Kantor lean: kantor 5s

Kantor 5S, Kantor Ramping

Menerapkan 5S Office atau Lean Office dapat menciptakan keuntungan besar bagi bisnis Anda. 5S dapat diterapkan di kantor seperti di lantai pabrik.

Organisasi tempat kerja itu penting, apa pun tempat kerjanya.

Terlalu banyak orang di luar sana yang berpikir bahwa alat Lean Manufacturing seperti 5S hanya untuk proses produksi Anda, tetapi mereka dapat diterapkan untuk proses apa pun dan kantor Anda hanyalah proses lain. Kantor mengambil informasi, mengerjakannya, dan mengubahnya menjadi bentuk informasi lain, ini tidak berbeda dari bentuk manufaktur lainnya. Proses lean untuk kantor Anda ini dapat meningkatkan waktu tunggu Anda dan banyak area lainnya.

Anda akan sering menemukan bahwa lebih banyak penundaan dan masalah Anda berasal dari proses kantor Anda daripada proses lantai toko Anda. Seberapa sering orang produksi Anda mengeluh bahwa mereka hanya mendapat pemberitahuan beberapa hari dari waktu tunggu enam minggu yang diberikan pelanggan?

5S untuk kantor

Langkah-langkah 5S kantor adalah:

• Seiri / Sortir
• Seiton / Atur agar
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standarisasi
• Shitsuke / Mempertahankan

5S adalah tentang membuat tempat kerja lebih efisien dengan menghilangkan semua kekacauan yang tidak perlu, meletakkan barang-barang yang tersisa dengan cara yang ergonomis dan aman serta memelihara dan terus meningkatkan perubahan ini.

5S Menghilangkan Sampah Kantor

Kantor Ramping yang Efisien 5S

LeanMan

5S untuk membuang limbah kantor

LeanMan

5S di Kantor Lean

Bagian berikut akan menjelaskan setiap langkah 5S kantor dan bagaimana penerapannya dalam lingkungan kantor. Ini paling baik dilakukan dengan bantuan seorang ahli untuk memberikan Pelatihan 5S kepada staf Anda dan memotivasi serta melatih mereka dalam prosesnya.

Manfaat lean manufacturing terutama 5S dapat mengejutkan, tidak jarang mendapatkan peningkatan efisiensi hingga 30% dengan menerapkan 5S sebagai bagian dari lean manufacturing. Tujuan utama dari penerapan 5S adalah untuk menghilangkan pemborosan dari proses Anda, pemborosan ini adalah tujuh pemborosan dari lean manufacturing.

5S Office Sort

5S Seiri di Kantor

LeanMan

5S Seiri / Sortir di Kantor Ramping

Langkah pertama 5S sama berlaku jika tidak lebih dari apa yang saya lihat di kantor. Seringkali ada dokumen lama, file, katalog, peralatan, sampel kuno dan sejumlah barang-barang lain yang berantakan di atas meja, tersembunyi di dalam dan di belakang lemari dan biasanya menghabiskan tempat dan menghalangi jalan kita.

Bersikaplah tegas dengan apa yang Anda hapus; jika tidak dibutuhkan sampah saja. Terlalu banyak orang menyimpan barang, menimbun katalog lama hanya karena mungkin berguna suatu hari nanti, tetapi seberapa sering mereka melakukannya? Tidak terlalu sering!

Ikuti proses yang sama seperti penerapan 5S lainnya pada proses produksi Anda. Buang sampah yang terlihat jelas, masukkan barang yang tidak dikenal ke area karantina, beri tanda merah pada barang yang tidak dapat dengan mudah dipindahkan jika tidak diperlukan atau tidak berfungsi. (Ya, Anda dapat menyimpan tanaman dalam pot tetapi menjauhkannya dari aliran pekerjaan!)

Setelah Anda menghilangkan kekacauan yang terlihat jelas, tinjau item yang dikarantina dan sepakati disposisi mereka sebagai tim, jika itu adalah sesuatu yang diperlukan, taruh di tempat yang diperlukan, jika dapat diarsipkan, lakukan itu, dan seterusnya untuk setiap item.

Office 5S bermasalah

5S Seiton / Atur agar untuk Kantor Lean

Ini adalah titik di mana banyak orang menjadi tidak terikat dan bertindak terlalu jauh dalam beberapa kasus. Kami tidak ingin memberi label pada setiap lubang pelubang kertas dan stapler dan memasang kotak kecil di meja yang mengidentifikasi di mana tempatnya untuk setiap anggota staf kantor, meskipun ini mungkin langkah yang masuk akal untuk meja di samping mesin fotokopi jika orang selalu berburu. stapler di sini!

Intinya di dalam kantor adalah mempertimbangkan proses dan aliran yang melewati kantor, bukan peralatan tulis yang dimiliki setiap orang. Pertimbangkan informasi apa yang masuk ke kantor dan di mana. Apakah Anda memiliki baki yang diatur di setiap meja? Apakah pekerjaan didistribusikan ke dalam sistem lubang merpati? Bagaimanapun pengaturannya, pertimbangkan bagaimana hal itu akan mengalir ke orang yang membutuhkannya. Ingatlah kami ingin membawa hal-hal dekat ke tempat yang dibutuhkan.

Pertimbangkan lokasi peralatan kantor. adalah mesin fotokopi terjebak di sudut jauh di mana setiap orang harus berjalan ke sana? Apakah kertas untuk mesin di pojok berlawanan karena kurangnya ruang. Apakah toner disimpan di gudang karena terlalu mahal untuk dibiarkan begitu saja? Siapa yang akan membawanya pulang? Bawa ke lokasi terbaik bagi yang membutuhkannya.

Lihatlah printer kantor: apakah setiap orang memilikinya, atau apakah Anda seperti kebanyakan kantor modern dengan beberapa printer jaringan? Apakah mereka berada di tempat yang tepat dan apakah bahan habis pakai bagi mereka dekat dengan tangan untuk memotong berjalan untuk sesuatu?

Pastikan lemari arsip diatur dengan benar dan ditempatkan di tempat yang diperlukan, tidak semua disimpan dalam satu baris di sisi berlawanan dari kantor. Temukan brosur dan katalog di tempat orang-orang menggunakannya, bukan di perpustakaan tempat mereka harus berjalan kaki.

File kode warna dan sejenisnya untuk area kerja tertentu, seperti membuat semua file pesanan pelanggan menjadi merah, file pemasok menjadi biru, dll. Ini akan segera menjelaskan apa itu dan di mana tempatnya.

Pertimbangkan kantor virtual dan "lemari arsip" di sana. Berapa banyak dari karyawan Anda yang benar-benar tahu cara mengatur dokumen mereka di komputer mereka? Berapa kali Anda meminta sesuatu dan kemudian menunggu seseorang untuk mencari direktori mereka, berburu dokumen tidak yakin di mana mereka meletakkannya? Seberapa sering Anda melakukannya sendiri?

Video Kantor 5S

5S Seiso / Bersinar dan Periksa di Kantor Lean

Sama seperti di area produksi, bersihkan tempat secara menyeluruh dan pertahankan seperti itu, tetapkan tanggung jawab, dan tentukan dengan tepat apa yang perlu dilakukan.

Video Kantor Lean

5S Seiketsu / Standarisasi di Kantor Lean

Sedikit perbedaan di sini dari lantai bengkel: Rancang dan lakukan audit Anda, baik di tingkat kantor atau individu. Jalankan juga kompetisi, seperti yang Anda lakukan untuk area produksi. Gunakan foto dan lain sebagainya. Saya selalu diberi foto meja saya setelah audit ini karena meja saya selalu yang paling tidak rapi! Mungkin saya harus mencoba mempraktikkan apa yang saya khotbahkan.

Kantor 5S

5S Shitsuke / Sustain di Kantor Lean

Seringkali bagian tersulit di kantor, seperti halnya di dalam pabrik, adalah mempertahankan peningkatan 5S yang telah kita lakukan dan menjadikannya bagian dari rutinitas sehari-hari kita. Terlalu sering kita gagal dalam langkah ini dan perubahan yang telah kita buat serta perbaikan yang kita buat perlahan mulai menghilang hingga kita kehilangan manfaat yang telah kita peroleh.

Sangat penting bahwa semua langkah sebelumnya diulangi dan dipertahankan untuk memastikan bahwa Anda tidak kehilangan manfaat dari pekerjaan yang telah Anda lakukan. Pastikan karyawan baru mendapatkan pelatihan tentang prinsip-prinsip lean manufacturing dan 5S serta memahami sepenuhnya bagaimana mereka dapat berkontribusi pada fungsi perusahaan secara keseluruhan.

Pelatihan untuk 5S Office

Seperti Anda akan menerapkan 5S di lantai pabrik, Anda perlu membawa konsultan atau pelatih untuk membantu Anda menerapkan alat lean manufacturing ini. Mendatangkan bantuan dari luar akan memastikan bahwa proyek tersebut ditangani dengan serius dan pelatih eksternal akan memiliki pengalaman berharga tentang apa yang dapat dilakukan untuk membuat tata letak kantor Anda lebih efisien dan menyenangkan bagi staf Anda untuk bekerja.

Memilih dan menyewa pelatih untuk menerapkan kantor 5S hampir sama dengan proses yang Anda lakukan untuk menyewa pelatih untuk area produksi Anda.

Apakah Anda membutuhkan 5S di kantor Anda?

© 2010 Tony