5 Cara untuk memerangi creep scope

Jangan biarkan ruang lingkup merayap merugikan bisnis Anda. Baca terus untuk mengetahui cara mengatasi masalah ini.

Canva.com

Scope creep, juga biasa disebut sebagai pelapisan emas, terjadi ketika persyaratan yang sebelumnya tidak dipertimbangkan selama fase perencanaan mulai digulirkan ke dalam proyek setelah pengembangan dimulai. Karena persyaratan tambahan ini menumpuk, proyek dan tim proyek akan mulai berantakan karena beban pekerjaan tambahan. Meskipun ada persyaratan sah yang mungkin muncul yang perlu dimasukkan ke dalam rencana proyek selama pengembangan, tanggung jawab berada di pundak manajer proyek untuk mendorong percakapan dan menerapkan proses yang akan mencegah cakupan pekerjaan meluas melampaui apa yang dianggap. kritis setelah ruang lingkup awal sudah disetujui. Artikel berikut menyajikan lima alat yang dapat digunakan manajer proyek untuk menjaga ruang lingkup tetap terkendali.

5 Cara Memerangi Creep Scope

Kumpulkan persyaratan yang jelas.
Minta semua pemangku kepentingan menyetujui persyaratan.
Ubah proses kontrol.
Negosiasi
Rencanakan fase masa depan.

1. Kumpulkan Persyaratan yang Jelas

Bagian pertama dari pengumpulan persyaratan yang baik adalah memastikan bahwa Anda memiliki semua pemain kunci yang terhubung ke proyek sejak awal. Setelah yakin Anda memiliki semua pemain kunci yang terlibat, cara yang baik untuk mulai mengumpulkan persyaratan adalah dengan melakukan percakapan awal dengan sponsor eksekutif proyek untuk mendapatkan pendapatnya tentang apa persyaratannya, dan biarkan dia membimbing Anda tentang siapa yang harus berbicara dengan selanjutnya. Selama percakapan tersebut, dokumentasikan persyaratan fungsional versus persyaratan non-fungsional, dan juga persyaratan mana yang diperlukan versus persyaratan mana yang akan menyenangkan untuk dimiliki. Setelah Anda mencapai titik di mana Anda merasa nyaman, Anda memiliki permulaan yang solid dalam membangun persyaratan, jadwalkan sesi dengan tim yang lebih besar untuk meninjau persyaratan dan memastikan semuanya diperhitungkan. Selain itu,untuk memastikan bahwa semuanya diperhitungkan di awal proyek, mungkin coba lakukan sesi curah pendapat atau pemetaan alur proses pada tingkat tinggi untuk memastikan semuanya diperhitungkan. Lanjutkan mensosialisasikan persyaratan tersebut sampai Anda yakin persyaratan tersebut telah disempurnakan dengan benar, memberikan ruang lingkup proyek Anda landasan yang kokoh.

Segitiga besi dalam manajemen proyek menggambarkan bagaimana jika salah satu dari ruang lingkup, jadwal, atau elemen biaya suatu proyek berubah, maka dua elemen lainnya juga berubah.

2. Persetujuan Pemangku Kepentingan

Setelah Anda sepenuhnya menyempurnakan persyaratan proyek, cara lain yang baik untuk mencegah meluasnya cakupan adalah meminta semua pemangku kepentingan proyek menandatangani persyaratan tersebut. Jika Anda belum pernah memiliki pemangku kepentingan yang melakukan ini sebelumnya, Anda mungkin terkejut dengan jumlah persyaratan yang ditambahkan atau diubah ketika Anda mulai meminta mereka untuk membubuhkan tanda tangan pada mereka dan memvalidasi bahwa mereka merasa semuanya telah ditangkap. Ini dapat menambah waktu yang signifikan untuk proyek di awal, tetapi ini akan menghemat banyak rasa sakit di masa mendatang, karena persyaratan yang lebih bersih akan mengurangi risiko cakupan merayap. Manfaat tambahan dari meminta pemangku kepentingan menandatangani persyaratan adalah jika mereka mendatangi Anda saat proyek dalam tahap pengembangan dan mencoba memperluas ruang lingkup proyek dengan menambahkan persyaratan,Anda dapat mengingatkan mereka tentang dokumen yang telah mereka tandatangani sebelumnya, dan mengingatkan mereka bahwa mereka tidak dapat mengubah cakupan proyek tanpa memengaruhi jadwal dan biaya proyek.

3. Ubah Proses Kontrol

Proses pengendalian perubahan yang baik menempatkan tanggung jawab pada tim yang memimpin proyek untuk menyetujui semua perubahan pada lingkup awal proyek sebagai sebuah kelompok. Salah satu manfaat dari proses kontrol perubahan adalah berfungsi sebagai check and balance bahwa manajer proyek tidak beroperasi dalam ruang hampa. Manfaat lain dari proses pengendalian perubahan adalah tanggung jawab untuk pengambilan keputusan dibagi, karena semua permintaan untuk menyimpang dari ruang lingkup awal proyek memiliki permintaan rinci yang diajukan dan diperiksa oleh pimpinan senior proyek. Sebagai bagian dari pemeriksaan, pimpinan proyek seharusnya tidak hanya meninjau pertanyaan inti, tetapi juga risiko, biaya, dan sumber daya yang terkait dengan melakukan pekerjaan itu.

Cara Melakukan Kontrol Perubahan Terpadu dalam Proyek

4. Bernegosiasi

Jangan takut untuk bernegosiasi dengan pemangku kepentingan yang ingin membuat perubahan pada lingkup proyek yang telah disepakati. Ini akan membutuhkan kreativitas di pihak Anda. Taktik yang baik untuk digunakan adalah mengatakan bahwa Anda akan senang memasukkan persyaratan itu ke dalam lingkup proyek, tetapi hanya jika elemen lain dari lingkup yang ada dipangkas untuk membebaskan sumber daya, uang, dan waktu untuk mengakomodasi perubahan. Atau, jika pemohon sangat ingin mengajukan persyaratan tertentu, mereka dapat menulis permintaan kontrol perubahan dan mempresentasikannya kepada komite. Alternatifnya, opsi lain adalah mencari cara alternatif untuk membangun apa yang dicari pemohon dengan cara yang tidak akan berdampak dramatis pada cakupan yang ada.

5. Fase Masa Depan

Taktik lain adalah bekerja dengan individu yang ingin memperluas cakupan proyek dan melihat apakah ada peluang untuk melakukan pekerjaan itu sebagai bagian dari fase masa depan. Ini adalah penjualan yang sangat mudah jika pemohon memiliki banyak pekerjaan yang ingin mereka selesaikan. Mungkin manfaat terbesar dari pendekatan ini adalah memberi Anda lebih banyak waktu untuk menganalisis permintaan dengan tepat dan mengembangkan rencana terbaik untuk dieksekusi dengan menambahkan fungsionalitas itu.