Nvq level 3: memesan produk dan jasa dalam bisnis dan administrasi

Meraih Level 3 Diploma dalam Bisnis dan Administrasi membutuhkan pengetahuan menyeluruh tentang pemesanan produk dan layanan.

Pengantar Unit Ini

Unit ini adalah unit Level 3 opsional Grup B dengan 5 kredit, unit yang cukup panjang. Setelah menyelesaikan unit ini, kandidat akan dapat mengidentifikasi dan menggunakan produk dan layanan yang berbeda, menulis spesifikasi untuk produk dan layanan, dan memastikan bahwa produk dan layanan tersebut sesuai dengan harapan dan standar organisasi atau perusahaan.

Kandidat harus dapat menjelaskan alasan mengapa produk berkualitas baik dipilih, tetapi dengan harga terbaik. Mereka juga harus dapat menjelaskan bagaimana menegosiasikan nilai terbaik untuk uang. Kandidat perlu mengetahui bagaimana dan mengapa memelihara hubungan yang baik dengan pemasok dan penyedia layanan dan juga mengetahui dan memahami apa itu rantai pasokan, dan bagaimana cara kerjanya.

Selain artikel ini, ada pernyataan pribadi yang mencakup sebagian besar unit!

1.1 Mengidentifikasi sumber informasi yang berbeda tentang produk dan layanan untuk suatu organisasi.

Perusahaan selalu mencari informasi untuk produk yang mereka gunakan di berbagai sumber dan penyedia, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang baik mengenai apa yang mereka butuhkan untuk membuat bisnis mereka efektif. Mereka memeriksa biaya produk dengan perusahaan yang berbeda; mereka melihat harga layanan individu dan menemukan yang paling cocok, yaitu produk yang paling sesuai dengan organisasi mereka dalam hal biaya dan kualitas. Informasi untuk ini dapat dikumpulkan melalui katalog, situs web, surat kabar, selebaran atau dengan menelepon dan mengunjungi perusahaan.

1.2 Jelaskan cara menggunakan berbagai sumber informasi tentang produk dan layanan.

Informasi tentang produk dan layanan tersedia secara online atau dalam buklet atau dapat diperoleh langsung dari perusahaan. Seseorang harus menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi layanan atau produk yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Sumber yang berbeda juga membantu membandingkan produk dan layanan yang berbeda untuk memilih yang tepat. Kami dapat meminta mereka untuk mengirimkan sampel dan katalog kepada kami untuk melihat biaya dan kualitas. Juga untuk pembelian massal kami dapat meminta penawaran dan memilih yang terbaik.

1.3 Jelaskan cara menulis spesifikasi untuk produk atau layanan.

Spesifikasi adalah deskripsi barang apa yang ingin Anda beli dan apa yang harus dikutip dan disediakan oleh pemasok.

Saat menulis spesifikasi untuk suatu produk:

Pedoman tersebut harus jelas dan singkat.
Ini harus mencakup biaya, kuantitas dan menentukan apakah itu untuk pengiriman atau pengumpulan.
Ini juga perlu mencakup manual atau catatan kesehatan dan keselamatan.
Pastikan Anda memahami apa yang dibutuhkan.
Teliti pasar secara menyeluruh dengan berbicara dengan berbagai pemasok mengenai biaya dan skala waktu pengiriman
Identifikasi kemungkinan risiko yang terkait dengan pengadaan produk
Memiliki pemahaman yang jelas tentang barang dan jasa oleh masing-masing penyedia

1.4 Mengidentifikasi sumber produk dan layanan yang memenuhi ekspektasi kualitas organisasi.

Saat memilih produk dan layanan untuk suatu organisasi, pastikan Anda mendapatkan penawaran dari penyedia layanan dan perusahaan yang berbeda, sehingga Anda dapat membandingkan berbagai layanan dan memilih salah satu yang hemat biaya. Hal kedua yang perlu diingat adalah kualitas. Bandingkan berbagai layanan, dan lakukan kunjungan ke perusahaan untuk melihat layanan apa yang mereka sediakan dan saksikan kualitas layanan sebelum memilih apa yang akan dibeli. Kualitas sangat berarti bagi sebuah organisasi.

Setelah semua hal di atas diselesaikan, bandingkan untuk memilih layanan terbaik yang hemat biaya dan berkualitas baik, lalu belilah.

1.5 Jelaskan tujuan memilih produk dan layanan yang memenuhi ekspektasi kualitas organisasi.

Setiap organisasi berpikir dengan baik sebelum membeli produk apa pun. Mereka hanya membeli barang-barang yang dibutuhkan. Untuk menjadi sukses dalam bisnis mereka, mereka harus membeli produk atau layanan dengan pemahaman yang jelas tentang apa persyaratan klien mereka. Hanya jika organisasi memilih produk dan layanan yang memenuhi ekspektasi kualitas, mereka akan dapat memberikan layanan terbaik untuk klien mereka.

Ini juga penting untuk kepentingan karyawan yang bekerja untuk organisasi. Agar organisasi berhasil dan efektif, kualitas harus tersebar di semua orang, departemen, aktivitas, dan fungsi.

1.6 Jelaskan bagaimana menegosiasikan nilai terbaik untuk uang.

Menegosiasikan nilai terbaik untuk uang adalah penting agar Anda tetap mengetahui anggaran Anda dan juga menghemat pengeluaran. Sebelum bernegosiasi, kumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang produk atau layanan yang ingin Anda beli dan setelah itu pastikan bahwa layanan atau produk tersebut bersifat kualitatif dan berguna bagi organisasi. Periksa produk yang sama dengan perusahaan yang berbeda; Anda dapat melakukannya dengan mencari informasi online, memeriksa buklet, menelepon perusahaan, atau mengunjungi mereka secara pribadi.

Setelah diputuskan, pergilah dengan harga yang diminta dan tetap teguh padanya. Anda harus siap untuk pergi jika pemasok tidak setuju. Mereka mungkin akan kembali kepada Anda untuk bernegosiasi atau perusahaan lain dapat memberi Anda harga yang bersaing.

1.7 Jelaskan tujuan mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dengan pemasok dan cara melakukannya.

Menjaga hubungan baik dengan pemasok adalah praktik bisnis yang baik. Ini menguntungkan organisasi yaitu Anda dan pemasok. Pemasok dapat memberi Anda penawaran dan fleksibel dalam berbisnis jika hubungan Anda dengan mereka baik. Selalu pastikan Anda menyelesaikan semua akun tepat waktu, memperhatikan perwakilan penjualan, memesan jauh sebelumnya, memberi pemasok cukup waktu untuk mengirimkannya kepada Anda tepat waktu, daripada melakukannya pada menit terakhir dan akhirnya sangat berhati-hati tentang barang yang rusak atau hilang. Ini harus ditangani dengan hati-hati.

1.8 Jelaskan rantai pasokan dan cara kerjanya.

Menurut Wikipedia dan definisi lain di internet,

Dalam rantai pasokan, berbagai aktivitas terjadi, seperti transformasi produk dari sumber daya alam atau bahan mentah menjadi produk akhir atau produk jadi yang akan dikirim ke klien atau pelanggan. Rantai pasokan terdiri dari semua pihak yang terlibat seperti tim produksi, perusahaan, pemasok, organisasi yang menerima pengiriman dan pelanggan yang membelinya. Ini pada dasarnya adalah produsen, pemasok atau grosir, pengecer dan konsumen.

Singkatnya, rantai pasokan membawa produk dari pemasok ke konsumen dan setiap individu yang terlibat dalam rantai tersebut berkontribusi pada rantai pasokan.

2.1 Jelaskan prosedur untuk pemesanan dan penyediaan produk dan layanan untuk suatu organisasi.

Pemesanan dan penyediaan produk dan layanan untuk suatu organisasi adalah tugas yang sangat penting, karena melibatkan menjaga pelanggan. Produk mungkin mencakup hal-hal dasar seperti perlengkapan kantor seperti bahan cetak, alat tulis, peralatan IT dll, yang dapat menghabiskan banyak uang. Layanan dapat mencakup layanan apa pun yang diambil dari organisasi atau penyedia berbeda. Misalnya, organisasi kami menerima layanan dari NHS dan panti jompo.

Saat memesan jasa dan produk, penanggung jawab harus memesan dalam jumlah yang cukup, agar tidak kehabisan stok dan mempengaruhi fungsi organisasi. Misalnya, jika kita kehabisan amplop, bahan cetakan dll, itu dapat mempengaruhi organisasi dalam berbagai cara.

Prosedur berikut harus diikuti saat memesan produk:

Saat memesan perlengkapan kantor, sebutkan detail produk yang jelas dan tepat termasuk kode produk jika memungkinkan.
Ukuran, warna dan detail lainnya harus ditentukan
Pastikan Anda mendapatkan formulir pemesanan yang disahkan oleh manajer kantor
Pemesanan dapat dilakukan melalui formulir pemesanan atau melalui katalog pada sistem, dan di kantor kami dilakukan melalui SRM.
Ketika pesanan persediaan stasioner dikirim, itu harus diperiksa secara menyeluruh item demi item untuk memastikan semua persediaan yang diminta dalam urutan daftar permintaan telah dikirim dengan benar dan dalam jumlah yang dipesan dengan benar.
Perintah permintaan ditandatangani oleh orang yang memeriksa persediaan untuk menunjukkan bahwa pesanan yang dikirimkan telah disetujui.
Setiap barang yang ditemukan tidak benar atau rusak harus dikembalikan secepat mungkin dan diganti oleh pemasok untuk menghindari penundaan yang tidak perlu.

2.2 Jelaskan kebutuhan dan prioritas untuk pemesanan dan pasokan produk dan layanan untuk suatu organisasi.

Ketika memesan produk dan layanan untuk suatu organisasi, periksa untuk melihat apakah mereka benar-benar penting untuk organisasi, dan bagaimana hal itu akan membantu kelancaran organisasi, apa pro dan kontra, siapa yang membutuhkannya, dan apa yang akan keuntungan lain dari penggunaan produk dan layanan tersebut. Prioritaskan juga produk sesuai dengan kebutuhan mereka dan pesan hanya yang paling penting, karena memesan semua yang diminta dapat menyebabkan masalah di akhir tahun anggaran pada anggaran.

2.3 Jelaskan tujuan memiliki kebijakan organisasi untuk penerimaan hadiah dan keramahtamahan.

Penting bagi organisasi untuk memiliki kebijakan tertulis yang mengatur hubungan antara Perusahaan, stafnya, dan lingkungan eksternal. Setiap organisasi memiliki kebijakan tentang penerimaan hadiah. Di perusahaan kita, menerima hadiah atau keramahtamahan tanpa izin atau pengungkapan tidak dapat diterima . Ini menjelaskan standar organisasi dan memberi tahu karyawan apa yang diharapkan dari mereka dan melindungi perusahaan atau organisasi. Menerima hadiah dapat menimbulkan kecurigaan akan perilaku yang tidak pantas.

Menurut Kebijakan Hadiah dan Keramahtamahan,

3.1 Jelaskan tujuan pemantauan dan evaluasi prosedur untuk pemesanan dan penyediaan produk dan layanan serta cara melakukannya.

Pemantauan dan evaluasi prosedur pengadaan merupakan bagian integral dari manajemen organisasi. Perhatian dan konsentrasi tingkat tinggi dilibatkan selama proses pengadaan. Setiap pesanan harus dipantau dan dievaluasi untuk menghindari kerugian bagi organisasi.

Pemantauan: Dalam proses ini, produk ditinjau secara terus menerus. Order dipantau untuk melihat apakah sudah selesai sesuai waktu yang ditentukan dan apakah target sudah terpenuhi, termasuk anggaran dan kebutuhan lainnya. Dengan pemantauan, seseorang dapat mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi masalah dan mencegah praktik buruk.

Evaluasi: Inidilakukan untuk menganalisis kemajuan menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Di semua organisasi, produk dan layanan harus dievaluasi secara bulanan, triwulanan atau tahunan tergantung pada kapasitas atau kemampuannya. Ini membantu untuk melacak apakah tujuan dan rencana telah tercapai, dengan demikian membuka jalan untuk rencana masa depan.

Ini bisa dilakukan dengan

Kembangkan daftar periksa untuk melihat apakah prosedur pengadaan diikuti. Persiapkan daftar periksa dengan diskusi antara anggota tim dan anggota organisasi, sebagaimana yang harus dilakukan dengan semua orang dan bukan hanya Anda
Jika ada kekhawatiran, dapat diidentifikasi dengan mengikuti diagram atau grafik. Area risiko dapat diidentifikasi dan solusi dapat dicari dari orang-orang yang berpengalaman.
Anda harus melacak dan melacak setiap pengadaan, melalui seluruh proses pengadaan.
Juga selalu tentukan apakah metode pengadaan yang digunakan sudah sesuai untuk barang atau jasa yang akan diperoleh.
Dokumentasikan semua pengadaan dan transaksi.

3.2 Jelaskan tindakan yang mungkin diambil untuk meningkatkan efisiensi dalam pemesanan dan pasokan produk dan layanan.

Efisiensi dalam pemesanan dan penyediaan produk dan jasa dapat ditingkatkan dengan melakukan hal-hal sebagai berikut:

Pesan melalui sistem yang disediakan oleh perusahaan untuk menghindari masalah.
Pilih perusahaan yang paling hemat biaya dan kualitatif
Selalu simpan daftar barang yang akan dipesan, jika pemesanan dilakukan secara berkala, misalnya sebulan sekali, agar tidak ketinggalan barang apapun.
Jika Anda tidak menerima pesanan tepat waktu, hubungi pemasok untuk mengetahui alasannya.
Pastikan Anda memilih barang yang benar dengan kode dan kuantitas yang benar, dan selalu periksa untuk melihat apakah pesanan di atas ambang batas telah disetujui oleh pengelola.
Setelah pesanan diberikan, periksa faktur dan penerimaan barang faktur dan kirimkan ke tim pembayaran pusat, sehingga pemasok dibayar tepat waktu.

3.3 Jelaskan cara mendapatkan nilai uang yang lebih baik untuk produk dan layanan yang disediakan.

Semua pengadaan barang dan jasa publik harus didasarkan pada nilai uang. Value for money bukanlah tentang mencapai harga awal terendah, tetapi tentang kualitas dan biaya untuk layanan kualitatif

Nilai uang yang lebih baik dari pengadaan dapat dicapai dengan banyak cara:

Mendapatkan peningkatan level atau kualitas layanan dengan biaya yang sama.
Menghindari pembelian yang tidak perlu, karena ini membuang-buang uang.
Memastikan bahwa kebutuhan pengguna terpenuhi secara kualitatif.
Anda selalu dapat bekerja sama dengan departemen lain dan melakukan pemesanan massal, karena mungkin ada diskon yang lebih baik dari pembelian massal.
Hubungan antara Anda dan pemasok harus baik agar memiliki bisnis yang hemat biaya.

Mengapa penting untuk memilih produk dan layanan yang mewakili nilai terbaik untuk uang?

Saat memilih produk dan layanan, penting untuk memilih produk yang mewakili nilai terbaik uang kapan saja. Ini penting karena:

Ini memiliki keseimbangan yang tepat antara biaya dan kualitas dan layanan ini adalah yang paling dapat diandalkan.
Nilai terbaik untuk uang membuat pemasok dan pelanggan senang karena keseimbangan mengesampingkan ketidaksepakatan.
Ini membantu membangun hubungan pelanggan-pemasok
Produk ini bertahan lebih lama dan menghemat banyak biaya kecil lainnya. Misalnya, ketika Anda melihat biaya produk yang mahal, itu akan jauh lebih murah jika dibandingkan dengan total biaya seumur hidup produk yang awalnya dibeli lebih murah dan kemudian memiliki biaya kecil lainnya selama masa pakainya.
Waktu pengiriman akan lebih cepat, sehingga menghemat kerugian dalam bisnis dan operasinya.
Ketentuan pembayaran akan fleksibel dan harga tidak sering berubah.
Dengan cara ini Anda menghemat uang tanpa mengorbankan kualitas, tetapi nilai terbaik untuk uang selalu tidak berarti menghemat uang. Misalnya, pemasok yang menyediakan layanan berkualitas dengan respons cepat dengan harga lebih tinggi masih bisa menjadi nilai terbaik untuk uang, karena Anda telah menerima layanan berkualitas untuk uang yang Anda belanjakan.