Apa yang harus disertakan dalam laporan status proyek mingguan

pengantar

Menulis pembaruan status proyek mingguan bisa terasa seperti tugas, tetapi mereka adalah alat penting yang membantu manajer proyek menjaga proyek tetap pada jalurnya. Laporan status proyek mingguan membuat kepemimpinan senior dan tim proyek tetap up to date tentang status proyek, memberi Anda forum untuk menempatkan risiko dan masalah di depan semua orang, dan memberi Anda jalan lain untuk terus mendorong tanggal pencapaian di depan semua orang untuk memastikan orang tetap fokus pada mereka. Artikel ini membahas elemen penting yang harus Anda sertakan dalam setiap laporan status proyek mingguan.

Indikator lampu lalu lintas hijau, kuning, atau merah sederhana dapat menyampaikan banyak hal tentang status proyek dengan sangat cepat.

Departemen Luar Negeri AS

Status Lampu Stop

Status lampu lalu lintas adalah indikator hijau, kuning, atau merah. Hijau menunjukkan bahwa proyek sesuai jadwal dan tidak ada masalah. Kuning menunjukkan bahwa ada risiko yang, jika tidak ditangani, akan berdampak pasti pada jadwal proyek atau anggaran proyek. Warna merah menunjukkan bahwa proyek mengalami masalah yang signifikan dan berdampak pada ruang lingkup, jadwal atau anggaran tidak dapat dihindari. Setelah menangani proyek yang berstatus merah, Anda harus membuat garis dasar ulang proyek, yang kemudian Anda dapat memindahkannya dari status lampu lalu lintas merah.

Pembaruan Status

Bagian pembaruan status adalah ringkasan singkat tertulis yang menunjukkan lokasi proyek saat ini. Idealnya, ini harus dibatasi pada beberapa kalimat yang mencapai nada tinggi. Secara umum, ini akan menunjukkan di mana tim berada dalam mencapai tonggak proyek berikutnya. Alternatifnya, jika proyek saat ini mengalami kemunduran besar, ini adalah tempat yang baik untuk mengumumkannya sehingga akan masuk radar kepemimpinan senior. Selain itu, jika proyek Anda memiliki beberapa fase, sertakan pembaruan status singkat yang terkait dengan status setiap fase atau bagian penting dari proyek.

Memasukkan tonggak proyek dan tanggal terkaitnya memberi setiap orang kotak tingkat tinggi untuk diperiksa guna memastikan proyek berjalan sesuai rencana.

Berita Akselerator Proyek

Jadwal Milestone

Milestone adalah tanggal penting yang sangat penting untuk dicapai oleh tim proyek selama pengembangan proyek. Misalnya, pencapaian dapat berupa demo dari apa yang Anda kerjakan untuk investor atau pemangku kepentingan utama atau perkiraan tanggal penyelesaian. Anda perlu menyebutkan tanggal pencapaian pada laporan status proyek mingguan Anda untuk memastikan bahwa pemangku kepentingan proyek utama dan tim proyek tidak melupakan mereka.

Pekerjaan Dalam Penerbangan dan Mendatang

Sertakan bagian dalam pembaruan status proyek mingguan Anda yang merangkum apa yang saat ini dikerjakan oleh anggota tim proyek, dan pekerjaan apa yang akan mereka lanjutkan setelah itu. Anda harus dapat memperoleh informasi ini dari kombinasi jadwal proyek dan struktur rincian pekerjaan. Ini juga membantu menjaga manajer proyek tetap terkendali, karena memaksa mereka untuk berhubungan dengan semua orang untuk memvalidasi apa yang mereka kerjakan dan tugas apa yang akan mereka lanjutkan selanjutnya. Ini juga memberi anggota tim proyek jalan lain untuk mengemukakan masalah yang mereka hadapi atau risiko yang ada di depan mata.

Risiko dan Masalah

Bagian terakhir, namun tetap penting, yang perlu Anda sertakan dalam laporan status proyek mingguan adalah untuk risiko dan masalah. Bagian yang menyebutkan risiko perlu menyebutkan dengan jelas semua potensi risiko pada proyek yang Anda lihat di depan mata dan rencana yang Anda miliki untuk mengurangi risiko tersebut jika risiko tersebut menjadi masalah. Ini bukan ilmu pasti, dan tidak ada cara untuk bersiap menghadapi segalanya, tetapi Anda ingin memastikan bahwa Anda telah mengidentifikasi semua yang Anda bisa dan bahwa Anda memiliki gambaran kasar tentang bagaimana Anda akan mengendalikannya jika itu menjadi isu. Bagian masalah harus mencantumkan semua masalah yang saat ini sedang dialami pada proyek dan tindakan yang diambil untuk mengatasinya.