Proposal pembagian pekerjaan yang tidak dapat ditolak oleh pemberi kerja Anda

Kita semua membutuhkan lebih banyak waktu. Di dunia sekarang ini, tidak ada cukup waktu untuk menyelesaikan semua yang kita butuhkan dan inginkan. Sayangnya, seringkali hal-hal yang paling penting bagi kita ditinggalkan di pinggir jalan. Pekerjaan, lebih sering daripada tidak, adalah yang menghabiskan sebagian besar waktu dan energi kita. Keseimbangan hidup sulit dicapai. Namun demikian, ada cara untuk menyelesaikan masalah ini; cara-cara di mana Anda dapat mengurangi dampak pekerjaan pada sisa hidup Anda — tanpa langsung berhenti dari pekerjaan Anda. Salah satunya adalah berbagi pekerjaan.

Berbagi pekerjaan adalah saat dua karyawan berbagi tanggung jawab untuk satu posisi penuh waktu. Anda tidak perlu berganti pekerjaan untuk ini; posisi Anda saat ini sering kali dapat didesain ulang menjadi posisi berbagi pekerjaan. Ini adalah masalah Anda yang menyarankan ini kepada atasan Anda. Sebelum mengangkat masalah dengan mereka, Anda harus mempersiapkan diri dengan baik. Artikel ini menunjukkan kepada Anda cara mencakup semua basis sehingga Anda bisa mendapatkan posisi berbagi pekerjaan dengan percaya diri.

Rencana pembagian pekerjaan akan meningkatkan keseimbangan hidup Anda

Apakah Pekerjaan Anda Meminjamkan Diri untuk Berbagi Pekerjaan?

Pertama, Anda perlu memutuskan apakah pembagian pekerjaan memang layak untuk posisi Anda. Anda harus mengajukan kasus Anda ke majikan Anda, jadi harus solid. Anda harus mempertimbangkan hal berikut:

Bisakah pekerjaan secara logis dibagi berdasarkan tugas, waktu, atau pelanggan?
Jika pekerjaan dibagi, dapatkah kontak dengan pelanggan dan rekan kerja ditangani secara efektif?
Apakah ada kesinambungan yang cukup antara dua karyawan yang berbagi pekerjaan?

Jika semua kriteria tersebut bisa dipenuhi, maka posisi Anda berpotensi untuk dibagikan.

Mendekati Majikan Anda

Obrolan santai dengan atasan Anda bukanlah cara untuk menciptakan posisi berbagi pekerjaan untuk Anda sendiri. Ini adalah pertimbangan bisnis dan karenanya membutuhkan proposal yang tepat. Anda harus memikirkan semuanya sebelumnya dan menyusun proposal bertarget yang akan meyakinkan atasan Anda untuk menerima ide ini.

Proposal Anda perlu menyertakan yang berikut:

Manfaat berbagi pekerjaan bagi majikan Anda: Mereka harus tahu apa untungnya bagi mereka.
Detail posisi sebagai posisi berbagi pekerjaan: Tunjukkan kepada mereka bagaimana pekerjaan dapat dibagi. Mereka harus tahu bahwa semua tugas dan tanggung jawab pekerjaan akan ditanggung.
Jadwal kerja yang diusulkan: Mereka harus menyadari bahwa ini masih akan menjadi posisi "penuh waktu".
Bagaimana pembagian kerja akan ditangani: Penting bagi atasan Anda untuk melihat bagaimana pembagian kerja akan bekerja sama dan pengaturan ini tidak akan berdampak negatif pada departemen atau perusahaan.
Informasi lain apa pun yang dapat menghilangkan potensi kekhawatiran: Majikan Anda akan memiliki kekhawatiran (tentu saja jika konsep ini baru bagi mereka); Anda perlu memasukkan sedetail mungkin tentang pengaturan dalam proposal Anda sehingga mereka merasa aman dan positif tentang hal itu.

Sekarang kita membahas masing-masing bidang ini.

Manfaat Berbagi Kerja untuk Majikan Anda

Jika berbagi pekerjaan baru bagi atasan Anda, kemungkinan besar Anda akan menimbulkan ketidaknyamanan. Mereka mungkin khawatir bahwa konsep ini akan berdampak negatif pada bisnis mereka dan akan membutuhkan banyak upaya di pihak mereka. Yang perlu Anda lakukan adalah menghilangkan ketakutan mereka. Anda harus menunjukkan kepada mereka bahwa ini benar-benar akan baik untuk perusahaan dan transisi itu mudah.

Jadi, manfaatnya:

Pembagi pekerjaan dapat menukar waktu yang berarti mereka dapat menutupi waktu liburan satu sama lain dan setiap ketidakhadiran. Departemen tidak akan kesulitan dengan anggota staf yang lebih sedikit.
Berbagi pekerjaan berarti perusahaan memiliki akses ke lebih banyak keterampilan. Tidak semua orang memiliki bakat dan pengalaman yang sama dan, meskipun pembagian pekerjaan melakukan pekerjaan yang sama, mereka dapat membawa atribut yang melayani departemen dengan cara lain.
Itu sebenarnya bisa mengurangi pekerjaan seorang supervisor. Pembagi pekerjaan perlu memastikan bahwa pekerjaan mereka direncanakan dengan baik dan dijadwalkan di antara mereka sehingga membutuhkan lebih sedikit pengawasan.
Penjadwalan dan penanganan beban kerja bisa lebih efisien. Saat beban kerja tinggi, waktu kerja pembagi bisa tumpang tindih. Kemudian selama periode yang lebih tenang, mungkin ada celah.

Itu semua sangat menarik, tetapi sekarang pemberi kerja mungkin ingin tahu apa yang harus mereka lakukan. Di sinilah Anda melakukan sebagian besar pekerjaan untuk mereka, dimulai dengan:

Posisi sebagai Posisi Berbagi Pekerjaan

Ketika Anda telah memutuskan untuk meminta program berbagi pekerjaan, Anda perlu menjelaskan kepada atasan Anda bagaimana program itu akan bekerja. Mereka perlu tahu bahwa pekerjaan itu akan selesai dan diselesaikan sebaik — jika tidak lebih baik dari — sebelumnya. Inilah cara Anda mengubah posisi Anda saat ini menjadi posisi berbagi pekerjaan.

Untuk memulainya, buat daftar semua tugas dan tanggung jawab dari posisi Anda. Bersikaplah selengkap mungkin. Gunakan lebih dari sekedar deskripsi pekerjaan resmi; sertakan semua pekerjaan dan fungsi lain yang Anda lakukan setiap hari. Tidak ada yang harus muncul yang belum dipertimbangkan; Selain itu, latihan ini menunjukkan seberapa banyak Anda berkontribusi.

Kemudian, untuk setiap item dalam daftar ini, perhatikan apakah menjadi:

Tanggung jawab bersama: Misalnya, kedua karyawan bertanggung jawab untuk menjaga database tetap mutakhir setiap hari.
Tanggung jawab khusus: Dengan kata lain, ini hanya akan ditangani oleh satu karyawan.
Tanggung jawab terpisah: Misalnya, satu karyawan menelepon 20 klien seminggu dan karyawan lainnya menelepon 15 klien seminggu.

Sekarang kelompokkan tugas bersama untuk membentuk dua "deskripsi pekerjaan." Saat Anda melakukan ini, perhatikan hal-hal berikut:

Kelompokkan tugas yang cocok secara logis.
Jika Anda sudah memiliki calon mitra untuk berbagi pekerjaan, pikirkan keterampilan dan preferensi individu saat membagi fungsi kerja.
Pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas sehingga sesuai dengan pembagian waktu karyawan. (Fungsi waktu dan pekerjaan dapat dibagi secara merata atau tidak merata sesuai dengan persyaratan pekerjaan dan kebutuhan karyawan.)

Sekarang Anda memiliki spesifikasi untuk posisi Anda sebagai opsi pekerjaan yang dapat dibagikan.

Menentukan Jadwal Kerja

Ada banyak cara untuk menyusun jadwal kerja bagi para pembagi pekerjaan. Ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan karyawan dan perusahaan. Faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah:

Tanggung jawab pekerjaan dan persyaratan untuk kinerja yang efektif.
Periode serah terima atau komunikasi antara berbagi pekerjaan.
Integrasi ke dalam departemen dan kantor.

Jadwal paling umum adalah bagi para pembagi pekerjaan untuk bekerja pada hari yang berbeda dalam seminggu. Sebagai contoh:

Seorang karyawan bekerja pada hari Senin dan Selasa bersama dengan Rabu pagi; sedangkan yang lainnya bekerja pada Rabu sore, Kamis, dan Jumat. Jika pembagi pekerjaan membutuhkan waktu tumpang tindih yang signifikan, terkadang mereka berdua akan bekerja, misalnya, sehari penuh pada hari Rabu. Atau mungkin mereka hanya membutuhkan waktu penyerahan 30 menit.

Berbagi pekerjaan mungkin tidak dibagi rata; satu mitra dapat bekerja Senin dan Selasa dan yang lainnya, Rabu hingga Jumat.

Anda juga dapat mempertimbangkan: Yang satu bekerja pada hari Senin dan Rabu sementara yang lainnya bekerja pada hari Selasa dan Kamis dan kemudian mereka bekerja pada hari Jumat bergantian. Atau, keduanya bekerja selama lima hari dalam seminggu, yang satu bekerja di pagi hari dan yang lainnya di sore hari.

Lihat apa yang menurut Anda paling cocok untuk pembagi pekerjaan, posisi, dan atasan Anda.

Cara Kerja Berbagi Pekerjaan

Anda memiliki dua garis besar pekerjaan dan jadwal yang diusulkan, tetapi ada masalah lain yang perlu Anda pertimbangkan dan siapkan. Ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang kemungkinan besar dimiliki majikan Anda dan, jika Anda siap, akan lebih mudah bagi mereka untuk menilai proposal Anda (dan mengatakan ya):

Bagaimana Anda dan pasangan Anda akan diawasi?
Apakah Anda akan berkomunikasi dengan kantor pada hari libur Anda? Jika ya, bagaimana caranya (email, telepon, dll.)?
Bagaimana peralatan dan ruang kantor ditangani? Jika Anda membutuhkan sesuatu di rumah, siapa yang membayarnya?
Bagaimana prosedur serah terima?
Bagaimana Anda memastikan bahwa tidak ada duplikasi upaya atau kesalahan?
Bagaimana rencana kerja dikembangkan untuk Anda berdua?
Bagaimana penilaian kinerja, tujuan dan peluang promosi ditangani?
Apakah departemen lainnya akan terpengaruh?
Bagaimana masalah harian akan diselesaikan?
Seberapa fleksibel Anda? (Dalam hal perubahan di tempat kerja, rapat yang dijadwalkan pada hari libur Anda, keadaan darurat di kantor, dll. Tetapkan ini dari awal sehingga tidak ada kesalahpahaman.)
Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan mitra Anda, pelanggan Anda, rekan kerja Anda dan supervisor Anda?
Bagaimana kompensasi dan tunjangan bekerja? Gaji biasanya proporsional, tetapi penanganan tunjangan mungkin perlu dipertimbangkan.

Pastikan Anda menunjukkan bahwa berbagi pekerjaan akan berjalan lancar, mudah, dan efektif.

Meliputi Masalah Pemberi Kerja

Meskipun Anda telah menunjukkan bahwa berbagi pekerjaan dimungkinkan dan bahkan bermanfaat bagi posisi Anda, pemberi kerja mungkin masih memiliki kekhawatiran. Ini adalah masalah yang harus Anda pertimbangkan dan kemudian juga menyertakan informasi dalam proposal pembagian pekerjaan Anda.

Berbagi pekerjaan membutuhkan kerja tim. Para pembagi perlu bekerja sama untuk menghasilkan hasil terbaik dan menyelesaikan pekerjaan seolah-olah itu adalah satu orang dalam posisi penuh waktu. Anda perlu menunjukkan bahwa Anda memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Lakukan ini dengan mengutip contoh-contoh dalam pekerjaan Anda di mana Anda telah mengemuka di bidang ini.

Majikan Anda mungkin khawatir apakah Anda akan mampu menangani tanggung jawab berbagi pekerjaan. Anda perlu memasukkan semua keterampilan, pencapaian, kontribusi Anda kepada perusahaan, dll., Seperti resume. Tunjukkan bahwa Anda memiliki apa yang diperlukan.

Bagaimana dengan mencari pasangan? Ini pasti terdengar seperti pekerjaan bagi majikan. Anda harus mempresentasikan sebuah rencana. Anda sebaiknya terlibat dalam pemilihan karena Anda berdua harus bekerja sama dengan baik — plus itu meringankan upaya atasan Anda. Mungkin Anda sudah memikirkan seseorang jika tidak hubungi agen tenaga kerja dan putuskan.

Proposal Berbagi Pekerjaan

Sekarang setelah Anda memiliki semua informasi, ide, kemungkinan, Anda perlu memasukkannya ke dalam proposal yang ditulis dengan baik. Ini akan menjadi bagian utama:

Pengantar yang menjelaskan tentang proposal Anda.
Sepotong yang menjelaskan manfaat bagi majikan Anda.
Gambaran umum tentang posisi Anda saat ini dan kemudian penjelasan rinci tentang bagaimana posisi tersebut dapat dibagi menjadi dua pekerjaan.
Jadwal kerja yang Anda usulkan.
Detail tentang cara kerja berbagi pekerjaan.
Informasi untuk mencakup pertanyaan lain.
Kesimpulan.

Menyusun proposal berbagi pekerjaan yang komprehensif adalah kunci agar saran Anda diterima.

Mencegah Keberatan

Saat Anda berbicara dengan atasan Anda, Anda ingin bersiap untuk segala keberatan atau kekhawatiran yang mungkin mereka miliki terkait proposal pembagian pekerjaan Anda. Untuk ini:

Lakukan beberapa penelitian latar belakang tentang perusahaan: Lihat bagaimana posisi berbagi pekerjaan dapat disesuaikan dengan nilai atau lingkungan perusahaan. Balasan yang umum dan mudah untuk permintaan Anda adalah bahwa berbagi pekerjaan belum pernah dilakukan di perusahaan sebelumnya atau itu bukan kebijakan. Anda perlu menunjukkan bagaimana pendekatan baru ini bisa cocok — dan cocok.
Kenali atasan Anda: Pahami di mana dia kemungkinan akan mempertanyakan saran ini. Temukan beberapa jawaban yang masuk akal.

Berbicara dengan atasan Anda tentang proposisi ini seperti pergi untuk wawancara, jadi Anda perlu bersiap.

Kesimpulan

Ini semua mungkin tampak seperti pekerjaan yang berat tetapi perlu jika Anda serius ingin mendapatkan posisi berbagi pekerjaan. Ini adalah proposisi bisnis dan, oleh karena itu, perlu dipikirkan dengan matang dan meyakinkan.

Sangat mudah bagi perusahaan untuk mengatakan "tidak" atau membuat semacam keberatan yang memotong peluang Anda. Jika Anda siap untuk sebagian besar dari itu dan menunjukkan bahwa berbagi pekerjaan benar-benar merupakan pilihan yang layak dan yang bisa sangat bermanfaat bagi perusahaan, peluang Anda untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan tinggi.