Etiket email kantor untuk manajer

Mengirim email ke karyawan dari rumah, larut malam seharusnya hanya dilakukan dalam keadaan darurat yang ekstrim. Sebagian besar waktu Anda lebih baik tidur dan menulis email Anda di tempat kerja keesokan harinya, ketika pikiran Anda jernih.

Apa yang Lebih Baik: Email atau Komunikasi Tatap Muka?

Manajer sering kali mengandalkan email untuk mengkomunikasikan informasi penting dengan cepat kepada staf mereka. Tetapi jika tidak digunakan dengan hati-hati, manajer yang terlalu mengandalkan email ketika mereka seharusnya melakukan percakapan tatap muka dengan karyawan mereka dapat melakukan lebih banyak kerugian daripada kebaikan. Ikuti tip sederhana berikut untuk menghindari kesalahan email umum yang merusak otoritas Anda dan mengasingkan staf Anda.

7 Kesalahan Umum yang Dilakukan Manajer Email

Di sebagian besar kantor, email adalah metode dominan untuk komunikasi antar kantor ketika pertemuan tatap muka tidak memungkinkan. Meskipun demikian, ada beberapa situasi di mana penggunaan komunikasi email antara manajer dan bawahan tidak tepat.

Berikut adalah beberapa kesalahan email umum yang harus dihindari jika Anda ingin mempertahankan hubungan baik dengan karyawan Anda.

Apakah Anda bersembunyi di balik komputer untuk menghindari konflik di tempat kerja?

Microsoft Office

1. Jangan gunakan email sebagai cara untuk menghindari seseorang.

Jangan pernah menggunakan email untuk tindakan disipliner, tinjauan kinerja, atau masalah sensitif lainnya. Mengkomunikasikan berita buruk melalui email merusak kredibilitas Anda sebagai seorang pemimpin. Anda ingin staf tahu bahwa Anda dapat diandalkan untuk menangani masalah sulit secara langsung. Beri karyawan Anda rasa hormat yang pantas mereka terima, bahkan saat Anda mendisiplinkan mereka, dan lakukan pertemuan tatap muka.

Sebagai seorang manajer, jika Anda menerima pesan email yang membingungkan dari bawahan Anda, alih-alih bereaksi dengan mengirim email lain, angkat telepon atau interkom dan minta bawahan Anda untuk mengklarifikasi email mereka secara langsung. Jika pesan email tidak memenuhi tujuan komunikasi Anda, sebagai manajer, Anda bertanggung jawab untuk menghentikan siklus email melingkar dan mulai berkomunikasi dengan jelas.

Sebelum Anda mengirim email ke rekan kerja Anda dua meja, tanyakan pada diri Anda apakah percakapan tatap muka akan lebih tepat.

2. Jangan meremehkan keabadian email.

Jangan lupa, apa pun yang Anda tulis di email menjadi catatan permanen komunikasi Anda, lengkap dengan cap tanggal dan waktu. Apa pun yang Anda tulis di email dapat digunakan di pengadilan untuk tuntutan pemecatan yang salah. Email jauh lebih mudah untuk digali, dicetak dan / atau diteruskan di luar kantor daripada memo kertas tradisional.

Jika Anda kesal, istirahatlah dan tenanglah sebelum Anda mengirim email ke anggota staf. Setelah email kemarahan dikirim, email itu tidak dapat ditarik kembali, jadi pilihlah kata-kata Anda dengan hati-hati.

3. Jangan gunakan bahasa pasif agresif dalam email.

Jika Anda merasa diri Anda bereaksi keras terhadap email atau panggilan telepon atau diskusi pada pertemuan baru-baru ini, duduklah dengan perasaan Anda selama beberapa menit. Kemudian putuskan apakah menulis dan mengirim email adalah tanggapan yang paling tepat. (Ketika emosi dibebani, biasanya tidak.)

Ketika Anda harus menanggapi situasi sulit melalui email, perhatikan nada yang Anda gunakan. Perlakukan komunikasi email Anda seperti Anda memperlakukan memo. Hindari bahasa yang berapi-api, pasif-agresif, dan sarkasme dengan segala cara, kecuali jika Anda sangat ingin menurunkan semangat staf Anda dan menciptakan hambatan komunikasi yang tidak dapat diatasi di masa mendatang.

Untuk menghindari penggunaan bahasa pasif agresif di email Anda dan meningkatkan penerimaan setelah pesan Anda dikirim, nyatakan perasaan Anda dengan jelas, dengan cara yang paling positif, tepat di awal pesan. Manajer yang efektif tahu bahwa penguatan positif sama pentingnya dengan kritik yang membangun. Tetapi jika penguatan positif itu terlalu samar, atau terkubur di bagian bawah pesan email, karyawan Anda mungkin tidak 'mendengarnya'.

4. Jangan menyertakan (CC) terlalu banyak orang.

Jangan mengajak orang lain ke dalam percakapan email tanpa meminta izin dari peserta asli terlebih dahulu. Jika Anda melakukan percakapan email bolak-balik dengan anggota staf lain tetapi di suatu tempat di utas yang sedang berlangsung, Anda pikir orang lain mungkin perlu terlibat, sebelum hanya men-CC-nya, beri tahu orang yang telah Anda ajak berkomunikasi sebelumnya. Anda mengirim pesan. Pastikan Anda menjelaskan mengapa Anda ingin mengundang orang tersebut ke dalam diskusi dan jelaskan apa yang ingin Anda katakan. Misalnya, Anda dapat menulis sesuatu seperti: "Saya benar-benar berpikir bahwa Jane mungkin dapat membantu kami menemukan beberapa solusi untuk masalah X. Dia telah bekerja di departemen XYZ selama 10 tahun sekarang dan saya ingin mendapatkan wawasannya.Bolehkah saya meneruskan salinan utas email ini dan menanyakan ABC- nya ? "

5. Gunakan BCC dengan hati-hati.

Fungsi BCC (blind carbon copy) harus digunakan untuk menjaga kerahasiaan alamat email orang lain dalam email grup. Ini tidak boleh digunakan untuk mengirim percakapan email pribadi secara diam-diam ke orang lain tanpa sepengetahuan pihak lain. Kecuali Anda memiliki alasan yang dapat dibenarkan (yaitu keselamatan seseorang berisiko jika Anda tidak mengirim pesan BCC) karena tidak transparan tentang ke mana Anda mengirim pesan, menggunakan fungsi BCC seperti berbisik di belakang punggung seseorang di tempat kerja. Itu tidak sopan dan tidak profesional. Dan dalam beberapa kasus, meneruskan atau menyalin pesan ke penerima yang tidak diinginkan dapat membuat Anda terlibat dalam kekacauan hukum.

6. Jangan lupa untuk bersikap adil.

Manajer yang efektif selalu berusaha untuk bersikap adil: Jika Anda adalah manajer yang peduli tentang berurusan dengan karyawan Anda secara adil, empatik, namun tegas, Anda akan melihat bahwa pesan email tidak selalu merupakan cara terbaik untuk menjangkau karyawan Anda.

Lee Iacocca memiliki saran ini dalam memberikan umpan balik kepada orang lain:

Ini adalah saran yang tepat dan tepat waktu ketika diterapkan untuk berkomunikasi dengan karyawan melalui email.

7. Perhatikan bahasa Anda.

Jika Anda ingin menjadi pemimpin dan komunikator yang efektif, perhatikan baik-baik bahasa yang Anda gunakan saat mengirim email kepada staf Anda. Ada beberapa frasa yang dapat merusak pesan Anda dan membuang waktu pembaca Anda. Frasa tersebut ditampilkan dalam infografik praktis yang diposting di Inc.com: 21 Kalimat yang Jangan Pernah Anda Sertakan dalam Email.

"Bolehkah saya mengajukan pertanyaan?" Silakan ajukan pertanyaan. Jangan memulainya dengan meminta izin untuk mengajukan pertanyaan Anda. Jika Anda menggunakan frasa "Bolehkah saya mengajukan pertanyaan? ' sebagai cara untuk mengangkat topik sensitif, maka itu pertanda bahwa pertanyaan Anda terlalu pribadi untuk email. Jika Anda harus mengajukan pertanyaan pribadi, lakukan secara tatap muka; bukan melalui email ketika penerima Anda mungkin memiliki kekhawatiran yang sah tentang apa yang mungkin terjadi pada tanggapan mereka, hal itu dibagikan melalui email.
"Ini mungkin tidak berlaku untuk Anda?" Mengapa Anda mengirimkannya kepada saya, pembaca mungkin bertanya-tanya.
"Apakah itu masuk akal?" Jika Anda tidak yakin bahwa apa yang Anda tulis di email kepada staf akan dipahami, itu tandanya Anda perlu menulis ulang email Anda sampai Anda yakin bahwa apa yang Anda katakan jelas dan langsung.