9 Strategi untuk penggunaan email yang efektif di tempat kerja dan banyak lagi

Mengirim dan menerima email adalah hal biasa dalam bisnis di hampir setiap komunitas.

Lori Truzy

Pentingnya Email untuk Bisnis

Beberapa perkiraan menyebutkan jumlah korespondensi bisnis online harian hampir 130 miliar secara global. Email adalah alat yang efektif untuk bisnis, tetapi pesan elektronik harus ditangani dengan profesionalisme maksimal. Terlepas dari pentingnya email dalam interaksi bisnis, pelatihan dalam menggunakan surat elektronik jarang diberikan oleh kebanyakan perusahaan. Secara kebetulan, pekerja harus memahami perbedaan antara korespondensi pribadi dan komersial saat menggunakan sumber daya bisnis.

Sungguh, interaksi bisnis dengan email bisa merugikan jika tidak dilakukan dengan benar. Sebagai seorang konselor rehabilitasi, saya telah bekerja dengan klien dalam meningkatkan keterampilan tertulis dan verbal untuk lingkungan bisnis. Selain itu, saya telah membantu pemberi kerja dengan menerapkan strategi untuk berkomunikasi secara efektif dengan email. Di bawah ini adalah teknik-teknik yang telah terbukti bermanfaat dan ide-ide untuk membuat kebijakan yang berguna.

Pemilihan

Interaksi email terjadi sepanjang hari kerja.

Lori Truzy

9 Strategi Efektif untuk Penggunaan Email di Tempat Kerja

1. Hindari lelucon yang tidak pantas. Menggunakan kata dan frasa tertentu untuk merendahkan seseorang dapat menjadi alasan untuk langsung dipecat. Banyak organisasi memiliki kebijakan yang melarang penggunaan bahasa eksplisit, misalnya sekolah. Jenis komentar menyinggung dalam email dan komunikasi lainnya meliputi: penghinaan rasial, pernyataan asal kebangsaan yang fanatik, komentar bias tentang disabilitas seseorang, dan penghinaan yang berkaitan dengan orientasi seksual. Akibatnya, penelitian telah menunjukkan keuntungan bisnis dari memiliki reputasi yang menghormati karyawan dan masyarakat umum. Batasi pandangan pribadi Anda tentang komedi dari komunikasi bisnis, termasuk email.

2. Pertimbangkan waktu hari ini. Waktu dalam sehari dapat memengaruhi reaksi terhadap email. Pada akhirnya, seseorang dapat mengirim korespondensi online dalam bahasa singkat yang mungkin tidak mencerminkan apa yang Anda ketahui tentang karyawan, pelanggan, atau kontraktor. Selain itu, pertimbangkan apakah mengirim email di luar jam kerja sudah sesuai. Misalnya, mengirim pesan kepada supervisor di malam hari saat dia bersama keluarga mungkin bukan ide yang bagus. (Seberapa mendesak Anda membutuhkan jawaban? Apakah masalah tersebut ditangani dengan lebih baik pada hari kerja berikutnya?)

3. Usahakan untuk tidak mengirim email saat istirahat dan makan siang. Orang menggunakan waktu istirahat dan makan siang untuk memulihkan tenaga dari stres di tempat kerja. Mereka juga dapat menangani masalah pribadi selama periode ini. Untuk alasan ini, menghubungi orang lain melalui email dapat menghasilkan balasan yang tergesa-gesa dengan ide yang diungkapkan dengan buruk saat makan siang atau waktu istirahat. Teknik yang sering digunakan oleh para profesional adalah menyisihkan waktu selama hari kerja untuk menanggapi dan menulis email guna menjaga kejelasan dan fokus.

4. Tentukan kapan email mungkin bukan pilihan terbaik. Topik yang melibatkan percakapan panjang mungkin paling baik disajikan melalui interaksi tatap muka atau melalui panggilan telepon. Selain itu, masalah rahasia atau subjek sensitif harus dihindari dalam pertukaran email di lokasi kerja kecuali dengan personel atau manajer sumber daya manusia yang sesuai. Masalah-masalah ini mungkin termasuk: kemungkinan diskriminasi, perbedaan gaji, dan masalah kesehatan. Demikian pula, brainstorming membutuhkan waktu dan usaha, membuat aktivitas seperti itu lebih cocok untuk bentuk komunikasi lain. Intinya, area diskusi yang membutuhkan lebih dari beberapa menit untuk diselesaikan mungkin tidak sesuai untuk email.

5. Jangan menanggapi dengan amarah. Menerima beberapa surat elektronik mungkin membuat Anda berpikiran defensif. Namun, tenanglah sebelum mengirimkan tanggapan Anda. Dalam lingkungan kerja saat ini, menunjukkan kebijaksanaan adalah atribut yang sangat dihargai dalam diri karyawan. Selain itu, hentikan penggunaan kosakata yang tidak senonoh. Pertimbangkan fakta ini: email amarah yang Anda tulis mungkin menjadi bagian dari siklus berita hari berikutnya atau diposting di media sosial. Singkatnya, Anda mungkin ingin mempertahankan pekerjaan Anda sambil membangun hubungan yang produktif di dalam dan di luar organisasi. Dengan kata lain, menunjukkan kemampuan menahan emosi dapat bermanfaat bagi jalur karier Anda secara keseluruhan.

6. Pikirkan sebelum Anda mengirim email Anda. Pertama, pikirkan secara mental pemilihan kata Anda untuk korespondensi. Kemudian, tulis draf email tersebut. Terakhir, tinjau dan buat perubahan sesuai kebutuhan. Jika waktu mengizinkan, izinkan orang lain untuk memberi Anda umpan balik. Pastikan topik adalah titik pusat interaksi.

7. Gunakan templat jika memungkinkan. Memiliki sistem pada tempatnya mengurangi beberapa masalah yang terkait dengan email. Banyak perusahaan dan organisasi mengembangkan dan memelihara email yang diformat untuk berbagai situasi yang rutin untuk bisnis. Menolak atau menyetujui layanan, pengembalian produk, bersama dengan penjadwalan rapat hanyalah beberapa area yang sesuai untuk templat. Ketika sebuah organisasi mengambil langkah seperti itu, kualitas layanan dapat ditingkatkan sekaligus mengurangi kesalahan langkah dalam pertukaran tertulis. Template juga merupakan alat penghemat waktu yang sangat baik.

8. Pesan Anda harus singkat dan sopan. Tulis pesan Anda dengan pemahaman yang Anda tulis untuk orang lain. Gunakan sapaan dan penutupan yang sopan. Tetap fokus pada tujuan email sambil menghindari panggilan gaul dan nama. Langsung ke intinya secara diplomatis. Jangan membahas masalah yang tidak terkait.

9. Nada suara Anda penting. Jangan menindas sesama karyawan, kontraktor, atau konsumen secara tertulis atau bentuk komunikasi lainnya. Bahasa yang mengancam dapat menyebabkan konsekuensi yang parah. Jaga agar nada email tetap positif. Tunjukkan pemikiran ke depan dengan memasukkan kalimat yang menunjukkan kesediaan untuk menyelesaikan masalah. Contohnya bisa jadi: "Saya yakin kita dapat menemukan solusi untuk masalah tersebut."

Bertindak terlalu cepat ke email bisa berdampak buruk

Lori Truzy

Konsekuensi Hukum dan Pertimbangan Kebijakan

Mungkin ada konsekuensi hukum terkait dengan email yang dikirim dengan tergesa-gesa. Memang, pengadilan telah mengakui korespondensi online sebagai catatan tertulis. Oleh karena itu, pahami email sebagai memorandum bisnis, dokumentasi elektronik, atau pernyataan yang dapat diperiksa jika diperlukan. Dalam melatih karyawan baru, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari membiarkan pekerja berlatih dengan skenario yang berbeda untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam menangani email. Intinya, mengembangkan kebijakan dan terlibat dalam pelatihan tentang interaksi email membantu organisasi menghindari litigasi. Di bawah ini adalah beberapa komponen penting dari kebijakan efektif yang berkaitan dengan penggunaan email. Namun, pemilik bisnis mungkin ingin berkonsultasi dengan pengacara sebelum menerapkan kebijakan di tempat kerja.

Komponen Penting dari Kebijakan Email untuk Bisnis

• Tunjukkan seberapa cepat karyawan harus menanggapi pesan online yang sah.
• Tentukan bahwa setiap karyawan harus dilatih dalam menggunakan templat yang sesuai.
• Memberitahu karyawan korespondensi online menggunakan sumber daya perusahaan akan ditinjau atas kebijaksanaan majikan atau oleh pihak berwenang bila perlu.
• Tentukan kapan karyawan dapat menghubungi staf, pelanggan, atau kontraktor lain melalui email. (Haruskah telepon dimatikan selama rapat? Haruskah masalah pribadi ditangani melalui email selama jam kerja? Kapan pengecualian mereka?)
• Jelaskan apa yang harus dilakukan dalam keadaan yang tidak biasa. (Dalam kasus pesan elektronik yang sangat mengganggu, siapa yang harus dihubungi? Haruskah pihak berwenang diberitahu?)
• Bagaimana kegagalan untuk menanggapi surat elektronik dipenuhi? Selain itu, apakah email harus diabaikan atau diteruskan ke supervisor?
• Detail persis bahasa apa yang tidak bisa dikandung email. Misalnya: “Organisasi kami tidak menoleransi hinaan rasial atau gender dalam korespondensi lisan atau tertulis, termasuk email.
• Tentukan konsekuensi jika melanggar kebijakan. Misalnya, “Jika seorang karyawan ditemukan terlibat dalam bahasa penindasan di sistem email kami, dia akan ditinjau oleh HR dengan pertimbangan pemutusan hubungan kerja.

Berhenti dan renungkan sebelum menekan tombol kirim

Lori Truzy

Pemilihan