Nvq level 3: bekerja di lingkungan bisnis

Bekerja di Lingkungan Bisnis adalah Grup A, unit wajib tiga kredit untuk diploma Kualifikasi Kejuruan Nasional Tingkat 3 dalam Bisnis dan Administrasi, ditawarkan di Inggris, Wales, dan Irlandia Utara. Modul ini membantu kandidat mencapai pemahaman yang menyeluruh tentang dinamika interpersonal, keselamatan tempat kerja, efisiensi, keberlanjutan, dan keamanan.

Artikel ini akan membahas setiap hasil modul, menjelaskan apa artinya, dan cara mencapainya. Ini akan membantu Anda mendapatkan pemahaman tentang apa yang umumnya diharapkan untuk ditulis oleh para kandidat. Bergantung pada pekerjaan spesifik Anda, Anda harus memodifikasi apa yang tertulis di sini untuk pekerjaan dan organisasi Anda sendiri saat menyiapkan portofolio Anda sendiri.

Cara Menggunakan Halaman Ini

Artikel ini mencakup Unit 303 untuk diploma NVQ Level 3 di bidang Bisnis dan Administrasi, yang mencakup elemen komunikasi di lingkungan kerja.

Panduan ini informatif dan dimaksudkan untuk memandu Anda melalui proses penyusunan portofolio Anda sendiri. Jangan langsung menyalin apa pun di sini untuk file Anda, karena file Anda perlu disesuaikan dengan spesifikasi pekerjaan dan organisasi Anda. Menyalin bahasa dari artikel ini secara langsung bukan hanya tidak jujur, tetapi juga akan melemahkan file Anda.

Hasil 1: Memahami Tujuan dan Manfaat Menghormati dan Mendukung Orang Lain di Tempat Kerja

1.1 Jelaskan Tujuan Mendukung Orang Lain di Tempat Kerja

Kerja tim berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan. Sebagai individu, Anda harus mempertimbangkan bagaimana tindakan Anda membantu atau menghalangi tujuan tim Anda. Demikian pula, tim Anda memiliki peran sebagai bagian dari departemen atau tujuan keseluruhan perusahaan. Individu dalam tim perlu mendukung satu sama lain dan melihat pekerjaan satu sama lain sebagai milik mereka.

Kerja tim memiliki banyak keuntungan:

Ini bisa lebih bermanfaat daripada pekerjaan individu, karena kesuksesan dibagikan dan diperkuat di antara kelompok.
Ketika anggota tim saling mendukung, segala sesuatunya selesai lebih cepat.
Jika Anda kesulitan dengan tugas individu, Anda dapat meminta bantuan rekan kerja, dan sebaliknya.
Rasa tanggung jawab bersama akan mendorong orang untuk menjalankan tugasnya dengan serius, agar tidak mengecewakan rekan kerja mereka.

1.2 Jelaskan Tujuan Membantu Orang Lain untuk Bekerja Secara Efektif dan Efisien

Membantu orang lain di tempat kerja meningkatkan produktivitas, hubungan intra-kantor, dan semangat kerja. Selain itu, tempat kerja yang mendukung dan kolaboratif lebih efisien, karena bekerja bersama mempercepat pemecahan masalah dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Bekerja dengan orang lain membantu Anda:

Berkomunikasi dengan lebih efektif dan belajar menghormati orang lain.
Bagikan tujuan, sasaran, prioritas, dan tanggung jawab pekerjaan.
Bekerja dengan cara yang memanfaatkan kemampuan khusus Anda dengan sebaik-baiknya, memungkinkan anggota tim untuk berspesialisasi dalam kekuatan pribadi mereka.
Selesaikan masalah dengan lebih cepat dan efektif.
Berikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai anggaran.
Terima dan berikan umpan balik, membantu semua orang di tim menjadi lebih baik.

Elemen ini juga meminta Anda memahami tujuan bekerja dengan organisasi lain, seperti perusahaan yang berbeda atau departemen yang berbeda dalam perusahaan Anda. Bekerja dengan organisasi lain membantu Anda:

Memahami etika dan nilai kerja yang berbeda dan cara beradaptasi dengan ekspektasi yang berbeda.
Pelajari strategi baru untuk masalah yang mirip dengan masalah Anda.
Dapatkan akses ke layanan atau teknologi baru.
Berbagi informasi dan mencari nasihat.

1.3 Jelaskan Apa yang Dimaksud dengan Keberagaman dan Mengapa Harus Dinilai

Menghargai keanekaragaman dalam lingkungan bisnis berarti menghormati rekan kerja tanpa memandang ras, jenis kelamin, warisan, adat istiadat, kepercayaan, seksualitas, penampilan fisik, kemampuan mental atau fisik, dan sebagainya.

Dalam dunia kerja saat ini, kita semua harus bekerja dengan orang-orang yang berbeda dari diri kita sendiri baik dalam latar belakang atau keyakinan. Anda tidak hanya harus mentolerir perbedaan seperti itu, tetapi Anda harus memahami cara-cara itu memperkaya organisasi.

Tempat kerja yang beragam:

Ekspos orang ke sistem nilai yang berbeda, etika kerja dan tipe kepribadian dan pelajari cara baru untuk mendekati masalah.
Berisi berbagai pandangan dan opini, memaksa setiap orang untuk memperbaiki dan mengubah pendirian mereka sendiri dengan tetap memperhatikan sudut pandang orang lain.
Temukan solusi kreatif untuk masalah, dengan menerima masukan dari berbagai sudut.

1.4 Garis Besar Manfaat Keragaman bagi Organisasi

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada kemampuannya untuk merangkul keragaman dan menyadari manfaatnya.

Manfaat keragaman tempat kerja:

Anda mendapatkan berbagai solusi untuk masalah dalam layanan, sumber, dan alokasi sumber daya.
Karyawan dari latar belakang yang berbeda memiliki bakat, pengalaman, dan cara pandang yang berbeda.

Penelitian menunjukkan bahwa keragaman tidak hanya baik dari perspektif hubungan manusia, tetapi dapat menambah nilai nyata bagi bisnis dan berkontribusi pada keuntungan.

1.5 Jelaskan Bagaimana Memperlakukan Orang Lain dengan Cara yang Peka terhadap Kebutuhan Mereka

Yang satu ini cukup sederhana: perlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan jika Anda berada dalam situasi mereka. Memperlakukan rekan kerja dengan kebaikan berarti:

Bersikap empati dan berhubungan dengan perasaan seseorang.
Mendengarkan dengan cermat dan hati-hati.
Menanyakan apa yang orang butuhkan dan berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.

Coba bayangkan diri Anda pada posisi orang lain dan bayangkan bagaimana perasaan Anda jika Anda menjadi mereka. Dengan melakukan itu, Anda biasanya dapat mengetahui bagaimana orang tersebut ingin diperlakukan. Jika ragu, bersikaplah baik dan sopan mungkin.

Namun, apa pun yang Anda lakukan, beberapa orang akan menjengkelkan, membuat frustrasi, atau kejam, dan Anda harus belajar cara menghadapinya. Pertimbangkan yang berikut ini:

Sebelum Anda menilai seseorang, coba beri mereka manfaat dari keraguan. Anda mungkin yang salah, atau mereka mungkin mengalami sesuatu dalam kehidupan pribadinya yang menyebabkan mereka bertingkah laku di tempat kerja.
Cobalah berbicara dengan mereka lebih sering dan lihat bagaimana mereka menanggapinya. Anda mungkin hanya perlu mengenal satu sama lain dengan lebih baik.
Jika semuanya gagal, terapkan sikap toleransi yang menyendiri dan terus tunjukkan orang itu jenis rasa hormat yang ingin Anda terima.

1.6 Jelaskan Bagaimana Memperlakukan Orang Lain dengan Cara yang Menghormati Kemampuan, Latar Belakang, Nilai, Adat dan Keyakinan Mereka

Agar berfungsi di tempat kerja dan dalam kehidupan pribadi Anda, Anda perlu terus-menerus mempertimbangkan pendapat dan perasaan orang.

Untuk mencapai ini, Anda perlu:

Pahami pandangan orang lain dan dari mana asalnya. Ajukan pertanyaan kepada mereka tentang mengapa mereka melihat hal-hal seperti yang mereka lakukan.
Bersikaplah sensitif dan diplomatis. Pikirkan sebelum Anda berbicara dan tanyakan pada diri Anda apakah apa yang akan Anda katakan akan menyinggung perasaan seseorang.
Perlakukan semua orang dengan bermartabat dan hormat.
Pertimbangkan latar belakang sosial dan budaya orang lain, baik sebagai cara untuk memahami mereka dengan lebih baik dan agar lebih bijaksana.
Dengarkan orang lain selama ketidaksepakatan.

Orang yang berbeda akan memiliki nilai dan prioritas yang berbeda, dan Anda perlu berhati-hati tentang bagaimana bahasa dan perilaku Anda di tempat kerja menghargai keragaman itu.

1.7 Jelaskan Cara yang Memungkinkan untuk Belajar Dari Orang Lain di Tempat Kerja

Belajar dari orang lain sangat penting dalam bisnis. Setiap orang memiliki kekuatan dan kelemahan, keterampilan dan bakat masing-masing. Orang yang berbeda mengikuti strategi yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sulit. Anda harus mengambil setiap kesempatan untuk belajar dari rekan kerja untuk mempertajam keterampilan Anda dan mempelajari yang baru.

Berikut beberapa cara Anda dapat belajar dari orang lain di tempat kerja:

Perhatikan bagaimana kolega Anda bertindak dan bereaksi dalam situasi sulit.
Mintalah peragaan ketika Anda ingin belajar bagaimana melakukan sesuatu.
Minta panduan saat Anda kesulitan atau tidak yakin tentang cara melangkah maju.
Cobalah untuk bertemu orang baru di tempat kerja yang dapat Anda ajarkan keterampilan baru.
Mintalah pendapat kolega Anda tentang pekerjaan Anda dan mintalah nasihat karier mereka.
Jaringan baik di dalam maupun di luar kantor.
Bangun hubungan yang positif dengan rekan kerja dan atasan.
Gunakan orang-orang berprestasi sebagai sumber inspirasi.

Hasil 2: Memahami Cara Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan di Tempat Kerja dan Mengatasi Masalah

2.1 Uraikan Tujuan dan Manfaat Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan di Tempat Kerja

Keamanan informasi dan data berarti melindungi materi digital dan dokumen sensitif dari akses yang tidak sah. Sistem komputer tempat data disimpan harus dilindungi. Keamanan informasi mencakup persyaratan privasi hukum dan standar khusus bisnis.
Jaringan dilindungi oleh teknologi dan orang yang menggunakannya. Ketahui informasi apa di tempat kerja Anda yang dirahasiakan, dan siapa yang dapat mengaksesnya. Jangan pernah memberikan informasi kepada seseorang yang seharusnya tidak memiliki akses.

Data terkait rekrutmen, kompensasi, dan manajemen karyawan sangat sensitif dan rahasia. Di tangan yang salah, informasi tersebut dapat digunakan untuk melakukan penipuan atau pencurian identitas.
Kerahasiaan adalah ciri profesionalisme. Karyawan tidak boleh mengungkapkan informasi tentang organisasi atau sesama pekerja tanpa izin.

2.2 Persyaratan Garis Besar untuk Keamanan dan Kerahasiaan dalam Organisasi

Kerahasiaan dan keamanan informasi adalah fungsi penting dari setiap organisasi. Kebocoran informasi dapat menyebabkan masalah hukum atau hilangnya pendapatan.

Persyaratan keamanan dan kerahasiaan adalah:

Semua informasi harus dalam bentuk yang benar dan asli dan tidak diubah-ubah atau dimodifikasi secara tidak jujur.
Organisasi harus siap untuk memberikan akses ke sistem yang menyimpan, memproses, dan menyampaikan informasi kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Semua perusahaan harus memiliki kebijakan dan prosedurnya sendiri terkait keamanan dan kerahasiaan, dan semua karyawan harus mematuhi kebijakan dan prosedur ini. Undang-Undang Perlindungan Data, Undang-Undang Hak Asasi Manusia, dan Undang-Undang Hak Konsumen mencakup masalah kerahasiaan dan informasi tempat kerja.

2.3 Garis Besar Persyaratan Hukum untuk Keamanan dan Kerahasiaan sebagaimana Diwajibkan

Setiap organisasi harus berhati-hati dalam menangani data mereka.

Informasi data yang mengalir masuk dan keluar perusahaan dapat berupa salah satu bentuk berikut:

E-mail
Surat dan posting
File kertas
Dokumentasi kursus
Percakapan verbal
Stik memori dan cakram
File komputer
Tolak dan buang

Hal-hal berikut ini dapat dianggap sebagai materi sensitif karena memuat detail pribadi individu:

Daftar riwayat hidup dan resume
Informasi keuangan pelanggan dan staf
Informasi kesehatan
Informasi pribadi diperoleh melalui percakapan verbal
Penamaan pengguna layanan selama pelatihan

Anda harus mengetahui protokol organisasi Anda untuk menangani materi sensitif. Beberapa pedoman umum:

Dengan staf kantor sementara, klien dan pengunjung, terutama apa yang penting bagi bisnis mereka, dan pastikan staf sementara mengetahui kebijakan perusahaan tentang kerahasiaan.
Pikirkan sebelum mengeluarkan informasi dari kantor, termasuk komputer, memory stick, dan dokumen kertas.
Jika informasi harus dirilis, ungkapkan hanya apa yang mutlak diperlukan, dan tidak lebih.
Pastikan pembuangan data dan dokumen dengan aman.
Beri tahu staf senior jika Anda memiliki kekhawatiran tentang keamanan atau kerahasiaan

Undang-undang berikut ini menyangkut perlindungan dan kerahasiaan data:

Undang-Undang Perlindungan Data 1998
Undang-Undang Hak Asasi Manusia 1998
Hukum Umum Kerahasiaan

2.4 Jelaskan Prosedur untuk Menangani Masalah Tentang Keamanan dan Kerahasiaan dalam Organisasi

Setiap karyawan harus mengetahui aturan dan regulasi organisasi mereka. Jika Anda menemukan bahwa ada sesuatu yang terjadi di kantor Anda yang dapat menimbulkan risiko atau pelanggaran, Anda perlu melapor ke departemen atau atasan yang tepat.

Prosedur untuk menangani masalah keamanan dan kerahasiaan dalam organisasi adalah:

Identifikasi potensi masalah.
Identifikasi potensi kerugian karena suatu masalah.
Tentukan kemungkinan tindakan pencegahan.

Hasil 3: Memahami Cara Menilai, Mengelola, dan Memantau Risiko di Tempat Kerja

3.1 Jelaskan Sumber Risiko dalam Organisasi, Termasuk Kesehatan dan Keselamatan

Sumber risiko meliputi:

Kecelakaan
Tergelincir dan jatuh
Kebakaran, termasuk masalah kelistrikan
Angkat berat
Perampokan dan pencurian
Mengungkapkan data komputer pribadi dan terbatas
Penggunaan Internet yang tidak sah

Waspadai risiko ini dan ketahui kepada siapa di organisasi Anda harus dilaporkan.

3.2 Jelaskan Bagaimana Menilai dan Memantau Risiko dalam Organisasi

Identifikasi dan evaluasi potensi risiko dengan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang diuji tersedia untuk mengelolanya secara efektif.
Mengingat bahwa kecelakaan dapat dan akan terjadi, persiapkan rencana untuk menanganinya, sehingga menghindari kecelakaan menjadi masalah yang lebih besar.

3.3 Jelaskan Cara Meminimalkan Risiko dalam Organisasi

Kecelakaan dan masalah lain bisa dan akan terjadi. Dengan struktur dan kontrol yang fleksibel, Anda dapat meminimalkan risiko bencana yang lebih besar. Selain itu, selalu ikuti prosedur keselamatan dan pemeliharaan kantor, yang dapat meminimalkan risiko kecelakaan yang terjadi di tempat kerja.

Hasil 4: Memahami Tujuan Meminimalkan Limbah dalam Lingkungan Bisnis, dan Prosedur yang Harus Diikuti

4.1 Jelaskan Tujuan dan Manfaat dari Meminimalkan Limbah Tempat Kerja

Minimalkan limbah di tempat kerja.

Gunakan waktu secara efisien.
Bagikan perlengkapan kantor dengan bijak dan cegah pencurian.
Hemat energi dengan mematikan lampu, komputer dan peralatan lainnya saat tidak digunakan.
Daur ulang kertas dan limbah daur ulang lainnya.

Mengambil langkah ini akan membuat tempat kerja tetap rapi dan menghemat uang organisasi.

4.2 Menjelaskan Penyebab Utama Limbah yang Mungkin Terjadi di Lingkungan Bisnis

Saat meninggalkan ruangan atau kantor, pastikan lampunya mati.
Minimalkan limbah kertas dan penggunaan perlengkapan kantor sekali pakai yang berlebihan. Cetak dokumen hanya bila perlu dan coba beralih ke pekerjaan digital tanpa kertas.

4.3 Jelaskan Cara Meminimalkan Limbah, Termasuk Menggunakan Teknologi dan Prosedur Lainnya

Jaga agar faks, printer, dan mesin fotokopi berfungsi dengan baik, sehingga kertas dan waktu tidak terbuang percuma jika rusak. Pesan kertas berkualitas baik yang merupakan berat yang disarankan untuk mesin kantor.
Ubah pengaturan faks dan mesin fotokopi agar tidak mencetak halaman konfirmasi atau kertas asing lainnya.
Minta karyawan untuk menyapu meja mereka secara berkala untuk menemukan pena berlebih, label lengket, dan persediaan lainnya.
Pesan persediaan dalam jumlah terbatas untuk waktu yang singkat.
Sarankan karyawan untuk tidak membawa pulang persediaan.
Jangan membuat salinan berlebihan.
Atur persediaan dan hapus yang sudah kadaluwarsa.

4.4 Jelaskan Tujuan dan Manfaat Daur Ulang

Daur ulang adalah proses di mana bahan limbah diubah menjadi barang yang dapat digunakan.

Kantor harus memiliki program daur ulang, di mana kertas, plastik, kaca, dan logam dapat didaur ulang alih-alih dibuang, dan karyawan harus didorong untuk mendaur ulang sampah sebanyak mungkin.
Jika memungkinkan, kantor sebaiknya membeli perlengkapan kantor — seperti barang kertas — yang terbuat dari bahan daur ulang pascakonsumen.
Gunakan kembali atau gunakan kembali perlengkapan kantor jika memungkinkan, misalnya dengan menggunakan kembali dokumen cetakan sebagai kertas coretan.

Mendaur ulang:

Mengurangi limbah padat sehingga melestarikan sumber daya alam seperti pepohonan.
Membantu mengurangi pemanasan global dan polusi.
Mengurangi ukuran tempat pembuangan sampah.
Membantu menghemat uang.

4.5 Jelaskan Prosedur Organisasi untuk Bahan Daur Ulang, dan Tujuannya

Penting bagi organisasi Anda untuk mendaur ulang untuk mengurangi dampak lingkungannya dan memberikan contoh yang baik bagi karyawan. Setiap kantor memiliki prosedur dan kebijakannya sendiri untuk mendaur ulang, yang harus tersedia melalui manajer kantor Anda, buku pegangan karyawan atau papan petunjuk di sekitar kantor.

4.6 Jelaskan Cara Di Mana Limbah Dapat Diminimalkan dengan Memelihara Peralatan Secara Teratur

Semua mesin memiliki periode di mana mereka harus diservis dan disertifikasi untuk digunakan. Ketika pemeriksaan ini dilakukan secara teratur, mesin bertahan lebih lama, menghemat uang untuk organisasi.
Mesin yang dirawat dengan baik juga mengonsumsi lebih sedikit daya.

Hasil 5: Memahami Prosedur Pembuangan Bahan Berbahaya

5.1 Jelaskan Tujuan Prosedur Daur Ulang dan Pembuangan Bahan Berbahaya

Jika Anda bekerja di fasilitas medis atau sains atau di lingkungan industri, Anda mungkin sering bersentuhan dengan limbah berbahaya.
Jika Anda tidak bekerja di tempat seperti itu, Anda mungkin masih harus berurusan dengan materi yang dapat melukai atau menginfeksi Anda atau rekan kerja Anda. Misalnya, prosedur pertolongan pertama darurat harus menyertakan protokol untuk menangani darah atau muntahan dengan aman.

Prosedur pastinya akan bervariasi dari satu kantor ke kantor lainnya, dan akan bergantung pada jenis risiko apa yang paling mungkin Anda hadapi.

5.2 Jelaskan Prosedur untuk Daur Ulang dan Pembuangan Bahan Berbahaya untuk Organisasi

Ketahui wadah yang tepat untuk semua jenis limbah berbahaya, seperti jarum, perban atau limbah kimia.
Dalam beberapa situasi, Anda mungkin perlu melaporkan keadaan darurat kepada orang yang ditunjuk, atau menghubungi layanan darurat.

Hasil 6: Memahami Cara Mendukung Keberlanjutan dalam Organisasi

6.1 Jelaskan Manfaat bagi Organisasi dalam Meningkatkan Efisiensi dan Meminimalkan Pemborosan Seiring Waktu

Praktik lingkungan yang baik dapat mengurangi biaya perusahaan dengan mengurangi penggunaan bahan, energi, air, dan kemasan baru.

Untuk menghemat energi, matikan mesin dan lampu di malam hari.
Ganti ke peralatan dan bola lampu hemat energi jika memungkinkan. Cari mesin dengan label Energy Star.
Hemat air dengan berinvestasi pada pipa ledeng hemat air, memperbaiki kebocoran, dan mendorong karyawan untuk menghemat air.
Jika Anda mengemas produk, minimalkan jumlah kertas dan styrofoam yang digunakan.

6.2 Jelaskan Cara-Cara untuk Terus Meningkatkan Metode Kerja dan Penggunaan Teknologi untuk Mencapai Efisiensi Maksimum dan Limbah Minimum

Jika memungkinkan, alihkan dari komunikasi kertas ke digital, seperti email atau SMS.
Untuk dokumen, pertimbangkan untuk menggunakan penyimpanan cloud daripada mencetak file. Ini akan tergantung pada kebijakan kantor Anda tentang penyimpanan cloud dan keamanan digital (tidak semua dokumen rahasia dapat disimpan di platform penyimpanan cloud apa pun).
Hanya cetak versi final dokumen, dan edit tulisan di pengolah kata.

6.3 Garis Besar Cara Memilih Sumber Bahan dan Peralatan yang Memberikan Nilai Uang Terbaik

Efisiensi dan daya tahan membantu mengurangi konsumsi daya, pengeluaran untuk suku cadang dan perbaikan, sehingga menghemat uang untuk organisasi.