Analisis akar penyebab "5 Mengapa": memecahkan penyebab, bukan gejala

Mengapa 5 Mengapa?

Analisis akar masalah "Lima Mengapa" adalah alat yang ampuh namun sangat sederhana untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah sehingga Anda dapat mengatasi penyebab sebenarnya dari masalah, bukan gejalanya.

Baik dalam bisnis Anda atau dalam kehidupan lainnya, menanyakan "mengapa" lima kali dapat membawa Anda ke akar masalah. Terlalu sering dalam bisnis kita, kita cenderung mengatasi gejala masalah daripada mengatasi akar penyebab sebenarnya.

Gunakan 5 Mengapa untuk analisis akar penyebab dan berhentilah membuang-buang waktu Anda meletakkan plester yang menempel di atas masalah untuk memperbaikinya selama satu atau dua hari. Terlalu sering dalam bisnis kita, kita menghabiskan waktu kita untuk bertanya mengapa masalah ini terjadi lagi, mengapa tidak hilang setelah kita memperbaikinya minggu lalu. Lima Mengapa akan membantu Anda menghilangkan masalah yang berulang ini dengan menyembuhkan akar penyebabnya.

Analisis akar masalah menggunakan 5 Whys.

LeanMan

Gejala vs. Akar Penyebab

Ketika terjadi kesalahan, kami biasanya menyaksikan gejala masalah: kerusakan di akhir lini produksi kami atau mesin yang rusak. Penyebab masalahnya tidak selalu jelas dan terlalu sering kita mengambil kesimpulan tentang apa penyebabnya. Kami biasanya mengambil gejala lain dari masalah asli sebagai akar penyebab karena kami tidak menyelidiki “mendalam”.

Misalnya seorang remaja mungkin menyalahkan kulitnya yang berminyak sebagai penyebab bintik-bintiknya dan membeli banyak lotion dan krim untuk menyembuhkan kulit yang berminyak, tetapi mengapa mereka memiliki kulit yang berminyak? Akar penyebabnya bisa turun ke lingkungan mereka, makanan mereka, bahkan hormon atau genetika mereka. Mereka hanya menangani gejala dari masalah yang mendasarinya sehingga mereka tidak akan pernah benar-benar menyembuhkan masalahnya.

Analisis akar masalah menggunakan 5 Mengapa akan membantu Anda mendorong peningkatan bisnis yang berkelanjutan dan bahkan peningkatan di bidang lain dalam hidup Anda.

Sejarah 5 Mengapa

5 Mengapa berasal dari Sistem Produksi Toyota dan merupakan bagian integral dari Lean Manufacturing, Kaizen, dan bahkan Six Sigma. Taiichi Ohno melihat 5 Mengapa sebagai bagian yang sangat penting dari filosofi keseluruhan Toyota.

Metode

Seperti anak menyebalkan yang terus bertanya "mengapa" ketika Anda memberinya jawaban sampai Anda sampai pada titik hanya mengatakan "karena" ketika Anda kehabisan tenaga, 5 Mengapa adalah metode yang sangat sederhana untuk digunakan untuk menelusuri lapisan gejala untuk sampai ke akar penyebabnya.

Prosesnya sederhana: Cukup tanyakan mengapa 5 kali berturut-turut untuk mendapatkan akar masalah sebenarnya, seperti gambar di bawah ini.

Ini memang proses yang sangat sederhana, tetapi lebih sering daripada tidak kita berhenti pada "mengapa" pertama dan mencoba melakukan sesuatu untuk mengatasi gejala daripada mencari akar penyebab yang sebenarnya. Menempatkan plester penempelan berulang ke dalam proses kami, kami mendapati diri kami harus menghadapi masalah yang sama hari demi hari dan tidak pernah membuat kemajuan untuk benar-benar menyelesaikan masalah kami. Inilah mengapa 5 Mengapa sangat penting dan harus menjadi disiplin yang ditanamkan di semua tingkatan dalam organisasi.

Cara Menggunakan 5 Mengapa

Tanya kenapa?" 5 kali berturut-turut untuk mendapatkan akar masalah sebenarnya.

5 Whys, 1st Why

1/5

Kritik dari 5 Mengapa

Kritik 5 Kenapa banyak, tapi jujur saja mereka melewatkan intinya. Ide dari 5 Mengapa tidak hanya untuk menanyakan lima pertanyaan, tetapi untuk menanamkan disiplin dalam mencari akar penyebab sebenarnya di balik sesuatu.

Berhenti Terlalu Dini

Pada contoh di atas kita masih bisa terus bertanya mengapa yang keenam atau bahkan ketujuh, dan menyelidiki rutinitas perawatan mesin, dan seterusnya. Intinya bukanlah berhenti pada lima "mengapa". Lima biasanya cukup untuk mencapai akar masalah yang sebenarnya; namun, sering kali ada saat-saat Anda perlu bertanya enam, tujuh, atau bahkan delapan kali untuk mencapai akar permasalahan yang sebenarnya. Intinya adalah terus menyelidiki sampai Anda mengatasi penyebab sebenarnya.

Orang yang Berbeda Muncul Dengan Alasan Berbeda

Masalah lainnya adalah ketika orang yang berbeda mengikuti proses tersebut, mereka mungkin akan mendapatkan "mengapa" yang berbeda. Terkadang ada beberapa gejala dan penyebab suatu masalah terutama dengan masalah yang lebih kompleks. Pada titik ini kami mencoba melakukan brainstorming dan diagram tulang ikan untuk mencoba menentukan akar penyebab, tetapi sekali lagi, kami perlu mempertanyakan setiap akar penyebab potensial untuk melihat apakah itu benar-benar akar penyebab.

Tetapi jika ada lebih dari satu akar penyebab potensial dari suatu masalah, jangan hanya menyelesaikan akar penyebab yang menyebabkan masalah hari ini. Berapa kali Anda melihat sesuatu yang bisa salah dan mengabaikannya karena Anda terlalu sibuk, hanya untuk menggigit Anda sehari atau seminggu kemudian?

Kekuatan Teknik

Ini adalah disiplin mencari akar penyebab alih-alih menangani gejala yang merupakan kekuatan teknik 5 mengapa; ini tidak dimaksudkan sebagai alat 5 langkah literal yang digunakan individu untuk mencapai akar masalah setiap saat. Gunakan sebanyak mungkin alasan yang Anda butuhkan untuk mencapai akar masalah Anda dan jika itu berarti menjelajahi lebih dari satu potensi penyebab, lakukanlah.

Perbaikan terus-menerus

Dalam bisnis, tidaklah cukup hanya menunggu masalah muncul dan kemudian menangani masalah itu. Jika Anda ingin sukses maka Anda harus memiliki proses perbaikan proses yang terencana. Lima mengapa adalah alat dan disiplin yang sangat baik untuk ditanamkan pada orang-orang Anda tetapi harus digunakan dalam kerangka perbaikan yang direncanakan.

Anda harus mempertimbangkan untuk menerapkan temuan apa pun yang Anda peroleh dari menggunakan 5 mengapa di proses serupa lainnya juga. jika kurangnya perawatan menyebabkan masalah pada satu mesin, kemungkinan besar hal itu juga menyebabkan masalah di tempat lain. Jika keterampilan satu departemen dengan komunikasi pelanggan menyebabkan masalah dengan pengiriman, masalah komunikasi apa yang menyebabkan masalah di departemen lain?

Perbaikan tidak pernah berakhir jika Anda ingin sukses!

Alat Kualitas

Selain analisis 5 Mengapa akar masalah, ada sejumlah alat berkualitas lainnya yang dapat membantu Anda dengan peningkatan proses berkelanjutan dan membantu Anda menghilangkan akar penyebab sebenarnya dari masalah Anda;

Seperti banyak alat berkualitas lainnya, lima mengapa paling baik digunakan bersama dengan teknik lain dan sebagai bagian dari proses perbaikan yang direncanakan, tidak hanya dalam memadamkan masalah sehari-hari Anda. Jika digunakan bersama, alat berkualitas termasuk 5 mengapa adalah cara yang efektif untuk meningkatkan bisnis Anda dan daya saingnya.

Alat berkualitas untuk menemukan akar masalah.