Memahami alat komunikasi penting - 5 jenis umpan balik

betapa berartinya umpan balik dalam pertemuan Anda.

foto oleh Ambro melalui freedigitalphotos.net

Pernahkah Anda memiliki pengalaman dengan karyawan yang tidak memberi Anda cukup umpan balik? Ini seperti mencabut gigi hanya untuk membuat mereka mengatakan apa yang ada di pikiran mereka. Meskipun banyak manajer dan pemimpin mengabaikan perilaku ini, penting untuk digarisbawahi bahwa respons dan informasi yang tepat dapat mendorong bisnis ke puncak industri.

Umpan balik pertama dan terpenting adalah alat penting dalam komunikasi. Selain itu, dari umpan balik pelanggan hingga komentar karyawan, informasi adalah unsur penting dalam kesuksesan bisnis. Namun masalahnya adalah banyak yang gagal memanfaatkan kekuatan respons.

Apa pun mulai dari tanggapan, reaksi, komentar, kritik, saran (diminta atau tidak), dan pendapat hingga anggukan belaka merupakan umpan balik. Jelas, jumlah informasi berguna yang Anda peroleh dari mereka sangat bervariasi. Memahami masing-masing akan membantu para manajer dan pemimpin dalam menggunakan informasi dengan lebih baik — dan mungkin mengumpulkan informasi yang lebih bermakna.

Wakalani, CC BY-SA 2.0 melalui Wikimedia Commons

1. Respon Konfirmasi

Sistem respons yang paling sederhana dan mungkin paling banyak digunakan adalah umpan balik konfirmasi. Di sini, penerima informasi hanya mengakui telah menerima informasi tersebut. Namun, ketika seseorang berteriak "mengerti", itu tidak berarti dia mengerti.

Beberapa tanggapan yang lebih dikenal dalam kategori ini termasuk mengangguk, Ya, Tidak, mengangkat bahu, kepala gemetar, jempol ke atas atau jempol ke bawah. Untuk orang-orang yang lebih mahir di sini, tanda terima baca di email adalah contoh yang baik.

Sampel:

• Pernyataan: Penulis itu lucu.
• Tanggapan: Oke, jika Anda berkata begitu.

• Pernyataan: Menangani pelanggan yang marah itu sulit jika Anda tidak mendengarkan mereka.
• Respon: Ya itu ATAU Tidak, itu sangat mudah.

2. Respon korektif / afirmatif

Umpan balik korektif memberikan koreksi pada pernyataan atau menyetujuinya. Ini sedikit lebih informatif dari tipe sebelumnya. Meskipun ini adalah respons yang sangat sederhana, ini memberikan informasi tambahan yang dapat membantu memperjelas pendapat atau pandangan orang tersebut.

Sampel:

• Pernyataan: Penulis itu lucu.
• Tanggapan: Tidak, dia tidak benar-benar manis.

• Pernyataan: Menangani pelanggan yang marah itu sulit jika Anda tidak mendengarkan mereka.
• Tanggapan: Ya itu benar, mendengarkan itu penting.

foto oleh anankkml melalui freedigitalphotos.net

3. Respon Penjelasan

Bergerak satu langkah lebih tinggi, respons penjelasan menawarkan lebih banyak informasi. Dalam hal ini, selain membenarkan dan menegaskan pernyataan, orang tersebut memberikan alasan atas pendapat atau pandangannya.

Sampel:

• Pernyataan: Penulis itu lucu.
• Tanggapan: Ya, lihatlah mata yang indah itu. ATAU Apakah Anda gila, hidungnya besar!

• Pernyataan: Menangani pelanggan yang marah itu sulit jika Anda tidak mendengarkan mereka.
• Tanggapan: Ya, mendengarkan memungkinkan Anda menemukan akar penyebab keluhan pelanggan.

4. Respon Diagnostik

Terkadang tidak cukup untuk memberikan pendapat dan penjelasan. Untuk kasus seperti itu, diperlukan respons diagnostik. Di sini, seseorang menawarkan analisis informasi yang mendukung pendapatnya. Ini memberikan klarifikasi tentang subjek meskipun mungkin tidak selalu logis atau benar.

Sampel:

• Pernyataan: Penulis itu lucu.
• Tanggapan: Ya, matanya biru dan saya sangat menyukai warna mata itu.

• Pernyataan: Menangani pelanggan yang marah itu sulit jika Anda tidak mendengarkan mereka.
• Tanggapan: Tidak, tidak; jika Anda mengetahui masalah umum, Anda dapat segera menawarkan solusi. Ini hanya menjadi sulit jika Anda tidak tahu apa yang Anda lakukan.

foto oleh renjith krishnan melalui freedigitalphotos.net

5. Respon Elaboratif

Tanggapan ini penting bagi banyak bisnis karena menawarkan informasi tambahan selain dari apa yang disajikan. Selain itu, tanggapan elaboratif mencakup referensi ke pengalaman pribadi, studi atau penelitian - dan informasi lain yang dapat mencerahkan diskusi.

Sampel:

• Pernyataan: Penulis itu lucu.
• Tanggapan: Mungkin, tapi imut adalah istilah subjektif. Karena imut juga digunakan untuk mendeskripsikan anjing, saya akan berhati-hati menggunakan istilah tersebut untuk mendeskripsikannya.

• Pernyataan: Menangani pelanggan yang marah itu sulit jika Anda tidak mendengarkan mereka.
• Tanggapan: Sulit jika Anda tidak siap dalam menangani pelanggan yang marah. Penelitian telah menunjukkan bahwa menangani pelanggan yang marah dengan benar mengurangi kecemasan pelanggan. Dengan mendengarkan secara saksama, Anda dapat menawarkan solusi yang mungkin untuk masalah tersebut.

Jangan salah, kualitas informasi yang Anda dapatkan akan membantu bisnis Anda berkembang. Namun, jika Anda masih terjebak di tingkat respons konfirmasi, sebaiknya Anda melakukan perubahan dalam cara Anda berkomunikasi dengan orang lain.

Pertanyaan Cepat

1. Bagaimana Anda mendorong karyawan untuk membagikan ide mereka?
2. Seberapa terbukakah Anda terhadap opini karyawan?
3. Seberapa sering Anda berinteraksi dengan karyawan / bawahan Anda untuk mendapatkan pandangan mereka?