Bagaimana rasanya bekerja sebagai penerjemah medis lepas di tempat?

Agensi bahasa sering kali tidak dapat meramalkan seberapa jauh sebelumnya mereka membutuhkan penerjemah dalam pasangan bahasa tertentu, jadi selalu siap!

Gambar milik Pixabay CCO I Teks ditambahkan oleh penulis

Anda telah menyelesaikan program pelatihan juru bahasa medis Anda dan siap untuk mulai bekerja sebagai kontraktor independen. Anda mungkin telah diberitahu bahwa Anda harus melamar ke agen bahasa sebagai permulaan, namun Anda ingin tahu apa yang Anda hadapi sebelum mulai melamar.

Berikut adalah pandangan mendalam tentang bagaimana rasanya bekerja untuk perusahaan bahasa sebagai penerjemah medis lepas di tempat, berdasarkan pengalaman saya sendiri.

Artikel ini akan membahas:

Tugas
Formulir verifikasi pekerjaan
Kerahasiaan (HIPAA)
Formulir evaluasi
Menciptakan sistem pengarsipan yang efisien
Pembayaran
Bekerja untuk banyak agensi
Mendokumentasikan waktu tunggu
Tantangan bekerja sebagai kontraktor independen
Pikiran terakhir

1. Tugas

Setelah Anda menandatangani kontrak pertama dengan agen, bersiaplah untuk mulai menerima tugas melalui telepon dan juga secara elektronik segera! Kecuali Anda telah menetapkan bahwa Anda tidak menerima permintaan pada hari yang sama, perkirakan untuk dihubungi di mana saja dari beberapa minggu sebelumnya hingga jam tugas.

Meskipun merupakan ide yang baik untuk menanyakan kepada setiap agen sebelum Anda menandatangani kontrak berapa banyak pemberitahuan sebelumnya yang biasanya mereka berikan kepada Anda untuk tugas, perusahaan bahasa sering kali tidak dapat meramalkan seberapa jauh sebelumnya mereka akan membutuhkan penerjemah dalam pasangan bahasa tertentu. Hal ini didorong oleh permintaan interpreter klien akhir mereka, yang seringkali tidak dapat diprediksi.

Pastikan untuk memutuskan sebelumnya berapa tarif Anda untuk pekerjaan yang Anda terima dengan pemberitahuan kurang dari 24 jam.

Juga pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk tugas Anda sebelum Anda keluar rumah setiap hari!

2. Formulir Verifikasi Pekerjaan

Setiap kali Anda menerima tugas penerjemahan dari sebuah agensi, agensi tersebut akan mengirimi Anda formulir verifikasi pekerjaan (EVF), lengkap dengan detail tugas, atau mereka meminta Anda untuk mengisi EVF kosong dengan detail yang mereka kirimkan kepada Anda secara terpisah. EVF umumnya mencakup informasi berikut:

Nama penerjemah
Bahasa (selain bahasa Inggris)
Tanggal penugasan
Waktu awal dan akhir tugas terkontrak
Nama dan alamat fasilitas kesehatan
Departemen dalam fasilitas medis (neurologi, pediatri, dll.)
Nomor rekam medis pasien (MRN)
Nama pasien

Catatan: Penting untuk mencatat di EVF waktu mulai dan berakhir sebenarnya untuk tugas, yang mungkin berbeda dari waktu mulai dan berakhir yang Anda kontrak, seperti ketika pasien datang lebih awal atau janji temu berlangsung lebih lama dari yang diantisipasi.

Setiap EVF ditandatangani oleh juru bahasa dan penyedia medis pada akhir setiap tugas dan harus diterima oleh agen dalam waktu 24 jam. Anda dapat mengirimkannya melalui faks langsung ke agensi atau memindainya sebagai lampiran email. Jika Anda melakukan yang terakhir, pastikan untuk memindainya sebagai lampiran email terenkripsi untuk melindungi kerahasiaannya.

3. Kerahasiaan

Karena EVF biasanya berisi informasi yang sangat sensitif, seperti nama pasien dan nomor rekam medis, sangat penting untuk menyimpannya di lokasi yang aman setiap saat, serta merusak salinan cetak dan menghapus versi elektronik segera setelah mengirimkannya ke agen yang ditunjuk.

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) adalah undang-undang federal yang mengamanatkan perlindungan privasi dan keamanan informasi kesehatan pasien dan memberlakukan konsekuensi berat untuk pelanggaran tindakan ini, termasuk pemutusan hubungan kerja, waktu penjara, dan denda hingga menjadi $ 50.000 per pelanggaran.

Pastikan untuk menyimpan dokumentasi terpisah dari tugas Anda, termasuk tanggal, lokasi, serta waktu mulai dan berakhir, untuk catatan Anda sendiri.

Peraturan HIPAA

4. Formulir Evaluasi

Beberapa agensi akan meminta Anda untuk membawa formulir evaluasi juru bahasa untuk setiap tugas. Ini adalah untuk diselesaikan oleh penyedia medis terkait kinerja Anda setelah setiap tugas dan biasanya dikirim melalui faks langsung ke agen oleh penyedia medis itu sendiri.

Pertanyaan tentang formulir evaluasi dapat mencakup:

Apakah penerjemah datang tepat waktu untuk tugas?
Apakah penerjemah berpakaian dengan benar?
Apakah penerjemah memperkenalkan dirinya?
Apakah penerjemah berkomunikasi dengan mudah?
Apakah penerjemah berkomunikasi secara efektif?
Apakah penerjemah melakukannya sendiri secara profesional?

5. Buat Sistem Arsip yang Efisien

Sangat penting untuk memiliki sistem pengarsipan yang sangat baik untuk mengatur dokumen Anda untuk berbagai agensi tempat Anda bekerja. Ini akan membantu Anda menemukan formulir dengan cepat saat Anda mempersiapkan tugas harian Anda dan mengirimkan faktur pada akhir bulan, selain membuat hidup Anda lebih mudah selama masa pajak.

File Anda untuk setiap agensi mungkin diberi label seperti ini:

File untuk Setiap Agensi:

Kebijakan dan prosedur
Kontrak
Formulir Verifikasi Pekerjaan yang Diselesaikan (pastikan Anda merobek dan menghapusnya segera setelah mengirimkan salinan elektronik ke agensi)
Formulir Verifikasi Pekerjaan Kosong
Formulir Evaluasi Kosong
Faktur
Laporan Kegiatan Bulanan

6. Pembayaran

Beberapa perusahaan bahasa akan meminta Anda mengirimkan faktur pada akhir setiap bulan, sementara yang lain akan mengirimkan laporan / faktur aktivitas bulanan berdasarkan waktu yang tercatat di EVF Anda.

Agen biasanya membayar Anda secara elektronik dengan menyetorkan pembayaran langsung ke rekening bank Anda secara bulanan atau dua bulanan.

Pantau terus setoran Anda untuk memastikannya akurat!

7. Bekerja untuk Berbagai Agensi

Setiap lembaga itu unik. Begitu Anda mulai bekerja untuk lebih dari satu, Anda pasti akan melihat persamaan dan perbedaan dalam kebijakan dan prosedur mereka.

Misalnya, satu perusahaan mungkin mengharuskan Anda menghubungi mereka segera jika pasien Anda tidak muncul dalam waktu lima belas menit setelah waktu mulai kontrak Anda, sementara perusahaan lain mungkin meminta Anda hanya menghubungi mereka jika durasi janji temu melebihi waktu kontrak Anda lebih dari satu jam.

Kebijakan ini biasanya didasarkan pada perjanjian agensi dengan klien langsung mereka, yang berarti fasilitas medis tempat Anda menerjemahkan, dan penting bagi Anda untuk tetap mengetahui nuansa ini. Jika perlu, buat tabel dengan persyaratan masing-masing agensi dan bawa bersama Anda sebagai panduan.

Anda mungkin juga ingin menggunakan lembar log untuk mendokumentasikan komunikasi Anda dengan perusahaan bahasa selama penugasan untuk membantu Anda memantau kepatuhan Anda dengan pedoman mereka.

Ini adalah beberapa contoh tambahan di mana agensi dapat meminta Anda menelepon mereka selama penugasan:

Contoh:

jika seorang pasien muncul sebelum waktu mulai kontrak Anda
jika janji itu dibatalkan
jika janji temu berakhir 20 menit atau lebih sebelum waktu berakhir kontrak Anda

8. Waktu Tunggu Dokumen

Sebagai penerjemah medis, perkirakan waktu tunggu yang lama selama penugasan.

Untuk melindungi diri Anda sendiri serta lembaga yang Anda wakili, penting untuk mendokumentasikan semua waktu tunggu, termasuk:

Saat pasien datang terlambat
Ketika penyedia medis datang terlambat
Jangka waktu kapan pun setelah pasien diterima untuk janji temu dan menunggu untuk menemui penyedia medis, termasuk masa tunggu setelah pasien diperiksa tanda-tanda vitalnya oleh perawat dan menunggu untuk menemui spesialis

Dengan cara ini jika Anda kemudian ditanya oleh agensi Anda mengapa janji temu yang seharusnya berlangsung satu jam berlangsung selama dua jam, Anda memiliki dokumentasi untuk mendukung Anda.

9. Tantangan Bekerja sebagai Kontraktor Independen

Bekerja sebagai freelancer tentu memiliki kelebihan, tetapi jangan salah — ada trade-off untuk kebebasan yang Anda miliki sebagai freelancer.

Berikut beberapa tantangan yang akan Anda hadapi:

Anda tidak dijamin dengan jumlah jam tertentu per minggu atau per bulan, sehingga penghasilan Anda dapat berfluktuasi secara drastis dari satu bulan ke bulan berikutnya. Ini bisa menjadi sangat sulit jika Anda terutama mengandalkan pekerjaan freelance Anda untuk mendapatkan dukungan finansial. Bahkan bekerja untuk banyak agensi tidak menjamin Anda mendapatkan pekerjaan dan penghasilan tetap. Faktanya, agensi yang berbeda biasanya ingin mengontrak Anda untuk janji temu pada waktu yang tumpang tindih, jadi mau tidak mau Anda harus menolak satu tawaran untuk menerima yang lain.
Sebagai kontraktor independen, Anda tidak akan menerima tunjangan yang biasanya ditawarkan kepada karyawan penuh waktu, seperti asuransi kesehatan dan gigi, jadi Anda bertanggung jawab untuk membayar sendiri jika Anda menginginkannya.
Sebagai pekerja lepas, pajak negara bagian dan federal tidak akan dipotong dari gaji Anda, jadi penting bagi Anda untuk mengingat untuk menganggarkan ini, serta untuk pajak wirausaha, sehingga Anda tidak lengah ketika waktu pajak bergulir sekitar.
Tetap mengikuti kebijakan masing-masing agensi dapat membingungkan. Misalnya, satu agen mungkin meminta Anda untuk menelepon mereka jika pasien tidak muncul dalam jangka waktu tertentu setelah penugasan dimulai, sedangkan agen lain mungkin tidak. Mengabaikan untuk tetap mengikuti nuansa individu ini dapat membuat Anda kehilangan pekerjaan di masa depan dengan sebuah agensi.
Anda akan bepergian ke beberapa lokasi dan perlu membiasakan diri dengan rute mengemudi dan jarak ke masing-masing lokasi, serta dengan fasilitas parkir di setiap gedung, untuk mengetahui berapa banyak waktu mengemudi yang memungkinkan diri Anda sendiri sehingga Anda tidak perlu repot. t terlambat untuk tugas.
Anda akan sering menerima pemberitahuan singkat untuk tugas.
Jadwal Anda kemungkinan besar akan berubah setiap hari.

10. Beberapa Pikiran Terakhir

Tetap terhubung dengan organisasi juru bahasa medis lokal Anda sebagai sumber dukungan berkelanjutan serta peluang jaringan.
Simpan catatan jarak tempuh untuk membantu melacak pengeluaran perjalanan Anda.
Jagalah kendaraan Anda dalam kondisi baik.
Selalu berikan yang terbaik!