5 Cara pemilik bisnis dapat mengurangi biaya

Lima tip dan trik untuk mengurangi biaya (untuk pemilik bisnis)

Marten Bjork melalui Unsplash.com

Dalam perekonomian ini, CEO ingin mencapai dua hal: meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya. Berhasil mengelola dua bidang ini, pendapatan dan biaya, menghasilkan peningkatan keuntungan. Mengelola hanya satu dan mengabaikan yang lain sering kali berarti sakit kepala dan stres, dan dalam beberapa kasus menutup pintu.

Sangat mudah bagi CEO dan pemilik bisnis untuk fokus pada peningkatan pendapatan. Meningkatkan pendapatan berarti mengerjakan tugas-tugas yang sangat penting, atau dengan kata lain, mengerjakan tugas yang "adalah bisnis": yaitu, membangun widget yang lebih baik, menjual akun besar, dan menemukan atau meningkatkan keunggulan kompetitif itu.

Bagi banyak orang, mengendalikan dan mengurangi biaya hanyalah renungan, terkadang menjadi gangguan. Biaya yang terkait langsung dengan pendapatan biasanya dipantau dengan sangat ketat. Ini termasuk biaya bahan, penjualan, dan tenaga kerja. Namun, beberapa biaya yang terkait dengan "menjalankan bisnis" seperti fungsi akuntansi (misalnya, penggajian, A / P, A / R), manajemen sumber daya manusia, dan manajemen catatan dapat dengan mudah diabaikan.

Tidak mengontrol atau memantau biaya tidak langsung ini biasanya mengarah pada bola salju masalah, seperti peningkatan limbah, risiko penipuan, biaya tenaga kerja yang membengkak, dan biaya peluang yang lebih tinggi. Berikut adalah lima cara CEO atau pemilik bisnis dapat mengelola dan mengurangi biaya tidak langsung mereka dengan lebih baik.

1. Menerapkan "Metode" pada Kegilaan

Salah satu hal pertama yang harus dilakukan untuk mendapatkan kendali atas aktivitas yang Anda atau bisnis Anda lakukan adalah menerapkan metodologi atau sistem untuk aktivitas itu. Misalnya, alih-alih hanya mengacak tumpukan kertas yang acak dan tidak teratur setiap kali Anda mencari sesuatu yang spesifik, Anda dapat mengurutkan kertas menurut abjad berdasarkan topik. Dengan melakukan ini, Anda dapat lebih cepat menemukan apa yang Anda cari setiap kali Anda mengakses tumpukan kertas itu.

Menerapkan sistem abjad kertas berarti Anda dapat menemukan sesuatu dalam hitungan detik, bukan menit. Lipat gandakan tabungan itu setiap kali Anda mencari sesuatu, dan kemudian hitung biaya waktu Anda, dan Anda mulai melihat bahwa sesuatu yang sederhana seperti kertas alfabet dapat menghemat uang Anda.

Makalah alfabet hanyalah sebuah contoh yang dapat dihubungkan oleh setiap orang yang menggambarkan ketidakefisienan menyerang pekerjaan tanpa proses yang membantu memfasilitasi fungsi pekerjaan.

Menerapkan metode standar untuk aktivitas bisnis disebut "manajemen proses bisnis" atau BPM. Menggunakan contoh di atas, kertas tidak secara ajaib menyusun sendiri alfabet, jadi proses perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kertas disimpan dalam status sesuai abjad.

2. Otomasi

Mengotomatiskan suatu proses dapat menjadi salah satu cara tercepat untuk mengurangi biaya. Benar, biaya. Jika dilakukan dengan benar, otomatisasi dapat mengurangi lebih dari sekadar biaya tenaga kerja. Otomatisasi juga dapat mengurangi biaya perbaikan kerusakan dengan menghilangkan kesalahan manusia (dan variabel lain) dari suatu proses. Otomatisasi juga akan membantu mengungkap pemborosan dan memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien.

Untuk memperjelas poin tentang pengurangan biaya tenaga kerja — otomatisasi tidak selalu berarti bahwa Anda akan dapat melakukan pengurangan kekuatan dalam skala besar. Artinya, karyawan Anda akan dapat memfokuskan upaya mereka dengan lebih tepat dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Otomasi tidak berarti menerapkan robot atau menghabiskan sejumlah besar modal pada sistem komputer besar yang kompleks. Menerapkan proses otomatis bisa sesederhana membuat makro di spreadsheet Excel, atau bisa serumit menerapkan platform pencitraan dokumen yang sama sekali baru. Dalam kedua kasus, serupa dengan menerapkan "metode untuk kegilaan," Anda harus dapat mengidentifikasi di mana waktu dan / atau bahan disimpan dan menerjemahkannya ke dalam dolar.

3. Teknologi

Teknologi adalah alat untuk otomatisasi tetapi tidak boleh disamakan dengan otomatisasi. Seperti yang dinyatakan di atas, otomatisasi mungkin sesederhana menggunakan Excel untuk menghitung penggunaan material atau database Access untuk menerapkan sistem pelacakan alur kerja sederhana. Teknologi memungkinkan Anda menangkap informasi pada skala yang tidak dapat dicapai dalam proses manual.

Menggunakan teknologi yang tepat untuk pekerjaan yang tepat akan meningkatkan kualitas, meningkatkan kecepatan, dan mengurangi pemborosan. Teknologi tidak boleh dibatasi hanya sebagai mesin yang menggerakkan pekerjaan melalui langkah-langkah perbaikan proses, itu juga dapat digunakan untuk memasukkan pekerjaan ke dalam sistem (misalnya, memindai dokumen kertas atau menerima email) dan keluar dari pekerjaan dari sistem (mis., pemenuhan pencetakan atau antarmuka data keluaran).

Teknologi yang tepat seharusnya membuat hidup lebih mudah bagi karyawan Anda dan mulai mengumpulkan informasi berharga tentang seberapa baik perusahaan Anda melakukan proses inti dan administratif.

4. Pemantauan

Informasi adalah kunci untuk proses perbaikan. Tidak masalah jika informasi tersebut dikumpulkan melalui proses otomatis atau jika informasi tersebut dikumpulkan menggunakan teknologi. Yang penting adalah Anda memiliki informasi di ujung jari Anda, sehingga Anda dapat mengidentifikasi pola dan tren utama untuk menentukan lintasan biaya untuk proses Anda. Sebagai seorang CEO, Anda sudah terbiasa melakukan jenis pemantauan ini dengan data keuangan, data pasar, dan saat membaca indikator kinerja utama bisnis inti Anda.

Informasi tentang semua proses dalam bisnis Anda harus tersedia untuk semua pemangku kepentingan di organisasi Anda. Hal ini memungkinkan para pemangku kepentingan tersebut (yaitu, manajer kantor, manajer pembelian, manajer gudang, dll.) Untuk melakukan analisis yang sama yang akan Anda lakukan untuk bisnis Anda secara keseluruhan, tetapi pada tingkat yang sesuai dengan area tanggung jawab mereka. Sekarang pemangku kepentingan Anda diberdayakan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang perubahan proses yang berarti. Mereka dapat melihat manfaat (atau kekurangannya) dari perubahan tersebut, memulai proses untuk mengeluarkan cacat proses dan biaya.

5. Kepemilikan

Sekarang setelah pemangku kepentingan Anda memiliki informasi untuk memantau proses mereka, mereka akan mulai merasa lebih memiliki tanggung jawab dan kepemilikan, daripada hanya mengelola status quo. Proses pemangku kepentingan yang merasa mereka berkontribusi pada kesejahteraan perusahaan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memikirkan secara strategis tentang bagaimana mereka dapat menghemat waktu, uang, dan sumber daya organisasi lainnya; daripada mengelola krisis dan pembengkakan biaya secara reaktif.

Terkadang sulit bagi seorang CEO untuk melepaskan kendali atas proses tertentu. Berapa kali Anda berkata, "Semua pengeluaran yang melebihi $ 1000 harus mendapat persetujuan saya," atau "Saya harus menyetujui semua daftar permintaan karyawan baru"? Melakukan ini memperlambat kelincahan perusahaan Anda; membiarkan manajer Anda melakukan pekerjaan mereka, memungkinkan Anda melakukan pekerjaan Anda. Melepaskan kepemilikan kepada manajer Anda jauh lebih mudah dilakukan jika metode, teknologi, dan pemantauan tersedia.

Kesimpulan

Selalu ada biaya untuk mengubah cara bisnis Anda berjalan (yaitu, menerapkan perubahan proses). Setiap perubahan dalam proses setidaknya harus mendapatkan analisis biaya / manfaat yang cepat. Semakin besar perubahannya, semakin dalam analisisnya. Menganalisis perubahan proses bisa menjadi usaha yang rumit. Menghitung penghematan biaya di bidang-bidang seperti limbah dan kualitas bisa jadi lebih sulit daripada yang ditemukan dalam waktu dan sumber daya.

Menerapkan metode, otomatisasi, teknologi, pemantauan, dan kepemilikan membawa Anda lebih dekat untuk dapat mengidentifikasi biaya perbaikan yang sebenarnya dengan memberi Anda informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut. Peningkatan proses biasanya membutuhkan waktu, dan dalam beberapa kasus, biaya peningkatan proses dimuat di awal dalam proyek. Jangan melupakan tujuan jangka panjang dan meninggalkan proyek perbaikan proses terlalu cepat.

Cara mengelola biaya ini telah teruji oleh waktu. Ada banyak metodologi di pasaran yang dapat Anda terapkan serta solusi perangkat lunak / perangkat keras yang akan memberi Anda informasi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis Anda secara lebih efektif. Sebagai CEO, terserah Anda untuk memulai proses perubahan.