5 Aturan untuk email yang lebih profesional

Pertahankan Profesional Komunikasi Tertulis Anda

Anda mungkin pernah mendengar ini: "Cara Anda menulis sama pentingnya dengan apa yang Anda tulis." Saat ini, "merek pribadi" seseorang adalah segalanya - baik online maupun di dunia profesional. ” Menjaga email Anda tetap profesional akan sangat membantu dalam mendukung merek pribadi Anda.

Dalam banyak hal, program email dan pesan instan memungkinkan persamaan visual untuk menguping percakapan telepon. Ada blog yang memberikan nasihat tentang cara menulis email "seperti suatu hari nanti akan dibaca dalam deposisi pengadilan.” Blog-blog ini memiliki banyak nasihat tentang apa yang tidak boleh dilakukan, tetapi sangat sedikit tentang apa yang harus dilakukan seseorang atau mengapa itu penting.

Berikut adalah lima aturan "apa yang tidak boleh dilakukan", dan saran tentang apa yang harus dilakukan:

Aturan 1: Waspadai Reaksi Anda (alias "Tanpa Ventilasi")

Ini mungkin yang paling sulit untuk diikuti. Inilah situasi paling umum yang saya amati:

Anda mendengar sesuatu dalam rapat virtual, dan reaksi Anda adalah segera mengirim pesan instan, emoji (jika IM Anda memiliki kemampuan itu), atau email ke seseorang yang juga ada dalam rapat.

Apa resikonya?

Jika orang yang Anda kirimi komentar sedang berbagi layar mereka dengan audiens yang lebih besar tetapi orang itu lupa mematikan pemberitahuan email mereka dan / atau tetap menutup layar IM… komentar Anda sekarang dapat dilihat oleh publik.

Jangan berpikir sejenak bahwa tidak ada yang memperhatikan - percayalah, SEMUA ORANG MELIHATNYA.

Apa yang harus dilakukan?

1. Jika komentar Anda relevan dengan topik rapat: bicarakan dalam rapat.
2. Jika komentar Anda hanya merupakan reaksi naluriah: simpan sendiri sebentar dan dengarkan percakapan lebih dekat. Mungkin saja pernyataan yang Anda tanggapi hanya sebagian dari cerita.
3. Tunggu sampai setelah pertemuan: apakah itu benar-benar baik atau buruk, simpan untuk diskusi pribadi setelah pertemuan selesai.

Aturan 2: Periksa Kembali Ke Siapa Email Anda

Karena laju bisnis yang cepat, kita semua selalu waspada setiap saat dan semuanya jatuh tempo kemarin.

Berikut adalah skenario yang mungkin terjadi:

Seseorang mengirim email. Kemudian dalam lima menit atau kurang, orang itu muncul di meja, panggilan, atau pesan instan "Apakah Anda menerima email saya?"

Akhirnya, Anda belajar menghentikan apa pun yang Anda lakukan untuk membaca setiap email yang masuk segera. Akibatnya, Anda juga termotivasi untuk segera merespons.

Kemudian Anda mengetahui bahwa balasan Anda ditujukan kepada orang yang salah di perusahaan.

Bagaimana ini bisa terjadi?

Mungkin Anda menekan "balas semua" karena kebiasaan alih-alih meneruskan email sebagai awal percakapan sampingan. Mungkin pengirim mengetik nama yang salah, atau Anda memiliki nama yang sama dengan orang lain di perusahaan tersebut.

Apa yang harus dilakukan?

1. Sebelum Anda menekan kirim: luangkan satu menit ekstra untuk mengoreksi semuanya: daftar penerima Anda, email Anda secara umum (mungkin pesan Anda tidak jelas, Anda melewatkan kata-kata, dll.);
2. Cobalah untuk membatalkan pesan tersebut segera setelah Anda menyadari kesalahannya. Jika fitur "Ingat pesan ini" tidak berfungsi:

Aturan 3: Pisahkan Pribadi dari Profesional

Jika Anda belum pernah melakukannya sendiri, Anda pernah mendengar cerita seperti ini:

Sebuah email yang sangat pribadi telah dikirim tidak hanya kepada orang yang dituju, tetapi juga ke SELURUH PERUSAHAAN.

YIKES !!! Faktor yang memalukan adalah tidak masuk dalam daftar… baik untuk pengirim dan penerima.

Apa yang harus dilakukan?

SELALU pisahkan pekerjaan dan email pribadi Anda, dan hindari masuk ke versi online akun Gmail, MSN, Yahoo, atau Hotmail dari laptop yang dikeluarkan kantor (atau komputer desktop).

Lebih mudah untuk menggabungkan email pribadi dan bisnis ke dalam satu lokasi sehingga Anda dapat mengawasi keduanya. Namun, sekarang ponsel kita secerdas dan sekuat laptop kita (tablet, dll.), Menggabungkan buku alamat email tidak lagi diperlukan.

Aturan 4: Waspadai Audiens Anda

Bahkan jika email Anda ditujukan untuk audiens tertentu, itu berpotensi diteruskan ke siapa pun, di mana pun di perusahaan atau di luar.

Di dunia korporat, Anda tidak pernah hanya menulis kepada teman atau rekan kerja Anda. Anda harus selalu berasumsi bahwa email akan dibaca oleh seseorang yang lebih tinggi di perusahaan. Pilihan terbaik Anda adalah mendekati setiap email seolah-olah Anda menulis kepada manajer Anda, atasan manajer Anda, atau klien.

Pada saat yang sama , hindari penggunaan jargon industri, akronim, atau kata-kata yang mungkin hanya digunakan oleh profesor sastra perguruan tinggi Anda. Hal-hal ini tidak membuat Anda terlihat lebih pintar… itu hanya mengganggu pembaca dan membuat pesan Anda lebih sulit untuk dipahami.

ATURAN 5: Perhatikan Bahasa Anda

Ini tidak hanya berarti "tidak bersumpah" (atau tetap "PG" seperti rating film) - itu harus jelas. Jika tidak, berharap untuk melakukan percakapan dengan Sumber Daya Manusia.

'Perhatikan bahasa Anda' juga berarti tetap "PC" (benar secara politis).

INGAT: Email Anda dapat dibaca oleh siapa pun di dalam atau di luar perusahaan. Karena tidak ada cara untuk mengetahui siapa pembaca akhir, jaga bahasa dan nada bicara Anda tetap netral.

Bagaimana jika Anda tidak yakin?

1. Minta orang yang dipercaya untuk membaca email dan memberikan umpan balik atau saran tentang bagaimana pesan itu bisa lebih baik.
2. Tulis email (tanpa penerima) lalu simpan ke folder "draf" Anda untuk sementara waktu. Keesokan harinya (atau nanti jika Anda memiliki tenggat waktu), periksa kembali.

• Apakah masih tertulis apa yang Anda pikir Anda tulis?
• Apakah email tersebut menunjukkan Anda sebagai profesional? Jika tidak, perbaiki atau minta bantuan.

HATI-HATI saat memposting di media sosial.

Jika Anda adalah pemilik bisnis kecil, kontraktor independen, dll. - Anda harus memiliki halaman media sosial terpisah untuk bisnis Anda. Pastikan komentar dan postingan Anda harus terkait langsung dengan produk atau layanan yang Anda tawarkan.

Jika Anda mengalami hari yang buruk, jangan siarkan di Facebook atau Twitter, dan jangan sampah perusahaan tempat Anda bekerja. Rekan kerja atau supervisor teman Facebook Anda (dulu dan sekarang) mungkin tidak mengerti. Selain itu, banyak perusahaan sekarang memiliki program yang memantau bagaimana dan kapan nama perusahaan mereka digunakan dan oleh siapa (periksa buku pegangan perusahaan Anda).

Jangan lupa - calon majikan akan mencoba masuk ke halaman Anda untuk memutuskan apakah Anda "cocok" untuk pekerjaan itu. Tidak perlu banyak mempertanyakan reputasi Anda (merek pribadi) dan kalah dalam wawancara atau tawaran pekerjaan.

Rencana terbaik Anda: angkat telepon (ya, itu yang ada nomornya) dan hubungi seseorang yang Anda percayai untuk melampiaskan rasa frustrasi Anda.

Saat Anda bekerja di lingkungan perusahaan, penting untuk diingat bahwa tidak ada komunikasi Anda yang bersifat pribadi. Setiap email yang Anda kirim (baik internal maupun eksternal) dapat dibaca oleh siapa saja yang memiliki minat terhadap topik tersebut. Katakan hal yang salah, balas semua, atau kirimkan ke orang yang salah, dan Anda bisa membahayakan reputasi profesional (merek pribadi), pekerjaan, dan perusahaan Anda.

Pada akhirnya, nasihat terbaik adalah dengan menggunakan akal sehat Anda dan sebisa mungkin pisahkan pribadi dari bisnis. Seperti yang diingatkan oleh film The Godfather tahun 1972— "Ini bukan pribadi, ini bisnis."