Nvq diploma: software pengolah kata dalam bisnis dan administrasi atau itu

deli-stationery.org

Setelah Anda mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk dokumen, menerapkan semua gaya dan pemformatan, dan sampai pada gaya dan tata letak yang diinginkan, Anda perlu menyelesaikan dokumen untuk presentasi atau untuk pencetakan dan distribusi. Anda perlu tahu bagaimana menggunakan berbagai teknik dan alat yang tersedia untuk menyelesaikan dokumen untuk presentasi

Persiapan untuk Diploma Level 2 atau Level 3

Informasi di sini ditulis berdasarkan pada unit perangkat lunak pengolah kata untuk kandidat yang bekerja menuju Level 2 atau Level 3 Diploma dalam Bisnis dan Administrasi atau TI. Kandidat diharapkan memiliki keterampilan pengolah kata di tingkat menengah, jika mereka adalah pengguna TI.

Penilaian untuk sebagian besar unit ini ( mencakup semua bagian ) dilakukan dengan memberikan tugas, observasi dan pertanyaan dan dengan melihat melalui dokumen yang dibuat sebelumnya oleh kandidat.

Pada bagian ini, kita akan melihat bagaimana menggunakan aplikasi pengolah kata atau program perangkat lunak untuk memformat dokumen untuk presentasi atau pencetakan atau distribusi. Anda perlu memastikan bahwa dokumen terlihat bermakna, memiliki konten yang berarti dan mematuhi standar yang ditetapkan oleh organisasi. Periksa juga pemformatan, pemeriksaan ejaan, pemeriksaan tata bahasa, dan tata letak lainnya sebelum menyelesaikan.

Gunakan Alat Perangkat Lunak Pemrosesan Kata untuk Memformat dan Menyajikan Dokumen Secara Efektif untuk Memenuhi Persyaratan

Saya telah menambahkan tangkapan layar dan instruksi sebanyak mungkin untuk kemudahan pemahaman. Tangkapan layar berasal dari Microsoft Word 2003.

3.1 Identifikasi bagaimana dokumen harus diformat untuk membantu makna

Dokumen harus dapat dibaca dan terlihat bermakna dengan tata letak, format, struktur, dan gaya yang rapi. Untuk mencapai ini, seseorang perlu memformat dokumen sedemikian rupa dan terlihat bermakna dan pemformatan adalah salah satu hal dasar yang dibutuhkan dokumen. Pemformatan yang baik memberikan garis besar yang jelas bagi siapa saja yang melihat dokumen tersebut.

Format, Paragraph, Bullets, Page Setup, Print, Print Preview: Word 2003

Praktik Terbaik untuk Pemformatan

Saat memformat, pastikan Anda mengatur margin ke standar yang diinginkan, gunakan posisi tab yang benar, gunakan header dan footer dan catatan kaki jika perlu. Terapkan gaya jika memungkinkan, seperti gaya tajuk, gaya paragraf, gaya karakter, dan periksa apakah penspasian antara baris dan paragraf dapat diterima. Teks perlu dijustifikasi sesuai dengan kebutuhan dan standar dokumen.

Pilih font yang sesuai, ukuran font dan warna. Misalnya, jangan gunakan font yang bergaya dan tampak funky dalam dokumen profesional. Manfaatkan font tebal, miring, dan garis bawah ( jika perlu ) dimanapun diperlukan. Anda dapat menyorot teks penting, menggunakan poin dan penomoran untuk mencantumkan poin dengan jelas agar mudah dibaca.

Gunakan tabel, grafik, dan bagan bersama dengan grafik jika memungkinkan untuk menjelaskan konsep, membandingkan gambar, dan menampilkan informasi tertentu dengan tepat. Perbatasan, bayangan dan latar belakang bukanlah suatu keharusan, tetapi ini dapat meningkatkan tampilan dokumen dan membuat orang ingin membaca.

Ratakan teks tergantung pada jenis dokumen. Misalnya, artikel surat kabar datang dalam kolom dan bukan paragraf.

Faktor penting lainnya untuk dipertimbangkan adalah, apakah Anda menggunakan templat, atau telah membuat templat Anda sendiri atau membuat dokumen dari awal, Anda perlu mendesain dokumen untuk tujuan tertentu.

Misalnya faktur harus tampak seperti faktur dengan tata letak, standar dan informasi yang benar, surat harus tampak seperti surat dengan informasi ditempatkan dalam format dan standar yang benar, artikel atau jurnal tertulis harus sesuai dengan standar jurnal. dan seterusnya.

3.2 Pilih dan gunakan teknik yang sesuai untuk memformat karakter dan paragraf

Kami baru saja melihat mengapa pemformatan itu penting dan faktor apa yang perlu dipertimbangkan atau diingat saat memformat dokumen. Setelah Anda mengetahui tujuan dokumen, tata letak dan strukturnya, imajinasi visual dari tampilan akhir dokumen dan jenis pemformatan yang diperlukan dokumen, Anda kemudian perlu menggunakan teknik yang sesuai yang tersedia untuk memformat dokumen tersebut. karakter dan paragraf dokumen.

Alat tip teks untuk spasi baris

Untuk mengubah pengaturan font, Pilih teks yang ingin Anda ubah pengaturannya, klik Format - Font

1/5

Memformat Karakter

Karakter dapat diformat dengan mengubah ukuran karakter ( ukuran font ), mengubah jenis karakter ( gaya font ), menambahkan warna pada karakter untuk menyempurnakan dokumen, menggunakan alat sederhana seperti tebal, miring dan garis bawah untuk menyorot bagian penting. atau area dokumen ( untuk mempermudah pembacaan ringkasan ), ada juga opsi sorotan untuk menyorot area atau kata atau bagian tertentu dari dokumen yang memerlukan perhatian lebih, dll.

Selain itu, saat Anda menggunakan subskrip dan superskrip, ( lebih sering digunakan di area di mana terdapat rumus atau kalkulasi matematika lainnya ), Anda perlu menggunakan alat subskrip dan superskrip pada toolbar pemformatan. Ada juga simbol yang dapat Anda gunakan di area di mana Anda memerlukan simbol untuk disisipkan.

Pergi ke Sisipkan -> Simbol -> Pilih simbol yang ingin Anda tampilkan.

Tombol Pintas

Mempelajari tombol pintas ke alat sederhana ini bisa berguna. Anda tidak perlu terus mengklik toolbar untuk menerapkan pemformatan, tetapi Anda dapat menerapkannya lebih cepat dengan menekan tombol pada keyboard Anda.

Misalnya, Anda memiliki area teks atau karakter tertentu yang perlu ditampilkan tebal. Yang perlu Anda lakukan adalah, pilih teks yang diperlukan dan tekan Ctrl + B. Ctrl + B adalah tombol pintas untuk huruf tebal.

Demikian pula, Ctrl + I untuk huruf miring, Ctrl + U untuk garis bawah, dll.

Ini juga mudah diingat. Misalnya, Ctrl + huruf pertama dari tindakan, misalnya Ctrl + B untuk Bold, di mana B berarti Bold, Ctrl + I untuk italics di mana saya adalah singkatan dari Italics, dll. Juga ada menu Format, yang memiliki lebih banyak opsi untuk menerapkan pemformatan ke font dan paragraf.

Memformat Paragraf

Aspek pemformatan berikutnya setelah memformat karakter adalah pemformatan paragraf. Teks dalam paragraf harus diratakan dan Anda memiliki tiga opsi untuk itu; ratakan kiri, ratakan kanan dan tengah.

Sebagian besar dokumen dibiarkan rata kiri karena memudahkan pembacaan. Di mana pun ada daftar item, formatlah dengan peluru atau penomoran karena ini akan memberikan tampilan yang rapi dan standar pada dokumen. Dalam kasus dokumen online, bulleting dan penomoran akan membantu perangkat lunak teknologi pendukung untuk mengenali ini sebagai daftar.

Paragraf dan Spasi Baris: Word 2003

Spasi Baris

Pemformatan selanjutnya adalah spasi baris yang sangat penting. Ada standar untuk dokumen yang berbeda. Secara default, di Word 2003, spasi baris berada di antara 1 dan 1,5. Jika Anda perlu mengubah spasi baris, Anda dapat melakukannya, menggunakan alat Penspasian baris pada toolbar pemformatan.

Batas dan bayangan untuk halaman dan tabel dapat diterapkan menggunakan batas dan opsi bayangan di menu Format.

Kontrol janda / yatim piatu

Livingsta

Kontrol Janda dan Yatim Piatu untuk Paragraf

Berikutnya adalah kontrol janda dan yatim piatu yang perlu diatur ke paragraf. Misalnya, jika kita memiliki paragraf yang hanya terdiri dari tiga baris, jika baris terakhir dari paragraf tersebut dipisah ke halaman berikutnya ( janda ), itu tidak akan terlihat bagus dan juga membuat pembacaan menjadi sulit. Juga memiliki hanya satu kata di baris terakhir paragraf ( yatim piatu ) dapat membuat dokumen terlihat aneh. Untuk menghindari ini, Anda dapat menggunakan kontrol janda / yatim piatu di area pemformatan paragraf.

Tab dan Indentasi

Tab dan indentasi adalah seperangkat alat lain yang digunakan untuk memformat paragraf.

Ada empat jenis indentasi; Inden kiri, Inden kanan, Inden Baris Pertama, dan Inden gantung. Indentasi kiri dan kanan menentukan spasi untuk paragraf di antara margin spasi. Indentasi baris pertama digunakan untuk membuat indentasi baris pertama paragraf dan indentasi gantung membantu mengindentasi baris-baris yang mengikuti baris pertama paragraf, terutama digunakan saat bulleting atau penomoran.

Tab digunakan untuk mengontrol bagaimana teks ditempatkan dalam dokumen. Mereka meratakan teks di sepanjang lokasi tab yang berbeda. Anda dapat mengatur tab di kotak dialog Tab.

Selain itu, pastikan Anda memiliki ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang benar di seluruh dokumen. Periksa bahkan kesalahan kecil, misalnya, periksa untuk melihat bahwa semua kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik. Kesalahan dapat mencerminkan standar organisasi dan berdampak serius.

Tombol Pintas untuk Simbol Umum

Sebaiknya juga mengetahui tombol pintas untuk simbol yang sering Anda gunakan. Sebagai contoh

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Pemformatan sederhana dapat membuat perbedaan besar pada keseluruhan presentasi dan nuansa dokumen.

3.3 Pilih dan gunakan halaman dan tata letak bagian yang sesuai untuk menyajikan dan mencetak dokumen

Sekarang setelah dokumen siap dengan semua pemformatan dan gaya yang diperlukan dan sesuai, Anda perlu mengetahui cara memilih halaman dan bagian untuk presentasi atau pencetakan. Bergantung pada jenis dokumen, Anda harus menambahkan kolom, ke semua atau sebagian dokumen. Anda mungkin harus menyisipkan Hentian halaman dan Hentian kolom di lokasi tertentu dalam dokumen. Anda perlu memperhatikan ukuran margin, nomor halaman dan juga yang terpenting termasuk header, footer dan catatan kaki tergantung pada dokumen dan persyaratannya.

Untuk mengatur margin dan orientasi halaman, klik File - Page setup

1/11

Margin

Ada ukuran margin standar untuk semua dokumen dan kata itu sendiri dilengkapi dengan pengaturan default. Jika Anda perlu mengubah pengaturan, Anda harus pergi ke

File -> Page Setup -> Margins -> Di sini Anda harus mengatur ukuran margin untuk dokumen Anda. Anda juga dapat mengubah orientasi untuk halaman yang berbeda, karena dalam beberapa kasus, tabel atau diagram atau representasi statistik lainnya harus didokumentasikan dalam tata letak lanskap.

Kolom

Untuk menambahkan kolom ke dokumen, klik

Format -> Kolom -> Pilih jumlah kolom dan juga pilih apakah seluruh dokumen atau dari titik itu dan seterusnya dan klik ok.

Anda juga dapat mengatur lebar kolom secara manual. Untuk menerapkan kolom ke bagian tertentu dalam dokumen, pilih bagian tersebut dan kemudian terapkan kolom. Jeda kolom dapat ditambahkan untuk memecah kolom pada titik tertentu dan membawa teks ke kolom berikutnya.

Periksa untuk melihat apakah gambar dan grafik lainnya disejajarkan di lokasi yang benar, dan juga pastikan bahwa mereka sejajar dengan teks di dokumen.

Hentian Halaman, Header, dan Footer

Hentian halaman bisa ditambahkan ke area di mana Anda ingin teks atau konten dokumen untuk istirahat dan melanjutkan ke halaman berikutnya.

Sisipkan header dan footer untuk teks yang perlu muncul di bagian atas dan bawah semua halaman dalam dokumen. Beberapa dokumen mungkin memerlukan catatan kaki sebagai referensi. Dalam kasus ini, sisipkan catatan kaki ke dokumen. Nomor halaman merupakan bagian penting dari dokumen yang memiliki banyak halaman.

Bagaimana Penggunaan Dokumen Memandu Tata Letak

Saat menyiapkan tata letak dokumen, seseorang perlu memutuskan format dan tata letak, tergantung pada bagaimana dokumen akan digunakan.

Misalnya dokumen yang akan dicetak harus diformat agar bisa dicetak di kertas ukuran standar. Jika dokumen akan diterbitkan dalam bentuk makalah, maka tata letak dan format harus sesuai dengan itu. Dokumen yang akan diterbitkan di halaman web harus diformat sesuai dengan tampilan yang berbeda, akan mengubah ukuran dan resolusi dokumen dan karenanya format dan tata letak sederhana direkomendasikan untuk penerbitan web.

Juga perlu diperhatikan, ukuran dokumen dan gambar dalam sebuah dokumen, karena jika ukurannya terlalu besar, halaman web akan membutuhkan waktu untuk memuat. Jadi perlu hati-hati untuk mengubah ukuran gambar tanpa banyak kehilangan kualitas.

Pencetakan

Jika Anda perlu mencetak dokumen, ada berbagai cara untuk mencetak dokumen. Sesuai dengan kebutuhan, Anda dapat mencetak pilihan halaman, atau bagian dari halaman, yang hanya teks yang dipilih, atau seluruh dokumen. Anda dapat mencetak dokumen satu sisi atau dua sisi. Kotak dialog cetak memiliki semua opsi dan pengaturan yang perlu dilakukan atau dapat dilakukan sebelum mencetak dokumen. Juga dokumen yang perlu dicetak tidak boleh memiliki teks animasi atau berkedip, karena ini tidak akan dicetak dengan benar pada dokumen.

Daftar Periksa Cepat

Beberapa hal yang perlu diingat:

• Periksa apakah sorotan, cetak tebal, miring, garis bawah, poin, dan penomoran digunakan jika diperlukan
• Periksa bahwa komentar dan format ungkapkan telah dimatikan
• Manfaatkan gaya untuk pemformatan
• Periksa apakah gambar diberi keterangan dan ditandai.
• Periksa apakah tabel telah diratakan dengan benar dan diformat serta diberi label dengan benar
• Periksa apakah tautan atau URL tersebut berfungsi.
• Lihat dokumen di pratinjau cetak untuk melihat apakah terlihat memuaskan.
• Simpan dokumen dengan nama file yang bermakna dan nama file tersebut tidak memiliki spasi atau karakter khusus.
• Periksa properti dokumen seperti penulis, judul, bahasa, dll. Dan juga periksa daftar isi.

Seseorang selalu perlu memastikan sebelum mencetak, jika perlu mencetak, karena menghemat kertas dapat menyelamatkan lingkungan.

Pencetakan, Daftar dan Pemformatan Dasar: Word 2003

3.4 Jelaskan masalah kualitas apa pun dengan dokumen

Sebagian besar masalah yang terjadi terkait dengan masalah kualitas adalah sebagai berikut:

• Pemformatan dokumen tidak pada tempatnya saat mencetak - saat Anda memformat dokumen dan tidak menerapkan pemformatan atau gaya yang diperlukan dengan cara yang benar, dokumen dapat terlihat buruk dengan data yang salah letak dan berkualitas rendah dengan teks, gambar, objek dan karakter yang tempat.
• Masalah dengan perataan dan penempatan tabel, bagan dan grafik - Saat menempatkan tabel dan mengatur properti, Anda perlu memastikan bahwa Anda melakukan pengaturan yang diperlukan tentang bagaimana Anda ingin tabel terlihat dan bagaimana Anda menginginkan pemformatan konten dalam tabel. Jika tidak, keluaran atau dokumen yang dihasilkan tidak akan berkualitas. Hal yang sama berlaku untuk bagan dan grafik yang Anda tempatkan di dokumen
• Tautan atau URL tidak berfungsi - Saat Anda menyematkan atau menambahkan tautan atau URL ke dokumen, harap pastikan bahwa Anda telah memasukkannya dalam format yang benar dan tautan dalam kondisi berfungsi. Tautan mungkin untuk referensi atau bantuan dan jika tidak berfungsi, itu membuat dokumen terlihat tidak lengkap dan dapat membuat pengguna frustrasi

• Kesalahan ejaan, tanda baca dan tata bahasa, pemformatan yang buruk, dan penggunaan gaya - Kesalahan ini jika tidak diperbaiki dapat mencerminkan kualitas organisasi dan karyawannya.
• Isi dokumen tidak mencukupi atau tidak sesuai dengan standar - Selalu pastikan bahwa Anda menggunakan informasi standar dan berkualitas tinggi dalam dokumen agar pembaca puas dengan apa yang diharapkan.
• Informasi dalam dokumen salah dan kualitas isinya buruk - Data dalam dokumen harus bebas dari kesalahan dan semua informasi harus terbaru dan diperbarui. Kualitas yang buruk dan informasi yang salah dalam sebuah dokumen tidak akan menarik pembaca dan juga akan mencap dokumen tersebut tidak berharga.
• Terlalu banyak cetak tebal dan sorotan, membuat dokumen terlihat tidak profesional - Gunakan cetak tebal dan sorotan dalam teks hanya jika sesuai dan perlu. Terlalu banyak penyorotan dan teks tebal bisa jadi sulit untuk dibaca dan bisa membuat dokumen terlihat berantakan

• Warna tidak sama pada dokumen asli dan cetakan - Ini adalah masalah yang kebanyakan kita hadapi saat mencetak dokumen. Jika warnanya tidak bagus, seseorang perlu memeriksa pengaturan printer, dan menggunakan tinta berkualitas dan tinta yang kompatibel yang dirancang untuk printer dan kertas tersebut. Kualitas kertas juga dapat mempengaruhi warna.
• Gambar menjadi kabur atau terdistorsi, kualitas gambar rendah, ukuran gambar berbeda, penyelarasan terdistorsi - Kesalahan ini disebabkan oleh pengaturan format dan gaya serta pengaturan perataan dalam dokumen. Jika semua pengaturan bebas dari kesalahan dan prosedur yang benar diikuti saat membuat dan memformat dokumen, jenis kesalahan ini dapat dihindari.
• Waktu - Kesalahan dalam dokumen saat membuat dokumen akan membuat seseorang melewati semua pengaturan, pemformatan, dan masalah lain dalam dokumen, sehingga memakan banyak waktu. Jadi untuk menghemat waktu, seseorang perlu melakukan yang terbaik dan membuat dokumen berkualitas yang meninjau setiap bagian dan langkah sambil membuat dokumen itu sendiri.

3.5 Memeriksa dokumen sesuai kebutuhan, menggunakan alat TI dan melakukan koreksi seperlunya

Sebelum mencetak atau mendistribusikan dokumen, seseorang perlu memeriksa dokumen secara menyeluruh untuk melihat apakah itu memenuhi kebutuhan audiens dan organisasi atau untuk tujuan apa pun itu dibuat. Kita telah melihat langkah-langkah apa yang perlu diambil dan apa yang perlu dihindari untuk membuat dokumen terlihat bagus dengan konten berkualitas tinggi. Anda perlu menggunakan alat bantu yang tersedia di perangkat lunak pengolah kata yang Anda gunakan untuk memastikan bahwa dokumen tersebut memenuhi kebutuhan dan persyaratan.

Pemeriksaan ejaan dan Tata Bahasa

Livingsta

Pemeriksaan ejaan dan pemeriksaan tata bahasa - Ini adalah alat yang sangat berguna, namun pengolah kata mungkin tidak selalu menyorot semua kesalahan dan karenanya pemeriksaan ejaan manual dan pemeriksaan tata bahasa disarankan.

Periksa penyalahgunaan huruf besar, tanda baca, tata bahasa, dan kesalahan terkait lainnya. Periksa kesalahan beberapa kali dan minta orang lain untuk mengoreksi juga, karena banyak kesalahan yang sulit dilihat oleh orang yang membuat dokumen. Anda dapat menyisihkan dokumen selama beberapa hari dan kemudian memeriksa kesalahan saat Anda berada dalam kerangka berpikir yang berbeda. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi kesalahan dengan mudah.

Juga ada banyak kata yang terdengar mirip, tetapi memiliki ejaan dan arti yang berbeda. Anda harus sangat berhati-hati, karena pembaca tidak akan mengerti apa yang Anda maksud. Selalu gunakan ejaan yang benar. Kesalahan dapat menyebabkan miskomunikasi dan berdampak besar pada organisasi dan bisnisnya. Membaca dokumen dengan lantang juga akan mengungkapkan kesalahan yang tidak Anda identifikasi saat membaca hanya secara visual.

Angka dan perhitungan - Periksa apakah angka yang digunakan dalam dokumen memiliki jumlah titik desimal yang benar dan angka tersebut akurat. Periksa apakah penghitungannya benar dan bebas kesalahan, karena angka yang salah dapat menyesatkan dan berakibat buruk. Dokumen yang Anda buat dapat menjadi salah satu dokumen terpenting yang berkaitan dengan informasi bisnis utama perusahaan, jadi seseorang selalu perlu berhati-hati.

Bahasa dan kamus - Bahasa yang digunakan harus bahasa profesional. Bahasa gaul dan bahasa kasual harus dihindari. Beberapa kata dieja secara berbeda dalam bahasa Inggris AS dan Inggris Raya dan karenanya mengatur pengaturan bahasa dan kamus akan sangat membantu.

Akurasi dan konsistensi - Anda perlu membaca seluruh dokumen untuk melihat apakah informasi yang diberikan cukup, jika jelas dan apakah perlu perbaikan. Ini akan membantu pembaca memahami pesan apa yang ingin Anda sampaikan.

Font dan ukuran font - Font yang digunakan dan ukuran font harus standar. Pastikan Anda tidak menggunakan font yang bergaya atau funky untuk dokumen profesional. Ukurannya tidak boleh terlalu kecil, tidak terlalu besar, tetapi harus standar. Warna font juga harus standar.

Tanda hubung - Selalu gunakan poin dan angka untuk daftar daripada menggunakan tanda hubung. Ini akan memformat dokumen dengan rapi dengan indentasi dan tab yang sesuai. Menggunakan peluru dan angka juga memberi tahu perangkat lunak teknologi pendukung, bahwa itu adalah daftar.

Tata letak dan margin halaman - Harap ikuti nilai dan orientasi standar untuk margin dan tata letak. Pastikan header, footer, dan catatan kaki bebas dari kesalahan dan disejajarkan dengan benar.

Hentian baris, Hentian halaman, Hentian kolom, dan Hentian paragraf - Ini adalah alat yang berguna untuk memformat dokumen dengan tampilan yang rapi. Gunakan alat ini di mana pun diperlukan untuk menghindari janda dan yatim piatu.

Tabel, gambar, grafik lainnya - Pastikan bahwa semua pengaturan untuk objek ini benar dan disejajarkan dengan benar dengan karakter dan teks lain di dokumen. Saat menambahkan gambar dan grafik dalam dokumen, Anda perlu memeriksa pengaturan teks di dalam dan di sekitar gambar dan objek.

Tata letak cetak - Setelah semuanya diperiksa dan diperbaiki, lihat dokumen dalam bentuk tata letak cetak. Ini akan menunjukkan dengan tepat bagaimana dokumen akan terlihat ketika sedang dicetak. Anda juga dapat mengatur tata letak cetak dan kertas pencetakan, dll., Di kotak dialog cetak. Jika dokumen tidak terlihat memuaskan, Anda harus kembali dan mengubah pengaturan sampai dokumen menjadi bebas kesalahan dan diformat dengan benar.

3.6 Menanggapi masalah kualitas dan dokumen dengan tepat sehingga hasil memenuhi kebutuhan

Setelah semua pemeriksaan selesai dan orang merasa bahwa dokumen tersebut siap untuk dicetak atau didistribusikan atau diterbitkan, Anda dapat melanjutkan dan melakukannya. Terkadang, ada situasi di mana audiens atau pengguna akan merasa bahwa gaya atau struktur atau tata letak yang berbeda akan lebih baik. Dalam situasi tersebut, Anda mungkin menerima pertanyaan dan umpan balik yang menanyakan apakah ini dapat diperbaiki atau diubah.

Belajar Dari Umpan Balik

Selalu terima umpan balik dengan cara yang positif dan belajarlah darinya. Perlu diingat bahwa mereka membuat dokumen untuk audiens dan harus menyenangkan audiens dan bukan Anda, sehingga semua faktor ini perlu dipertimbangkan saat membuat dokumen.

Ketika masalah kualitas muncul, dengarkan mereka dan bertindak sesuai. Anda perlu bertindak dengan tepat dan menanggapi masalah dengan tepat. Pengguna atau audiens mungkin hanya menginginkan struktur atau gaya yang berbeda, hanya karena mereka merasa mudah digunakan atau dibaca. Mereka mungkin membutuhkan ukuran gambar yang berbeda, karena terkadang gambar yang besar atau orientasinya dapat mengganggu.

Untuk angka, demi akurasi, beberapa pengguna mungkin meminta lebih dari dua koma desimal. Terkadang mungkin ada kesalahan kecil dalam penghitungan. Jadi Anda belajar tentang audiens Anda ketika Anda menerima umpan balik dan Anda tahu bagaimana menghindari kesalahan ini di masa mendatang untuk audiens ini, atau Anda tahu tata letak apa yang digunakan untuk audiens yang berbeda.

Ketika Dokumen Gagal Dibuka

Masalah umum lainnya yang kita temui dalam kegiatan bisnis sehari-hari adalah, dokumen gagal dibuka. Ini berkaitan dengan masalah kompatibilitas atau konflik dengan perangkat lunak tempat dokumen dibuat atau dokumen sedang dibuka. Dalam situasi seperti ini, yang terbaik adalah menghubungi penerima, membahas perangkat lunak yang mereka gunakan, menanyakan kesalahan apa yang muncul dan menyelesaikan masalah.

Anda dapat mengonversi dokumen ke format lain yang kompatibel dan mengirimkannya lagi, atau jika penerima dapat melakukannya, Anda dapat memandu mereka melalui proses itu. Saya mengulangi poin ini di sini; Usahakan untuk selalu menyimpan dokumen dalam format sesederhana mungkin.

Jelaskan Daripada Berdebat

Tetap tenang dan bertindak sesuai permintaan. Mungkin ada kalanya Anda menggunakan gaya atau struktur atau format atau orientasi tertentu untuk alasan atau tujuan tertentu. Anda dapat menjelaskan hal ini kepada pengguna ( bukan membantah ) dan melihat apakah mereka memahami fakta dan bersedia menerimanya. Semua ini pada akhirnya akan membuat dokumen yang sesuai dengan standar dan akan memenuhi semua persyaratan kualitas untuk tujuan tertentu.

Ingatlah selalu, Kualitas itu penting, karena menjamin kemampuan bisnis!

Rekap Unit Ini

Saya harap Anda memiliki pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang

• Cara menggunakan aplikasi atau perangkat lunak pengolah kata untuk memformat dokumen untuk presentasi atau pencetakan atau distribusi.
• Bagaimana memastikan bahwa dokumen terlihat bermakna, memiliki konten yang bermakna dan mematuhi standar yang ditetapkan oleh organisasi.
• Memeriksa pemformatan, pemeriksaan ejaan, pemeriksaan tata bahasa, dan tata letak lainnya sebelum menyelesaikan.

Saya harap ini berguna bagi Anda. Jika Anda ingin membaca bagian sebelumnya dari unit ini, silakan ikuti tautan di bawah ini:

Bagian 1 - Memasukkan dan menggabungkan teks dan informasi lainnya secara akurat dalam dokumen pengolah kata (Perangkat Lunak Pemroses Kata, Pertanyaan 1.1 hingga 1.7)

Bagian 2 - Membuat dan memodifikasi tata letak dan struktur untuk dokumen pengolah kata (Perangkat Lunak Pemroses Kata, Pertanyaan 2.1 hingga 2.4)

Harap jangan ragu untuk meninggalkan komentar dan tanggapan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya. Semua yang terbaik!

Silakan Bagikan Umpan Balik Anda