Bagaimana rasanya menjadi manajer proyek: satu hari dalam kehidupan

Mempertimbangkan karir sebagai manajer proyek? Baca terus…

Canva.com

Dengan karier apa pun, apa yang mungkin terlihat menarik dan glamor bagi orang luar seringkali bisa menjadi aspek pekerjaan yang kompleks dan penuh tekanan. Memilih karir yang tepat itu penting sehingga Anda perlu melakukan riset. Melihat lebih dari sekadar halaman rekrutmen yang mengilap dan mengetahui sedikit tentang realitas pekerjaan sehari-hari dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang apakah karier itu tepat untuk Anda.

Dalam artikel ini, saya telah mengumpulkan pengalaman saya sendiri dan manajer proyek lainnya untuk memberi Anda gambaran sekilas seperti apa hari normal itu. Bacalah dengan saksama, dan lihat apakah itu adalah karier yang dapat Anda bayangkan menikmatinya.

Tentu saja, pada kenyataannya setiap hari sebagai manajer proyek sangat berbeda, tetapi untuk tujuan artikel ini saya telah menyusun beberapa aktivitas tipikal di rata-rata 9-5 hari.

8AM: Mulai Bekerja. Periksa Email.

Pembaca bermata elang pasti sudah melihat kontradiksi dalam artikel saya. Dalam paragraf pengantar, saya menyebutkan bahwa saya akan memberi Anda 9-5 hari biasa, dan sekarang saya memulai hari pada jam 8 pagi.

Ini adalah realitas pertama seorang manajer proyek: sehari sangat jarang 9-5.

Manajemen proyek adalah karir yang menuntut. Ini terutama benar ketika Anda berada pada titik kritis dalam sebuah proyek. Proyek secara intrinsik terkait dengan skala waktu, sehingga ketika segala sesuatunya menjadi sulit, tidak ada waktu untuk berhenti dan berhenti. Artinya pada kenyataannya adalah bahwa selama periode sibuk, Anda mungkin bekerja berjam-jam untuk mendukung tim Anda, menyelesaikan tugas Anda, dan memastikan tenggat waktu Anda terpenuhi.

Untuk menangani pekerjaan yang menuntut seperti itu, banyak manajer proyek akan mulai bekerja sebelum panggilan telepon dan rapat di pagi hari, sehingga mereka punya waktu untuk membaca email. Tidak jarang seorang manajer proyek mulai bekerja pada pukul 7 atau 8 pagi. Dan tentu saja, kotak masuk email yang besar memiliki kesamaan. Anda harus cukup terorganisir untuk dapat mengelola kotak masuk Anda dengan baik, dan selalu menjawab email penting.

09.00: Panggilan Konferensi

Panggilan konferensi telah diambil alih dari rapat sebagai metode komunikasi paling umum dalam proyek. Mengapa? Karena banyak proyek sekarang memiliki tim jarak jauh. Saat Anda bekerja dengan orang-orang yang berbasis di banyak lokasi, memiliki waktu untuk melakukan perjalanan untuk rapat menjadi tidak realistis. Dan dengan teknologi yang canggih, telepon atau konferensi video bisa sama efektifnya. (Yah, ini tidak selalu benar. Hanya untuk bersenang-senang, saya telah menautkan ke video di bawah ini yang memberikan gambaran unik tentang seperti apa panggilan konferensi dalam kehidupan nyata. Jika Anda pernah mengalami panggilan konferensi, ini pasti akan membuatmu tertawa.)

Sebagai manajer proyek, sering kali menjadi tanggung jawab Anda untuk menyelenggarakan panggilan konferensi, dan Anda mungkin perlu bertindak sebagai perwakilan bisnis pada panggilan lain yang terkait dengan proyek Anda. Panggilan proyek sering kali dijadwalkan untuk memberi tim kesempatan reguler untuk mengobrol tentang bagaimana mereka melanjutkan proyek, dan untuk mendiskusikan masalah apa pun yang mungkin mereka hadapi.

Panggilan Konferensi dalam Kehidupan Nyata

10:00 AM: Meninjau Masalah Proyek / Panggilan Konferensi

Jadi, anggaplah panggilan konferensi pukul 9 pagi adalah satu jam. Itu sangat umum pada proyek yang lebih besar. Sebagai manajer proyek, Anda akan menyelesaikan panggilan konferensi dengan serangkaian catatan yang Anda buat selama ini. Tim Anda mungkin telah memberi tahu Anda tentang pekerjaan yang telah selesai, pekerjaan yang sedang berlangsung, dan masalah proyek utama. Kemungkinannya adalah, akan ada pekerjaan mendesak atau semi-mendesak yang perlu Anda lakukan setelah Anda meninggalkan telepon konferensi untuk menangani masalah yang baru saja diangkat.

Jadi pada saat ini, Anda cenderung melakukan beberapa hal:

1. Memperbarui dokumentasi proyek Anda, misalnya rencana proyek Anda, untuk mencerminkan semua yang baru saja Anda sampaikan dalam telepon konferensi
2. Lakukan beberapa pekerjaan awal untuk mengatasi setiap masalah mendesak yang Anda telah diberitahu misalnya jika pemasok terlambat dengan pengiriman, Anda dapat memeriksa dampaknya terhadap proyek Anda, hubungi pemasok, atau eskalasi masalah.
3. Email / panggilan telepon / diskusi lain kemungkinan besar akan terjadi dan mungkin menghabiskan banyak waktu di pagi hari Anda. Manajer proyek biasanya mendapatkan aliran email, masalah, dan panggilan telepon yang berkelanjutan sepanjang hari, jadi Anda akan memiliki hal-hal baru untuk ditangani, bahkan saat Anda sibuk menangani masalah yang sudah Anda hadapi.

11:00: Perencanaan Proyek / Panggilan Lainnya

Jadi setelah rapat Anda sebelumnya, Anda mungkin menemukan bahwa rencana proyek Anda sekarang perlu diperbarui. Namun, jangan berharap banyak waktu untuk menyelesaikannya. Anda mungkin akan terganggu oleh lebih banyak panggilan dan email. Namun, Anda tetap membuat rencana.

11:30: Pertemuan Spesialis

Saya telah menggunakan istilah umum pertemuan 'spesialis' untuk tajuk ini, tetapi pada kenyataannya ini bisa berupa pertemuan apa pun yang terkait dengan topik tertentu pada proyek Anda. Misalnya, jika Anda seorang manajer proyek TI, ini mungkin ulasan perangkat lunak.

Namun, poin yang harus dibuat di sini adalah bahwa rapat memang menyita sebagian besar hari Anda. Dan jangan lupa, manajer proyek yang baik akan meluangkan waktu di kedua sisi rapat untuk memastikan mereka mendapatkan hasil maksimal dari waktu tersebut. Mereka mungkin menyusun bahan referensi sebelumnya, atau membaca informasi latar belakang, dan setelah itu mereka mungkin menulis dan mendistribusikan catatan yang mereka buat selama pertemuan.

12:30: Makan siang

Jadi saya tidak ingin melukis gambaran yang terlalu suram tentang betapa sibuknya kehidupan sebagai manajer proyek. Jadi pada 12:30, inilah titik perhentian untuk makan siang. Ada baiknya, betapapun sibuknya pekerjaan Anda, untuk selalu meluangkan waktu di tengah hari. Anda akan menemukan bahwa Anda memiliki lebih banyak energi untuk sore hari dan Anda dapat lebih fokus.

1:00 PM: Presentasi Kepada Para Eksekutif

Diharapkan sebagai manajer proyek harus melakukan banyak presentasi. Anda mungkin menemukan bahwa proyek profil tinggi diawasi dengan cermat oleh manajer Anda, eksekutif senior atau sponsor proyek, dan mereka mungkin meminta Anda untuk menyajikan pembaruan rutin kepada mereka.

Tentu saja, presentasi reguler bukan hanya satu jam pertemuan sepanjang minggu kerja Anda. Butuh waktu untuk mengumpulkan detail yang diharapkan oleh para eksekutif senior dalam presentasi, dan Anda mungkin harus mengirimkan informasi tindak lanjut setelah rapat selesai, untuk membantu menjawab pertanyaan atau masalah yang mereka miliki. Menjadi terampil dalam mengambil banyak data penting dan mengubahnya menjadi presentasi yang jelas dan lugas sangat penting jika Anda ingin bekerja dengan baik dalam pekerjaan Anda.

2:00 PM: Menulis Laporan

Manajer Proyek menghabiskan banyak waktu untuk dokumentasi, karena ada banyak informasi yang perlu disimpan dan diperbarui secara berkala pada sebuah proyek. Selain presentasi kepada para eksekutif, Anda mungkin perlu memberikan laporan tertulis kepada audiens yang lebih luas secara teratur, atau kepada pelanggan. Memiliki keterampilan menulis yang solid itu penting, karena Anda ingin laporan Anda terlihat profesional dan mudah dibaca dan dipahami orang.

3:00 PM: Ikuti Tim

Tugas inti Anda sebagai manajer proyek adalah mempertahankan kendali atas sebuah proyek, dan tidak boleh diremehkan seberapa cepat sebuah proyek dapat mulai meluncur. Satu-satunya cara untuk mencegah hal ini adalah dengan menjalin hubungan yang solid dengan tim Anda, dan berkomunikasi dengan mereka secara teratur. Penting agar tim Anda merasa cukup nyaman dengan Anda sehingga mereka dapat membicarakan masalah apa pun yang mereka hadapi yang mungkin menyebabkan masalah pada proyek Anda, jadi keterampilan interpersonal yang baik adalah suatu keharusan.

Selama waktu ini Anda mungkin secara proaktif bertemu dengan anggota tim individu melalui telepon atau secara langsung, atau Anda dapat memprioritaskan anggota tim tertentu jika saat ini Anda berurusan dengan masalah tertentu dalam proyek Anda.

16:00: Perbarui Anggaran

Menjaga kendali keuangan proyek sangat penting. Pada awal proyek apa pun, Anda perlu menyusun anggaran untuk memperkirakan apa yang akan Anda belanjakan, dan kapan. Untuk mempertahankan kendali yang dekat pada proyek Anda, Anda harus meninjau anggaran secara teratur dan memeriksanya dengan angka pengeluaran Anda yang sebenarnya. Pemahaman yang baik tentang angka sangat penting bagi manajer proyek.

16.30: Rapat Keuangan

Jika Anda kehabisan anggaran pada suatu proyek, Anda mungkin menemukan diri Anda dalam pertemuan dengan tim keuangan untuk meninjau pengeluaran Anda. Atau organisasi Anda mungkin hanya menginginkan tinjauan keuangan rutin pada proyek Anda untuk memeriksa apakah sudah sesuai jalur. Namun, apa yang pasti akan Anda temukan pada proyek apa pun adalah bahwa Anda akan sering diminta untuk menghadiri pertemuan dengan departemen internal yang memiliki kepentingan atau kepentingan dalam proyek Anda.

17.00: Panggilan Konferensi Mendesak

Ini adalah hari yang langka dimana semuanya berjalan lancar dalam sebuah proyek. Anda mungkin sering mendapati diri Anda harus mengubah jadwal yang direncanakan dengan hati-hati untuk menangani krisis yang berkembang pada sebuah proyek. Misalnya, Anda mungkin harus menjadwalkan panggilan konferensi yang terlambat untuk menghubungi pihak ketiga tentang masalah yang diangkat pagi itu. Ingat juga, jika Anda berurusan dengan tim di zona waktu yang berbeda, Anda cenderung harus menjadwalkan panggilan di pagi atau sore hari. Salah satu dari banyak alasan mengapa pekerjaan manajemen proyek jarang 9-5.

17.30: Membalas Email

Email masih merupakan alat komunikasi yang penting untuk bisnis apa pun, dan meskipun Anda mungkin memiliki 10 atau 20 menit pada titik-titik ganjil sepanjang hari untuk membaca dan membalas email, Anda mungkin akan menemukan bahwa kotak masuk Anda berkembang pesat seiring dengan berlalunya waktu. Jadi, Anda mungkin sering mendapati diri Anda memeras 30 menit ekstra di akhir hari kerja hanya untuk mengejar email dan menjadi yang teratas dari daftar tugas Anda yang lain, sebelum Anda siap untuk meninggalkan pekerjaan.

18.00: Tinjau Daftar Kerja untuk Besok

Jadi pada pukul 6 sore, Anda sekarang mungkin merasa telah membuat kemajuan dalam pekerjaan Anda, dan Anda siap untuk meninggalkan kantor. Namun, untuk mencoba memberi diri Anda lebih awal pada hari yang sangat sibuk yang telah Anda rencanakan besok, Anda mungkin hanya meluangkan 10 menit untuk meninjau daftar tugas Anda. Tentu saja, daftar yang harus dilakukan adalah alat yang penting untuk setiap manajer proyek, karena akan membantu Anda dalam mengatur waktu dan mengatur jadwal yang sangat menuntut.

Kesimpulan: Tidak Ada Dua Proyek / Organisasi yang Sama

Jika Anda terkejut dengan salah satu poin ini, ingatlah bahwa ini hanyalah panduan, dan pada kenyataannya semua proyek berbeda dan cara Anda mengatur waktu untuk itu akan berbeda. Selain itu, semua organisasi berbeda. Beberapa mungkin memiliki budaya yang mengharapkan Anda bekerja berjam-jam dan makan siang sedikit; yang lain mungkin memiliki pendekatan yang sangat berbeda dan mungkin secara aktif mendorong karyawan untuk mengambil istirahat yang tepat, mengurangi beban kerja, dan bekerja dengan jam kerja yang wajar. Apapun proyek yang Anda kelola, satu pelajaran yang dapat Anda ambil dari contoh ini adalah bahwa kemampuan untuk tetap teratur, waspada dan efisien sangat penting bagi seorang manajer proyek. Manajemen waktu yang baik membuat perbedaan yang signifikan untuk dapat memenuhi tuntutan kompleks dan ketidakpastian yang muncul saat mengawasi sebuah proyek.