Mengapa penting untuk memperbarui deskripsi pekerjaan

Penting untuk selalu memperbarui deskripsi pekerjaan secara teratur untuk memberikan gambaran yang sebenarnya tentang pekerjaan yang sedang dilakukan.

Penulis

Deskripsi pekerjaan adalah alat yang efektif untuk dimiliki pemberi kerja di tempat kerja. Sebagai ringkasan dari tugas dan tugas yang ditugaskan pada suatu posisi, deskripsi pekerjaan dapat berguna bagi pemberi kerja karena berbagai alasan: untuk merekrut karyawan baru, dalam penyelesaian evaluasi kinerja, untuk menyelidiki keluhan di tempat kerja, dan untuk memahami hal-hal penting. fungsi pekerjaan yang terkait dengan ADA.

Uraian tugas yang diperbarui secara berkala dan akurat dapat menjadi sangat penting untuk penugasan tugas karena berkaitan dengan pemenuhan tujuan dan sasaran organisasi. Mereka adalah alat yang sangat berguna yang membantu supervisor dan karyawan yang melakukan pekerjaan.

Untuk membuat deskripsi pekerjaan dengan benar, seseorang harus menyertakan beberapa elemen pekerjaan.

Penulis

Apa Itu Deskripsi Pekerjaan?

Sangat membantu untuk mengetahui definisi deskripsi pekerjaan untuk memahami peran mereka di tempat kerja. Uraian tugas dibuat setelah analisis pekerjaan dilakukan. Analisis tersebut melihat fungsi penting dari pekerjaan dan persyaratan minimum apa yang diperlukan agar berhasil menjalankan fungsi yang ditugaskan. Daftar spesifikasi atau "deskripsi" inilah yang menjadi deskripsi pekerjaan. Sistem Pembelajaran SHRM (Modul 2, Perencanaan Tenaga Kerja dan Ketenagakerjaan 2006) mendefinisikan deskripsi pekerjaan sebagai ringkasan fitur-fitur penting dari suatu pekerjaan, termasuk:

Orang-orang dari Society for Human Resource Management (SHRM) menyadari pentingnya penggambaran pekerjaan yang akurat melalui deskripsi pekerjaan yang efektif di tempat kerja. Untuk informasi lebih lanjut tentang deskripsi pekerjaan dan masalah sumber daya manusia lainnya, seseorang dapat melihat situs SHRM, www.shrm.org.

Semua pekerjaan, termasuk sementara, harus memperbarui deskripsi pekerjaan untuk memberikan gambaran yang akurat tentang pekerjaan tersebut.

Penulis

Mengapa Manajer Harus Memperbarui Deskripsi Pekerjaan Secara Teratur?

Manajer sering ditugaskan untuk meninjau dan memodifikasi deskripsi pekerjaan untuk memastikan mereka mendeskripsikan pekerjaan dengan benar. Ada beberapa alasan untuk memperbarui deskripsi pekerjaan. Pertimbangkan yang berikut ini:

1. Perekrutan dan Perekrutan

Ketika terjadi lowongan di tempat kerja, supervisor harus mengambil langkah-langkah untuk mencari penggantinya untuk mengisi kekosongan tersebut. Salah satu langkah pertama dalam proses rekrutmen adalah mengeluarkan deskripsi pekerjaan terbaru untuk meninjau persyaratan minimum dan fungsi penting dari pekerjaan yang harus diisi.

Karena tujuan dan sasaran dipengaruhi oleh perubahan dalam rencana strategis organisasi secara keseluruhan, supervisor akan menemukan bahwa deskripsi pekerjaan terkadang tidak lagi benar-benar menggambarkan pekerjaan yang harus diisi. Pergeseran prioritas karena keterbatasan staf dan / atau perubahan tempat kerja dalam struktur organisasi akan sering menyebabkan perubahan pada apa yang benar-benar perlu dicapai oleh pekerjaan tersebut. Setelah deskripsi pekerjaan diperbarui untuk mencerminkan pekerjaan yang harus diselesaikan, pemberi kerja akan siap untuk memposting lowongan untuk dilamar pelamar.

Selain itu, beberapa pemberi kerja memposting deskripsi pekerjaan di situs web mereka untuk ditinjau oleh pelamar sebelum mengisi lamaran kerja online. Ketika pencari kerja memiliki akses ke deskripsi pekerjaan, mereka dapat lebih memahami apakah keterampilan mereka cocok dengan posisi yang diposting. Banyak waktu yang terbuang dapat dihindari baik oleh pemberi kerja maupun karyawan saat deskripsi pekerjaan dipasang atau tersedia bagi pencari kerja yang tertarik dengan pekerjaan yang dipasang.

2. Orientasi Karyawan Baru

Karyawan baru harus menerima salinan deskripsi pekerjaan mereka pada hari pertama mereka bekerja. Selama orientasi karyawan baru, misalnya, karyawan baru menerima banyak dokumen tentang kebijakan pemberi kerja, informasi gaji, tunjangan kesehatan, dan / atau tunjangan lain yang diberikan kepada karyawan penuh waktu. Pada saat yang sama mereka menerima informasi tersebut, mereka juga bisa mendapatkan salinan deskripsi pekerjaan mereka.

Sekali lagi, deskripsi pekerjaan ini harus diperbarui untuk memberikan deskripsi yang akurat kepada karyawan baru tentang pekerjaan yang telah mereka lakukan. Seorang karyawan baru akan mudah kecewa dengan pekerjaan baru ketika pekerjaan yang dia pikir dia lamar sangat berbeda dari apa yang diposting di situs web. Majikan bisa kehilangan karyawan yang baik yang memilih untuk tidak tinggal dengan majikan baru mereka karena alasan ini.

Juga disarankan untuk meminta karyawan menandatangani deskripsi pekerjaan sehingga salinan yang ditandatangani dapat ditempatkan di file personalia. Salinan yang ditandatangani hanya akan menunjukkan bahwa orang tersebut telah menerima salinan uraian pekerjaan yang menggambarkan pekerjaan yang telah dipekerjakan untuk dilakukannya.

3. ADA Akomodasi

Untuk menentukan apakah akomodasi yang layak dapat dibuat untuk karyawan atau pelamar pekerjaan dengan disabilitas, organisasi harus meninjau deskripsi pekerjaan pekerjaan tersebut. Pengadilan kemungkinan akan memandang negatif majikan yang membuat deskripsi pekerjaan setelah seorang karyawan mengajukan permintaan akomodasi. Membuat akomodasi hanya dapat dilakukan jika ada deskripsi pekerjaan yang diperbarui untuk pekerjaan tersebut.

4. Keluhan Karyawan

Karyawan yang datang ke Sumber Daya Manusia atau atasan langsung mereka untuk mengeluh tentang aspek pekerjaan mereka, sering kali akan mendapatkan keuntungan dari melihat uraian tugas mereka. Deskripsi pekerjaan mencantumkan fungsi penting dari pekerjaan yang sering menjadi perselisihan bagi karyawan yang merasa diminta untuk melakukan tugas yang jauh di luar deskripsi pekerjaannya.

Meskipun banyak pemberi kerja memiliki baris yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan untuk "semua tugas lain yang ditugaskan", supervisor tidak boleh menugaskan karyawan dengan pekerjaan yang berada di luar deskripsi pekerjaan mereka. Bahasa seperti itu dimasukkan untuk memberikan fleksibilitas kepada pemberi kerja ketika mungkin ada beberapa pekerjaan yang bersifat sementara atau di luar tanggung jawab normal. Ketika karyawan secara rutin diberikan tugas-tugas ini, pada akhirnya akan ada karyawan yang merasa tidak puas atau tidak puas yang merasa diperlakukan tidak adil.

5. Masalah Kompensasi

Profesional kompensasi mengevaluasi deskripsi pekerjaan untuk menentukan upah yang harus dibayarkan untuk kinerja suatu pekerjaan. Menentukan gaji untuk suatu pekerjaan adalah alasan penting lainnya bahwa deskripsi pekerjaan akurat dan terkini. Karena tidak jarang terjadi perubahan signifikan di tempat kerja, manajemen harus meninjau dan / atau memperbarui deskripsi pekerjaan setiap tahun atau sesuai kebutuhan.

Selain itu, karyawan dapat menantang pemberi kerja jika mereka merasa dibayar rendah untuk pekerjaan yang di luar deskripsi pekerjaan yang biasa mereka lakukan. Masalah ini bisa sangat merepotkan jika ada kebijakan bahasa kontrak serikat yang menentukan bagaimana seorang karyawan harus dibayar untuk pekerjaan tambahan yang dilakukan.

6. Biaya EEOC

Ketika pemberi kerja menerima Tuntutan Diskriminasi dari seorang karyawan atau mantan karyawan melalui sistem pengaduan Komisi Kesempatan Kerja yang Sama (Equal Employment Opportunity Commission - EEOC), manajemen ditugaskan untuk menyelidiki klaim tersebut, dan memberikan tanggapan tertulis atas rincian Tuduhan tersebut. Seringkali, dokumentasi yang disediakan akan menyertakan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan yang diambil dari file personalia karyawan atau dari posting akan memberikan deskripsi yang baik tentang tugas dan persyaratan pekerjaan kepada penyidik ​​EEOC.

7. Evaluasi Kinerja

Ketika supervisor bersiap untuk menyelesaikan evaluasi kinerja untuk seorang karyawan, akan sangat membantu untuk meninjau deskripsi pekerjaan dari posisi tersebut untuk melengkapi berbagai faktor penilaian pada formulir evaluasi. Ini akan memberikan struktur untuk meninjau kinerja yang berkaitan dengan berbagai tugas dan tanggung jawab pekerjaan.

Deskripsi Pekerjaan yang Akurat Itu Penting

Uraian pekerjaan harus akurat untuk memenuhi kebutuhan tanggung jawab tempat kerja yang tercantum di atas. Meskipun tidak dimaksudkan untuk begitu mendetail dalam jumlah pasti tugas yang dilakukan atau setiap kemungkinan skenario yang mungkin dihadapi seorang karyawan dalam pekerjaan mereka, mereka harus menyertakan ruang lingkup umum dan tingkat pekerjaan yang akan dilakukan.

Supervisor harus secara teratur meninjau deskripsi pekerjaan untuk memastikan bahwa mereka memberikan gambaran yang baik tentang apa tanggung jawab pekerjaan itu. Aktivitas ketenagakerjaan seperti pergantian karyawan, keluhan karyawan, dan masalah karyawan lainnya seringkali membawa poin ini ke garis depan untuk manajemen.

Jadikan Deskripsi Pekerjaan sebagai Prioritas Tempat Kerja

Deskripsi pekerjaan adalah dokumen penting untuk disimpan di tempat kerja. Seperti disebutkan di atas, uraian tugas dapat digunakan di banyak pekerjaan sumber daya manusia yang dilakukan secara teratur atau dalam aktivitas yang jarang (Biaya EEOC, evaluasi kinerja tahunan, dll.). Informasi yang disertakan dalam file digunakan sebagai sarana pencatatan.

Seperti dokumen lainnya, deskripsi pekerjaan harus disimpan dalam file untuk momen-momen yang harus digunakan untuk suatu tujuan di tempat kerja. Ketika kepentingan mereka tidak disadari dan tidak digunakan secara efektif untuk mencerminkan pekerjaan yang mereka gambarkan, pemberi kerja diberi tugas dengan berbagai masalah yang tidak perlu.