Cara menentukan peta proses mana yang tepat untuk Anda

Pelajari tentang jenis peta proses dan untuk apa setiap jenis digunakan.

Canva

Apa itu pemetaan proses dan bagaimana hal itu dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang baik? Bagaimana Anda tahu harus mulai dari mana? Peta apa yang tepat untuk Anda? Jawaban singkatnya adalah: Tergantung.

Apa Itu Peta Proses?

Peta proses digunakan untuk mendokumentasikan proses dan prosedur yang menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan dalam suatu entitas. Pemetaan memungkinkan para pemimpin bisnis untuk melihat apa yang terjadi sekarang untuk menentukan di mana perubahan dapat mencegah redundansi, menghemat uang, dan meningkatkan alur kerja. Peta pada dasarnya adalah gambaran tentang bagaimana sesuatu terjadi. Meskipun memetakan proses Anda membutuhkan waktu dan upaya, penghargaan dalam peningkatan kualitas hampir selalu mengarah pada laba atas investasi (ROI) yang positif.

Berbagai Jenis Peta Proses

Sederhana (Level Rendah)
Perintahkan ke bawah
Lintas Fungsional (Jalur Renang)
Terperinci
Alur Kerja Dengan Gambar
Alur Proses yang Dirender
Tingkat Sistem

Peta sederhana (tingkat rendah).

1. Sederhana (Tingkat Rendah)

Sebagian besar proses bisnis dasar dapat ditunjukkan dengan peta yang sangat sederhana. Peta ini digunakan untuk menunjukkan prosedur sehari-hari yang membuat bisnis tetap beroperasi. Sangat sedikit simbol yang diperlukan sehingga siapa pun dapat melakukannya.

Panah cenderung mengalir ke satu arah.
Proses ditunjukkan oleh simbol aliran proses persegi.
Poin keputusan dengan jelas ditunjukkan oleh berlian dalam aliran ini.

Peta dapat dirangkai dengan konektor sehingga pembaca dapat melihat bagaimana satu set proses mengalir ke yang lain. Saat bisnis didokumentasikan dengan baik, setiap aliran proses harus terhubung ke satu atau beberapa aliran proses karena tidak ada tindakan bisnis yang berdiri sendiri.

Peta top-down.

2. Top Down

Peta top down hanya menggunakan satu simbol untuk mendokumentasikan proses dan langkah-langkah yang mendukungnya. Poin keputusan tidak disertakan. Proses yang paling baik didokumentasikan dengan aliran ini sangat sederhana dan hanya bergerak dalam satu arah. Kekuatan aliran ini adalah kemampuan untuk menghubungkan langkah-langkah yang sesuai ke setiap proses. Pembaca dapat menggunakan alur ini untuk mengidentifikasi cara menciptakan efisiensi dalam proses kerja standar dengan meninjau langkah-langkah untuk upaya duplikat dan langkah-langkah yang tidak perlu.

Peta jalur renang.

3. Lintas Fungsional (Jalur Renang)

Peta lintas fungsi disebut Jalur Renang karena garis horizontal digunakan untuk memisahkan area fungsional yang menyerupai jalur renang di kolam. Peta ini sering digunakan untuk menunjukkan proses yang mewakili pekerjaan, keputusan, dan data karena setiap proses transisi dari satu area fungsional ke area fungsional lainnya. Peta-peta ini mungkin sederhana atau terperinci.

Alur proses Jalur Renang sering digunakan untuk membantu mengungkap leher botol dan penghalang jalan. Dengan menggunakan peta ini, lebih mudah untuk mendemonstrasikan cara-cara di mana arus informasi dan data yang lebih baik dapat membantu bisnis beroperasi lebih efisien dan efektif. Peta ini sangat populer untuk sertifikasi ISO.

Peta rinci.

4. Terperinci

Seperti peta proses sederhana, peta proses terperinci menggunakan simbol untuk menunjukkan proses yang lebih rumit secara lebih rinci. Peta-peta ini menggunakan banyak simbol untuk memisahkan proses, sub proses, dokumentasi, data, dan sebagainya secara visual.

Sekali lagi, peta dapat dirangkai dengan konektor untuk menunjukkan bagaimana setiap proses mengalir ke proses lainnya. Legenda sering digunakan untuk membantu pembaca mengikuti peta dengan lebih baik. Gunakan alur ini untuk mendokumentasikan proses manufaktur, distribusi, teknik, teknis, dan bisnis yang lebih rumit. Peta-peta ini sangat bagus untuk sertifikasi ISO 9000.

Peta alur kerja dengan gambar.

5. Alur Kerja Dengan Gambar

Diagram alur kerja mengabaikan simbol peta standar untuk gambar yang lebih ramah. Mereka sering digunakan untuk mendemonstrasikan proses untuk audiens yang tidak terbiasa dengan teknik aliran proses. Simbol harus digunakan secara konsisten. Mempertahankan legenda membantu. Peta ini sering digunakan dalam sesi pelatihan.

6. Alur Proses yang Diberikan

Peta yang dirender melangkah lebih jauh dari diagram alur kerja untuk membuat peta ramah dengan menambahkan warna dan memisahkan informasi ke dalam area berbatasan. Berbagai aliran proses sering kali didokumentasikan pada peta yang sama.

Peta ini bisa sangat rumit. Setiap aliran didokumentasikan dengan warna berbeda untuk membantu memudahkan pembaca mengikuti setiap aliran. Legenda membantu pembaca menentukan arti simbol. Mereka paling sering digunakan untuk memetakan aliran data karena mendukung proses bisnis dalam suatu organisasi.

Peta tingkat sistem.

7. Tingkat Sistem

Peta tingkat sistem menunjukkan tingkat proses bisnis tertinggi dalam suatu organisasi. Peta ini digunakan untuk mendemonstrasikan siklus bisnis. Siklus seperti arus kas, pemenuhan pesanan, produksi, pengembangan sistem, dll. Dapat dilihat menggunakan jenis peta ini. Beberapa simbol dan panah menunjukkan aliran aktivitas, urutan proses, bersama dengan urutan tingkat tinggi dan interaksi antar area bisnis. Peta proses lainnya sering kali digulung ke peta tingkat tinggi.

Tim manajemen menggunakan peta ini untuk lebih memahami organisasi dan interaksi sebuah divisi atau seluruh perusahaan. Peta sistem juga sering diperlukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001.