Unit 2: organisasi perjalanan dan akomodasi dalam bisnis

Catatan: Informasi ini untuk membantu Anda dengan Level 2 Diploma di bidang Bisnis dan Administrasi. Harap jangan menyalin.

Berbagai Jenis Rapat

Jenis pertemuan tergantung pada ukuran organisasi, masalah yang perlu didiskusikan dan jumlah orang yang mungkin akan hadir.

Sebuah pertemuan yang berdiri persis apa yang terdengar seperti: pertemuan berdiri. Rapat ini sering diadakan setiap hari oleh manajer untuk waktu yang singkat. Mereka biasanya digunakan ketika manajer harus memberi tahu karyawan tentang perubahan sederhana atau tugas yang perlu dimulai dan diselesaikan.
Sebuah konferensi adalah pertemuan yang sangat terencana dan terorganisir, dan konferensi yang sangat didasarkan pada diskusi dan pendapat. Mereka diadakan oleh seorang ketua untuk membahas satu atau beberapa topik dan seringkali memiliki kehadiran yang tinggi dari orang-orang yang berbeda dalam organisasi. Terkadang panggilan konferensi berlangsung. Ini bisa melibatkan satu orang atau lebih.
Sebuah presentasi adalah pertemuan yang diadakan untuk menginformasikan karyawan tentang perubahan rutinitas, aturan dan prosedur. Perencanaan presentasi seringkali memakan waktu karena sangat penting bahwa semua informasi tepat dan terperinci. Dalam presentasi seringkali ada satu atau dua presenter dan peserta biasanya memiliki kesempatan untuk mendiskusikan pertanyaan apa pun di akhir presentasi.
Sebuah pertemuan topikal adalah pertemuan yang diadakan untuk membahas satu topik individu.
Pertemuan darurat diadakan secara tiba-tiba, seringkali tanpa banyak perencanaan dan pemberitahuan. Mereka biasanya melibatkan diskusi tentang krisis baik internal maupun eksternal organisasi. Pertemuan darurat perlu dihadiri oleh semua anggota tim yang dapat menyebabkan gangguan pada pekerjaan sehari-hari, namun ini sangat penting. Agenda tidak diperlukan untuk pertemuan darurat karena pemberitahuan singkat; namun, notulen tetap harus dicatat selama atau setelah rapat.

Dukungan Administratif untuk Rapat

Sangat penting bahwa dukungan administratif disediakan untuk pertemuan. Sebelum rapat diadakan, daftar semua peserta harus dibuat dan informasi singkat tentang tujuan rapat harus dikumpulkan. Saat orang-orang masuk untuk rapat, penting bagi seseorang untuk mencatat siapa yang datang.

Harus selalu ada pencatat waktu; ini adalah orang-orang yang merekam diskusi dan kesepakatan yang terjadi selama rapat, memungkinkan orang untuk merujuk kembali kepada mereka. Saat orang-orang memasuki area untuk rapat, penting bagi seseorang untuk menuliskan nama-nama orang di sana jika rapat kedua perlu diadakan dengan peserta yang sama. Hal ini juga memungkinkan manajer dll untuk mengetahui siapa yang telah diberi tujuan baru atau siapa yang menyadari hasil baru.

Dukungan administratif juga diperlukan saat merencanakan dan mengatur pertemuan (lihat pertanyaan 3 untuk mengetahui apa yang mereka bantu).

Mengorganisir Rapat

Saat mengatur pertemuan, pertimbangkan tujuannya dan siapa yang akan menjadi 'kepala' pertemuan. Waktu yang tepat harus diatur agar pertemuan tidak bertentangan dengan pengangkatan penting dari orang-orang yang terlibat dalam pertemuan tersebut. Lamanya rapat harus direncanakan serta daftar siapa yang akan hadir dan tempat yang cocok harus dipilih (yang juga bisa didapatkan oleh semua peserta). Agenda harus dibuat; ini adalah daftar item yang menguraikan topik yang akan dibahas pada pertemuan tersebut.

Jika ada minuman yang akan diberikan, jumlahnya harus dipikirkan dan tergantung pada seberapa jauh / dekat pertemuan tersebut, minuman harus dibeli dan disimpan dengan benar. Diet khusus harus dipertimbangkan.

Akses penyandang cacat harus dipertimbangkan untuk mendukung peserta. Jika perlu, lokasi pertemuan harus diperiksa untuk memastikan cocok untuk akses kursi roda dll. Penerjemah bahasa isyarat dapat disewa atau diundang untuk hadir untuk membantu komunikasi.

Akomodasi Bisnis

Saat bepergian untuk tujuan bisnis, area tersebut bisa lokal atau internasional. Penting agar semua opsi perjalanan yang berbeda diteliti sebelum memesan untuk membandingkan kesesuaian dan keandalan serta berbagai jenis akomodasi.

Pilihan perjalanan yang berbeda: Mobil, taksi, bus, pelatih, kereta api, kapal / feri, pesawat
Berbagai jenis akomodasi: Hotel, tempat tidur dan sarapan.

Sangat penting dalam sektor bisnis untuk mengkonfirmasi instruksi dan persyaratan untuk perjalanan bisnis dan akomodasi. Saat mengatur perjalanan bisnis dengan akomodasi, proses perencanaan sangatlah penting. Jumlah orang yang bepergian dan anggaran perlu ditemukan untuk melanjutkan proses perencanaan.

Pertama, jenis perjalanan bisnis yang berbeda harus diketahui; apakah perjalanan akan menjadi lokal atau internasional? Setelah lokasi dikonfirmasi, pertimbangan yang cermat harus digunakan untuk memilih akomodasi.

Hotel sering kali menyediakan tiga kali makan persegi sehari (yang dapat mencakup makan siang kemasan) namun harganya bisa sangat mahal. Namun mereka memberi pengunjung banyak fasilitas yang berbeda termasuk ruang publik di hotel dan mungkin juga menyediakan WiFi gratis yang akan memungkinkan pekerja bisnis untuk tetap up-to-date dengan tugas mereka saat berada di kamar mereka dan memungkinkan mereka untuk berkomunikasi dengan sesama pekerja.
Bed and Breakfast selalu menyediakan sarapan di pagi hari yang sudah termasuk dalam biaya menginap seseorang. Fasilitas di beberapa bed and breakfast terbatas, yang seharusnya tidak terlalu menjadi perhatian karena ketika dalam perjalanan bisnis kemungkinan pekerja tidak akan sering berada di kamar yang dialokasikan.

Pemesanan Perjalanan

Saat memesan perjalanan, penting agar penelitian ekstra dilakukan. Jika hotel / tempat tidur dan sarapan memiliki waktu jam malam untuk pemesanan, penting bagi pekerja bisnis untuk tiba di sana sebelumnya. Dalam beberapa kasus, lebih mudah melakukan perjalanan sehari sebelumnya untuk menetap di sebuah ruangan dan bersantai sampai pekerjaan dimulai. Pengeluaran perlu diperiksa dengan cermat agar biayanya sesuai dengan anggaran.

Tiket untuk perjalanan dan kamar hotel / bed and breakfast harus dipesan terlebih dahulu untuk menghindari kekecewaan dan stres. Dalam beberapa kasus, pelancong bisnis mungkin diberi sejumlah uang untuk membeli makanan, bepergian dengan bus atau taksi, dan untuk memenuhi kebutuhan lain.

Ketika perencanaan selesai, semua anggota staf yang akan berpartisipasi dalam perjalanan bisnis harus diberi perincian tentang perjalanan dan akomodasi sehingga mereka dapat mempersiapkan dan mengetahui perincian yang tepat tentang apa yang mereka lakukan.

Penting untuk menyimpan catatan perjalanan bisnis dan akomodasi untuk melacak arus kas dan keuntungan perusahaan karena uang yang digunakan untuk perjalanan bisnis sering kali diatur dalam anggaran. Jika rincian tentang perjalanan dan akomodasi disimpan, misalnya berapa banyak biaya dan kesesuaiannya, catatan tersebut dapat dirujuk kembali di masa depan untuk menghemat uang dan / atau menemukan akomodasi yang lebih baik.

Penting juga untuk menyimpan catatan karena memungkinkan komunikasi dengan karyawan tentang kemungkinan perubahan selama perjalanan mereka.

Jenis Peralatan Kantor

Alat tulis: Alat tulis banyak digunakan di dalam kantor. Contoh alat tulis: Pulpen, pensil, stapler, penjepit kertas, kertas tempel, penggaris.

Sistem Keamanan: Di tempat kerja saya, semua pintu kantor tetap tertutup dan memiliki kode kunci. Ini untuk memastikan bahwa publik dan orang yang tidak berwenang tidak dapat mengakses file pasien serta uang tunai kecil. Ada juga kamera CCTV di dalam dan di luar gedung untuk memastikan keamanan pelanggan internal dan eksternal. Semua komputer staf memiliki tombol 'panik' khusus yang ketika ditekan, muncul sebagai peringatan di komputer staf lain. Ini memperingatkan mereka bahwa Anda berada dalam tekanan dan merupakan kebijakan kami bahwa jika ini terjadi saat kami tidak berurusan dengan pasien, kami akan menemui anggota staf yang mengaktifkan tombol panik untuk melihat apa yang salah.

Komputer: Komputer adalah salah satu peralatan utama yang digunakan di kantor. Mereka berisi perangkat lunak yang berbeda, misalnya Microsoft word, yang memungkinkan anggota staf membuat surat, dll. Komputer biasanya terhubung ke internet yang memungkinkan komunikasi dan penelitian online. Perangkat lunak anti-virus khusus harus diinstal di semua komputer untuk penggunaan yang aman saat menggunakan internet. Penting juga bahwa semua pekerjaan dicadangkan untuk menghindari kehilangan pekerjaan. Sebagian besar perangkat lunak di komputer dapat dienkripsi dengan kata sandi untuk hanya mengizinkan akses resmi dan untuk melindungi kerahasiaan.

Printer / Mesin Fotocopy: Mesin Fotocopy digunakan untuk membuat salinan dokumen yang ada di atas kertas. Memiliki salinan informasi selalu bermanfaat terutama jika menyangkut pelanggan.

Pemindai: Pemindai terhubung ke komputer dan digunakan untuk mentransfer sesuatu dari kertas ke komputer. Pekerjaan saya di tempat kerja adalah menggunakan pemindai untuk memasukkan catatan pasien dan surat rumah sakit ke sistem untuk pengalokasian.

Meja dan Kursi: Sebagian besar karyawan dalam organisasi kantor ditugaskan ke meja mereka sendiri. Di beberapa organisasi 'meja panas' karyawan. Artinya mereka tidak memiliki daerah sendiri, mereka hanya mengambil dimanapun yang tersedia.

Mesin Fax: Mesin fax digunakan untuk menyalin dokumen ke bisnis eksternal. Setiap mesin faks memiliki nomor individu, seperti nomor telepon, yang membuatnya tersedia untuk bisnis lain untuk langsung meneruskan informasi kepada Anda.

Mesin Franking: Mesin cap digunakan untuk menimbang dan 'mencetak' pada amplop (surat / parsel) sehingga dapat dipasang. Kredit dibeli dan dimasukkan ke dalam mesin untuk membayar biaya stempel yang dapat diubah menjadi kelas 1 atau 2. (lihat unit 12 untuk informasi lebih lanjut tentang mesin prangko)

Laminator: Kertas atau kartu dimasukkan ke dalam laminator yang kemudian 'disegel' dalam penutup plastik untuk melindunginya dari kerusakan air dan sobekan. Dokumen sering dilaminasi jika ingin dipajang misalnya poster atau instruksi.

Telepon Rumah: Telepon hampir selalu digunakan di kantor. Mereka dapat digunakan untuk memberi / menerima panggilan eksternal maupun internal. Di tempat kerja saya, telepon digunakan untuk berkomunikasi dengan karyawan lain dan digunakan untuk menelepon bisnis kesehatan dan pasien lainnya. Kami juga menerima panggilan masuk dari pasien yang mungkin memiliki pertanyaan atau ingin membuat janji. Setiap telepon juga memiliki 'kotak surat' di mana orang yang menelepon dapat meninggalkan pesan jika Anda tidak dapat menjawabnya. Mereka juga dapat dimasukkan ke pengaturan 'jangan ganggu'.

Lemari Arsip: Lemari arsip digunakan untuk mengatur dan menyimpan dokumen. Mereka sering memiliki banyak laci dan bagian yang dapat diberi label untuk membantu pengaturan. Di tempat kerja saya ada lemari arsip khusus untuk data pribadi pasien yang disusun menurut abjad berdasarkan nama keluarga dan dapat dikunci. Keuntungan dari banyak dari ini adalah bahwa mereka tahan api sehingga informasi penting tidak akan dimusnahkan jika terjadi kebakaran.

Penghancur: Penghancur dapat digunakan di kantor untuk membuang informasi pribadi dan rahasia tentang anggota staf lain atau pelanggan / pasien. Ini untuk memastikan bahwa tidak ada orang yang tidak berwenang yang dapat memperoleh informasi tersebut. Undang-Undang Perlindungan Data menyatakan bahwa informasi pribadi harus 'disimpan tidak lebih lama dari yang diperlukan'. Di tempat kerja saya, kami merusak informasi rahasia yang tidak lagi diperlukan.

Aman: Brankas adalah salah satu 'perlengkapan' penting untuk sebuah kantor jika terjadi penyimpanan uang. Brankas akan menyimpan uang dengan aman dan hanya orang yang berwenang yang mengetahui cara mengaksesnya baik dengan kunci atau kode. Kunci brankas juga harus disimpan di tempat yang aman untuk menghindari kehilangan atau pencurian.

Menggunakan Peralatan Kantor

Saat memilih peralatan kantor untuk menyelesaikan suatu tugas, perlu dipertimbangkan tugas apa yang mengharuskan Anda untuk melakukannya. Jika Anda harus menulis surat, Anda dapat memilih untuk menggunakan Microsoft Word di komputer dan kemudian menggunakan printer. (Pertimbangkan sumber daya yang tersedia: mungkin tidak ada cukup kertas untuk dicetak.)

Penting juga untuk mempertimbangkan jumlah waktu yang Anda miliki untuk menyelesaikan tugas. Misalnya jika Anda diminta untuk membuat grafik, akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menggambarnya dengan tangan daripada jika Anda menggunakan perangkat lunak di komputer.

Jika tugas tersebut melibatkan pemberian informasi kepada orang lain, apakah ini perlu dilakukan dengan cepat atau apakah kecepatan tidak terlalu penting? Faxing dan penggunaan komunikasi telepon hampir instan sedangkan email tergantung pada berapa lama seseorang mengakses dan membacanya.

Pengeluaran dan kualitas juga perlu dipertimbangkan saat melakukan suatu tugas. Beberapa peralatan kantor dapat menghasilkan dokumen berkualitas lebih tinggi tetapi dengan biaya yang tinggi, hal ini perlu direncanakan dengan cermat.

Mengurangi Limbah

Penting untuk meminimalkan limbah di lingkungan kerja karena kinerja akan lebih efisien dan pelanggan / pasien akan merasa lebih nyaman. Pelatihan yang benar harus diberikan kepada semua karyawan termasuk bagaimana mengidentifikasi dan meminimalkan pemborosan.

Penggunaan email membantu mengurangi limbah kertas karena notulen rapat, buletin dll dapat dikirim ke email staf alih-alih diberikan kepada mereka di atas kertas.
Jika seorang karyawan menggunakan printer, mereka hanya boleh mencetak sejumlah halaman yang mereka butuhkan dan jika memungkinkan, dupleksinya. Ini juga bisa diterapkan saat menggunakan mesin fotokopi.
'Pemborosan listrik' juga sangat penting untuk dikurangi: tagihan akan lebih rendah dan bangunan serta lingkungan akan lebih ekonomis. Ketika hari kerja telah berakhir semua lampu serta komputer dan komponennya (scanner, printer, mesin fotokopi) harus dimatikan. Pemanasan sentral atau AC sebaiknya hanya digunakan jika perlu.

Sistem Buku Harian

Salinan cetak, atau sistem buku harian manual, seringkali dalam bentuk buku yang terikat atau terikat cincin. Mereka datang dalam berbagai format hari / bulan sehingga perlu dipertimbangkan berapa banyak entri yang akan dimasukkan ke dalam buku harian sebelum memilih. Kerugian dari sistem ini adalah kemungkinan terjadinya kerugian dan penggunaan kertas. Ruang mungkin terbatas dalam buku harian terikat yang dapat menyebabkan entri tidak jelas. Ini dapat menyebabkan entri salah dibaca. Di dalam organisasi saya ada satu atau lebih perencana dinding di setiap ruangan yang dikelola staf yang diperbarui secara berkala. Ini berguna karena selalu terlihat. Ini adalah keputusan pribadi, apakah kita menggunakan buku harian 'gaya buku' atau tidak.

Sistem buku harian elektronik dapat dibuat di komputer, telepon, atau pengatur listrik. Di komputer ada banyak program berbeda yang dapat Anda gunakan untuk membuat sistem buku harian, jadi itu tergantung pada preferensi pribadi. Jika sistem buku harian elektronik selalu ada kemungkinan sandi mengenkripsi mereka untuk memastikan hanya orang dengan akses resmi yang dapat melihat dan mengeditnya.

Manfaat Sistem Buku Harian

Menggunakan sistem buku harian memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mengatur waktu Anda sendiri serta orang lain secara efisien. Jika sistem buku harian dapat diakses oleh anggota staf lain, ini memungkinkan mereka mengetahui ketersediaan umum Anda untuk rapat, hari pelatihan, dan di tempat kerja saya saat hari admin mereka. Sistem buku harian membantu ketika merencanakan pertemuan dan acara karena Anda akan dapat memastikan bahwa tidak ada yang akan tumpang tindih dengan mereka.

Saat memesan sumber daya, sering kali merupakan ide yang baik untuk membuat buku harian tentang apa yang dipesan, kapan dan jumlah apa yang dipesan. Ini membantu manajer dan kepala kas kecil melacak seberapa sering sumber daya digunakan dan mungkin dapat membantu memecahkan masalah untuk mengurangi pemborosan sumber daya.

Sangat penting untuk memasukkan tanggal dan waktu ke dalam sistem buku harian. Ini harus ditindaklanjuti dengan nama jika perlu dan informasi tentang janji atau acara yang dicatat. Sistem buku harian harus selalu akurat dan benar dan harus berisi setiap detail yang diperlukan.

Contoh Sistem yang Digunakan

Mendapatkan informasi yang benar saat membuat entri buku harian sangat penting. Di tempat kerja saya, kami menggunakan perangkat lunak yang disebut 'SystmOne'. Ini berisi jenis sistem buku harian elektronik untuk membuat janji temu dan konsultasi telepon. Penting bahwa informasi tentang ini benar untuk menghindari benturan janji, untuk membantu pengamanan pasien, untuk memastikan pasien yang benar dimasukkan dan agar dokter atau petugas resep mengetahui ringkasan kecil mengenai gejala / kebutuhan pasien.

Kami juga memiliki opsi untuk menyimpan sistem buku harian kami sendiri untuk memasukkan tanggal rapat tim dan hari pelatihan. Memantau tanggal-tanggal ini membantu kami menjaga waktu luang tetap tersedia. Menghadiri rapat dan hari pelatihan memungkinkan kami untuk berkomunikasi dengan kolega lain, memperbaiki masalah yang mungkin kami alami selama operasi, dan membantu kami memperluas pengetahuan.