27 Tips tentang cara mempersiapkan dan memberikan tinjauan kinerja karyawan

Mengevaluasi Kinerja Karyawan

Meninjau kinerja seorang karyawan bisa menjadi hal tersulit yang Anda lakukan sebagai seorang pemimpin. Anda pada dasarnya harus mengambil kinerja mereka selama periode waktu tertentu dan merangkumnya dalam beberapa lembar kertas yang dapat menentukan masa depan mereka dengan organisasi Anda. Jika Anda memberikan ulasan yang buruk, orang tersebut dapat terjebak di posisinya saat ini selamanya. Jika Anda memberikan ulasan yang bagus, maka Anda dapat mendorong mereka ke hal-hal yang lebih baik. Yang terburuk adalah Anda dapat memberikan ulasan yang tidak akurat yang dapat memperburuk keadaan di masa mendatang.

Panduan ini akan membantu Anda dalam semua aspek proses tinjauan kinerja karyawan.

Review Performa Canggung

Bagaimana Mempersiapkan Tinjauan Kinerja Karyawan

Sebelum Anda berpikir untuk menulis atau melakukan review kinerja, Anda harus mempersiapkannya. Tip di bawah menjelaskan bagaimana melakukan itu.

Catat aktivitas mereka. Tuliskan, baik di kertas atau log terkomputerisasi, aktivitas karyawan. Jangan menuliskan tugas dasar yang ingin mereka selesaikan. Sebaliknya, catat setiap tindakan positif atau negatif yang diambil oleh mereka yang akan memengaruhi tinjauan kinerja mereka. Ingatlah bahwa beberapa organisasi mungkin mengharuskan karyawan diberi tahu jika ada dokumentasi yang disimpan tentang mereka.
Simpan salinan pekerjaan yang dilakukan. Jika seorang karyawan melakukan pekerjaan yang sangat baik pada sebuah laporan, simpan salinannya. Jika Anda menerima email dari orang lain yang memuji pekerjaannya dengan baik, simpan salinannya juga. Hal yang sama berlaku untuk hal buruk tentang karyawan tersebut. Sama seperti tip terakhir, karyawan mungkin perlu diberi tahu tentang dokumentasi apa pun yang disimpan pada mereka.
Berikan umpan balik secara berkala. Jangan menunggu sampai review menawarkan umpan balik atas kinerja mereka. Beri mereka umpan balik terus menerus sehingga mereka tahu apakah mereka melakukan pekerjaan dengan baik atau jika ada area yang perlu mereka kerjakan. Ini memberi mereka waktu untuk memperbaiki bidang yang Anda diskusikan. Jika seorang karyawan gagal untuk meningkatkan, maka Anda dapat menyatakan dalam evaluasi bahwa Anda menasihati mereka di mana mereka perlu memperbaiki, tetapi mereka gagal melakukannya.
Bicaralah dengan supervisor Anda sendiri. Jika Anda memiliki evaluasi yang sulit untuk disiapkan, diskusikan dengan supervisor Anda sendiri. Beri tahu mereka tentang kekhawatiran Anda dan pemikiran Anda tentang hal itu. Itu selalu lebih baik untuk memantulkan beberapa ide dari orang lain. Selain itu, jika ulasannya buruk, atasan Anda harus diberi tahu tentang hal itu.
Tinjau standarnya. Pastikan untuk setiap ulasan bahwa Anda mengikuti standar yang ditetapkan oleh organisasi Anda. Ini akan memastikan bahwa Anda tidak akan memberikan penilaian yang baik kepada seseorang, padahal mereka hanya bisa menjadi standar. Atau, memberikan penilaian standar ketika seseorang sebenarnya bisa saja miskin. Cobalah untuk tetap sekonsisten mungkin.

Menulis catatan saat menulis tinjauan kinerja karyawan akan membantu memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

Oleh StartupStockPhotos, Domain Publik, via Pixabay

Bagaimana Menulis Tinjauan Kinerja Karyawan

Sekarang setelah Anda siap untuk tinjauan kinerja karyawan, sekarang saatnya menulisnya. Langkah-langkah di bawah ini adalah pedoman yang harus Anda ikuti saat mengetiknya.

Tarik semua dokumentasi tentang karyawan tersebut. Ini termasuk catatan yang Anda buat, salinan dokumen mengenai karyawan, arsip mereka, dan standar ketenagakerjaan. Tidak ada salahnya juga untuk menggunakan panduan ini sebagai referensi.
Tulis berdasarkan kinerja mereka saja. Jangan menulis evaluasi berdasarkan perasaan pribadi Anda tentang karyawan tersebut atau apa yang diklaim orang lain dilakukan atau tidak dilakukan oleh karyawan tersebut. Evaluasi harus didasarkan pada prestasi kerja yang dapat diamati dan itu sendiri.
Mulailah dengan tugas umum karyawan. Jangan menulis apa yang Anda harapkan dari mereka, tetapi jelaskan apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Ini akan membantu ketika Anda mereferensikan kinerja kerja mereka yang sebenarnya.
Jangan pernah menggunakan kata "biasanya" saat menulis tentang penampilan mereka yang sebenarnya. Seseorang biasanya tidak bisa menjadi baik atau buruk dalam sesuatu. Mereka baik atau tidak. Biasanya kata yang terlalu kabur.
Jangan pernah menggunakan kata "sikap". Kata itu selalu memiliki konotasi negatif. Meskipun Anda mengatakan seseorang memiliki sikap yang baik, itu tetap terdengar negatif. Sebaliknya, gunakan kata-kata seperti "sikap" atau "pandangan".
Jangan memulai terlalu banyak kalimat dengan kata "Anda". Jika Anda memulai beberapa kalimat berturut-turut dengan kata "Anda", sepertinya Anda menunjuk ke arah kalimat tersebut, meskipun maksudnya positif. Misalnya, "Anda melakukan tugas ini dengan baik. Anda melakukannya dengan efektif. Anda menyelesaikannya dengan cepat." Yang saya dengar ketika saya membacanya adalah "kamu, kamu, kamu".
Mulailah dengan yang baik, lalu akhiri dengan yang buruk. Karyawan Anda akan selalu gugup saat Anda mulai membaca evaluasi. Jika Anda mulai dengan hal positif, mereka akan rileks. Kemudian Anda bisa masuk ke negatif, jika ada.
Jangan hanya menyatakan seseorang baik atau buruk. Anda perlu memberikan pembenaran itu. Jangan hanya mengatakan, "Kamu pandai mengetik banyak bentuk sekaligus" tanpa menyatakan mengapa itu hebat. Apakah ini menghemat waktu? Apakah itu membantu proses dengan menjadi lebih cepat? Apa? Ini terutama benar jika Anda ingin mengatakan sesuatu yang buruk. Misalnya, "Anda gagal menyelesaikan banyak tugas tepat waktu". Mengapa mereka gagal? Apa dampaknya? Ini tidak hanya akan membenarkan evaluasi Anda terhadap karyawan tersebut, tetapi akan membuka mata mereka untuk melihatnya di atas kertas.
Jika kesalahan hanya terjadi sekali atau dua kali, atau tidak serius secara alami, abaikan saja. Jika seseorang hanya membuat satu kesalahan besar dalam periode satu tahun, itu sebenarnya adalah rekor yang cukup bagus. Anda seharusnya tidak mengungkapkan satu kesalahan itu dalam evaluasi mereka.
Jika mereka menerima artikel selama periode evaluasi, Anda dapat menyebutkannya dalam evaluasi, tetapi buat agar singkat. Jika kesalahan atau perilaku teladan berlanjut setelah penulisan, maka silakan mendokumentasikannya dalam evaluasi. Itu akan lebih membantu membenarkan evaluasi kinerja. Jika mereka tidak melakukan hal lain yang penting setelah penulisan, catat juga.
Sediakan beberapa tujuan. Pada setiap evaluasi berikan tujuan untuk mereka capai untuk periode pemeringkatan berikutnya. Arahkan tujuan ini ke arah negatifnya sehingga mereka tahu apa yang Anda harapkan darinya. Jika tidak ada hal negatif, sebutkan apa lagi yang Anda ingin karyawan capai.
Jika Anda memberikan peringkat keseluruhan yang baik atau buruk, pastikan Anda memiliki beberapa peringkat lain yang mendukung peringkat keseluruhan tersebut. Seseorang tidak bisa sedikit bagus dalam suatu kategori dan pantas mendapatkan peringkat yang bagus secara keseluruhan. Hal yang sama berlaku jika Anda memberi mereka peringkat yang buruk secara keseluruhan. Hanya beberapa kesalahan tidak membenarkan peringkat yang buruk secara keseluruhan.
Jika Anda meminta mereka menandatangani evaluasi, pastikan bahwa bagian evaluasi ada di salah satu halaman yang mereka tanda tangani. Jangan lakukan di halaman terpisah. Jika mereka menandatangani pada halaman yang memiliki bagian dari evaluasi, itu akan membuktikan bahwa itu adalah evaluasi yang sama yang mereka terima. Jika mereka kembali untuk mengeluh kemudian bahwa evaluasi tersebut bukanlah evaluasi yang sama, Anda dapat menunjukkan bahwa memang demikian.
Minta orang lain mengoreksi evaluasi. Ini harus seseorang yang memiliki level yang sama dengan Anda, atau lebih tinggi, seperti atasan Anda. Sepasang mata lain selalu bagus untuk melihat apakah Anda membuat kesalahan, melewatkan sesuatu, dll.
Pada akhirnya, ikuti insting Anda. Anda tahu karyawan itu. Anda telah berinteraksi dengan mereka. Pergilah dengan apa yang Anda rasa benar.

Cerita Horor Ulasan Kinerja Karyawan

Atasan saya saat itu memberikan penilaian kinerja kepada karyawan lain. Bagian dari ulasan adalah lembar sampul di mana penilaian individu dari karyawan dapat diperiksa. Atasan saya bermaksud memberi karyawan itu beberapa peringkat "Di Atas Standar" dan sisanya akan diberi peringkat "Standar". Sebaliknya, dia secara keliru memberikan beberapa peringkat "Luar Biasa" dan sisanya "Di Atas Standar". Dia menemukan ini setelah dia melakukan evaluasi.

Dia berusaha memperbaikinya setelah itu, tetapi karyawan tersebut menolak untuk menandatangani evaluasi baru, yang hanya menyebabkan masalah lebih lanjut.

Bagaimana Memberi Evaluasi Karyawan yang Efektif

Bagaimana Melakukan Tinjauan Kinerja Karyawan

Saatnya untuk bagian tersulit dari proses - melakukan peninjauan itu sendiri. Berikut adalah beberapa tip umum terkait prosesnya.

Jangan membaca evaluasi kata demi kata. Buat ringkasan dan bicarakan dengan karyawan tersebut. Tatap wajah mereka dan bersikaplah setengah-santai tentang hal itu. Mereka akan merasa lebih nyaman. Biarkan mereka berbicara juga. Reaksi mereka akan membantu mengarahkan Anda ke mana harus pergi selama evaluasi.
Jangan terlalu banyak menunjukkan emosi. Saya memiliki karyawan yang menangis, berteriak, dan melemparkan evaluasi kembali kepada saya ketika mereka tidak setuju dengan itu. Jangan marah atau kesal. Jika Anda menunjukkan emosi, karyawan tersebut akan merasa Anda tidak mendukung apa yang Anda tulis, atau mereka dapat menggunakan emosi Anda untuk melawan Anda.
Bersiaplah untuk hal yang tidak terduga. Anda mungkin berpikir Anda tahu bagaimana karyawan akan bereaksi, tetapi itu tidak selalu terjadi. Bersiaplah untuk mendukung evaluasi dengan contoh kinerja mereka untuk melawan ledakan atau reaksi terkejut.
Selalu akhiri evaluasi dengan menawarkan kata-kata yang positif dan mendorong. Jangan akhiri dengan catatan buruk, bahkan dengan evaluasi yang mengerikan. Dorong mereka untuk meningkatkan dan menawarkan dukungan Anda.
Berikan evaluasi buruk tepat sebelum anggota staf libur. Ini akan memungkinkan mereka untuk menenangkan diri dan kembali dalam suasana hati yang lebih baik di minggu depan.
Selalu minta seseorang untuk duduk bersama Anda selama evaluasi. Mereka akan menjadi saksi dan menjaga Anda tetap jelas jika terjadi sesuatu yang buruk. Selain itu, mereka dapat membuat catatan jika Anda mengharapkan evaluasi yang sulit.
Berikan kepada karyawan catatan atau salinan apa pun yang disimpan sepanjang tahun. Ini akan memungkinkan mereka untuk melihat bagaimana kemajuan mereka, mengingatkan mereka tentang insiden tertentu, dll. Perlu diingat bahwa dokumen internal tertentu mungkin bukan untuk mereka, jadi pastikan Anda mengikuti kebijakan organisasi Anda mengenai hal itu.
Tanyakan kepada karyawan tersebut apakah mereka memiliki pertanyaan di akhir evaluasi. Ini akan memungkinkan mereka meninggalkan ruangan dengan gagasan yang jelas tentang apa yang baru saja terjadi.

Setelah Review Kinerja Karyawan

Ada beberapa hal yang harus dilakukan setelah Anda melakukan evaluasi:

Hapus catatan apa pun dan keluarkan dokumen apa pun yang mungkin terkait dengan tahun sebelumnya. Jika ini adalah ulasan tahunan, maka pada dasarnya mereka memulai kembali untuk tahun depan. Mereka harus selalu memiliki awal yang baru.
Berikan salinan evaluasi kepada karyawan. Ini dapat dilakukan oleh departemen Sumber Daya Manusia Anda sendiri, tetapi jika tidak, pastikan Anda memberikan salinan evaluasi kepada karyawan secara langsung.
Tinjau proses evaluasi secara keseluruhan. Tinjau semua yang Anda lakukan dalam mempersiapkan, menulis, dan melakukan evaluasi. Cobalah untuk menemukan area yang dapat Anda tingkatkan untuk evaluasi berikutnya yang Anda proses.

Ingat - evaluasi seharusnya tidak menjadi kejutan bagi karyawan. Mereka harus menyadari kemajuan mereka selama periode evaluasi.