Tips pencatatan untuk musim pajak

Kiat-kiat ini akan membantu Anda melewati musim pajak tanpa rasa sakit yang biasa.

Olga DeLawrence

Akhir tahun sibuk dan seringkali membuat stres. Lagipula, kami memiliki dua hari libur berturutan yang membutuhkan waktu, uang, dan persiapan. Selain itu, dengan 31 Des ^st, itu keluar dengan yang lama dan dalam dengan yang baru. Oh, saya tidak berbicara tentang membersihkan lemari atau gudang Anda. Tidak, saya sedang berbicara tentang catatan keuangan, arsip, tanda terima, dan mendapatkan uang Anda secara berurutan untuk diberikan kepada Paman Sam.

Menakutkan, bukan?

Tidak harus seperti itu. Ikuti tip berikut dan pembersihan akhir tahun sangatlah mudah. Begitu pula mengumpulkan catatan Anda dalam persiapan untuk mengajukan pengembalian pajak tahunan Anda.

Tips ini dimaksudkan untuk memudahkan hidup kita yang bekerja dari rumah sebagai pengusaha atau solopreneur. Tuhan tahu kami cukup sibuk sekarang, jadi mengapa tidak mengatur catatan Anda? Ini akan menghemat waktu dan banyak stres. Percayalah kepadaku!

Simpan file tahun ini di dekat Anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Atur File Fisik Anda

Banyak dari kita masih lebih suka menerima tagihan melalui pos dan membayar dengan cek. Dedikasikan laci di meja Anda atau sistem file portabel untuk menampung kuitansi tahun berjalan. Buat folder untuk setiap kreditur dan beri label dengan tahun saat ini di tab. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki folder untuk biaya pengobatan, karena Anda akan dimintai informasi tentang pengembalian pajak Anda.

Juga, buatlah folder tahun berjalan untuk pengeluaran bisnis Anda, jika ada. Letakkan semua kwitansi Anda di folder setelah mencatat pengeluaran. Jika tanda terima Anda cocok dengan laporan bank atau kartu kredit, buat salinannya untuk dimasukkan ke folder bisnis Anda. (Lebih lanjut tentang mencatat pengeluaran terkait bisnis nanti di posting ini).

Jika Anda memiliki sistem pengarsipan untuk surat-surat seperti akta nikah, polis asuransi, jaminan, judul kendaraan, pengembalian pajak, dll, (dan Anda harus!) Akhir tahun adalah waktu untuk membersihkannya. Periksa setiap folder dan buang semua yang telah kedaluwarsa atau tidak lagi berlaku untuk rumah tangga Anda.

Anda ingin menyimpan laporan bank, membayar tagihan dan sejenisnya selama tiga tahun. Simpan di lemari dengan file yang Anda simpan untuk jangka panjang. IRS hanya memiliki tiga tahun untuk mengaudit pengembalian, jadi apa pun yang lebih lama dari itu, Anda dapat mengirim ke file tiga belas, termasuk semua cadangan.

Hancurkan semua dokumen yang dapat dibuang dan tambahkan ke tumpukan kompos Anda atau gunakan sebagai kayu bakar untuk perapian.

Sekarang setelah Anda mengatur file fisik Anda, saatnya untuk mengatur sistem pencatatan yang akan Anda pertahankan secara teratur. Di sinilah menjaga kewarasan Anda berperan.

Spreadsheets Adalah Teman Anda

Sekarang, jangan biarkan aku jadi gila. Bahkan jika saya tidak memiliki latar belakang akuntansi, saya tetap menggunakannya. Mereka adalah cara termudah untuk menyimpan catatan dan memiliki informasi yang tersedia untuk Anda dalam sekejap. Belajar menyisipkan rumus di Excel tidaklah sulit. Dan tidak perlu memutar rekaman (dengan kalkulator) datangnya waktu pajak adalah penghemat waktu yang sangat besar.

Bagi Anda yang tidak terbiasa dengan Excel, berikut adalah tutorial dasar yang memandu Anda tentang cara menyiapkan spreadsheet dan memformat rumus:

Cara Menyalin dan Menempel di Excel

Selalu ingat untuk menghapus semua data, kecuali rumus. Dengan begitu, penghitungan akan dilakukan secara otomatis saat Anda menambahkan data baru.

Seperti yang Anda lihat pada foto di bawah, saya telah menghapus semua data tetapi rumusnya masih menunggu untuk bekerja untuk saya!

Spreadsheet yang Direkomendasikan untuk Melacak Aktivitas Bisnis

Saya memiliki beberapa spreadsheet yang saya pelihara untuk bisnis saya dan masih disimpan untuk pengembalian pajak pribadi saya. Di bawah ini adalah apa yang saya rekomendasikan untuk membuat pekerjaan Anda mudah datang saat pajak. Jenis pencatatan ini juga membantu Anda kapan pun Anda perlu memberikan informasi keuangan kepada entitas yang memintanya. Dengan menekan sebuah tombol, Anda dapat melampirkan spreadsheet ini atau mengonversinya menjadi PDF dan mengirimkannya melalui email ke entitas yang meminta

Lacak penghasilan Anda menurut pelanggan

Foto oleh Shauna L Bowling

Penghasilan Freelance

Buka buku kerja baru dan beri nama Freelance Earnings atau apa pun yang membuat Anda tertarik. Pastikan saja itu adalah sesuatu yang akan Anda ingat saat Anda perlu mencarinya.

Tambahkan nama Anda, nama bisnis, nama buku kerja, dan tahun terkait. (Melihat foto).

Di buku kerja Penghasilan Freelance saya, saya telah menambahkan lembar kerja yang berkaitan dengan bisnis saya. Mereka adalah sebagai berikut:

1. Penghasilan 2015
2. Beban 2015
3. Jarak tempuh 2015
4. Beban Overhead 2015

Catatan: Saya menutup bisnis freelance saya pada tahun 2015, tetapi informasi yang saya berikan dalam artikel ini selalu menarik.

Di bawah tab Penghasilan, saya telah menamai kolom sebagai berikut:

• Kolom A — Nama Proyek
• Kolom B — Tanggal faktur
• Kolom C — Nomor faktur
• Kolom D hingga M — masing-masing ditugaskan ke sumber pendapatan (klien)
• Kolom N — Subtotal (total dari semua angka di baris)
• Kolom O — Total (ini sebenarnya berlebihan)
• Kolom P — Tanggal dibayarkan
• Kolom Q — Lebih sedikit biaya (terkadang PayPal menilai biaya untuk pembayar yang tidak diverifikasi)
• Kolom R — Jumlah yang Dibayar (pembayaran bersih kepada saya)
• Kolom S — Saldo (saldo yang belum dibayar)
• Kolom T — Total bulanan (ini memerlukan rumus terpisah yang bervariasi bergantung pada berapa banyak baris entri yang saya miliki dalam sebulan)

Di bagian bawah spreadsheet saya memiliki rumus untuk setiap kolom. Ini memberi tahu saya sekilas berapa banyak yang telah saya hasilkan dari setiap klien. Ini berguna saat Anda menilai ulang basis klien Anda. Ini juga membantu di akhir tahun; Anda tahu dari klien mana yang mengharapkan 1099 (lebih dari $ 600).

Lalu ada formula yang berjalan untuk memberi saya total keseluruhan. Ini harus sesuai dengan jumlah di kolom Q, R, S, dan T. Ini disebut 'bukti'. Jika total tidak diperiksa silang, Anda mendapat kesalahan di suatu tempat.

Pada titik ini saya ingin menyela. Jika ada pembaca saya yang merasa kewalahan dengan pengaturan spreadsheet, saya akan dengan senang hati melakukannya untuk Anda. Kemudian yang harus Anda lakukan adalah memasukkan informasi saat itu terjadi. Kirimi saya email melalui halaman profil Bravewarrior (lihat di bawah "surat penggemar.")

Lacak pengeluaran bisnis Anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Beban

Selanjutnya, kita akan pindah ke lembar kerja Pengeluaran. Di sinilah Anda akan melacak semua pengeluaran terkait bisnis Anda. Saya telah mengatur yang ini sedikit berbeda. Tiga kolom pertama masing-masing adalah Tanggal, Penerima Pembayaran, dan Total. Kolom keempat dikosongkan untuk melihat jumlah total tanpa harus ke kolom terakhir. Anda akan melihat mengapa saya menyiapkannya seperti ini ketika Anda melihat kolom yang saya beri nama. Ingatlah untuk memasukkan semua biaya operasional yang dapat dikurangkan dari pajak, atau dikenal sebagai biaya melakukan bisnis (di luar biaya overhead - kami akan membahasnya nanti).

Inilah Yang Harus Anda Sertakan dalam Spreadsheet Anda

• Perlengkapan kantor —kertas, tinta, toner, pena, pensil, dll.
• Perangkat lunak
• Perangkat keras —CRT, monitor, laptop, speaker, printer, dll.
• Pelatihan —seminar apa pun yang Anda hadiri atau pelatihan online yang dikenakan biaya
• Peralatan Perbaikan & Perawatan (R & M) —perbaikan komputer, dll.
• Periklanan / Pemasaran — ini tidak termasuk jarak tempuh tetapi biaya aktual untuk memperkenalkan nama Anda. Ini bisa berupa stiker untuk kendaraan Anda, kartu nama, biaya pencetakan, dll.
• Lisensi / Pajak — lisensi pekerjaan Anda dan biaya untuk pendaftaran nama bisnis Anda memenuhi syarat di sini. Saya juga mencantumkan nama domain tahunan dan biaya situs web saya di kolom ini.
• Asuransi —jika Anda memiliki asuransi terpisah untuk bisnis Anda saja, seperti Kewajiban Profesional
• Biaya Kontes
• Biaya (lainnya) —ini akan menjadi biaya bank, biaya PayPal, dan biaya lain apa pun yang Anda serap agar dibayar.
• Ongkos kirim
• Hiburan — jika Anda membawa klien untuk makan siang atau makan malam, pastikan untuk menuliskan nama klien dan apa yang didiskusikan di kuitansi, jika tidak, Anda tidak dapat menghapusnya.
• Bepergian — sekali lagi, ini tidak termasuk jarak tempuh; itu perhitungan terpisah. Ini termasuk tiket pesawat, menginap di hotel, persewaan mobil, dll. Asalkan berhubungan dengan bisnis.

Anda akan menginginkan total mengalir ke bawah setiap kolom (vertikal) yang akan 'bukti' ke total baris (horizontal).

Tab Mileage cukup lurus ke depan. Pada dasarnya, tampilannya seperti ini:

Catat jarak tempuh Anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Saat Anda berkendara ke acara jaringan, kantor pos, toko peralatan kantor, untuk bertemu dengan klien, atau menjamu klien secara lokal, jarak tempuh Anda dapat dikurangkan. IRS memposting tarif yang berbeda setiap tahun. Perangkat lunak pajak atau akuntan Anda akan membuat perhitungan yang tepat setelah Anda memberikan total jarak tempuh. Biaya parkir dan tol juga dapat dikurangkan, jadi pastikan untuk menyimpan kuitansi dan mencatatnya. Saya biasanya menyimpan kolom terpisah di spreadsheet jarak tempuh untuk melacak parkir dan tol (lihat lembar Pengeluaran Medis nanti di posting ini untuk contoh).

Catatan: Jika Anda menggunakan kendaraan untuk keperluan kerja saja, Anda dapat memilih untuk memasukkan gas dan oli, perbaikan dan pemeliharaan kendaraan di area biaya operasional. Namun, Anda tidak dapat menghapus jarak tempuh jika ini yang Anda jalani. Selain itu, Anda harus mengamortisasi kendaraan (tergantung usianya) jika memang kendaraan perusahaan.

Biaya Overhead

Pindah ke Biaya Overhead:

Jika Anda bekerja dari rumah dan memiliki kantor khusus (saya mengubah kamar tidur ketiga saya menjadi kantor), Anda dapat mengurangi sebagian dari biaya overhead Anda. Penghitungannya didasarkan pada luas persegi kantor Anda dibagi dengan luas total luas rumah Anda. Perangkat lunak pajak Anda akan menghitung berdasarkan luas persegi yang Anda berikan.

Ini Adalah Item yang Harus Anda Catat Setiap Bulan

• Pembayaran hipotek — jika pajak dan asuransi Anda termasuk dalam pembayaran, Anda harus melanggar prinsip saat mengajukan pajak. Cukup kurangi nomor asuransi dan pajak properti Anda dari total pembayaran untuk tahun yang akan datang dengan rincian yang benar.
• Listrik
• Gas —untuk mendinginkan dan memanaskan rumah / air Anda
• air
• Reparasi Rumah — ini hanya berlaku untuk perbaikan yang memengaruhi seluruh rumah, seperti struktur pipa ulang, pemasangan kabel ulang, dll.
• Ponsel —jika Anda menggunakannya untuk bisnis.
• Telepon —jika Anda memiliki saluran telepon khusus, masukkan ini ke dalam lembar kerja pengeluaran, daripada di sini.
• Internet — ini terutama berlaku untuk para penulis. Setiap profesional wiraswasta yang mengandalkan Internet untuk menjalankan bisnis harus menyertakan biaya ini.

Lacak biaya overhead Anda

Foto oleh Shauna L Bowling

Spreadsheet Sederhana untuk Semua Wajib Pajak

Untuk semua pembayar pajak yang memerinci potongan, sebaiknya simpan spreadsheet untuk biaya Medis / Gigi, dan Kontribusi Amal. Lacak jarak tempuh Anda untuk kedua kategori juga, karena ini diperhitungkan dalam pengeluaran Anda sendiri dan dapat dikurangkan.

Spreadsheet Kedokteran / Gigi Anda adalah tata letak yang sangat sederhana, seperti yang akan Anda lihat di bawah ini:

Lacak biaya medis Anda, termasuk jarak tempuh

Foto oleh Shauna L Bowling

Premi Anda dapat dikurangkan, seperti resep, kunjungan dokter, rawat inap di rumah sakit, praktikum, perawatan rawat jalan, dll. Jika dokter Anda telah meresepkan rencana penurunan berat badan atau keanggotaan gym untuk mengobati penyakit tertentu, termasuk obesitas, itu dapat dikurangkan sebagai baik. Perhatikan kata kunci yang ditentukan di sini. Dokter Anda yang menyebutkan bahwa Anda harus menurunkan berat badan tidak membuat Anda memenuhi syarat untuk mengambil pengurangan ini.

Untuk