Panduan untuk terminologi penggajian dasar

Baru-baru ini, saya mengambil pekerjaan untuk perusahaan sumber daya manusia global di departemen layanan klien mereka dan menjalani kursus pelatihan 10 minggu dalam penggajian. Ini adalah jalan bisnis baru yang belum pernah saya alami sebelumnya. Selama pelatihan saya, saya mempelajari dasar-dasar penggajian.

Artikel ini akan membahas terminologi penggajian dan pajaknya, yang berguna ketika mencoba mempelajari cara melakukan tugas yang diperlukan.

Pertama mari kita mulai dengan definisi penggajian, yaitu:

Mengirim gaji ke karyawan, baik dengan cek langsung atau setoran langsung.
Menyimpan catatan tingkat gaji karyawan, pemotongan pajak, pemotongan, waktu libur yang dibayar, dll.
Menghitung pendapatan total setiap karyawan dalam satu tahun fiskal.

Gaji Kotor vs. Gaji Bersih

Apa perbedaan antara gaji kotor dan gaji bersih. Sebenarnya cukup sederhana.

Gaji Kotor

Jumlah ini termasuk total gaji karyawan yang dihitung sebelum ada yang diambil (seperti pajak, potongan, dll). Bagaimana Anda menghitung gaji kotor untuk karyawan yang digaji atau per jam?

Per Jam: Tingkat gaji dikalikan dengan jam kerja sama dengan total gaji kotor.
Gaji: Jumlah gaji yang ditetapkan untuk karyawan untuk periode gaji itu sama dengan total gaji kotor.

Gaji bersih

Jumlah ini termasuk gaji kotor karyawan, atau jumlah total, dikurangi semua pemotongan dan pemotongan pajak. Gaji bersih sama dengan gaji karyawan atau setoran langsung.

Verifikasi Persyaratan Upah Minimum di Tingkat Negara Bagian dan Federal

Hubungi Departemen Tenaga Kerja Luar Negeri atau Departemen Tenaga Kerja AS untuk mempelajari apa yang diamanatkan hukum untuk upah minimum di negara bagian Anda. Dalam contoh di mana karyawan Anda tunduk pada persyaratan upah minimum federal dan negara bagian, Anda diharuskan untuk membayar karyawan tersebut dengan tarif yang lebih tinggi dari dua tingkat upah minimum.

Lembar Waktu

Sebuah metode harus digunakan untuk melacak waktu setiap karyawan ketika mereka masuk dan keluar dari pekerjaan, untuk makan siang, dan waktu istirahat pribadi yang diambil selama hari kerja. Hal ini sangat penting terutama bagi karyawan per jam, karena jam kerja mereka digunakan untuk menghitung gaji rutin serta lembur. Ada dua metode umum untuk mengumpulkan waktu karyawan:

Kartu Pukulan Manual: Ini adalah kartu yang mengidentifikasi karyawan dan digunakan untuk meninju mesin secara manual, yang menempatkan cap waktu pada kartu. Kemudian, seseorang dalam daftar gaji secara manual memasukkan waktu itu ke dalam sistem mereka.
Pelacakan Waktu Elektronik: Kartu magnetik atau cap jempol dapat digunakan untuk meminta mesin mencatat waktu secara elektronik bagi karyawan. Tidak ada yang harus memasukkan waktu-waktu ini secara manual, karena mereka dicatat pada saat jam kerja karyawan dihidupkan.

Terlepas dari metode mana yang digunakan, tujuannya adalah untuk mencatat waktu karyawan secara akurat sehingga mereka dibayar sesuai jumlah jam kerja yang benar.

Jam Reguler vs. Lembur

Apa perbedaan antara jam reguler dan lembur?

Tarif reguler: Ini adalah tarif gaji reguler atau gaji langsung karyawan. Ini adalah tingkat pembayaran normal mereka, misalnya $ 12 / jam. Jumlah tersebut dikalikan dengan 40 jam pertama mereka bekerja.
Lembur: Jika karyawan bekerja lebih dari 40 jam, mereka dibayar lembur untuk jam tambahan tersebut. Ini adalah tarif gaji reguler mereka, yang dinyatakan sebagai waktu ditambah setengah dari tarif gaji reguler mereka, yang dinyatakan sebagai "setengah". Anda mengalikan jumlah ini dengan jam kerja untuk menerima tarif lembur mereka.

Untuk contoh di atas, jika tarif reguler karyawan adalah $ 12 / jam, tarif lembur mereka adalah $ 18 / jam ($ 12 + $ 6 = $ 18). Anda juga dapat menghitung lembur karyawan dengan cara ini: ($ 12 + ($ 12X0.5) = $ 18) atau ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Bagaimana Anda menghitung lembur jika karyawan bekerja 42 jam?

40 jam X $ 12 = $ 480 gaji reguler

2 jam X $ 18 = $ 36 lembur

Total = ($ 480 reguler + $ 36 lembur) = $ 516 gaji kotor

Pemotongan Pajak

Karyawan penuh waktu: Untuk karyawan yang tidak dianggap sebagai karyawan kontrak, pemberi kerja memotong pajak dari gaji mereka untuk pajak pendapatan federal, negara bagian, dan lokal. Pemotongan pajak setiap karyawan ditentukan secara berbeda berdasarkan W-4 yang mereka selesaikan pada saat perekrutan. Pemberi kerja harus memastikan bahwa mereka menahan jumlah federal, Medicare, dan jaminan sosial yang benar untuk setiap karyawan.
Karyawan kontrak: Karyawan ini bertanggung jawab untuk membayar pajak penghasilan mereka sendiri pada akhir tahun, karena pemberi kerja tidak memotong pajak dari gaji mereka.

Formulir Perekrutan Baru

Ada beberapa formulir yang perlu diisi oleh karyawan pada saat mereka direkrut. Formulir-formulir ini termasuk W-4 untuk pemotongan pajak pendapatan federal, formulir pemotongan pajak pendapatan negara bagian, dan formulir I-9 untuk kelayakan kerja.

Formulir Lamaran Kerja: Informasi dalam lamaran kerja dapat digunakan untuk masuk ke dalam sistem penggajian Anda mengenai nama karyawan, alamat, informasi kontak, dll. Informasi ini dapat diverifikasi, seperti perusahaan sebelumnya dan / atau pendidikan.
Formulir Pemotongan Pajak Pendapatan Federal W4 : Formulir ini memberikan informasi tentang status perkawinan karyawan, jumlah tanggungan, dan jumlah pemotongan tambahan yang dipilih.
Formulir Pemotongan Pajak Pendapatan Negara Bagian: Anda harus terlebih dahulu mendaftar ke departemen badan pendapatan negara bagian sebagai pemberi kerja di negara bagian tersebut. Mereka akan memberi tahu Anda tentang formulir apa dan berapa banyak pajak yang harus dipotong untuk karyawan tersebut.
Formulir I-9 - Formulir ini untuk verifikasi kelayakan kerja dan mengharuskan karyawan baru memberikan bukti kelayakan mereka, yang mungkin terdiri dari akta kelahiran atau kartu hijau mereka. Pemberi kerja akan memverifikasi informasi ini, tetapi tidak perlu dikirim ke agen negara.

Hal Penting Lainnya untuk Diketahui

Verifikasi elektronik: Pemberi kerja dapat menggunakan sistem verifikasi elektronik untuk memeriksa I-9 mereka dan membandingkannya dengan database federal untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memenuhi syarat untuk bekerja di AS.
Sistem Pemberitahuan Ketenagakerjaan Negara Bagian: Pengusaha harus mendaftarkan karyawan mereka ke negara bagian, yang memungkinkan negara bagian untuk mengumpulkan informasi dan pembayaran seperti hiasan (misalnya tunjangan anak, hak gadai, dll.) Dari karyawan tersebut.

Ada sejumlah formulir yang harus Anda isi, baik sebagai karyawan maupun sebagai perusahaan, agar penggajian dan pajak Anda berjalan lancar.

phasinphoto.dll

Periode Pembayaran

Ini adalah periode waktu berulang di mana karyawan dibayar. Ini bisa menjadi periode waktu mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan. Mengetahui jumlah gaji per periode per tahun penting untuk menghitung berapa banyak karyawan yang akan diterima untuk setiap periode gaji.

Mingguan: 52 periode pembayaran / tahun
Dua mingguan: 26 periode pembayaran / tahun
Setengah bulanan: 24 periode pembayaran / tahun
Bulanan: 12 periode pembayaran / tahun

Persyaratan Penggajian Akhir Kuartal dan Tahun

Formulir berikut dapat digunakan untuk mengajukan pajak pemberi kerja ke IRS atau agen negara Anda:

Formulir 941 (Kuartalan): Formulir IRS ini merangkum gaji yang dibayarkan dan digunakan oleh pemberi kerja apakah mereka bebas pajak atau tidak. Setiap kuartal, pemberi kerja akan melaporkan jumlah pajak gaji federal yang dipotong, pajak jaminan sosial, pajak medis, dan pembayaran dan / atau pemotongan terkait lainnya.
Formulir 940 (Tahunan): Formulir IRS ini digunakan oleh pemberi kerja untuk melaporkan gaji yang dibayarkan dan pajak pengangguran federal yang diperoleh dari gaji yang dikenakan FUTA selama setahun penuh.
Pajak Pengangguran Negara Bagian: Sebagian besar majikan membayar pajak pengangguran federal dan negara bagian.
Formulir W-2: Berikan W-2 kepada karyawan Anda sebelum batas waktu. Anda harus mengajukan formulir W-2 ke Administrasi Jaminan Sosial dengan mengisi formulir secara elektronik dan / atau mengisi formulir yang sebenarnya.