Menyetujui anggaran: perkiraan, prioritas dan sumber daya keuangan, serta tujuan dan manfaat penganggaran

Artikel ini ditulis berdasarkan Unit NVQ " Setuju Anggaran." Ini adalah unit level 3 dengan nilai kredit 4.

Ada dua bagian di unit ini; Bagian pertama dinilai berdasarkan pengetahuan dan pemahaman, pernyataan pribadi, pertanyaan, diskusi dan bukti lainnya. Bagian kedua dinilai berdasarkan bukti melalui berbagai prosedur.

Apa Artinya Menyetujui Anggaran

Jika Anda memiliki beberapa tujuan terukur yang perlu Anda capai, atau Anda tahu bahwa Anda perlu mengatasi situasi kritis yang mungkin muncul kapan saja, Anda memerlukan sebuah rencana. Anda perlu merencanakan tabungan, pendapatan dan pengeluaran Anda, dan ini berlaku untuk tujuan pribadi dan tujuan bisnis. Singkatnya, Anda perlu "menyetujui anggaran".

Apakah Anggaran Itu?

Anggaran adalah dokumen keuangan yang merencanakan tabungan, pengeluaran, pendapatan dan pengeluaran di masa depan. Anggaran dapat direncanakan oleh individu atau bisnis atau organisasi sehingga mereka memperkirakan apakah mereka dapat beroperasi dengan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan. Anggaran juga akan memberikan gambaran tentang bagaimana bisnis akan berkinerja selama tahun keuangan berikutnya.

Banyak Jenis Anggaran

Ada banyak jenis anggaran yang berbeda berdasarkan situasi atau bagian dari bisnis yang bersangkutan dan juga angka keuangan yang tersedia.

Ketika angka keuangan yang tersedia tidak mencukupi, anggaran disiapkan berdasarkan perkiraan dari tahun sebelumnya dan ini disebut Anggaran Prakiraan.
Anggaran yang didasarkan pada berapa banyak uang yang akan dibelanjakan pada tahun anggaran berikutnya disebut Anggaran Tunai.
Jika biaya dihitung untuk memulai bisnis baru, termasuk biaya semua aset yang diperlukan untuk memulai bisnis, maka itu disebut Anggaran Memulai Bisnis.
Dan ada Anggaran Kinerja yang didasarkan pada layanan atau proyek di mana anggaran dibuat dengan menilai masing-masing item.
Perkiraan penjualan masa depan suatu perusahaan disebut Anggaran Penjualan.

Ada lebih banyak jenis anggaran, semuanya tergantung pada tujuan, sasaran dan faktor lain yang terlibat.

Mengapa Penting Membuat Anggaran?

Perencanaan dengan anggaran akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang berapa banyak uang yang akan masuk dan berapa banyak yang akan Anda belanjakan. Jadi sebelum Anda benar-benar membelanjakan sesuatu, Anda dapat memutuskan apakah itu akan berpengaruh pada keuangan untuk tahun itu atau tidak. Anda dapat memprioritaskan, mencapai tujuan, mengurangi pengeluaran yang tidak diinginkan, dan mengelola uang secara efisien. Membuat anggaran akan menghilangkan stres dan keraguan Anda, karena Anda sudah tahu apa yang Anda miliki dan apa yang diharapkan.

Keterampilan dan Proses yang Dibutuhkan untuk Mengembangkan Anggaran

Ada berbagai proses yang perlu diketahui dan dipahami sebelum mengembangkan dan menyetujui anggaran. Beberapa di antaranya dibahas di bawah ini:

Bagaimana menggunakan perkiraan ketika mengembangkan rancangan anggaran (bagian 1.1)
Bagaimana mengidentifikasi prioritas dan sumber daya keuangan yang dibutuhkan saat menyiapkan anggaran (bagian 1.2)
Tujuan dan manfaat mengidentifikasi prioritas saat menyiapkan anggaran (bagian 1.3)
Tujuan dan manfaat mengevaluasi dan membenarkan perkiraan biaya dan pendapatan (bagian 1.4)

Pahami Bagaimana Mengembangkan Anggaran

Mengembangkan anggaran memiliki berbagai tahapan dan berbagai faktor juga perlu dipertimbangkan. Sebuah rancangan anggaran dibuat yang memiliki proposal untuk pengeluaran dan investasi untuk periode anggaran tersebut.

Jelaskan Cara Menggunakan Estimasi saat Mengembangkan Draf Anggaran (Bagian 1.1)

Saat mengembangkan rancangan anggaran, seseorang mempertimbangkan anggaran tahun keuangan sebelumnya, laporan laba rugi, dan arus kas untuk bisnis. Saat memproyeksikan pendapatan dan pengeluaran, berhati-hatilah dan konservatif dan selalu gunakan angka aktual yang benar dan pasti jika Anda memilikinya. Bersiaplah juga untuk mengelola variasi dalam nilai perkiraan anggaran.

Catatan: Jika Anda tidak memiliki angka aktual, saat memperkirakan pengeluaran, perkirakan setinggi mungkin, misalnya tagihan utilitas tertinggi; saat memperkirakan pendapatan, tebak nilai yang rendah, misalnya ambil nilai yang menghasilkan pendapatan paling sedikit untuk suatu layanan.

Saat menggunakan perkiraan untuk mengembangkan rancangan anggaran, siapkan daftar semua sumber daya yang Anda perlukan untuk mengembangkan anggaran. Kumpulkan semua sumber daya dan akhirnya satukan untuk mengembangkan anggaran. Anda harus mempersiapkan ini sebelum awal tahun keuangan (fiskal).

Fakta penting yang harus dipatuhi saat mengikuti proses di atas adalah:

Anda perlu membuat daftar semua pengeluaran. Kategorikan pengeluaran secara terpisah dan buat daftar. Misalnya alat tulis kantor, perlengkapan, gaji, dan asuransi. Siapkan daftar perkiraan biaya dan gunakan biaya tahun sebelumnya sebagai referensi.
Cari batasan apa pun, seperti jumlah pengeluaran maksimum atau minimum, atau periode waktu yang dialokasikan untuk tugas dan proyek tertentu, dan pertimbangkan ini.
Langkah selanjutnya adalah membuat daftar semua pendapatan. Kategorikan seperti di atas dan siapkan daftar semua sumber yang akan menghasilkan pendapatan dan perkiraan jumlah untuk masing-masing sumber. Misalnya, pendapatan dari layanan yang diberikan, produk yang dikirimkan, pendanaan eksternal, pajak, penjualan, atau acara penggalangan dana apa pun.
Ciptakan hubungan antara pendapatan dan pengeluaran. Anda memiliki daftar pendapatan dan pengeluaran. Cari tahu sumber pendapatan yang akan membantu pengeluaran dan buat garis besar interaktif.

Yang terbaik adalah mengambil nasihat dari orang yang berpengalaman dan terampil sambil menyiapkan anggaran karena tidak semua orang terampil dalam mengembangkan anggaran sendiri, terutama di organisasi atau perusahaan besar.
Meskipun Anda memiliki daftar pengeluaran, kembangkan daftar prioritas dengan mempertimbangkan pengeluaran apa yang berkontribusi pada pengembangan organisasi atau untuk mencapai tujuan tertentu. Tuliskan perkiraan pengeluaran untuk setiap tugas yang diprioritaskan (pertimbangkan semua pengeluaran seperti staf, gaji, transportasi, sumber daya, tagihan utilitas, dan pengeluaran terkait lainnya).
Jangan berasumsi akan ada kesesuaian antara pendapatan dan pengeluaran. Pengeluaran tak terduga dapat muncul kapan saja, dan karenanya adalah bijaksana untuk menyisihkan uang untuk pengeluaran lain-lain.

Buatlah daftar hal-hal yang ingin Anda terapkan untuk pertama kali di tahun fiskal baru; misalnya, kenaikan gaji, atau perpanjangan atau perbaikan ruang kantor. Buat daftar perkiraan pengeluaran untuk hal-hal ini.
Cara terbaik untuk membuat daftar semua data di atas adalah dengan menggunakan spreadsheet dengan pendapatan dan pengeluaran terdaftar bersama dengan sumbernya. Jika proyeksi nilai pendapatan dan pengeluaran kira-kira sama maka anggaran disebut anggaran berimbang. Jika pengeluaran Anda lebih rendah daripada pendapatan, maka Anda memiliki surplus dan Anda dapat melihat apakah ada yang bisa dilakukan dengannya untuk meningkatkan bisnis atau organisasi. Jika pengeluaran lebih tinggi dari pendapatan, akan ada defisit, dan organisasi harus mencari cara untuk mengurangi biaya; misalnya, memotong tagihan utilitas dan alat tulis, atau mencari acara penggalangan dana atau donasi.

Catatan: Saat Anda memperoleh pengalaman mengembangkan anggaran, penyusunan anggaran untuk tahun-tahun mendatang akan menjadi lebih mudah. Anda akan tahu di mana mencari informasi dan sumber daya dan bagaimana mengidentifikasi prioritas.

Jelaskan Bagaimana Mengidentifikasi Prioritas dan Sumber Daya Keuangan yang Dibutuhkan Saat Menyiapkan Anggaran (Bagian 1.2)

Untuk menjaga agar bisnis tetap pada jalurnya, prioritas perlu diidentifikasi dengan benar (penganggaran berdasarkan prioritas) dan keuangan direncanakan dan dikelola dengan baik.

Logika di balik penganggaran yang digerakkan oleh prioritas adalah bahwa sumber daya keuangan harus dialokasikan ke item anggaran — misalnya layanan atau proyek — berdasarkan keefektifan item anggaran ini dalam mencapai tujuan dan sasaran yang bernilai tinggi bagi organisasi. Jadi item-item dalam anggaran diberi peringkat berdasarkan fakta-fakta di atas dan pendanaan dialokasikan sesuai dengan itu.

Sekarang kita perlu mencari cara untuk mengidentifikasi prioritas dan sumber daya keuangan.

Bagaimana Seseorang Dapat Mengidentifikasi Prioritas?

Anda membutuhkan keterampilan, pengalaman, pemikiran logis dan pengetahuan yang baik tentang bagaimana organisasi bekerja atau beroperasi. Jika Anda menyusun anggaran tahun sebelumnya, Anda akan memiliki gambaran tentang bagaimana Anda mengidentifikasi faktor-faktor ini dan ini akan membuat tugas lebih mudah bagi Anda. Item yang diprioritaskan adalah layanan yang menawarkan nilai tertinggi bagi organisasi atau perusahaan.

Beberapa Cara Anda Dapat Mengidentifikasi Proritas Saat Mengembangkan Anggaran

Jika Anda menyusun anggaran pada tahun-tahun sebelumnya, gunakan daftar proyeksi pendapatan dan pengeluaran tersebut sebagai dasar. Gunakan laporan keuangan terbaru perusahaan atau organisasi untuk angka penjualan dan laba. Mungkin ada perubahan kecil atau fluktuasi pada angka tertentu dan prioritas akan berubah juga. Catat semua perubahan ini dan pertimbangkan semua faktor di atas saat menyusun anggaran.

Saat memprioritaskan item pada anggaran, perhatikan secara menyeluruh setiap item dan pentingnya bagi organisasi. Selidiki area yang akan terkena dampak item ini dan buat daftar departemen yang bergantung padanya; misalnya, meningkatkan layanan TI, meningkatkan teknologi, memotong biaya, produktivitas tempat kerja, dll. Minta informasi dan ide kepada orang yang tepat — misalnya staf atau manajer senior, bergantung pada organisasi — dan sampai pada keputusan untuk menjadikan suatu item sebagai prioritas.
Carilah tujuan fundamental yang dijalankan organisasi, misalnya kesejahteraan komunitas, mendukung hidup sehat, memberikan layanan berkualitas untuk orang tua atau menyediakan produk rumah berkualitas dengan harga yang wajar. Buat rencana strategis untuk mengidentifikasi prioritas.
Anda dapat melakukan survei, pertemuan, atau grup fokus, termasuk dengan publik, untuk sampai pada keputusan dalam menjadikan layanan sebagai prioritas.

Setelah keputusan logis dibuat pada daftar prioritas, kita perlu mengalokasikan sumber daya untuk hal-hal ini. Untuk melakukan ini, kita perlu mengidentifikasi sumber keuangan.

Cara Mengidentifikasi Sumber Daya Keuangan yang Dibutuhkan Saat Menyiapkan Anggaran

Sumber daya akan dibutuhkan untuk pengeluaran yang sedang berlangsung, pengeluaran jangka pendek, dan pengeluaran satu kali.

Periksa daftar prioritas untuk pengeluaran yang Anda miliki. Anda dapat mengacu pada pola alokasi sumber daya tahun sebelumnya dan mengikutinya, atau membuat perubahan jika tersedia alternatif yang lebih praktis dan bermanfaat. Satu item mungkin membutuhkan lebih banyak dana daripada yang lain, hanya karena berada pada tingkat prioritas yang lebih tinggi. Beberapa layanan mungkin memiliki pendanaan bersama.
Perhatikan setiap pengeluaran dan buat garis besar dari semua yang bergantung pada pengeluaran tersebut; misalnya, departemen, area layanan, dan area operasi. Selidiki pengaruh anggaran terhadap area operasi ini dan dengan menggunakan informasi ini, buatlah daftar yang diprioritaskan. Lihat laporan keuangan sebelumnya. Cari tahu manfaat pengeluaran di bidang-bidang ini sambil mempertimbangkannya sebagai prioritas.
Periksa apakah ada sumber daya yang cukup untuk semua item yang merupakan prioritas pasti, dan jika ada kekurangan, Anda dapat mencari sponsor, mengatur acara untuk mengumpulkan uang, atau bekerja dengan organisasi kemitraan untuk mengurangi atau berbagi pengeluaran.

Catatan: Bergantung pada organisasi atau perusahaan tempat Anda bekerja, ukuran dan cara operasinya, Anda mungkin memerlukan satu anggaran keseluruhan atau banyak anggaran individual untuk operasi yang berbeda.

Jelaskan Tujuan dan Manfaat Mengidentifikasi Prioritas Saat Menyiapkan Anggaran (Bagian 1.3)

Mengetahui bagaimana mengidentifikasi prioritas untuk mengembangkan anggaran juga memiliki banyak manfaat.

Tujuan dan manfaat mengidentifikasi prioritas saat menyiapkan anggaran adalah:

Anggaran membantu Anda mengelola uang yang tersedia dengan cara yang sangat efektif.
Mengidentifikasi prioritas dan sumber daya yang tersedia akan membantu seseorang mengalokasikan sumber daya yang sesuai untuk proyek yang relevan atau diprioritaskan.
Setelah Anda memiliki anggaran yang direncanakan dengan baik, Anda dapat secara efektif memantau kinerja organisasi untuk melihat apakah tujuan dan sasaran telah tercapai. Setiap kesalahan yang terjadi dalam keputusan anggaran atau kinerja yang lemah / rendah dalam bisnis karena penganggaran yang tidak efektif dapat digunakan untuk memperbaiki proses pengambilan keputusan di masa mendatang.

Anda dapat merencanakan tujuan, sasaran, dan kinerja organisasi di masa depan.
Identifikasi prioritas yang efektif akan membantu Anda menyiapkan anggaran masa depan dengan lebih akurat.
Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang kapan harus mengambil tindakan yang diperlukan jika ada yang tidak sesuai rencana.
Anda akan dapat mengidentifikasi masalah bahkan sebelum terjadi karena Anda akan memantau anggaran: misalnya, kebutuhan keuangan darurat atau masalah arus kas.
Penganggaran yang tepat sesuai dengan prioritas akan membantu kelancaran fungsi organisasi dan akan meningkatkan motivasi staf.

Jelaskan Tujuan dan Manfaat Mengevaluasi dan Menjustifikasi Perkiraan Biaya dan Pendapatan (Bagian 1.4)

Setelah mengidentifikasi prioritas dan sumber daya untuk item anggaran, Anda perlu menyisihkan biaya untuk setiap item dalam anggaran. Untuk melakukan ini secara efisien, Anda perlu menyelidiki dan mengevaluasi jumlah yang diperlukan untuk setiap item dalam anggaran. Analisis biaya-manfaat dilakukan dalam proses ini.

Anda dapat mengevaluasi apakah ada item anggaran yang konsisten dengan prinsip-prinsip yang mengatur operasi organisasi.
Anda dapat mengetahui apakah manfaat dari suatu tindakan melebihi biaya atau jika produktivitas akan meningkat sebagai akibat dari anggaran.
Anda akan dapat mengidentifikasi apakah ada kebutuhan akan dana anggaran tambahan, apakah alasannya sesuai atau apakah itu sah.
Anda dapat menghindari perubahan pada saat-saat terakhir, atau merevisi rencana anggaran yang akan datang dan siap menghadapinya.
Anda dapat mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan pengeluaran tambahan, misalnya proyek yang mungkin menghasilkan biaya tambahan, dan bersiaplah
Anda dapat yakin bahwa perkiraan tersebut realistis dan akurat dan menerapkannya tanpa khawatir.
Anda dapat mengurangi biaya atau menghindari biaya saat mengevaluasi jika ternyata pengeluaran tersebut bukan merupakan persyaratan atau kebutuhan.
Anda akan dapat dengan mudah memutuskan apakah kontrak (menyerahkan proyek kepada agen yang dikontrak) akan lebih hemat biaya daripada organisasi yang secara langsung mengerjakan sebuah proyek.

Berikut adalah artikel pendamping tentang menegosiasikan anggaran yang diganti dan keterampilan yang diperlukan untuk menyetujui anggaran.

Saya harap informasi di sini bermanfaat bagi Anda. Harap jangan ragu untuk meninggalkan saran, pengalaman, dan ide Anda di bagian komentar di bawah.

Terima kasih sudah mampir.

Semua yang terbaik!

Livingsta