Contoh spreadsheet pembukuan untuk bisnis kecil

Jika Anda Memiliki Bisnis, Anda Tidak Dapat Mengabaikan Pembukuan

Jika Anda memiliki bisnis kecil sendiri, menyimpan catatan yang baik adalah suatu keharusan. Bahkan, itu mungkin merupakan persyaratan untuk pendirian atau perizinan. Anda harus dapat melihat pada titik tertentu apakah bisnis Anda menguntungkan atau tidak. Pada saat pajak, adalah lebih penting untuk menyimpan catatan bisnis yang baik sepanjang tahun, atau Anda mungkin akan terlibat masalah dengan otoritas pajak.

Siapkan spreadsheet sederhana untuk catatan pendapatan dan catatan pengeluaran. Jika Anda terbiasa memasukkan item ke dalam spreadsheet pada hari item tersebut muncul, Anda akan segera menemukan bahwa Anda membentuk kebiasaan baru, dan akan memiliki catatan bisnis yang baik untuk dijalankan. Pembahasan berikut dimaksudkan sebagai pedoman, dan contoh didasarkan pada seseorang yang menjalankan usaha jasa kecil - dalam hal ini, menulis dan mengedit - dari rumah, dan yang tidak memiliki karyawan.

Catatan Apa yang Perlu Saya Simpan?

Persyaratan bervariasi dari satu yurisdiksi ke yurisdiksi, jadi selalu bijaksana untuk memeriksa dengan pemerintah negara bagian atau provinsi Anda, serta badan perpajakan Federal, untuk memastikan bahwa Anda memahami apa yang perlu Anda lakukan dalam hal pembukuan.

Secara umum, untuk kepemilikan perseorangan, neraca tahunan tidak diperlukan, dan menyimpan spreadsheet sudah cukup. Anda mungkin akan menemukan bahwa, sebagai pemilik bisnis, ada undang-undang yang memaksa Anda untuk menyimpan catatan bisnis Anda selama beberapa tahun. Anda mungkin juga perlu mendapatkan "nomor bisnis" dari agen perpajakan untuk mengajukan pajak yang berlaku untuk bisnis tersebut.

Dalam hal menyimpan catatan Anda untuk keperluan pajak, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda menyimpan bukti untuk mendukung setiap entri di spreadsheet Anda. Ini disebut jejak audit. Jejak audit ini mencakup item seperti faktur untuk layanan Anda dan tanda terima untuk pembelian yang Anda lakukan. Jika Anda menggunakan mobil Anda sama sekali untuk bisnis Anda, Anda perlu mencatat jarak tempuh yang dikeluarkan untuk penggunaan bisnis, biaya bahan bakar, biaya lisensi, dan perbaikan / pemeliharaan. Tagihan telepon dan utilitas lainnya, termasuk penyedia internet Anda, juga harus dilacak. Spreadsheet sederhana yang dapat Anda atur menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel dapat membantu Anda tetap mengetahui semuanya.

Catatan Pendapatan

Hanya ada beberapa langkah sederhana yang diperlukan untuk menyiapkan spreadsheet untuk mencatat pendapatan yang dihasilkan oleh bisnis kecil Anda. Anda dapat benar-benar membahas banyak detail jika Anda mau, tetapi sederhana umumnya lebih baik dan akan membuat Anda tidak melihat pembukuan sebagai tugas.

Pada dasarnya, yang perlu Anda lakukan hanyalah mencatat sumber penghasilan Anda. Jika pendapatan berasal dari faktur yang Anda keluarkan kepada klien untuk menyediakan layanan, perhatikan spesifikasinya. Jejak audit Anda atau "bukti" untuk transaksi ini dapat mencakup laporan PayPal, laporan bank, dan faktur yang Anda buat untuk klien Anda.

Judul kolom dapat mencakup apa pun yang Anda suka, tetapi setidaknya harus memiliki tanggal transaksi atau faktur, nama klien, deskripsi layanan yang Anda berikan, nomor faktur penjualan Anda (sehingga Anda dapat melakukan referensi silang dan memberikan jejak audit), dan pajak yang diberlakukan.

Anda juga dapat membuat rumus di sel yang berbeda untuk terus menjalankan total, atau jika Anda sangat mahir dengan spreadsheet, Anda dapat melakukan hal-hal seperti menautkan ke lembar lain. Contoh di bawah ini diberikan sebagai ilustrasi untuk catatan pendapatan sederhana.

Pendapatan Dari Klien Menunjukkan Nomor Faktur

gadis hijau (Kaili Bisson)

Catatan Pengeluaran

Seperti halnya pencatatan pendapatan, menjaga hal-hal sederhana di sisi pengeluaran akan membuat semua ini relatif cepat dan mudah. Catat semua pengeluaran sah yang Anda keluarkan dalam bisnis Anda pada tanggal terjadinya. Cobalah untuk menggunakan deskriptor atau jenis pengeluaran seperti yang digunakan oleh otoritas pajak, karena ini akan sangat membantu Anda ketika tiba saatnya untuk melakukan pajak. Beberapa contoh termasuk:

Periklanan
Bisnis - penggunaan biaya rumah
Persediaan
Telepon dan utilitas

Sekali lagi, tajuk kolom dapat mencakup apa pun yang Anda suka, tetapi minimal, harus memiliki tanggal transaksi, jenis transaksi, nama pemasok, jumlah yang dibelanjakan, dan pajak apa pun yang diterapkan. Simpan semua kuitansi dan tagihan sebagai bukti. Anda dapat sekali lagi membuat rumus dalam sel untuk terus menjalankan total berbagai jenis pengeluaran. Sebuah spreadsheet pengeluaran sederhana ditunjukkan di bawah ini.

Biaya menurut Jenis Dengan Pajak yang Ditimbulkan

Unduh Aplikasi untuk Melacak Biaya

Ada juga banyak aplikasi di luar sana yang dapat Anda unduh ke perangkat Android atau iOS Anda yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran bisnis.

Sebagian besar aplikasi ini terintegrasi dengan cukup mudah ke paket seperti QuickBooks dan Excel juga, memberi Anda ketenangan pikiran bahwa semua pengeluaran Anda telah ditanggung. Beberapa aplikasi bahkan memungkinkan Anda mengirimkan faktur melalui email ke klien Anda — penghemat waktu yang besar untuk bisnis kecil apa pun.

Jaga Kebiasaan Pembukuan Spreadsheet

Sekarang, mulailah biasakan menghabiskan waktu di spreadsheet pembukuan Anda setiap hari. Anda akan segera menemukan bahwa tidak perlu waktu jika Anda terus mengatasinya, dan pada saat pajak Anda akan sangat senang melakukannya.

Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Membentuk Kebiasaan?

Sebenarnya butuh waktu minimal 2 bulan untuk mengembangkan kebiasaan baru. Tapi jangan putus asa! Hanya perlu beberapa menit sehari untuk menambahkan beberapa entri dalam spreadsheet Anda.