Cara mengotomatiskan sistem telepon bisnis dengan benar

Resepsionis telepon

Gambar milik FreeDigitalPhotos.net

Panduan ini berlaku untuk semua jenis sistem telepon bisnis otomatis. Anda akan membutuhkan ini setelah sistem Anda sudah terpasang dengan semua kabel dan koneksi telepon selesai.

Saya akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk memprogram petugas otomatis Anda untuk menangani penelepon Anda secara efisien.

Konfigurasi yang tepat sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang sangat baik tentang bisnis Anda.

Ada tiga bagian dalam sistem telepon bisnis:

Komponen utamanya adalah PBX, yang merupakan singkatan dari " P rivate B ranch E x change ." Seseorang yang hidup diperlukan untuk menjawab dan merutekan panggilan masuk kecuali jika sistem menyertakan item "2" di bawah.
Petugas otomatis menyediakan menu opsi yang dapat digunakan penelepon untuk merutekan panggilan tanpa memerlukan resepsionis langsung.
Terakhir, komponen pesan suara akan memungkinkan penelepon meninggalkan pesan untuk personel.

Manfaat Sistem Telepon Otomatis

Panggilan bisnis dapat mengganggu konsentrasi karyawan dan memberi mereka tanggung jawab ekstra untuk menerima pesan untuk karyawan lain. Sistem telepon otomatis memungkinkan personel menjadi lebih produktif, tetapi hanya jika diprogram untuk mengarahkan penelepon dengan benar.

Penelepon dapat dialihkan ke telepon tertentu di kantor secara otomatis. Dalam banyak kasus, personel bahkan dapat meneruskan ekstensi mereka ke lokasi luar, atau telepon seluler.

Dengan menyertakan pesan suara, sistem akan menerima pesan untuk personel yang sibuk. Setiap individu dapat merekam sapaannya yang diputar ke penelepon jika mereka tidak menjawab.

Petugas otomatis juga dapat mengizinkan penelepon untuk mendengarkan informasi yang direkam tanpa menunggu orang langsung menjawab pertanyaan rutin. Itu bagus untuk memberikan jam kerja, petunjuk arah ke kantor Anda, mencantumkan penawaran pekerjaan, dan jawaban atas pertanyaan umum lainnya.

Bagaimana Beberapa Penelepon Dapat Melalui Satu Nomor?

Jika Anda hanya memiliki satu saluran telepon, maka hanya satu penelepon yang akan terhubung. Penelepon kedua akan mendapatkan sinyal sibuk karena perusahaan telepon Anda tidak dapat mengirimkan panggilan kedua.

Jika Anda tidak ingin penelepon Anda mendapatkan sinyal sibuk, Anda memerlukan saluran telepon terpisah untuk setiap penelepon simultan.

Anda memerlukan jumlah saluran telepon yang sesuai untuk mendukung volume panggilan yang Anda harapkan, dan sistem telepon Anda perlu mendukung saluran tambahan.

Misalnya, jika Anda memiliki sepuluh ekstensi, dan lima orang biasanya melakukan panggilan telepon di luar sekaligus, Anda memerlukan lima saluran telepon yang masuk dari perusahaan telepon Anda. Jika kelima saluran sedang digunakan, pemanggil berikutnya akan mendapat sinyal sibuk.

Metode sebenarnya untuk menyampaikan panggilan masuk adalah fungsi perusahaan telepon. Setiap penelepon menghubungi nomor yang sama, nomor perusahaan utama Anda. Perusahaan telepon menyediakan fitur yang disebut layanan rollover . Jika saluran pertama sibuk, penelepon berikutnya beralih ke saluran berikutnya yang tersedia.

Sinyal sibuk dapat dihindari dengan memiliki saluran telepon yang cukup untuk mengirimkan semua kemungkinan penelepon simultan.

Bagaimana Membuat Sistem Telepon Bisnis Menangani Penelepon Anda Dengan Benar

Saat memprogram opsi menu, penting untuk mempertimbangkan penempatan logis dari departemen dan personel di perusahaan Anda. Menu telepon yang terorganisir dengan baik akan membantu penelepon lewat dengan cepat.

Anda pasti ingin mengarahkan penelepon Anda ke arah yang benar tanpa membingungkan pilihan. Menu yang mudah diikuti sangat penting, dengan opsi untuk departemen, personel, atau informasi tertentu lainnya.

Bagaimana Anda merencanakan struktur yang tepat untuk menu Anda? Pikirkan tentang apa yang sebagian besar penelepon Anda panggil dan apa yang mereka butuhkan dari Anda. Juga, pertimbangkan seberapa baik pelanggan Anda mengenal perusahaan Anda.

Apakah mereka secara rutin menghubungi personel tertentu?
Apakah mereka tahu nomor ekstensi?
Apakah mereka tahu nama belakang staf Anda?
Atau apakah mereka hanya memiliki gagasan yang tidak jelas tentang departemen apa yang perlu mereka jangkau?

Mengetahui hal ini, Anda dapat merancang menu telepon Anda untuk menangani kebutuhan pelanggan Anda.

Jika Anda memiliki banyak orang yang menelepon dengan pertanyaan umum atau membutuhkan informasi tentang produk Anda, sertakan opsi seperti " Tekan 5 untuk informasi tentang widget kami " .

Jika pelanggan Anda mengenal personel Anda berdasarkan nama, maka akan sangat membantu jika menawarkan direktori dial-by-name. Penelepon diperintahkan untuk memanggil nama belakang pada papan tombol telepon.

Ingatlah bahwa jika seseorang keluar dari perusahaan Anda, atau Anda mempekerjakan orang lain, Anda harus selalu memperbarui direktori telepon Anda.

Sebagai langkah pengamanan, untuk memastikan Anda tidak kehilangan penelepon, sebaiknya berikan opsi kepada penelepon untuk menghubungi operator dengan menekan nol. Operator Anda bisa menjadi resepsionis Anda atau siapa saja yang dapat membantu penelepon yang membutuhkan panduan.

Penelepon menekan opsi menu

Gambar oleh Pete Linforth dari Pixabay

Etiket Sistem Telepon Bisnis Otomatis

Praktik bisnis yang baik adalah membuatnya semudah mungkin bagi penelepon Anda untuk menghubungi orang yang tepat untuk membantunya. Poin-poin berikut sangat penting.

Sediakan Pilihan Menu Berguna

Merupakan kebiasaan untuk menempatkan departemen di menu dan menetapkan ekstensi untuk personel. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin memasukkan orang ke dalam menu, sehingga penelepon Anda akan mendengar, "Untuk Sally Jones, tekan 1, untuk John Smith, tekan 2, dll."

Perhatikan bahwa Anda memberi penelepon Anda gambaran tentang ukuran perusahaan Anda dalam kasus ini. Anda dapat menghindarinya dengan fitur Dial-By-Name, dan menjadikannya salah satu pilihan menu.

Berikan Penelepon Orang yang Langsung Cepat Dengan Opsi Nol

Banyak orang terburu-buru, dan beberapa tidak memiliki kesabaran untuk mendengarkan seluruh menu. Anda tidak ingin kehilangan pelanggan potensial tersebut, dan Anda pasti tidak ingin membuat mereka frustrasi. Seringkali para penelepon ini ingin menekan angka nol agar mendapat perhatian langsung dari orang sungguhan. Oleh karena itu, disarankan untuk membuat opsi menu berdering nol kepada petugas yang dapat membantu atau mengarahkan panggilan.

Jangan Campurkan Salam Bisnis dan Pribadi

Hal penting lainnya adalah tidak mencampurkan salam bisnis dan pribadi. Saat karyawan Anda meneruskan ekstensi mereka ke ponsel atau telepon rumah, mereka mungkin tidak ingin penelepon mendengar pesan salam keluar jika tidak menjawab panggilan yang ditransfer.

Penyaringan panggilan dapat digunakan untuk memblokir salam pribadi dari tujuan, sehingga penelepon hanya mendengar salam profesional yang diberikan di bawah ekstensi. Jika pesan suara ponsel menjawab, penelepon tidak akan terhubung. Sebaliknya, penelepon akan dibawa kembali dan dialihkan ke pesan suara sistem bisnis dengan sapaan terkait bisnis yang sesuai.

Penyaringan Panggilan

Alih-alih menghubungkan saat dijawab, itu pertama-tama memutar nama pemanggil ke penerima. Kemudian mereka dapat menekan tombol untuk menerima panggilan tersebut. Jika pesan suara menjawab, itu tidak akan mengembalikan nada kunci, jadi sistem telepon akan menerima penelepon kembali, seperti yang baru saja saya jelaskan di atas.

Pemrosesan Panggilan Saat Personil Tidak Tersedia

Personel Anda mungkin tidak selalu tersedia untuk menerima panggilan. Tapi penting untuk menjaga pelanggan Anda saat mereka menelepon.

Jadi ketika panggilan tidak dijawab, dengan cepat mengarahkan penelepon ke kotak surat suara yang sesuai dengan instruksi dalam salam, akan membantu meyakinkan penelepon Anda bahwa dia akan segera diurus.

Saat personel Anda membutuhkan privasi untuk menyelesaikan tugas yang terlibat, ekstensi mereka dapat disetel ke mode "Jangan Ganggu" sehingga penelepon penting tidak hanya mendengar dering atau masuk ke dalam " Penjara Pesan Suara ".

Sebaliknya, ketika sebuah ekstensi diatur sebagai Jangan Ganggu, itu akan memainkan salam alternatif yang telah diatur oleh pengguna kotak surat untuk menangani penelepon ketika mereka tidak tersedia. Salam ini dikenal sebagai "Salam yang Tidak Tersedia". Ini memberikan instruksi kepada penelepon Anda, seperti ekstensi apa yang harus dihubungi untuk segera dilayani oleh karyawan lain.

Fakta bahwa pengguna kotak surat dapat merekam salam biasa dan salam yang tidak tersedia membuatnya mudah untuk beralih ke Jangan Ganggu (atau mode tidak tersedia) dan kembali lagi tanpa perlu merekam salam baru.

Ingat, Anda perlu menindaklanjuti semua pesan. Jadi personel Anda harus memeriksa kotak pesan suara mereka secara rutin atau mengaktifkan metode pemberitahuan pesan.

Bagaimana Menghubungkan Pekerja Jarak Jauh Melalui Sistem Telepon Anda

Jika Anda memiliki tenaga kerja yang berpindah-pindah, mempekerjakan Pegawai Kantor di Rumah, atau memiliki kantor satelit, Anda harus mengikat semua pekerja Anda dalam satu sistem telepon terpadu, sehingga mereka dapat diakses oleh penelepon Anda.

Beberapa sistem telepon mengizinkan ekstensi pemrograman untuk merutekan panggilan ke nomor luar. Jika Anda memiliki fitur itu, buat ekstensi untuk semua personel jarak jauh yang perlu dapat diakses.

Penggunaan Ponsel Ekstensi dengan Benar

Jika personel jarak jauh Anda tidak berada di lokasi tertentu, Anda dapat memprogram ekstensi sistem telepon untuk merutekan panggilan ke ponsel mereka. Seorang penelepon yang memanggil ekstensi mereka akan terhubung melalui ponsel tanpa mengetahui bahwa mereka tidak secara fisik di kantor.

Namun, Anda mungkin ingin mempertimbangkan bahwa panggilan tak terjawab yang tertinggal di pesan suara mungkin tidak diambil dan dikembalikan tepat waktu. Solusinya adalah menonaktifkan penyaringan panggilan dan membiarkan semua panggilan masuk ke pesan suara ponsel mereka jika tidak ada jawaban.

Manfaatnya adalah mereka tidak perlu memeriksa pesan di dua tempat. Mereka hanya perlu memeriksa ponselnya, yang mungkin memiliki sinyal pesan tunggu untuk menunjukkan panggilan tidak terjawab.

Perhatikan bahwa si penelepon akan mendengar sapaan pribadi di ponsel jika tidak ada jawaban. Jadi salam harus berhubungan dengan bisnis jika metode ini digunakan kecuali jika sistem Anda dapat melewati salam itu, seperti yang saya bahas sebelumnya.

Perencanaan yang tepat akan memberi kesan yang luar biasa pada penelepon Anda ketika mereka merasa mudah untuk berhubungan dengan personel yang tepat untuk mencapai tujuan yang dimaksudkan. Ini menguntungkan Anda dan klien Anda.

Telepon penjawab pekerja jarak jauh

Gambar oleh Gref_exe dari Pixabay

Membuat Sistem Telepon Menangani Kebutuhan Anda

Anda sebaiknya mempertimbangkan fleksibilitas penggunaan dan bagaimana penelepon Anda dapat memperoleh manfaat maksimal dari menu penjawab otomatis khusus Anda.

Anda harus memutuskan fitur mana yang akan digunakan dan bagaimana menerapkannya dengan benar. Anda tidak ingin menggunakan fitur dari perusahaan telepon Anda yang mengganggu sistem telepon.

Berikut ini ikhtisar singkat dari beberapa fitur umum dan cara mengintegrasikannya:

Pesan suara

Jika salah satu personel Anda sibuk menelepon, pesan suara mereka akan menerima pesan tersebut. Setiap ekstensi telepon harus memiliki kotak surat suaranya sendiri dengan salam pribadinya sendiri.

Sangat penting untuk menonaktifkan layanan pesan suara dari perusahaan telepon Anda saat Anda menggunakan fitur pesan suara dengan sistem telepon Anda.

Mentransfer Panggilan

Jika Anda memiliki personel di lokasi terpencil, Anda mungkin ingin mengizinkan penelepon yang menghubungi ekstensi mereka untuk ditransfer ke ponsel mereka.

Sistem telepon yang baik harus mampu menangani berbagai jenis fitur transfer yang disediakan perusahaan telepon Anda, seperti panggilan tiga arah atau transfer dan rilis, yang merupakan fitur yang dikenal sebagai Centrex.

Jika Anda tidak memiliki kemampuan transfer apa pun dengan perusahaan telepon Anda, maka sistem telepon yang layak masih dapat mentransfer penelepon ke nomor lain dengan menambal panggilan melalui dua saluran telepon.

Terakhir, Verifikasi Sistem Telepon Anda Membuat Kesan Pertama Yang Baik

Terakhir, ketika Anda telah menyiapkan sistem otomatis Anda, dan Anda menyelesaikan pemrograman, hubungi nomor telepon Anda dan dengarkan salam perusahaan Anda. Uji setiap opsi pada menu untuk memastikan semuanya berfungsi seperti yang Anda inginkan.

Anda tidak ingin penelepon Anda mengalami sesuatu yang aneh. Anda dapat menangkapnya dan memperbaikinya sebelum penelepon Anda menemukan sesuatu yang salah yang mengganggu mereka.

Ingat, sistem telepon Anda adalah hal pertama yang dialami pelanggan dan klien Anda saat mereka menelepon Anda. Jadi buatlah kesan pertama yang luar biasa.