6 Tip manajemen waktu yang efektif untuk karyawan dan pemilik bisnis

Apakah Anda menemukan bahwa Anda memiliki terlalu banyak hal untuk dikelola sekaligus?

Foto oleh Robert Bye di Unsplash

1. Analisis Situasinya

Mengisi jadwal Anda dengan aktivitas dan sibuk sepanjang waktu tidak selalu berarti Anda mengatur waktu secara efektif. Terus bergerak dengan kecepatan tinggi memiliki kekurangannya sendiri, tidak sedikit diantaranya termasuk stres.

Kenyataannya adalah kita tidak dapat benar-benar mengontrol atau mengatur waktu itu sendiri. Yang bisa kita kelola adalah diri kita sendiri. Perlambatan diperlukan untuk mengambil gambar secara keseluruhan.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan: Apakah ini penggunaan waktu saya yang paling produktif? Adakah cara yang lebih cerdas untuk mencapai apa yang harus saya lakukan hari ini tanpa menghabiskan banyak waktu?

Kesibukan itu sendiri bisa menjadi masalah. Ada kalanya kesibukan menjadi pendekatan mengelak — cara menghindari masalah penting lainnya dalam hidup seseorang.

Oleh karena itu, menarik kembali untuk merenungkan alih-alih terus memaksakan diri ke dalam aktivitas dapat menghemat waktu dan membuat upaya itu sendiri lebih efisien dan menguntungkan.

Memiliki visi yang jelas sangat penting

Foto oleh You X Ventures di Unsplash

2. Perjelas Apa Peran Anda

Bahkan di tempat kerja biasa, masalah yang terkait dengan manajemen waktu yang buruk dapat mengakibatkan situasi manajemen krisis di mana peran dan tanggung jawab asli seorang karyawan dibayangi dan dia mendapati dirinya menghabiskan seluruh waktunya untuk apa yang tidak ada dalam deskripsi pekerjaan aslinya.

Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menetapkan dengan visi yang jelas tentang apa yang perlu dicapai dan apa peran dan tanggung jawab Anda. Jika Anda tidak tahu kemana tujuan Anda, jalan mana pun akan membawa Anda ke sana. Anda perlu memiliki standar yang dapat Anda gunakan secara terus menerus sebagai tolak ukur kemajuan Anda.

Jika Anda bekerja, Anda mungkin perlu mengadakan pertemuan dengan manajer lini Anda untuk memperjelas di mana letak prioritas Anda. Membuka diskusi ini juga bisa bermanfaat dalam hal lain. Ini dapat membantu mengatur ulang jadwal Anda untuk menghindari kelelahan dan memfasilitasi pendelegasian tugas tambahan kepada anggota tim lainnya.

Sadarilah bahwa karena sifat dunia bisnis yang berubah, prioritas dapat berubah dan tanggung jawab bersamanya. Hal ini terutama terjadi pada mereka yang berwiraswasta. Atur manajemen waktu Anda sedemikian rupa sehingga perubahan tersebut menjadi pertimbangan.

Lindungi waktu Anda

3. Jagalah Jadwal Anda

Waktu adalah aset paling berharga yang Anda miliki. Sebagian besar hal lain dalam hidup dapat diganti, tetapi waktu tidak. Anda tidak akan pernah mendapatkan kembali tahun-tahun kehidupan Anda yang telah habis. Hal yang sama berlaku untuk setiap detik yang terus berdetak saat ini.

Oleh karena itu, tidak hanya perlu tetapi penting untuk menjaga waktu Anda dengan hati-hati. Buatlah daftar tindakan dan setelah Anda mengidentifikasi tugas-tugas prioritas Anda dan telah menyisihkan waktu tanpa gangguan untuk menyelesaikannya, bersusah payah untuk memastikan tidak ada gangguan.

Ini termasuk langkah-langkah seperti mengaktifkan pesan suara Anda, menonaktifkan pemberitahuan email, membatasi panggilan masuk, memanfaatkan pertemuan virtual alih-alih pertemuan langsung, memerlukan janji temu kalender, menggunakan tanda 'Jangan Ganggu'.

Misalnya, jika Anda telah menjadwalkan rapat yang berlangsung selama 15 menit, pastikan semua peserta mematuhi batas waktu dan tetap berpegang pada topik yang ada. Pengaturan terpisah dapat diterapkan untuk masalah asing yang tidak dapat ditangani dalam kerangka waktu yang telah Anda tetapkan.

Selain hal di atas, teruslah mencari cara untuk membebaskan waktu Anda. Ini akan membuat Anda lebih efisien. Semua menit yang dihemat dari setiap aktivitas ketika digabungkan bersama di penghujung hari dapat membuat perbedaan yang signifikan.

4. Memanfaatkan Aturan 80/20

Semakin besar bisnis tumbuh, semakin banyak tanggung jawab yang ada dan semakin besar kebutuhan untuk memiliki manajemen waktu yang efektif.

Apa yang mungkin dimulai sebagai operasi satu orang dapat dengan cepat menjadi begitu besar, dengan tuntutan yang luar biasa, sehingga hal-hal menjadi lepas kendali jika manajemen yang tepat tidak diterapkan.

Tugas khas yang perlu Anda persiapkan sebelumnya termasuk membuat dan mengelola strategi bisnis, mengawasi pekerja, menyulap akun, mencari lebih banyak peluang bisnis.

Oleh karena itu, penting untuk menemukan cara yang efisien untuk mengurus semua tugas dan tetap memiliki kehidupan. Sebagai seorang pebisnis, Anda bisa begitu sibuk bekerja keras memenuhi tenggat waktu sehingga Anda gagal mengidentifikasi apa yang menjadi prioritas dan apa yang sebenarnya mencuri waktu Anda, waktu demi waktu.

Menurut aturan 80/20, 80% hasil diperoleh dari 20% waktu dan usaha yang diinvestasikan. Aturan ini menggarisbawahi pentingnya memprioritaskan waktu pada apa yang paling produktif. Identifikasi tugas spesifik yang memiliki dampak terbesar pada bisnis Anda dan sisihkan waktu untuk mengerjakannya setiap hari.

Jika 80% persen dari hasil bisnis Anda adalah hasil dari 20% waktu dan usaha yang Anda lakukan, maka ini adalah persentase yang harus Anda fokuskan sebagian besar perhatian Anda.

Banyak pemilik bisnis yang ragu-ragu dalam hal outsourcing dan pendelegasian tugas, karena mereka merasa hal itu hanya akan meningkatkan basis biaya mereka.

Tetapi ketika bisnis berkembang dan inilah saatnya bagi Anda untuk mempekerjakan orang untuk bekerja untuk Anda, latih mereka dalam 20% dan berikan tugas ini kepada mereka. Dengan cara ini, bisnis akan mampu menghasilkan cukup uang untuk menutupi biaya perekrutan pekerja baru. Mereplikasi diri Anda dengan cara ini akan membuat operasi lebih efektif dan menguntungkan.

Lacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda

5. Audit Diri Anda

Sisihkan satu minggu di mana Anda akan menyimpan catatan rinci tentang aktivitas Anda dan jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas. Semakin rinci Anda, semakin akurat analisisnya.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan membagi hari menjadi potongan-potongan 15 atau 30 menit dan kemudian mencatat apa yang Anda lakukan selama slot waktu tersebut. Latihan ini akan membantu Anda menghitung setiap detik.

Timesheet tidak hanya diperlukan untuk perusahaan. Mereka berguna untuk bisnis di semua tingkatan, termasuk freelancer dan pemilik tunggal. Anda dapat memilih untuk menyimpan kartu absen harian berbasis komputer atau kartu absen kertas.

Sebagai alternatif, Anda bisa memiliki buku catatan atau buku harian yang Anda bawa kemana-mana dan mengatur pengingat untuk membantu memastikan Anda terus mencatat penggunaan waktu Anda dengan benar.

Begitu Anda mulai mengaudit diri sendiri dengan cara ini, Anda akan membutuhkan disiplin untuk mempertahankannya. Tujuan dari latihan ini adalah memiliki catatan yang dapat dianalisis. Menyimpan catatan aktivitas Anda yang sedang berlangsung dan waktu yang dihabiskan akan membantu Anda mengidentifikasi ke mana perginya waktu Anda dan menyingkirkan pemborosan waktu.

Pemborosan waktu seperti itu termasuk rapat yang tidak perlu, melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan orang lain, interupsi telepon atau email, duplikasi tugas, aktivitas dengan prioritas rendah, memadamkan api, salah perencanaan, dan disorganisasi.

Anda akan dapat menentukan apa yang tidak produktif, mengganggu, dan tidak perlu di hari-hari biasa Anda. Apa pun yang tidak secara langsung berkontribusi atau mendukung pemenuhan peran dan tanggung jawab Anda adalah tanda bahaya.

Proses ini juga akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kegiatan produktif sehingga Anda dapat menentukan apakah waktu yang dialokasikan untuk mereka benar-benar tepat. Anda akan dapat memiliki gambaran yang jelas tentang berapa banyak yang diinvestasikan dalam 20% aktivitas yang menghasilkan 80% hasil dalam kehidupan dan bisnis Anda.

6. Ambil Tindakan Suportif

Rencanakan ke Depan

Rencanakan hari, minggu, dan bulan Anda sebelumnya. Perencanaan Anda harus mempertimbangkan tujuan jangka pendek, menengah dan panjang. Kurangnya metode terstruktur dalam mengelola waktu menyebabkan kesulitan termasuk tenggat waktu yang terlewat, bisnis yang tidak seimbang dan komitmen pribadi serta tekanan dari keterlibatan orang lain.

Ini mengakibatkan kerusakan. Kinerja terkena dampak negatif dan bukannya menguntungkan, aktivitas malah menjadi beban. Di sisi lain, perencanaan ke depan dan penerapan prinsip manajemen waktu yang tepat secara konsisten menjadikannya kebiasaan. Mereka mulai mengalir secara alami sebagai bagian dari kehidupan sehari-hari Anda.

Menyampaikan

Libatkan pemangku kepentingan dalam keputusan yang Anda ambil. Berkomunikasi dengan kolega, manajer, pemasok, tim lain, dan pelanggan yang memiliki kepentingan pribadi dan akan terpengaruh oleh perubahan yang Anda buat.

Bagikan informasi ini dengan anggota rumah tangga Anda sehingga mereka dapat mendukung dan memberi Anda ruang yang Anda butuhkan untuk melanjutkan.

Atur Tugas Anda

Mulailah dengan tugas keluar sebelum Anda menangani tugas masuk. Kirimkan komunikasi penting yang diperlukan untuk hari pertama. Setelah menyelesaikannya, bersiaplah untuk menangani surat masuk.

Kembangkan kebiasaan memulai dengan tanggung jawab yang tertunda sebelum mengerjakan yang baru. Hapus simpanan sebelum memulai tugas baru.

Otomatiskan Jika Mungkin

Otomatiskan tugas harian Anda sebanyak mungkin. Misalnya, jika pekerjaan Anda membutuhkan banyak membaca dan mengetik, Anda dapat menggunakan aplikasi Text-to-Speech dan Speech-to-Text gratis untuk menghemat waktu.

Istirahat yang Cukup

Jangan lupa istirahat sejenak di sela-sela tugas. Ini akan mencegah penumpukan stres pada pikiran dan tubuh Anda. Memiliki waktu yang cukup untuk istirahat dan menyegarkan diri akan membuat Anda lebih produktif dan pikiran Anda lebih awas.