Struktur rincian kerja (wbs) & daftar aktivitas untuk keberhasilan proyek

WBS dan Daftar Aktivitas: Apakah Ada Perbedaan?

Banyak manajer proyek tidak mengetahui perbedaan antara Work Breakdown Structure (WBS) dan Activity List. Pada proyek kecil, perbedaannya tidak terlalu penting. Tapi, karena segala sesuatunya menjadi lebih rumit, penting untuk memahami perbedaannya, dan melakukan pekerjaan yang baik untuk menciptakan masing-masing.

WBS dan Daftar Aktivitas: Apa Bedanya?

Banyak manajer proyek menggunakan istilah Work Breakdown Structure (WBS) dan Activity List secara bergantian. Ini tidak masalah untuk proyek kecil dan sederhana. Tapi itu bisa membuat kita mendapat banyak masalah karena kita bertanggung jawab atas proyek yang lebih besar dan lebih rumit, terutama yang melibatkan tim dengan keterampilan khusus atau menggunakan sub-kontraktor.

Inilah cara yang membingungkan untuk mengatakannya:

• WBS adalah daftar dari apa yang kami buat.
• Daftar Aktivitas adalah daftar dari apa yang kita lakukan.

Pikirkan seperti ini, dan kedengarannya hampir sama… dan Anda menuju masalah.

Jadi mari kita pikirkan secara berbeda.

• WBS adalah daftar komponen penyampaian.
• Daftar Aktivitas adalah daftar aktivitas yang akan kami lakukan selama proyek.

Sekarang mereka terdengar sangat berbeda. Kita membutuhkan keduanya, dan urutan yang benar adalah: Buat Struktur Rincian Kerja terlebih dahulu, dan jadikan Daftar Aktivitas di urutan kedua.

Seberapa Penting Memisahkan WBS Dari Daftar Aktivitas?

Saya pernah meluruskan proyek senilai $ 10 juta yang telah menghabiskan $ 600.000 dan tidak menghasilkan apa-apa selama enam bulan. Mereka belum membuat daftar aktivitas terpisah dari WBS mereka, dan semua orang melakukan pekerjaan yang salah. Saya bekerja dengan tim hanya selama dua minggu, dan kami meluruskan semuanya. Setelah anggota tim memikirkan pekerjaan mereka sendiri dan membuat Daftar Aktivitas mereka sendiri, semuanya menjadi jelas dan lurus, dan proyek kembali ke jalurnya.

Pikirkan Menu Makan Malam…

Bayangkan Anda adalah seorang katering, dan Anda membuat daftar item yang akan disajikan pada makan malam yang telah diatur sebelumnya tanpa pesanan khusus. Anda mungkin memiliki daftar seperti ini:

• Bisque seafood
• Caesar salad
• Ayam Marsala
• Tumis sayuran campur
• Semacam spageti
• tiramisu

Menyenangkan! Dan yang Anda lihat di atas adalah Work Breakdown Structure (WBS) makan malam ini. Daftar aktivitas akan terlihat seperti ini:

• rencana belanja - toko apa yang akan dikunjungi, dan apa yang harus dibeli di setiap toko
• resep untuk setiap item, dengan instruksi memasak
• pekerjaan melapisi, menyajikan, dan membersihkan setelahnya

A WBS mencantumkan item; daftar aktivitas menjelaskan proses.

Kapan Kita Membuat WBS dan Daftar Aktivitas?

Pembuatan Struktur Rincian Kerja dan Daftar Aktivitas adalah titik balik dalam perencanaan proyek. WBS dibuat sebagai detail level terbaik dari cakupan proyek yang ditentukan, setelah elaborasi progresif. Ini menyelesaikan pekerjaan kami pada perencanaan ruang lingkup, dan mempersiapkan kami untuk merencanakan kedelapan bidang manajemen proyek lainnya, termasuk waktu. Dan langkah pertama dalam estimasi waktu dan biaya yang rinci adalah pembuatan Daftar Aktivitas. Daftar Aktivitas harus disiapkan agar kita dapat membuat bagan PERT kita.

WBS yang baik memudahkan transisi dari perencanaan ruang lingkup ke perencanaan waktu. Begitu kita tahu dengan jelas apa yang kita buat, mudah untuk merencanakan bagaimana kita akan membuatnya.

Siapa yang membuat WBS dan Daftar Aktivitas?

Antara WBS dan Daftar Aktivitas, ada perubahan besar dalam siapa yang mengerjakan proyek. Membuat WBS membutuhkan banyak masukan pelanggan. Komunikasi pelanggan dilakukan atau dikoordinasikan oleh manajer proyek. Dan pekerjaan membangun WBS dilakukan terutama oleh manajer proyek atau oleh desainer yang tahu bagaimana mendapatkan kebutuhan pelanggan.

Sebaliknya, Daftar Aktivitas paling baik disiapkan oleh pekerja sebenarnya yang akan melakukan pekerjaan. Jika mereka menjelaskan bagaimana mereka akan melakukan pekerjaan mereka sendiri, maka Daftar Aktivitas lebih akurat. Lebih penting lagi, dengan dipandu oleh manajer proyek, tim dapat menemukan cara yang sangat efisien untuk bekerja dengan cepat dan mencegah masalah. Tim yang merencanakan pekerjaan mereka sendiri dan mengelola sendiri membuat hal-hal hebat dengan biaya rendah. Saat anggota tim mempersiapkan daftar aktivitas, mereka menjadi sangat termotivasi dan fokus, sehingga proyek sedang menuju kesuksesan.

Dalam konstruksi, WBS dibuat oleh arsitek atau desainer arsitektur di timnya. Kemudian kontraktor umum akan memeriksa dan memodifikasi WBS, dan, bekerja dengan mandor konstruksi yang sebenarnya, mengembangkan Daftar Kegiatan.

Dalam pemrograman komputer saat ini, kita sering memiliki analis programmer yang melakukan desain dan pengembangan aplikasi. Dalam hal ini, orang yang melakukan pekerjaan tidak berubah. Tapi peran itu berubah. Jika Anda melakukan pekerjaan seperti ini - dan saya melakukannya - adalah ide yang bagus untuk membayangkan diri Anda berganti topi. Pakai satu topi untuk mendengarkan pelanggan dan melakukan desain, dan topi yang berbeda untuk menyendiri dan merencanakan aktivitas pekerjaan Anda.

Rak Utilitas Saya

Kumpulan rak utilitas yang saya buat menggunakan WBS dan salah satu daftar aktivitas di artikel ini.

Sid Kemp

Studi Kasus: Membangun Rak Utilitas

Studi kasus ini harus membuat perbedaan antara Work Breakdown Structure (WBS) dan daftar aktivitas benar-benar jelas.

Saya membuat satu set rak utilitas di ruang cuci saya. Ada tiga rak di satu dinding, masing-masing sepanjang 3 kaki. Inilah WBS:

Struktur Perincian Kerja Rak Utilitas

3 rak kayu, 3 'x 8 "x 3/4"

6 penyangga, panjang 9 ", dua untuk menahan setiap rak

2 dudukan dinding yang dapat disesuaikan untuk menahan penahan

6 sekrup untuk memasang baut ke rak ke dinding

6 jangkar untuk menahan sekrup ke dinding

Foto di sebelah kiri menunjukkan seperti apa rak itu.

Tiga Daftar Kegiatan yang Mungkin untuk Satu Proyek

Untuk menunjukkan kepada Anda betapa berbedanya daftar aktivitas dari WBS, saya akan membuat tiga daftar aktivitas berbeda , masing-masing menggunakan WBS yang sama untuk membuat kumpulan rak yang sama:

• Daftar DIY (lakukan sendiri) dapat dilakukan oleh seseorang dengan keterampilan pertukangan.
• Penghobi perbaikan rumah melakukannya sendiri, tetapi tidak melakukan pertukangan.
• Solusi menyewa profesional terlihat sangat berbeda!

Daftar Aktivitas # 1: Pendekatan Do-It-Yourself (DIY)

1. Beli jangkar, sekrup, dudukan dinding, dan kawat gigi.
2. Beli dua papan rak kayu pinus ukuran 8 'x 8 "x 3/4" dan pewarna kenari
3. Potong tiga rak 3 'dari papan.
4. Warnai papan, dan biarkan mengering.
5. Ukur lokasi di dinding untuk dudukan dinding.
6. Tandai lokasi lubang sekrup.
7. Periksa lokasi lubang sekrup dengan level.
8. Bor 6 lubang, dan tempatkan 6 jangkar di dinding.
9. Pasang 2 dudukan dinding yang dapat disesuaikan dengan 6 sekrup, sekrup dipasang dengan longgar.
10. Kencangkan semua sekrup.
11. Pasang kawat gigi ke dudukan dinding.
12. Periksa kawat gigi dengan level.
13. Tempatkan rak di atas kawat gigi.
14. Membersihkan.

Daftar Aktivitas # 2: Pendekatan Hobi Perbaikan Rumah

1. Beli semua item di daftar tugas, termasuk rak yang sudah dipotong sebelumnya dan sudah diwarnai.
2. Ukur lokasi di dinding untuk dudukan dinding.
3. Tandai lokasi lubang sekrup.
4. Periksa lokasi lubang sekrup dengan level.
5. Bor 6 lubang, dan tempatkan 6 jangkar di dinding.
6. Pasang 2 dudukan dinding yang dapat disesuaikan dengan 6 sekrup, sekrup dipasang dengan longgar.
7. Kencangkan semua sekrup.
8. Pasang kawat gigi ke dudukan dinding.
9. Periksa kawat gigi dengan level.
10. Tempatkan rak di atas kawat gigi.
11. Membersihkan.

Daftar Aktivitas # 3: Solusi Sewa Profesional

1. Beli semua item di daftar tugas, termasuk rak yang sudah dipotong sebelumnya dan sudah diwarnai.
2. Sewa tukang untuk memasang rak dan membersihkan dirinya sendiri.
3. Bayar tukang.

Tiga Daftar Aktivitas Berbeda untuk Satu WBS

Seperti kata pepatah lama, ada lebih dari satu cara untuk menguliti kucing. Anda melihat tiga cara berbeda di atas untuk melakukan proyek yang sama; tiga daftar aktivitas yang berbeda. Dan Anda dapat melihat bahwa masing-masing akan memiliki jadwal dan anggaran yang berbeda juga.

WBS dan Daftar Aktivitas

Jaga WBS dan Daftar Aktivitas Anda Lurus

Jadi, pelajarannya adalah: Pisahkan WBS dan daftar aktivitas Anda, dan pertahankan agar tetap lurus.

Pada proyek kecil, terutama jika Anda melakukan semua pekerjaan, Anda dapat menjalankannya bersama.

Tetapi pada proyek dengan tim, atau proyek di mana mungkin ada pendekatan berbeda yang layak dipertimbangkan, lakukan WBS terlebih dahulu, dan kemudian buat daftar aktivitas. Dan jika Anda bisa, mintalah tim membuat daftar aktivitas mereka sendiri.