Bekerja dengan orang-orang di lingkungan bisnis: diploma nvq

Sertifikat NVQ: Bekerja Dengan Orang Lain

Ini adalah unit opsional Grup B di Tingkat Tiga dengan total empat kredit. Setelah menyelesaikan unit ini, kandidat akan memahami bagaimana mendukung keseluruhan misi dan tujuan organisasi, bagaimana bekerja sebagai tim untuk mencapai tujuan dan sasaran, berkomunikasi sebagai bagian dari tim, menangani masalah dan ketidaksepakatan, dapat bekerja dalam tim untuk mencapai tujuan dan sasaran, menangani masalah dalam tim, dan dapat berbagi umpan balik tentang tujuan dalam tim. Mereka juga akan memahami kontribusi anggota tim dan tujuan umpan balik saat bekerja sebagai tim.

Saya juga telah menulis pernyataan pribadi tentang bagaimana memberi dan menerima umpan balik, yang menurut saya akan relevan dengan unit ini. Silakan lihat tautan di bawah ini!

Memberi dan menerima umpan balik - Pernyataan pribadi.

Pernyataan pribadi lain yang relevan untuk unit ini.

1.1 Jelaskan Bagaimana Organisasi Anda Bekerja.

Organisasi saya adalah pemberi kerja dengan kesempatan yang sama. Organisasi saya mempertimbangkan nilai, keyakinan, sikap, dan perilaku yang dimiliki oleh semua karyawan dan bekerja dengan organisasi tetangga.

1.2 Apa Misi dan Tujuan Organisasi Anda?

Misi organisasi saya adalah untuk melayani masyarakat dengan menghormati kesejahteraan ekonomi, sosial, dan lingkungan masyarakat.

1.3 Bagaimana Organisasi Anda Bekerja Dengan Organisasi Lain?

Organisasi saya adalah salah satu _______________________ ( dihapus untuk tujuan kerahasiaan ). Dengan demikian, organisasi saya bekerja sama dengan organisasi lain dan mempertimbangkan nilai, etika, dan kepercayaan karyawan dan orang. Itu membuat penyesuaian internal untuk beradaptasi dan mengintegrasikan nilai-nilai, etika, dan kepercayaan tersebut.

1.4 Apa Tanggung Jawab Utama Anda? Bagaimana Kesesuaian Ini dengan Struktur Organisasi Anda? Jelaskan Bagaimana Tanggung Jawab Anda Berkontribusi pada Organisasi Anda

Tanggung jawab utama saya sebagai administrator tim adalah memfasilitasi kelancaran berbagai prosedur administrasi di kantor. Saya juga mengelola tugas administratif departemen tertentu dengan membantu manajer wilayah saya dan Kepala Layanan. Saya menangani pemrosesan pesanan pembelian untuk semua ____________, dengan demikian menghindari pembayaran terlambat atau akun yang jatuh tempo. Saya mempersiapkan, mempresentasikan, dan mendistribusikan panel request untuk paket perawatan, yang memfasilitasi tim pendukung bisnis dan keuangan dalam menjalankan tugasnya dan memastikan bahwa klien menerima pendanaan tepat waktu. Saya juga membantu tim saya dan senior saya dengan tugas administratif lainnya, di mana TI memainkan peran yang sangat penting.

Saya juga membantu dalam pengetikan, pengiriman surat, pengarsipan, pengarsipan, manajemen data, mengatur rapat, dan mencatat waktu.

Saya meliput resepsi untuk minum teh dan istirahat makan siang, menerima telepon dari klien dan menghubungkan mereka ke departemen yang tepat.

1.5 Jelaskan Kebijakan, Prosedur, Sistem, dan Nilai Organisasi Anda yang Relevan dengan Peran Anda.

Strategi

Pengembangan strategi adalah proses keseluruhan untuk menetapkan di mana kita sekarang, di mana kita ingin berada, dan bagaimana kita akan mencapainya.

Saya mengikuti berbagai strategi untuk mengelola tenggat waktu, waktu, dan stres setiap hari dalam kehidupan kerja saya.

Kebijakan

Pembuatan kebijakan membutuhkan posisi yang jelas tentang fungsi, layanan, atau masalah untuk menyediakan kerangka kerja atau seperangkat prinsip yang menentukan keputusan, tindakan, dan pendekatan terhadap masalah tersebut.

Sebagai karyawan organisasi ini, saya berusaha keras untuk mematuhi kebijakan dan prosedur organisasi saya.

Rencana

Sebuah rencana menetapkan metode kemajuan dari situasi saat ini ke satu atau lebih hasil yang diinginkan.

Dalam pekerjaan saya sehari-hari, saya merencanakan segalanya dengan tujuan SMART.

Prosedur

Prosedur menetapkan serangkaian langkah terkait untuk menyelesaikan tugas tertentu atau melaksanakan aktivitas tertentu. Langkah-langkahnya adalah deskripsi yang tepat tentang apa, kapan, siapa, mengapa, dan bagaimana aktivitas tertentu

Saya mengikuti prosedur organisasi dalam semua yang saya lakukan di tempat kerja.

Saya merasa bahwa pengembangan strategi dan kebijakan yang baik adalah kunci untuk meningkatkan layanan dan hasil bagi masyarakat lokal. Tuntutan atas sumber daya Dewan yang terbatas sangatlah signifikan. Oleh karena itu, penting bagi saya untuk mengetahui di mana saya dan pemberi kerja ingin berada dan bagaimana memfokuskan sumber daya untuk mencapai visi dan tujuan strategis serta meningkatkan hasil bagi masyarakat lokal.

1.6 Kapan Tepat untuk Mencari Bimbingan Dari Orang Lain Saat Anda Tidak Yakin Tentang Tujuan, Kebijakan, Prosedur Sistem, dan Nilai?

Adalah tepat untuk mencari panduan dari orang lain ketika saya tidak yakin tentang tujuan, kebijakan, prosedur sistem, dan nilai-nilai karena dengan cara itu saya menghindari kesalahan dan kemungkinan meleset dari penyesuaian dengan tujuan organisasi.

2.1 Apa Maksud dan Manfaat Bekerja Dengan Orang Lain untuk Mencapai Tujuan dan Sasaran yang Disepakati?

Tim yang efektif lebih dari sekadar sekelompok orang yang disatukan untuk mencapai tujuan.

Maksud dan manfaat bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuan dan sasaran yang disepakati adalah sebagai berikut:

Membangun Tim

Membangun tim adalah proses yang membutuhkan beberapa tahap pengembangan untuk menghindari masalah dan kemunduran.

Penglihatan

Tim perlu meluangkan waktu untuk mengeksplorasi dan memahami tujuan dan visi mereka. Mereka kemudian perlu menetapkan tujuan dan sasaran sehingga mereka dapat tetap fokus pada tujuan mereka.

Mengelola Konflik

Konflik adalah konsekuensi yang tak terhindarkan dari bekerja dengan orang lain. Pendapat, nilai, dan gaya yang berbeda dapat menyebabkan ketidaksepakatan di dalam tim, tetapi semua ketidaksepakatan harus dipertimbangkan dengan hati-hati. Perawatan ini akan membantu tim berjalan secara efektif.

Peran dan Struktur

Setiap anggota tim bekerja dan berpikir secara berbeda. Perbedaan ini, bila disatukan dalam sebuah tim, dapat memaksimalkan kinerja tim jika orang yang tepat dipekerjakan dalam peran yang tepat.

Pengembangan Tim dan Anggota

Tidak peduli peran apa yang dimainkan seseorang dalam tim atau tugas apa yang telah diberikan kepadanya, hampir selalu ada ruang untuk perbaikan pribadi. Ketika individu-individu dalam sebuah tim berfungsi dengan kapasitas tinggi, tim itu sendiri berkembang.

Pengertian dan Kerjasama

Dalam tim yang sukses, semua anggota bekerja ke arah yang sama menuju tujuan bersama.

Ketika prioritas dan tujuan berbeda atau berbeda dari apa yang dibutuhkan, tekanan dan ketegangan yang tidak perlu akan muncul di dalam tim. Kerja sama dan berbagi tujuan penting agar tim berhasil

2.2 Memberi Contoh Saat Anda Telah Bekerja Dengan Orang Lain untuk Mencapai Hasil Yang Positif.

Ada beberapa contoh ketika tim menerima tenggat waktu dan manajer saya dan saya bekerja sama untuk menyelesaikan pekerjaan pada waktu yang tepat. Ini terjadi beberapa kali dan hasil akhirnya sangat fantastis. Kinerja tim kami secara keseluruhan meningkat pesat setiap saat.

2.3 Apa Tujuan dan Manfaat Berbagi Tujuan dan Rencana Kerja Saat Bekerja Dengan Orang Lain?

Secara umum, kami bekerja menuju tujuan yang sama untuk kesuksesan bisnis. Dalam sebuah bisnis, kita semua memiliki tugas masing-masing untuk dilakukan dan tujuan yang ingin dicapai. Jika kita semua menyadari tujuan satu sama lain, maka kita dapat menawarkan dukungan. Kerja tim berarti kita semua bekerja untuk tujuan yang sama, tetapi kita hanya bisa melakukannya jika kita tahu apa yang bisa kita harapkan dari satu sama lain dan ke mana tujuan kita masing-masing.

Dengan bekerja dengan orang lain, saya akan mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama. Saya akan belajar bagaimana:

mencari tahu apa yang perlu dilakukan;
diskusikan dan putuskan siapa yang akan menangani tugas mana dan jelaskan tentang apa yang dilakukan setiap orang;
putuskan skala waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan tugas tepat waktu;
berkumpul dan berbicara tentang bagaimana saya maju — apa yang berjalan baik dan apa yang tidak;
setuju dengan yang lain tentang cara-cara yang mungkin bisa saya perbaiki;
temukan cara untuk bekerja sama dalam pekerjaan itu;
mendukung rekan satu tim saya;
mengambil peran yang berbeda;
menghadapi situasi dan hubungan yang sulit;
tahu ke mana harus mencari bantuan.

Dengan bekerja bersama orang lain, saya dapat menggunakan keterampilan seluruh kelompok saya untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sukses. Saya akan dapat membagikan keterampilan saya dan mempelajari cara-cara baru untuk bekerja dari orang lain. Saya juga akan berbagi dan menerima ide-ide baru.

2.4 Jelaskan Dua Situasi Di Mana Anggota Tim Lain Membutuhkan Dukungan.

Saya ingat dua kali ketika saya harus menangani tugas di bidang yang berbeda: Sekali ketika anggota tim selama tiga bulan, dan sekali ketika tidak ada admin sama sekali selama lebih dari sebulan. Itu membantu saya memahami seberapa mampu saya dan bagaimana saya dapat mengatasi dan mengelola hampir dua kali lipat jumlah pekerjaan.

Ada juga beberapa contoh ketika saya melatih staf admin baru di berbagai bidang. Saya tetap tersedia untuk mendukung dan memberi tahu mereka melalui telepon, secara pribadi, atau melalui email.

2.5 Jelaskan Setidaknya Dua Peristiwa Saat Anda Memberikan Dukungan. Jelaskan Bagaimana Anda Membantu.

Kesempatan pertama yang dapat saya ingat adalah ketika saya membantu kepala layanan saya dengan beberapa pengumpulan data relatif terhadap panel. Dia harus masuk untuk rapat dengan asisten direktur. Saya mengumpulkan data selama satu tahun dalam dua jam dan mempresentasikannya dalam format yang rapi (berdasarkan bulan) untuk dipresentasikan sebelum rapat.

Kesempatan kedua adalah ketika saya membantu senior saya dalam proses pembersihan data. Kolaborasi ini membantu tim kami meningkatkan kinerjanya secara keseluruhan.

2.6 Jelaskan Tujuan dan Manfaat Menyepakati Tindakan Kualitas Dalam Tim.

Pengukuran kualitas disepakati dalam tim untuk menjaga standar organisasi tetap tinggi. Proses ini kemudian akan mencerminkan citra perusahaan.

Setiap anggota tim bekerja secara berbeda. Ketika sebuah tim menetapkan standar kualitas dan tujuan, semua orang di tim harus bekerja untuk menghasilkan hasil itu. Anggota tim akan terus berkomunikasi untuk mengetahui apa yang sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Proses ini membantu menghindari pengulangan tugas dan pemborosan sumber daya.

3.1 Jelaskan Saat-saat Penting untuk Berkomunikasi dengan Orang di Tim Anda.

Satu situasi ketika saya harus berkomunikasi secara efektif dengan tim saya adalah setiap kali pertemuan dijadwalkan ulang, tanggal pelatihan dibatalkan, atau tempat berubah untuk pertemuan atau pelatihan. Untuk menghindari komplikasi, saya tidak bisa menunda dalam mengkomunikasikan informasi ini.

Ada juga contoh ketika saya harus mengkomunikasikan informasi kepada tim dan seluruh departemen. Saya memastikan bahwa detailnya akurat dan bebas dari kesalahan, karena ini dapat memengaruhi kelancaran organisasi.

3.3 Apa Manfaat Komunikasi yang Efektif Dalam Tim?

Fondasi tim bisnis yang baik adalah komunikasi yang teratur dan lengkap. Kebingungan dan konflik muncul ketika komunikasi buruk. Tim juga harus terbuka dan jujur untuk menjadi tim yang sukses.

Manfaat komunikasi yang efektif adalah:

Produktifitas

Produktivitas sangat bergantung pada komunikasi. Dengan berkomunikasi secara tepat dan efektif, kebingungan dapat dihindari, yang akan membantu orang mencapai tujuan mereka.

Kepuasan pelanggan

Kebahagiaan pelanggan adalah prioritas tinggi. Komunikasi dengan pelanggan akan membuat mereka merasa dihormati dan dihargai.

Menghormati

Sebagai sebuah tim, kita harus selalu siap untuk berkomunikasi secara jujur dan terbuka serta saling mendengarkan. Setiap anggota harus dihargai dan dihormati, karena setiap orang memiliki keterampilan dan bakat yang berharga. Jika digabungkan, langkah-langkah ini akan membantu menghasilkan tim yang efisien.

Identifikasi Rentang Metode Komunikasi.

Lisan

Komunikasi verbal adalah segala sesuatu yang diucapkan secara langsung. Jenis ini mencakup pernyataan, rapat, presentasi, dan umpan balik dan ini adalah cara terbaik bagi tim untuk saling memahami dan dipahami.

Nonverbal

Komunikasi nonverbal dapat bekerja paling baik ketika ide dan masukan harus dikumpulkan, tetapi pertemuan tatap muka tidak dimungkinkan. Jenis komunikasi ini menghemat sumber daya, waktu, dan keuangan. Namun, komunikasi nonverbal dapat menimbulkan kebingungan dan kesalahpahaman jika tidak sejalan dengan komunikasi verbal.

Presentasi

Jenis komunikasi tim yang kurang umum adalah presentasi. Mudah untuk menyampaikan maksudnya kepada beberapa orang pada waktu yang bersamaan. Tipe ini paling baik saat proses dan prosedur perlu dijelaskan ke grup atau saat grup yang lebih kecil dalam tim berkolaborasi untuk membuat laporan untuk grup yang lebih besar.

Perdebatan

Debat adalah bentuk komunikasi tim yang sehat yang mendorong anggota untuk tidak setuju dan menantang norma. Ini membantu orang untuk menyuarakan ide dan perhatian mereka. Jenis ini paling baik ketika anggota tim perlu mengeksplorasi ide-ide baru dan bertukar pikiran. Debat menyediakan waktu untuk ekspresi, umpan balik, dan perubahan yang sehat.

Umpan balik

Umpan balik membantu anggota tim untuk menerima masukan yang membangun dan membantu individu dan tim untuk meningkatkan.

4.1 Apa Tujuan dan Manfaat Mengakui Kekuatan Orang Lain?

Mengakui orang karena "hanya" melakukan pekerjaannya memiliki dua manfaat besar:

1. Mereka diingatkan, atau mungkin untuk pertama kali melihat, bahwa pekerjaan mereka penting dan bahwa hasil dari tindakan mereka membantu memecahkan masalah, menghemat uang, dan memenuhi kewajiban.

2. Mereka diingatkan bahwa mereka memiliki pilihan dalam apa yang mereka lakukan dan bahwa ketika mereka memilih untuk melayani pemberi kerja, pelanggan, kolega, dan pemasok mereka menghargainya.

4.2 Apa Tujuan dan Manfaat dari Menghormati Individu yang Bekerja Dalam Tim?

Setiap orang membutuhkan dan pantas dihormati. Ada beberapa keuntungan khusus dari menunjukkan rasa hormat yang pantas di tempat kerja. Salah satunya adalah karyawan mulai menerima kesalahan mereka dalam arti yang benar dan berusaha untuk memperbaikinya. Karyawan yang merasa dihormati berjuang untuk kesejahteraan dan kesuksesan organisasi.

Menunjukkan rasa hormat di tempat kerja membantu organisasi berfungsi bersama. Thomas Jefferson berkata, " Kami memegang kebenaran ini untuk menjadi bukti diri, bahwa semua manusia diciptakan setara; bahwa mereka dianugerahi oleh Pencipta mereka dengan hak yang melekat dan tidak dapat dicabut; di antaranya, adalah Hidup, Kebebasan, dan mengejar Kebahagiaan… "

5.1 Jelaskan Jenis Masalah dan Perselisihan yang Mungkin Terjadi Saat Bekerja Dengan Orang Lain. Beri Contoh.

Jenis masalah dan ketidaksepakatan yang mungkin terjadi saat bekerja dengan orang lain adalah:

Perbedaan pendapat: Terkadang perbedaan ini tidak mudah diselesaikan, terutama jika tidak ada jawaban yang benar.
Ketidakmampuan: Ini adalah masalah lain yang sulit untuk diselesaikan. Orang yang tidak kompeten mungkin tidak menyadari bahwa mereka tidak efektif. Seringkali pelatihan tambahan dapat membantu.
Ketidakjujuran: Ini memberi orang itu reputasi yang buruk
Ketidaksepakatan tentang beban kerja.
Masalah / ketidaksepakatan tentang istirahat makan siang, cuti tahunan, liburan, dll.
Perbedaan berkaitan dengan gaya kerja.

Ketidaksepakatan sering kali muncul karena tidak memikirkan bisnis Anda sendiri. Yang terbaik adalah mengikuti aturan pekerjaan Anda.

5.2 Berikan Dua Contoh Masalah dan Perselisihan Yang Mungkin Terjadi Saat Bekerja Dengan Orang Lain. Sertakan Cara untuk Mengatasi Masalah.

Cara terbaik untuk menyelesaikan masalah atau perselisihan apa pun adalah berkompromi, menjadi sefleksibel mungkin, dan mencari mediasi para pemimpin.

Orang perlu dimintai pertanggungjawaban atas apa yang mereka katakan, baik dengan menulis dan menandatangani pernyataan yang menuduh atau tutup mulut.

Masalah dapat diatasi dengan menetapkan peran untuk anggota yang berbeda dan membicarakan masalah tersebut. Diskusi tatap muka yang melibatkan manajemen dan prosedur pengaduan juga dapat membantu menyelesaikan masalah di tempat kerja.

6.1 Jelaskan Mengapa Memberi dan Menerima Umpan Balik itu Penting. Berikan Contoh Kapan Anda Telah Melakukan Ini.

Umpan balik yang konstruktif penting karena membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien. Ini juga membantu tim dan organisasi melakukan pekerjaan mereka.

Untuk memberi umpan balik secara efektif, cobalah menjadikannya proses dan pengalaman yang positif.

Itu harus tepat waktu. Semakin dekat acara saya membahas masalah tersebut, semakin baik.
Umpan balik harus diberikan secara teratur.
Saya harus mempersiapkan komentar saya sebelum memberikan umpan balik.
Saya harus spesifik, memberi tahu orang itu dengan tepat apa yang perlu mereka perbaiki.
Selalu temukan tempat yang aman dan pribadi untuk memberikan umpan balik,
Umpan balik harus dibatasi pada masalah tertentu, bukan beberapa.
Berhati-hatilah untuk memasukkan umpan balik positif juga. Ini membantu orang tersebut merasa percaya diri dan termotivasi untuk berkembang.
Pastikan Anda memberi tahu orang tersebut apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki situasi dan memberikan saran yang berguna.
Umpan balik diberikan untuk meningkatkan kinerja, jadi pastikan untuk menindaklanjutinya.

Menerima Umpan Balik Secara Efektif

Sangat mirip dengan memberi umpan balik, sangat penting untuk menerima umpan balik juga. Tidak ada yang sempurna!

Kami harus memastikan kami meminta umpan balik dari anggota tim dan manajer kami karena kami selalu tidak melihat kesalahan kami. Saya selalu meminta umpan balik dari manajer saya selama pengawasan saya.
Saat menerima umpan balik, tetap tenang dan dengarkan. Ini untuk kebaikanmu sendiri!
Jika Anda tidak memahami sesuatu, tetap tenang dan minta orang yang memberikan umpan balik untuk mengubah kalimatnya untuk Anda.
Saat menerima umpan balik, mintalah contoh dan saran untuk menghindari kesalahpahaman.
Setelah sesi umpan balik, duduklah dan renungkan.

6.2 Bagaimana Anda Menggunakan Umpan Balik untuk Meningkatkan Pekerjaan Individu dan Tim secara Keseluruhan?

Umpan balik dapat digunakan dengan beberapa cara. Ini membantu Anda menyadari dan mengidentifikasi bagaimana anggota tim dan departemen lain merasa Anda dapat meningkat. Umpan balik kritis berguna. Meminta umpan balik dari beberapa orang lain tentang masalah yang sama dapat membantu untuk mengetahui apakah semua orang merasakan hal yang sama.

Sebuah tim dapat menggunakan umpan balik untuk memperkenalkan cara umum bekerja sama untuk mencapai target.