Di balik centang: apa yang sebenarnya bisa dilakukan audit internal untuk Anda?

Temukan cara membuat audit internal benar-benar berguna bagi perusahaan Anda — bukan sekadar kotak yang harus dicentang.

Canva

Audit Internal untuk Alasan yang Salah

Dengan audit internal sekarang menjadi persyaratan, bisnis terkadang mempekerjakan staf audit semata-mata untuk dapat mencentang kotak itu, tanpa tahu lebih jauh apa yang harus dilakukan dengan mereka.

Banyak auditor menemukan bahwa mereka hanya mereproduksi audit eksternal, dan sementara itu mungkin membantu ketika auditor eksternal datang berkunjung, itu tidak memberikan banyak informasi berharga untuk bisnis.

Audit internal harus menjadi latihan konstruktif yang dirancang untuk menentukan sejauh mana sistem manajemen mematuhi prosedur dan praktiknya sendiri. Audit internal juga dapat mengidentifikasi peningkatan proses bisnis dan membantu komunikasi internal.

Apa Itu Audit Internal?

Meskipun audit internal biasanya dilakukan oleh karyawan perusahaan, telah terjadi peningkatan jumlah spesialis eksternal yang dipekerjakan untuk tujuan audit semata. Sama seperti Anda melakukan outsourcing peran hukum atau keuangan, Anda juga dapat melakukan outsourcing peran audit.

Audit internal Anda adalah yang terpenting dari semua audit. Ini memungkinkan bisnis melihat sistem, prosedur, dan aktivitasnya sendiri untuk memutuskan apakah itu tepat untuk bisnis dan apakah staf benar-benar mengikutinya.

Ini memberi manajemen informasi tentang apakah standar kualitas mereka terpenuhi, apakah sistem itu seefisien dan seefektif yang seharusnya, dan apakah perbaikan diperlukan.

Mereka juga dapat menyediakan jalur komunikasi di seluruh perusahaan dan menjadi motivator yang hebat.

Untuk Apa Audit Internal Digunakan?

Kriteria untuk audit internal biasanya adalah kebijakan, prosedur, dan instruksi kerja bisnis itu sendiri.

Anda tidak ingin mengaudit secara langsung terhadap standar eksternal tertentu selama audit internal, pada dasarnya menduplikasi apa yang akan dilakukan oleh auditor pihak ketiga; alih-alih Anda memastikan bahwa kebijakan dan prosedur Anda sendiri digunakan dengan benar dalam tugas sehari-hari.

Jika dokumen internal perusahaan telah dikembangkan sesuai dengan semua persyaratan kepatuhan eksternal dan mengacu pada standar yang sesuai, persyaratan eksternal Anda harus dicakup. Namun, pemahaman tentang standar dan persyaratan memang membantu memberikan dasar tentang apa yang harus disertakan dalam dokumentasi.

Audit Tidak Perlu Ditakuti

Kebanyakan standar dan kode memerlukan audit. Audit harus dilihat sebagai keuntungan bagi perusahaan, bukan tugas atau beban.

Audit digunakan untuk mengumpulkan informasi yang kemudian direview dan dilaporkan. Laporan ini akan sering membahas perlunya perbaikan atau tindakan korektif.

Tetapi audit bukanlah perburuan penyihir untuk menyalahkan anggota staf individu atau area bisnis tertentu. Audit harus dilakukan dengan cara yang positif dan transparan. Auditor Anda harus membuat Anda dan staf Anda merasa nyaman dan percaya diri tentang audit, daripada takut.

Auditor Anda perlu bekerja sama dengan Anda untuk memastikan audit Anda berhasil untuk Anda, sambil tetap independen dan objektif tentang informasi apa pun yang mereka temukan.

Apa yang Dapat Dilakukan oleh Audit yang Baik

Konfirmasikan jika prosedur terdokumentasi sedang diikuti
Berikan informasi yang akurat tentang keefektifan prosedur saat ini
Membantu pengembangan rencana perbaikan berkelanjutan
Identifikasi di mana perubahan prosedur diperlukan
Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang persyaratan proses
Membantu meminimalkan risiko
Tingkatkan keamanan tempat kerja
Tingkatkan komunikasi internal
Konfirmasikan praktik kerja yang positif
Berikan informasi untuk membantu meningkatkan penjualan produk atau layanan Anda
Memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih tepat untuk membantu bisnis Anda berkembang

Jadwal dan Cakupan Audit Internal

Karena kami telah menetapkan bahwa Anda tidak ingin hanya mencentang kotak dan Anda benar-benar ingin menggunakan audit internal dengan baik, jadwal audit Anda harus didasarkan pada penilaian risiko yang Anda selesaikan.

Area bisnis mana yang menunjukkan bahwa mereka membutuhkan perhatian ekstra saat ini?
Area mana yang Anda inginkan lebih banyak informasi tentang kinerja mereka sebenarnya?

Meninjau Sumber Daya Anda

Anda juga perlu meninjau sumber daya yang tersedia saat mengatur jadwal audit Anda.

Berapa banyak audit yang dapat Anda selesaikan secara realistis dalam setahun?
Berapa banyak yang harus Anda lakukan?
Apakah Anda mampu menyelesaikan audit yang cukup untuk membuat Anda merasa nyaman memenuhi persyaratan eksternal Anda serta menemukan informasi yang sebenarnya Anda butuhkan?

Ruang Lingkup Audit

Sama seperti Anda perlu memprioritaskan saat membuat jadwal audit tahunan, ini juga merupakan bagian besar dalam mengembangkan ruang lingkup audit. Ruang lingkup menetapkan apa yang sebenarnya akan dilihat dalam audit individu. Mengingat besarnya potensi area dan proses yang akan diaudit, penting untuk mengetahui di mana perhatian Anda paling dibutuhkan.

Saat membuat jadwal audit dan cakupan audit, Anda perlu melihat hal-hal berikut:

Penilaian risiko yang baru saja diselesaikan
Informasi yang berkaitan dengan kemungkinan dampak keuangan, produk dan pasokan
Kualitas pengendalian internal: Apakah mereka sekuat yang Anda yakini seharusnya? Apakah mereka digunakan?
Setiap keluhan pelanggan diterima
Tingkat perubahan atau stabilitas: Apakah ada pergantian staf yang besar? Apakah staf yang sama sudah ada di departemen sejak dimulai?
Hasil perikatan audit terakhir dan tindakan korektif apa pun yang tercantum: Apakah semuanya telah ditindaklanjuti?
Diskusi dengan staf di semua tingkatan tentang bidang apa pun yang mereka rasa perlu perhatian
Apakah ada keahlian atau pengetahuan khusus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan audit?

Ini Adalah Audit Anda

Pada akhirnya — terlepas dari siapa yang melakukan audit internal, staf internal, atau kontraktor eksternal — itu adalah audit Anda, dan Anda perlu mengetahui informasi apa yang ingin Anda lihat.

Audit bisa sesederhana atau serumit yang Anda suka. Dan ingat, Anda adalah satu-satunya orang yang benar-benar mengetahui informasi apa yang berharga bagi Anda.

Jika Anda ingin mengetahui mengapa satu area bisnis Anda selalu terlihat lebih baik daripada yang lain, atau hari apa yang paling populer bagi staf Anda untuk libur, audit internal dapat membantu Anda mengetahuinya.