudah mengetik huruf kapital. Cara terbaik dan mudah untuk mengetik huruf kapital adalah dengan menggunakan tombol Shift. Tombol Shift + alfabet apa pun akan memungkinkan Anda mengetik huruf kapital dari alfabet tertentu itu.

Catatan: Latih ini, Shift + alfabet, percayalah itu mudah dan Anda akan merasakan perbedaannya!

Beberapa shortcut yang sering digunakan adalah Ctrl + S untuk menyimpan, Ctrl + C untuk menyalin, Ctrl + V untuk menempel, Ctrl + X untuk memotong, Ctrl + Z untuk membatalkan, Ctrl + A untuk memilih semua, dll. Backspace dan tombol hapus biasanya digunakan saat memformat dan mengetik teks. Spasi digunakan untuk membuat spasi antar kata.

Selain keterampilan keyboard, seseorang juga perlu menggunakan berbagai opsi format yang tersedia di perangkat lunak pengolah kata itu sendiri. Ada berbagai opsi seperti orientasi halaman, tabel, poin dan penomoran, multi-kolom, menyisipkan simbol, seni, kotak teks, dll., Dan kita perlu memanfaatkan sebaik-baiknya menu yang tersedia untuk membuat menu yang menarik dan mudah diikuti / dipahami. dokumen. Anda juga dapat menggunakan berbagai font dan spasi untuk membuat informasi terlihat rapi dan jelas.

Setelah berhasil dibuat, bagian terpenting dari sebuah dokumen adalah tata bahasa dan pemeriksaan ejaan. Pengolah kata tidak selalu menemukan dan memperbaiki semua kesalahan dalam dokumen. Misalnya, jika Anda mengetik "hat" daripada "pengolah kata" tidak akan selalu menandai kesalahan ini untuk Anda. Jadi, yang terbaik adalah selalu mengoreksi dokumen Anda secara manual dua kali atau tiga kali dan jika mungkin Anda dapat meminta orang ketiga untuk mengoreksinya untuk Anda karena ini akan memastikan keakuratan dan efisiensi.

1.3 Pilih dan gunakan templat yang sesuai untuk tujuan yang berbeda

Templat adalah dokumen yang telah dirancang sebelumnya yang memiliki pola yang tersimpan di dalamnya dan siap tersedia untuk digunakan. Mereka memiliki beberapa detail yang sudah ada yang dapat disesuaikan atau diedit sesuai dengan kebutuhan seseorang. Anda juga dapat mendesain dan menyimpan template Anda sendiri tergantung pada kebutuhan Anda dan kebutuhan dokumen yang akan Anda buat. Ini akan membantu Anda berkonsentrasi pada konten dokumen di masa mendatang, daripada membuang-buang waktu untuk mendesain dokumen.

Buat dokumen baru berdasarkan template Microsoft Word 2003

Untuk menggabungkan semua informasi dengan menggunakan keahlian yang dimiliki, seseorang perlu memilih template yang sesuai untuk dokumen yang akan Anda buat.

Misalnya, pengolah kata mungkin memiliki template yang ada untuk dokumen seperti faks, surat, atau halaman web. Jadi jika Anda akan membuat dokumen yang cocok dengan templat yang tersedia, Anda dapat melanjutkan dan menggunakan templat yang telah dirancang sebelumnya yang tersedia. Dalam kasus lain, Anda harus membuat template Anda sendiri untuk jenis dokumen yang akan Anda buat.

Juga sebagian besar templat hadir dengan font yang telah dirancang sebelumnya, skema warna, pemformatan, dll. Tetapi Anda selalu dapat mengubahnya agar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan Anda.

Jika Anda membuat beberapa dokumen dengan jenis dan format yang sama, atau, jika Anda akan membuat dokumen tertentu berulang kali di masa mendatang, Anda harus menyimpan format sebagai templat, sehingga Anda dapat mempertahankan standar ini saat membuat dokumen di masa depan dan menghemat waktu juga.

Beberapa contoh untuk menerapkan pemformatan dan pilihan templat secara efektif ke dokumen adalah, menggunakan multi-kolom untuk artikel berita, menggunakan potret A4 untuk kop surat dan untuk huruf, mode lanskap untuk tabel, dll. Anda perlu membuat dokumen yang jelas dan sesuai keinginan. berdampak pada pembaca. Jadi selalu gunakan fitur terbaik yang tersedia pada pengolah kata untuk membuat dokumen yang mengesankan.

Tujuan penggunaan template adalah untuk membuat desain dokumen yang efektif. Desain dokumen tidak hanya tentang tampilan tetapi juga tentang cara penyajian informasi. Informasi penting dalam dokumen harus menonjol. Jadi penting untuk berhati-hati dalam memilih konten, tata letak, warna, tema, font, gaya, tabel, catatan kaki, gambar, bagan, dll.

Informasi apa pun seperti tanggal, alamat dan informasi kontak Anda, nomor halaman dapat disimpan dalam templat untuk digunakan di masa mendatang dan untuk menghindari mengetiknya lagi.

1.4 Mengidentifikasi kapan dan bagaimana menggabungkan dan menggabungkan informasi dari perangkat lunak lain atau dokumen lain

Membuat dokumen tidak selalu tentang membuat yang baru dan memasukkan informasi baru yang Anda miliki. Terkadang Anda harus menggabungkan dan menggabungkan informasi dari dokumen dan perangkat lunak lain. Misalnya, Anda mungkin harus mengambil informasi dari lembar kerja excel, atau menautkan dokumen dengan dokumen PDF dan terkadang Anda membuat beberapa dokumen individual di pengolah kata dan Anda mungkin harus menautkan atau menggabungkan semuanya menjadi satu satu dokumen.

Misalnya, untuk menggabungkan beberapa dokumen kata menjadi satu dokumen, Anda harus terlebih dahulu membuat dokumen kosong dan mengatur tata letak halaman yang mirip dengan dokumen yang akan digabungkan. Anda juga dapat membuka salah satu dokumen yang akan digabungkan, klik simpan sebagai dan simpan sebagai dokumen baru dengan nama berbeda lalu hapus isinya sehingga tata letaknya tetap terjaga.

Klik Sisipkan - File

Untuk menyisipkan tabel, klik Tabel - Sisipkan - Tabel

Saat mengumpulkan informasi, kandidat harus menganalisis dan memutuskan informasi apa yang dibutuhkan dan apakah informasi yang dikumpulkan dapat diandalkan dan akurat.

Tabel adalah pilihan yang baik untuk memecah informasi menjadi ruang yang ditentukan. Ini memberikan tampilan visual yang rapi dan mempermudah pemindaian dan perbandingan data di seluruh dokumen. Untuk memasukkan tabel ke dalam dokumen kata, Anda perlu masuk ke menu tabel, klik sisipkan dan klik tabel. Anda dapat mengedit tabel dengan jumlah baris dan kolom, warna isian, batas dan bayangan dan fitur lainnya sesuai kebutuhan Anda.

1.7 Menyimpan dan mengambil file dokumen dan templat secara efektif, sejalan dengan pedoman dan konvensi lokal jika tersedia

Setelah dokumen dibuat, kandidat harus dapat menyimpannya di lokasi yang dapat dengan mudah diambil untuk digunakan dan referensi di masa mendatang. Sekarang dokumen yang dibuat menggunakan pengolah kata apa pun, dapat disimpan dalam salah satu dari banyak format yang tersedia, tetapi tidak semua pengolah kata akan mendukung semua jenis file. Misalnya, ketika Anda mengklik File -> Save As -> Anda akan mendapatkan kotak dialog yang menanyakan lokasi untuk menyimpan dokumen dan juga format untuk menyimpan dokumen.

Untuk menyimpan file dalam format yang diinginkan, File - Save As

Jika dokumen akan didistribusikan ke orang atau organisasi yang tidak akan menggunakan Microsoft word, sebaiknya simpan dokumen dalam format.rtf (Rich Text Format). Yang terbaik adalah menyimpan dokumen dalam format sesederhana mungkin untuk menghindari kesalahan saat mencoba membuka dokumen dengan pengolah kata lain. Ide dan pemahaman yang baik tentang masalah kompatibilitas file akan sangat membantu. Ada berbagai macam format seperti, Word document, Word document template, plain text format, rich text format, web page format, dll. Jika setiap orang yang akan mengakses dokumen akan menggunakan Microsoft word, maka yang terbaik adalah menyimpan dokumen di format.doc.

Penamaan dokumen adalah aspek lain yang sangat penting. Selalu gunakan nama yang bermakna agar lebih mudah bagi Anda untuk mengidentifikasi dokumen ini untuk diambil di masa mendatang. Kandidat juga harus memiliki ide yang baik untuk menyimpan dokumen dalam berbagai format lain, yaitu mengubah format dokumen menjadi HTML atau RTF dll jika diperlukan, menggunakan opsi simpan sebagai di menu File. Anda juga perlu tahu di mana menyimpan dokumen untuk pengambilan lebih mudah. Pastikan nama dokumen tidak memiliki spasi karakter khusus di dalamnya. Yang terbaik adalah memiliki cadangan semua dokumen jika terjadi masalah server atau masalah penyimpanan atau kegagalan perangkat keras.

Satu hal yang perlu diingat, apakah mereka telah mengikuti semua aturan dan pedoman organisasi saat membuat dokumen. Pastikan untuk memeriksa apakah ada gaya atau format atau template internal dan jika ya, ikuti saja. Setiap organisasi memiliki aturan dan pedoman untuk menyiapkan, menyusun, menamai dan menyimpan dokumen. Ada aturan yang harus diikuti saat mengambil atau berbagi dokumen juga. Selalu perhatikan apa yang Anda simpan dan di mana Anda menabung. Cara terbaik adalah menyimpan dokumen terkait bersama-sama, dan mengikuti metode yang konsisten untuk memberi nama file dan folder.

Ada juga opsi "Search" untuk mencari dokumen jika Anda lupa di mana Anda menyimpan atau menyimpan dokumen tersebut. Juga kata menampilkan daftar dokumen terbaru dari mana Anda dapat mengambil dokumen jika Anda telah menyimpannya baru-baru ini.

Mohon tanggapannya:

Saya harap Anda memiliki pengetahuan dan pemahaman tentang

• Berbagai jenis informasi yang kita butuhkan untuk membuat dokumen
• Teknik-teknik yang perlu digunakan seseorang untuk memasukkan informasi
• Penggunaan gaya dan template
• Bagaimana menggabungkan atau menggabungkan dokumen
• Alat pengeditan yang berbeda
• Bagaimana cara menyimpan dan mengambil dokumen secara efektif.

Saya harap bagian ini bisa membantu Anda. Ikuti tautan di bawah untuk bagian 2 dan 3.

Bagian 2 - Membuat dan memodifikasi tata letak dan struktur untuk dokumen pengolah kata (Perangkat Lunak Pemroses Kata, Pertanyaan 2.1 hingga 2.4)

Bagian 3 - Menggunakan perangkat lunak pengolah kata untuk memformat dan menyajikan dokumen secara efektif untuk memenuhi persyaratan (Perangkat Lunak Pemroses Kata, Pertanyaan 3.1 hingga 3.6)