Apa yang harus disertakan dalam piagam proyek

pengantar

Piagam proyek adalah bagian pendorong dari setiap proyek. Sementara itu dibangun sebelum perencanaan dan analisis untuk proyek, itu menjabarkan pada tingkat tinggi mengapa proyek ini diperlukan, apa yang akan dilakukan, risiko dan asumsi yang terkait dengan proyek ini, dan anggota kunci tim proyek. Penting bagi anggota kunci tim proyek untuk menandatangani piagam proyek sebelum pekerjaan dimulai, sehingga semua orang sepakat tentang apa yang sedang dikerjakan oleh setiap orang. Artikel ini menguraikan elemen kunci yang harus disertakan dalam setiap piagam proyek.

Elemen utama dari piagam proyek yang baik adalah ruang lingkup proyek, kriteria keberhasilan, persetujuan tim, menyebutkan risiko dan asumsi, dan jadwal tingkat tinggi.

Proposisi Nilai

Memahami proposisi nilai sangat penting untuk memahami kebutuhan bisnis yang dipenuhi oleh proyek dan laba atas investasi yang terkait dengan pemenuhan kebutuhan itu. Jika kasus bisnis diajukan terkait dengan permintaan proyek awal, maka Anda harus dapat mengangkat proposisi nilai dari situ dan memasukkannya ke dalam piagam proyek. Namun, ada sejumlah bisnis yang sehat yang masih menghindari mengeksplorasi proposisi nilai yang terkait dengan pekerjaan yang mereka pilih untuk dilakukan, sehingga mereka mendapati diri mereka menghabiskan banyak uang untuk menjalankan proyek yang menghasilkan nilai yang sangat kecil dalam hal nilai tambah. Jika latihan ini tidak dilakukan sebelum proyek disetujui,maka Anda harus mengumpulkan informasi itu dan memasukkannya ke dalam piagam proyek Anda sehingga semua orang mengetahui apa yang akan mereka peroleh untuk pekerjaan dan uang yang akan mereka keluarkan untuk proyek ini.

Ruang Lingkup dan Tujuan Proyek

Ini adalah ringkasan tingkat tinggi dari pekerjaan yang akan diselesaikan, bersama dengan ringkasan kiriman yang akan menjadi output dari proyek. Untuk kejelasan, Anda harus jelas tentang apa yang ada dalam ruang lingkup proyek ini dan tentang apa yang akan berada di luar ruang lingkup proyek ini.

Risiko dan Asumsi

Anda perlu membuat daftar risiko apa yang Anda lihat di masa depan yang dapat memengaruhi proyek ini, dan asumsi apa yang dimiliki tentang proyek tersebut. Risiko suatu proyek dapat berasal dari berbagai tempat. Jika vendor yang ingin Anda ajak bekerja sama tidak dalam kondisi keuangan yang baik, Anda dapat mencantumkannya sebagai risiko bahwa Anda harus menggunakan vendor lain yang tidak begitu mengenal perusahaan Anda. Atau, mungkin ada risiko bahwa pemerintah lokal, negara bagian, atau federal mengesahkan undang-undang yang akan membuat apa yang Anda lakukan sebagai bagian dari proyek ini menjadi jauh kurang berharga. Selain itu, Anda mungkin mengerjakan proyek di mana pertimbangan lingkungan penting. Mungkin Anda menjalankan proyek yang akan membutuhkan banyak pekerjaan luar selama periode waktu tertentu, dan peramal cuaca memperkirakan tornado buruk selama jangka waktu tersebut; Anda pasti ingin memasukkannya sebagai risiko.Semesta risiko sangat luas, dan Anda ingin memastikan Anda tidak hanya mencantumkannya, tetapi juga memiliki rencana untuk menguranginya.

Mengenai asumsi, primer ini datang untuk bermain-main dengan sumber daya dan penjadwalan, karena Anda mungkin harus membuat asumsi seputar sumber daya pengembang tersedia untuk Anda, menguji sumber daya yang tersedia untuk Anda, dan bentuk lain dari dukungan anggota tim.

Apa yang Harus Disertakan dalam Laporan Status Proyek Mingguan

Definisi Sukses

Anda harus selalu menjabarkannya dengan jelas apa kriteria agar proyek khusus ini sukses. Untuk kriteria ini, Anda perlu memulai dengan melihat ke belakang dan melihat proposisi nilai. Misalnya, jika Anda membuat alat sebagai hasil proyek, dan bagian dari proposisi nilai yang terkait dengan kemajuan dan pembuatan alat adalah alat ini memungkinkan perusahaan Anda menghasilkan widget dua kali lebih cepat, maka Anda akan melakukannya ingin menyatakan dengan jelas dalam kriteria sukses bahwa bagian dari apa yang akan membuat proyek ini sukses adalah jika alat ini menghasilkan widget dua kali lebih cepat, antara lain. Semua kriteria sukses harus dapat diukur, sehingga setelah jangka waktu tertentu bisnis dapat melihat ke belakang dan menentukan apakah proyek itu sukses, dan apakah itu gagal.t mereka ingin menggali lebih dalam dan memahami di mana kesalahan mereka.

Jadwal Milestone

Ini akan menjadi ringkasan tingkat tinggi dari bagian-bagian utama pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan proyek ini. Anda juga harus bekerja dengan tim yang diperlukan untuk membuat urutan kasar perkiraan besarnya di sekitar setiap pencapaian ini untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan masing-masing.

Tim Proyek dan Pemangku Kepentingan

Anda perlu membuat daftar semua anggota tim proyek. Di puncak, Anda harus memiliki sponsor eksekutif, yang harus menjadi seseorang di tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi Anda yang dapat menjadi juara untuk proyek ini. Biasanya Anda dapat memasukkan orang yang mengirimkan kasus bisnis ke dalam peran ini jika mereka adalah orang yang lebih senior di organisasi Anda. Dari sana, Anda harus memiliki perwakilan pemangku kepentingan dari setiap area fungsional yang akan terpengaruh oleh hasil proyek ini. Misalnya, ini mungkin berarti Anda melibatkan individu dari bagian sumber daya manusia, keuangan, TI, penjualan, dan area lain jika diperlukan. Selain itu, Anda perlu menyertakan orang-orang yang benar-benar akan mengerjakan proyek tersebut.

Persetujuan Pemangku Kepentingan

Sangat penting bahwa setiap orang yang diidentifikasi sebagai pemangku kepentingan menandatangani piagam proyek, yang menunjukkan bahwa mereka setuju dengan penilaian tingkat tinggi dari pekerjaan yang perlu dilakukan, jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan itu, bagaimana mereka ingin melakukannya. mengukur apakah itu berhasil, dan siapa yang perlu dilibatkan. Jika Anda tidak mendapatkan tanda tangan dan tanggal di atas kertas, maka akan terbuka opsi bagi seseorang untuk kembali dan mengatakan bahwa ada pekerjaan tambahan yang telah disepakati oleh tim yang tidak dilakukan sebagai bagian dari proyek. Jika Anda memiliki piagam proyek yang ditandatangani semua orang, Anda dapat merujuk kembali ke sana dan dengan jelas melihat apakah orang itu memiliki poin yang valid atau tidak dan mengambil tindakan yang diperlukan.