Perangkat lunak pengolah kata: diploma nvq dalam bisnis dan administrasi dan itu: bagian ii

Membuat dan memodifikasi tata letak dan struktur untuk dokumen pengolah kata

Sebuah dokumen, tidak bisa hanya ditulis dengan beberapa teks dan gambar yang tersebar di sana-sini. Semua dokumen membutuhkan penyajian yang rapi dengan struktur dan tata letak yang standar. Untuk mencapai ini, kita perlu mengetahui bagaimana menyusun dokumen, teknik dan alat apa yang diperlukan untuk ini dan di mana menemukannya.

2.1 Identifikasi persyaratan dokumen untuk struktur dan gaya

Setiap dokumen yang telah dibuat harus memenuhi standar tertentu agar mudah dibaca dan tetap profesional. Jika kita melihat secara umum pada struktur standar dokumen apa pun, itu akan memiliki halaman judul, daftar isi, pendahuluan, badan untuk dokumen, dan sebagainya.

Contoh halaman judul untuk sebuah dokumen

nsf.gov

Setiap bagian dokumen memiliki gaya dan strukturnya sendiri.

Misalnya, halaman judul dokumen akan memiliki judul laporan, tanggal, status dokumen, dll., Daftar isi akan memiliki semua bagian dan sub-bagian dari dokumen, dengan nomor halaman yang relevan dan sebagainya..

Tergantung pada jenis dokumennya, Anda perlu mengatur tata letak halaman standar untuk halaman-halaman pada pengolah kata. Beberapa pengaturan dasar antara lain ukuran kertas, jenis kertas, orientasi kertas, font dasar, bahasa, pengaturan tanggal, justifikasi isi dokumen, margin, spasi baris, kolom, header, footer, nomor halaman, judul paragraf, tabel, dan banyak lainnya tergantung pada tujuannya.

Selain itu, kita perlu melihat ke bagian grafik dari dokumen. Grafik yang Anda gunakan dalam dokumen juga harus sesuai dengan standar tertentu. Mereka harus sederhana dan sesuai dengan isi dokumen (bermakna) , diberi judul dengan tepat, diberi label jika perlu dengan legenda jika ada.

Aspek penting berikutnya yang harus dipertimbangkan dalam sebuah dokumen adalah tata bahasa, keterbacaan dan gaya dokumen. Periksa ejaan dan periksa apakah ada kesalahan dalam tata bahasa. Beberapa standar dasar adalah menghindari menggarisbawahi teks, menggunakan tanda kutip tunggal daripada tanda kutip ganda, meninggalkan spasi di antara kalimat dan paragraf, memeriksa tanda baca, dll. Selain itu, lebih baik menggunakan kalimat aktif saat menulis dokumen, daripada kalimat pasif.

Setelah semua gaya dan struktur dokumen dirawat, pengaturan halaman perlu disesuaikan agar dokumen terlihat rapi dan rapi untuk dicetak dan dibaca.

2.2 Identifikasi template dan gaya apa yang tersedia dan kapan menggunakannya

Sebuah koleksi spesifikasi seperti ukuran halaman, orientasi halaman, margin, font, spasi, dll, disebut template yang. Setiap dokumen tunggal yang dibuat di Word didasarkan pada templat.

Misalnya, saat Anda membuka dokumen baru di Word, Word menggunakan templat default dengan beberapa pengaturan normal atau default dan ini disebut templat Normal.

Templat juga dilengkapi dengan gaya untuk dokumen.

Misalnya, untuk template normal, gaya default adalah gaya normal. Ini akan memiliki font default, ukuran font, spasi baris, margin dan sebagainya. Ada berbagai gaya lain yang tersedia di dalam kata itu sendiri ( Format -> Gaya dan Pemformatan ) dari mana Anda dapat memilih salah satu, atau Anda dapat memodifikasi gaya yang ada, atau membuat gaya Anda sendiri.

Bergantung pada setiap organisasi dan departemen tempat Anda bekerja, Anda mungkin sudah memiliki templat berbeda yang sebelumnya telah dirancang untuk tujuan tertentu dengan mempertimbangkan kebutuhan dan persyaratan organisasi dan standarnya. Templat mungkin memiliki format yang berbeda untuk halaman, gaya yang berbeda dan beberapa teks standar, semuanya tergantung pada kebutuhan dan standar organisasi.

Misalnya, kop surat yang dimiliki setiap organisasi adalah contoh templat. Ini mungkin memiliki informasi dasar dan informasi kontak tentang perusahaan di dalamnya. Template ini dapat dimodifikasi, atau Anda dapat membuat template dan menyimpannya di lokasi yang mudah diakses di hard drive Anda. Tampilan dokumen ditentukan oleh gaya dan spesifikasi dokumen.

Template dapat berupa template default normal atau template dengan makro. Jika Anda perlu membuat template untuk dokumen yang akan sering Anda buat, maka yang harus Anda lakukan adalah: Buat template dengan gaya dan spesifikasi yang dibutuhkan dan tambahkan teks yang akan muncul setiap kali dokumen baru dibuat, lalu simpan template dengan nama yang bermakna. Jika Anda ingin mengubah template yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan Anda, kemudian buka template yang sudah ada, buat modifikasi yang diperlukan dan simpan dengan nama yang berbeda.

Tutorial Word 2003 Menggunakan Template

Ada dua jenis template: template bawaan dan template kustom.

Templat bawaan hadir dengan struktur yang telah ditetapkan sebelumnya yang telah dirancang untuk berbagai jenis dokumen.

Misalnya fax, memo, surat, resume, laporan, dll.

Templat khusus adalah templat yang dibuat oleh pengguna, ketika templat bawaan untuk tujuan dan persyaratannya tidak tersedia atau yang tersedia tidak memuaskan. Pengguna membuat template menggunakan pemformatan dan gaya mereka sendiri dan menyimpannya bersama dengan template lain sehingga tersedia untuk digunakan di masa mendatang.

File - Templates - Centang 'Automatically Update Document Styles "

michaelgoerz.net

Jika Anda ingin memformat ulang gaya dokumen yang ada ke gaya yang telah Anda buat di templat baru, Anda dapat melakukannya dengan melampirkan templat yang baru dibuat ke dokumen yang memerlukan pemformatan ulang.

Untuk melampirkan templat ke dokumen, File -> Template -> Centang opsi 'Automatically Update Document Styles' -> Klik Ok

Word akan menimpa gaya yang memiliki nama yang cocok di dokumen lama dan template baru dan gaya baru ditambahkan ke daftar gaya. Dalam proses ini, hanya gaya yang berubah dan spesifikasi lain seperti margin, header, footer, dll. Tidak berubah karena merupakan pengaturan level dokumen. Pengaturan tingkat dokumen selalu menggantikan pengaturan tingkat template.

Untuk melihat pemformatan dan gaya yang tersedia, klik Format - Gaya dan Pemformatan

Memasukkan tabel

Tabel digunakan dalam berbagai jenis dokumen untuk berbagai keperluan dan terdapat berbagai jenis tabel. Kita akan melihat berbagai pengaturan dan fitur yang tersedia untuk mengubah tabel dan mengatur informasi di dalamnya.

Membuat atau menyisipkan tabel - Tabel -> Sisipkan -> Tabel -> Tetapkan jumlah baris dan kolom -> Anda dapat menggunakan Autofit ke konten yang akan menyesuaikan tabel sesuai dengan konten atau memilih pas otomatis ke jendela, yang akan meregangkan tabel hingga margin halaman.

Menambahkan dan mengubah struktur tabel - Anda selalu dapat mengklik kanan pada tabel dan masuk ke properti tabel dan membuat begitu banyak perubahan pada properti tabel. Anda juga dapat menambahkan dan menghapus baris dan kolom, mengubah lebar, batas, bayangan, dan banyak properti lainnya untuk tabel.

Untuk mengubah teks menjadi tabel, pertama ketikkan data yang dipisahkan dengan tab atau koma, di sini saya telah memisahkan data dengan tab

Untuk menggabungkan sel dalam tabel, pilih sel yang ingin Anda gabungkan - klik kanan pada sel yang dipilih - pilih "gabungkan sel"

Gabungkan dan pisahkan sel dalam tabel - untuk menggabungkan sel, pilih sel yang perlu Anda gabungkan -> klik kanan padanya -> klik gabungkan sel.

Untuk memisahkan sel -> klik kanan pada sel yang ingin Anda pisahkan -> klik pisahkan sel -> atur jumlah baris atau kolom yang Anda inginkan untuk memisahkan sel tersebut

Meratakan teks secara horizontal atau vertikal dalam tabel - Pilih sel tempat Anda ingin meratakan teks. Klik kanan padanya -> klik "Text direction" -> lalu pilih perataan yang Anda butuhkan

Margin sel, Batas, dan bayangan dalam tabel - Klik kanan pada tabel -> klik Batas dan bayangan -> ubah pengaturan untuk margin, batas, dan bayangan

Bagaimana cara membuat formulir?

Kami juga akan melihat cara membuat dan memodifikasi formulir. Formulir adalah dokumen teks yang memiliki bidang formulir yang Anda isi saat diperlukan. Formulir ini dapat digunakan di komputer atau dicetak dan diisi. Mirip dengan dokumen lain, formulir juga dapat disimpan sebagai templat. Untuk membuat formulir, MS Word -> Baru -> Dokumen kosong -> Anda dapat mengetikkan judul yang diperlukan dan detail lain yang diperlukan. Anda juga dapat menggunakan tabel untuk memberi bentuk tata letak profesional.

View - Toolbars - Forms, akan menampilkan form toolbar

Untuk menambahkan poin dan gaya daftar - Format - Poin dan penomoran

Gaya bawaan membuat pekerjaan lebih mudah saat Anda menata judul, paragraf, dan daftar isi. Misalnya saat Anda memilih judul secara manual, mengubah font, ukuran font, warna font, Anda melakukan tindakan dalam tiga langkah untuk mencapai hasil dan Anda harus mengulanginya untuk setiap judul. Tetapi ketika Anda mengubah gaya dengan gaya bawaan atau yang sudah dibuat, Anda menyelesaikan pekerjaan dalam satu klik.

Gaya tertaut mengubah gaya karakter dan paragraf bersama-sama dan mereka ditandai dengan ' ¶a' di akhir. Gaya ini berperilaku seperti paragraf atau gaya karakter dan dapat diterapkan dengan mengklik di mana saja di dalam paragraf untuk diterapkan ke seluruh paragraf, atau Anda dapat memilih bagian tertentu dari paragraf dan menerapkan gaya jika Anda memerlukan gaya yang diterapkan ke sebagian saja. dari paragraf.

Gaya daftar digunakan untuk mengubah tampilan daftar. Ini memiliki tingkat hierarki dengan gaya lekukan dan penomoran.

Gaya tabel digunakan untuk mengubah tampilan tabel. Mereka hadir dengan tampilan yang berbeda pada batas, bayangan, perataan, dan font dalam tabel.

Mohon tanggapannya:

Saya harap Anda semua mengetahuinya

• Mempelajari struktur dan tata letak yang diperlukan untuk sebuah dokumen
• Gaya dan template yang tersedia
• Menggunakan tabel dan informasi lain yang diperlukan untuk dokumen tersebut
• Menerapkan teknik di atas pada dokumen

Saya telah mencoba yang terbaik untuk melampirkan tangkapan layar ke sebagian besar tindakan yang dijelaskan di sini. Beberapa tangkapan layar berasal dari Microsoft word 2010 dan saya akan menggantinya dengan kata 2003 sesegera mungkin.

Saya harap informasi ini bermanfaat bagi Anda. Jangan ragu untuk memberikan umpan balik dan ajukan pertanyaan jika Anda punya. Bagian pertama dari unit ini dapat ditemukan pada tautan di bawah ini

Bagian 1 - Memasukkan dan menggabungkan teks dan informasi lainnya secara akurat dalam dokumen pengolah kata (Perangkat Lunak Pemroses Kata, Pertanyaan 1.1 hingga 1.7)

Bagian selanjutnya dari unit ini ditemukan pada tautan di bawah ini

Bagian 3 - Menggunakan perangkat lunak pengolah kata untuk memformat dan menyajikan dokumen secara efektif untuk memenuhi persyaratan (Perangkat Lunak Pemroses Kata, Pertanyaan 3.1 hingga 3.6)