Gelembung dan silo dalam proses perusahaan

Meledakkan Gelembung

Lain kali Anda sedang bekerja, lihat-lihat. Seberapa baik masing-masing departemen bekerja sama?

Apakah Anda akan mengatakan bahwa Anda memiliki pemahaman yang baik tentang cara kerja setiap departemen? Atau bagaimana peran mereka sesuai dengan peran Anda?

Semua orang suka berpikir bahwa peran mereka sendiri adalah yang paling penting, bahwa bisnis tidak dapat berfungsi tanpa departemen mereka.

Salah!

Satu hal yang sering kita lihat dalam audit internal adalah bahwa setiap departemen bekerja dalam silo, tetap berada di dalam gelembung kerja kecil mereka sendiri tanpa menyadari apa lagi yang terjadi di sekitar mereka dalam bisnis.

Meskipun berfokus pada detail apa pun yang Anda lakukan adalah hal yang baik, hal itu tidak boleh mengorbankan gambaran besarnya.

Terlepas dari industrinya, tidak ada bisnis yang dapat beroperasi hanya dengan satu departemen. Bahkan bisnis operator tunggal kecil mengharuskan Anda untuk memakai banyak jabatan saat Anda mengambil peran berbeda dalam bisnis Anda.

Proses Multi-Departemen Perusahaan

Mari kita lihat contoh sederhana dari langkah-langkah dalam membuat produk yang sudah ada dan menjualnya kepada pelanggan kita. Bahkan sebelum Anda mempertimbangkan untuk membuat lebih banyak, Anda perlu menentukan:

berapa banyak produk yang Anda miliki saat ini dalam stok
apakah itu memiliki tanggal kedaluwarsa
apakah itu produk musiman yang hanya dibutuhkan pada waktu-waktu tertentu dalam setahun
apakah saat ini ada kebutuhan tambahan yang harus dibuat
apakah bisnis tersebut memiliki sumber daya untuk menghasilkan lebih banyak pada saat ini

Pertanyaan di atas biasanya ditinjau oleh seseorang di dalam departemen perencanaan. Mereka juga akan menentukan berapa banyak produk yang akan dibuat dan jumlah bahan mentah yang perlu dibeli.

Informasi tersebut kemudian biasanya diteruskan ke manajemen untuk menyetujui produksi, pembelian bahan mentah dan jumlah waktu dan staf yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pembuatan produk. Diskusi dengan departemen keuangan biasanya disertakan saat ini untuk memastikan bisnis memiliki dana yang tersedia untuk menyelesaikan semua tugas.

Setelah proses perencanaan selesai dan disetujui, detail kebutuhan bahan baku diteruskan ke departemen pembelian. Di sini mereka akan memiliki daftar pemasok yang disetujui yang mereka gunakan untuk membuat draf pesanan pembelian guna membeli bahan mentah yang dibutuhkan. Sekali lagi, ini perlu disetujui, umumnya oleh manajemen, sebelum dikirim ke pemasok.

Setelah bahan baku dipesan, departemen keuangan perlu mengeluarkan pembayaran untuk memastikan barang dikirim tepat waktu. Catatan keuangan perlu diperbarui untuk mencerminkan berapa banyak uang yang dihabiskan bisnis dan untuk apa. Nanti mereka juga perlu mencocokkan pembayaran ini dengan faktur yang diterima sebagai bagian dari proses rekonsiliasi mereka.

Jadi kami telah memesan bahan mentah kami; selebihnya harus mudah, bukan?

Para pemasok sudah mulai mengirimkan bahan baku kami jadi sekarang seseorang perlu memeriksanya untuk memastikan pesanan sudah benar dan barang dalam kondisi layak pakai. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membandingkan pesanan pembelian dan faktur dengan barang yang diterima.

Bergantung pada ukuran bisnis dan jenis bahan yang diterima, ini bisa siapa saja mulai dari resepsionis hingga staf gudang atau mandor lokasi. Dalam bisnis yang lebih besar, dan sekali lagi tergantung pada jenis barangnya, Anda mungkin meminta satu orang menandatangani untuk mengonfirmasi bahwa barang telah diterima di lokasi dan yang lain memeriksa kualitas bahan mentah.

Dokumen apa pun yang berkaitan dengan bahan mentah perlu disimpan dan salinannya mungkin perlu dikirim ke departemen yang berbeda untuk memastikan catatan mereka akurat. Ketika ada dokumen yang terlibat, ini adalah saat hal-hal dapat menjadi berantakan jika ada kurangnya komunikasi atau jika Anda tidak mengerti mengapa departemen lain membutuhkannya dan kerangka waktu apa yang mereka butuhkan.

Anda tidak dapat membayar faktur jika Anda tidak tahu apa yang Anda bayar. Anda juga tidak boleh menerima barang di lokasi jika Anda tidak mengetahui produk dan jumlah yang harus ada.

Sekarang kami memiliki bahan kami, kami dapat membuat produk kami.

Sekali lagi, bergantung pada ukuran dan pendirian bisnis, bagaimana bahan mentah disimpan, dicatat, dan didistribusikan untuk digunakan bisa sangat berbeda. Satu hal yang harus tetap sama adalah bahwa itu harus dicatat kapan setiap bahan digunakan, oleh siapa dan seberapa banyak. Tanpa informasi ini Anda tidak akan tahu apa yang Anda butuhkan ketika Anda memulai proses perencanaan di lain waktu Anda ingin membuat produk.

Kami mulai membuat produk kami menggunakan instruksi kerja yang dikembangkan sebelum kami mulai membuat produk ini sejak awal. Instruksi kerja digunakan untuk memastikan bahwa setiap produk dibuat dengan cara yang persis sama dan memiliki kualitas yang konsisten.

Setiap kali seseorang menemukan cara untuk membuat proses pembuatan menjadi lebih baik, instruksi kerja dan dokumen lain untuk proses tersebut perlu diperbarui agar tetap mutakhir. Departemen audit internal Anda juga dapat meninjau proses tersebut untuk memastikan instruksi kerja benar-benar diikuti.

Jika Anda menggunakan peralatan apa pun untuk membuat produk, Anda perlu memastikan bahwa peralatan tersebut berfungsi dengan baik. Departemen pemeliharaan memerlukan jadwal untuk menguji, memperbaiki, dan mengganti peralatan jika diperlukan. Diskusi dengan manajemen risiko dan / atau staf audit internal dapat membantu saat membuat jadwal ini.

Juga setiap insiden yang terjadi selama proses pembuatan, seperti kerusakan peralatan, proses produksi tidak diselesaikan dengan benar atau cedera staf, perlu dicatat, diselidiki, dan diselesaikan.

Sebelum produk dapat dijual perlu dilakukan pengecekan kualitas; Anda tidak ingin menjual produk yang inferior atau rusak.

Kami sekarang memiliki produk jadi yang ada di ruang toko kami menunggu untuk dijual, tetapi kepada siapa kami menjualnya dan untuk berapa harganya?

Dan Itu Berlanjut

"Berapa banyak" yang sebelumnya telah dikerjakan oleh manajemen, lagi-lagi departemen keuangan akan dilibatkan untuk memastikan berapa biaya yang Anda keluarkan untuk membuat produk dan berapa banyak keuntungan yang ingin Anda hasilkan.

Riset pasar yang dilakukan oleh seseorang yang terlibat dalam penelitian dan pengembangan akan dibutuhkan pada awalnya untuk melihat untuk apa produk serupa lainnya dijual dan untuk apa orang bersedia membayar.

Mengenai siapa yang akan dijual, riset pasar Anda pasti sudah memeriksanya sejak awal sehingga Anda sudah tahu siapa pelanggan Anda. Departemen pemasaran akan menyusun kampanye untuk menargetkan pelanggan yang tepat, serahkan pada departemen penjualan untuk menyampaikan produk ke pelanggan.

Itu adalah proses yang cukup rumit, tetapi kami belum selesai dengan tenang.

Mirip dengan memesan dan membeli bahan mentah, kami sekarang harus membalik proses itu untuk mengeluarkan produk dari area penyimpanan kami dan ke pelanggan.

Departemen pengepakan kami perlu mengemas jumlah yang tepat dari setiap produk untuk pelanggan. Kami perlu membuat faktur yang harus dibayar oleh pelanggan. Gudang perlu mengonfirmasi bahwa produk yang tepat diberikan kepada pelanggan yang tepat. Dan departemen keuangan kami perlu memastikan pelanggan membayar dan bahwa pembayaran dicatat dan direkonsiliasi dengan benar.

Juga, karena kami memiliki staf yang membuat produk, departemen penggajian kami perlu mengetahui siapa yang bekerja dan jam berapa mereka bekerja sehingga mereka dapat dibayar untuk waktu mereka.

Sementara semua hal di atas terjadi, masih ada beberapa departemen yang bekerja di latar belakang. Dua hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah departemen TI yang memastikan staf memiliki akses ke sistem dan informasi yang mereka butuhkan.

Yang lainnya adalah pembersih kami. Terlepas dari apakah Anda memilih untuk menggunakan staf internal atau perusahaan pembersih eksternal, seseorang harus menjaga ruang kerja tetap bersih, rapi dan bebas dari potensi bahaya.

Jadi, Siapa yang Terlibat?

Melihat contoh di atas, proses produksi dan penjualan sederhana kami telah melibatkan departemen berikut:

Pengelolaan
Perencanaan
Pembelian
Keuangan
Gudang
Kontrol kualitas
Manajemen Dokumen
Produksi
Pemeliharaan
Pemasaran
SAYA T
Pengemasan
Penjualan
R&D
Manajemen risiko
Audit internal
Investigasi Insiden
Daftar gaji
Pembersihan

Seperti yang Anda lihat, setiap departemen terlibat. Jika Anda hanya mengambil salah satu dari departemen itu, semuanya akan menjadi sangat cepat berantakan! Pemeriksaan kendali bisa terlewat, Anda mungkin tidak memiliki sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan produksi atau membayar staf, Anda bisa kehilangan peluang penjualan, atau yang lebih penting Anda bisa menjual produk yang tidak layak pakai dan bisa berbahaya.

Bagaimana Kami Menghapus Silo?

Cukup sering selama Audit Internal jika saya melihat ada gangguan komunikasi atau jika staf tidak yakin dengan peran berbagai bidang, saya akan merekomendasikan agar staf dari satu departemen pergi dan membayangi staf di departemen lain untuk waktu yang singkat. Saya meminta mereka untuk pergi dan duduk untuk melihat apa yang sebenarnya dilakukan oleh anggota staf lainnya. Mereka mendapat kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana departemen bekerja sama.

Pada dasarnya mereka mulai melihat bisnis sebagai teka-teki dengan semua bagian yang cocok untuk membuat keseluruhan daripada kumpulan silo individu.