Daftar Isi:
Rapat sering terjadi di setiap organisasi, dan mereka memainkan peran yang sangat penting dalam menentukan kinerja yang lebih baik. Saya sadar bahwa agar rapat bisa maju dan berlangsung dengan sukses, diperlukan perencanaan dan pengorganisasian yang tepat. Saat merencanakan rapat, saya mempertimbangkan tujuan rapat, jenis rapat, jumlah peserta, tempat, dll. Saya memeriksa apakah ada pengunjung yang meminta untuk datang ke rapat. Jika ya, saya juga akan berhubungan dengan mereka untuk melihat apakah tanggalnya cocok.
Setelah merencanakan, saya mengatur pertemuan. Saya memastikan bahwa waktu rapat tidak bertentangan dengan janji orang lain yang terlibat. Saya memilih tempat yang dapat menampung peserta yang menghadiri rapat. Saya memberikan waktu rapat kepada peserta, dan perkiraan lama rapat. Saya memastikan minuman juga diatur. Saat mengatur minuman, saya melihat ke dalam persyaratan diet peserta jika ada yang memilikinya. Penyegaran penting untuk diberikan, karena itu membuat para peserta merasa disambut dan juga mencegah mereka dari kelelahan terutama jika hari itu melelahkan bagi sebagian orang.
Jenis Rapat
Dalam organisasi kami, kami memiliki berbagai jenis pertemuan, tergantung pada kebutuhan dan jumlah peserta. Kami memiliki pertemuan tim yang dilakukan dua minggu sekali atau sebulan sekali tergantung pada kebutuhan. Peserta umumnya adalah anggota tim saya dan pengunjung mana pun jika mereka memintanya. Kami memiliki rapat tim gabungan, yang merupakan rapat gabungan untuk ____________________________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) tim yang hadir bersama dengan pengunjung mana pun. Kami terkadang mengadakan pertemuan darurat ketika ada masalah mendesak untuk dibahas. Ada juga pertemuan satu lawan satu ketika membahas masalah rahasia dan juga tentang kinerja individu. Presentasi diadakan ketika ada perubahan yang dibuat pada sistem atau kebijakan dan prosedur baru yang diperkenalkan yang harus dikomunikasikan dengan departemen.
Saat merencanakan rapat, saya memastikan ada alasan yang kuat untuk rapat dan bahwa tempat tersebut mudah diakses oleh semua peserta. Saya menyiapkan agenda, dan menjalankannya melalui ketua, untuk memastikan dia mengetahui hal-hal yang akan dibahas. Saya memberi tahu dia tentang pertemuan itu, siapa yang akan hadir, siapa yang tidak akan hadir, untuk apa tamu akan hadir, di mana pertemuan itu akan berlangsung, dan berapa lama itu akan berlangsung, dan mulai. Penting untuk memberi pengarahan kepadanya, sehingga dia siap dan tahu apa yang harus dipersiapkan sebelumnya. Saya mengirim salinan agenda ke semua peserta, dan juga undangan rapat tentang pandangan. Saya memberi tahu mereka tentang alamat tempat pertemuan itu akan berlangsung. Jika ada yang menolak undangan rapat, mereka harus menjelaskan alasannya dan meminta persetujuan dari manajer dan mengirimkan permintaan maaf untuk rapat tersebut.Saya juga memastikan untuk melihat apakah pertemuan dapat dilanjutkan dengan orang-orang yang tidak akan hadir.
Pemesanan dan Pengaturan
Saat memesan tempat atau ruangan untuk rapat, saya mencari tempat atau ruangan yang memiliki kapasitas untuk menampung semua peserta dan ruangan atau tempat tersebut memiliki semua fasilitas yang diperlukan untuk rapat. Saya mengklarifikasi dengan tempat, atau memeriksa untuk melihat apakah struktur tempat tersebut aman bijaksana, dan semua kabel listrik disegel, dan bahwa mereka mematuhi prosedur kesehatan dan keselamatan. Jika ada peserta yang memiliki disabilitas, saya pastikan mereka memiliki semua fasilitas yang mereka butuhkan di tempat pertemuan. Saya juga memastikan bahwa tempat tersebut mudah diakses, dan nyaman untuk semua peserta. Jika tempat tersebut sudah dipesan jauh sebelumnya, saya menelepon mereka untuk memastikan bahwa ruangan tersedia untuk pertemuan guna menghindari kekecewaan di menit-menit terakhir. Setiap pembayaran yang perlu dilakukan untuk tempat tersebut disetujui oleh manajer anggaran.Anggaran untuk minuman dibagikan oleh semua staf dalam tim.
Sebelum rapat, saya memiliki semua sumber daya seperti notes, pena, dan peralatan seperti OHP, laptop, proyektor, kabel ekstensi, dan kabel Ethernet, dll. Yang diperlukan untuk rapat. Kursi dan meja diatur sesuai kebutuhan pertemuan. Saya mencetak beberapa eksemplar agenda dan juga notulen rapat sebelumnya untuk mengecek apakah semua tindakan sudah selesai. Jika ada selebaran yang perlu dicetak dan didistribusikan, saya telah menyiapkannya juga untuk para peserta. Saya menyiapkan laptop dan proyektor jika diperlukan untuk rapat. Setiap dokumen rahasia yang dibawa ke pertemuan, saya simpan dengan aman agar tidak jatuh ke tangan yang salah dan hanya orang yang berwenang yang diperbolehkan untuk memeriksanya.
Agenda
Agenda tersebut memiliki tanggal, judul, dan tempat, nama rapat, permintaan maaf, nama pengunjung, dan daftar hal-hal yang perlu dibahas. Jika ada topik khusus yang akan dibicarakan oleh orang tertentu, itu juga disebutkan dalam agenda. Agenda dan notulen disebut kertas rapat, dan semuanya memiliki setiap detail dari semua hal penting yang dibahas dalam rapat.
Selama Rapat
Semua peserta pertemuan disambut dan mereka diberi minuman. Saya mendistribusikan agenda dan selebaran apa pun yang perlu didistribusikan. Jika ada yang memiliki pertanyaan tentang apa pun, saya memberi mereka informasi yang jelas, dan jika tidak menyadarinya, saya meminta nasihat dan bimbingan dari rekan kerja atau manajer saya.
Selama pertemuan, saya diminta untuk mendukung dengan mencatatkan waktu dan menyiapkan peralatan IT. Saya juga mengambil salinan agenda dan notulen sebelumnya.
Saya sadar bahwa saya harus siap menghadapi masalah apa pun yang mungkin muncul selama pertemuan. Jika ada masalah dengan peralatan IT, saya akan berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan masalah dalam hak administratif saya. Tetapi jika itu terkait dengan sesuatu di luar itu, saya menghubungi meja layanan TI untuk meminta bantuan. Mungkin ada masalah di antara peserta karena masalah profesional dan kepribadian. Ini diselesaikan dengan melakukan diskusi tatap muka, mengubah rotas jika diperlukan, melaksanakan prosedur pengaduan dll.
Saat mencatat notulen rapat, saya mencatat segala sesuatu yang penting, karena menjadi rujukan di masa depan dan membantu perkembangan organisasi. Saya menuliskan berita acara dengan jelas dan singkat. Saya sangat perhatian agar tidak ketinggalan informasi apa pun. Saya membawa template dengan rincian semua item yang akan dibahas pada pertemuan tersebut. Ini akan memiliki tanggal, waktu, judul rapat. Ia juga memiliki rincian tentang apa yang didiskusikan, keputusan yang diambil dan tindakan yang perlu diambil. Tanggal pertemuan berikutnya jika diputuskan akan dicatat juga. Saat meeting dimulai, jika ada peserta dan pengunjung baru, kami saling memperkenalkan diri. Saya tetap waspada saat menulis notulen dan memberi nomor halaman saat saya menulis agar saya tidak bingung nantinya.
Setelah Rapat
Di akhir pertemuan, saya mengumpulkan semua dokumen yang perlu diambil kembali. Saya memutuskan sambungan dan mengemas peralatan TI yang digunakan. Semua kursi dan meja yang telah ditata kembali dikembalikan ke tempatnya semula agar tidak terhalang pada pertemuan berikutnya. Setelah pertemuan, saya melihat-lihat catatan dan menguraikannya dan mengetik salinan yang adil sebelum saya lupa apa pembahasannya. Saya kemudian mengirimkan notulen selesai ke kursi baik melalui email atau salinan cetak, dan meminta mereka untuk memeriksanya sebelum dapat dikirim ke para peserta. Kursi meninjau mereka, dan membuat perubahan yang diperlukan. Saya mengubahnya dan menyiapkan salinan yang adil dan mengirimkannya kepada para peserta.
Setelah pertemuan, saya terus memantau tindakan yang perlu ditindaklanjuti. Saya menelepon atau mengirim email kepada orang-orang untuk memastikan bahwa tindakan tersebut diselesaikan pada waktu yang ditargetkan.
Hal penting lainnya adalah mengumpulkan umpan balik dari peserta. Ini membantu saya untuk mendengarkan pandangan orang dan membuat perbaikan yang diperlukan. Saya mendengarkan umpan balik dengan sangat tenang dan merenungkannya. Itu bisa positif, netral atau negatif. Saya tidak membiarkan umpan balik negatif mempengaruhi saya. Sebaliknya saya menggunakannya untuk meningkatkan kinerja saya dan kinerja tim. Saat bekerja sebagai sebuah tim, yang penting bukanlah ide atau pandangan individu; itu adalah pandangan seluruh tim yang penting. Setiap umpan balik umum didiskusikan dan dikomunikasikan dengan seluruh tim, untuk meningkatkan kinerja tim.
Semua masalah dalam rapat dicatat dan didiskusikan dalam rapat manajer dan mereka memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk menghindari situasi tersebut di masa depan.