8 Tips membuat portofolio untuk asisten eksekutif administrasi

Anda dengan senang hati bekerja dalam karir Anda sebagai asisten administrasi. Hari-hari Anda dipenuhi dengan proyek dan tugas yang membutuhkan tenggat waktu rapat, prioritas yang rumit, dan pengelolaan krisis. Bagaimana Anda bisa membuat portofolio profesional juga? Coba 8 tips ini.

1. Buat File

Anda cukup membuka file di komputer Anda atau di laci meja Anda. Beri label "Portofolio Karir". Gunakan Dropbox atau OneNote atau aplikasi seluler Anda. Pilih saja tempat untuk menyimpan item yang berkaitan dengan karier Anda yang dapat Anda navigasikan dengan mudah.

Sekarang Anda memiliki tempat yang ditentukan untuk meletakkan barang-barang dalam portofolio Anda. Tidak ada yang mewah — hanya satu tempat yang mudah Anda ingat. Buatlah file karena Anda pantas mendapatkannya!

2. Ingatkan Diri Anda

Siapkan pengingat di kalender Anda untuk mengerjakan portofolio Anda. Beri diri Anda jadwal yang bisa diterapkan, apakah itu bulanan, triwulanan, setiap enam bulan — setidaknya setahun sekali. Dengan pengingat yang ditetapkan, Anda akan lebih cenderung untuk menindaklanjuti dan mempertahankan portofolio Anda.

Sekali lagi, tidak ada yang mewah di sini. Sisihkan slot waktu setengah jam secara teratur untuk mengerjakan portofolio Anda dan membuatnya tetap mutakhir. Anda mungkin membutuhkan lebih banyak saat pertama kali memulai. Setelah presentasi pertama Anda selesai, mempertahankan portofolio Anda akan memakan waktu lebih sedikit.

3. Saran Item Karir untuk Menjaga

• Contoh pekerjaan: brosur yang Anda rancang, halaman web yang Anda kelola, bagan, laporan, spreadsheet
• Ucapan terima kasih / pujian dari atasan, dari eksekutif lain, dan rekan kerja baik dengan tulisan tangan, dalam bentuk surat, atau email
• Terima kasih catatan dari pelanggan
• Sertifikat diterima untuk prestasi
• Sertifikat yang diterima untuk menyelesaikan lokakarya atau seminar atau kursus perguruan tinggi
• Artikel berita tentang Anda dan / atau pekerjaan Anda
• Artikel atau blog terkait pekerjaan yang Anda buat
• Daftar publikasi yang baru saja dibaca (buku, artikel, majalah) diharapkan tidak hanya menunjukkan antusiasme Anda terhadap industri dan potensi pertumbuhan Anda, tetapi juga minat Anda yang lain
• Evaluasi kinerja terkini — dua atau tiga tahun terakhir
• Catatan / penghargaan kehadiran
• Penghargaan atau pengakuan relawan

4. Apa yang Harus Dilakukan Dengan Item

Segera setelah Anda menerima ucapan terima kasih atau sertifikat, salin, pindai, atau tempatkan ke dalam file yang Anda tentukan. Jangan khawatir seberapa besar atau kecil item tersebut, simpan saja dulu.

Saat Anda membuat selebaran promosi yang luar biasa itu, simpan salinannya untuk file Anda. Spreadsheet atau presentasi hebat itu — letakkan salinannya di file Anda.

Pastikan Anda tidak membocorkan informasi rahasia di item Anda.

Lakukan ini sebagai proses yang berkelanjutan — inilah yang sering Anda lakukan sepanjang tahun, bukan untuk tujuan pengingat Anda. Pengingat Anda diatur untuk bekerja pada presentasi Anda — lihat # 5.

5. Presentasi adalah Segalanya

Investasikan dalam portofolio kulit yang bagus dengan pelindung lembaran plastik untuk aslinya. Ketika Anda mendapatkan pengingat itu, ambillah item yang telah Anda masukkan ke dalam file itu dan tempatkan yang terbaik dalam portofolio Anda.

Buat setidaknya satu salinan di binder biasa atau salin ke CD / flash drive yang bisa Anda tinggalkan dengan pewawancara. Atau, jika Anda mau, pindai ke situs web yang telah Anda buat dan berikan alamat situs web hanya kepada mereka yang Anda inginkan.

Jangan tinggalkan hard copy asli Anda dengan pewawancara.

Menyimpan Opsi Portofolio
Pengikat Kulit
Situs Web On-line
CD
Flash Drive

Bagaimana Menjual Diri Anda

6. Item Lain untuk Portofolio Anda

• Daftar isi
• Pernyataan Misi
• Item Karir
• Ringkasan Bagian
• Lanjutkan

7. Tips Mengatur

Anda dapat terus memperbarui Daftar Isi Anda dan dapat menambahkan dua atau tiga kalimat yang meringkas setiap bagian.

Anda dapat menyimpan portofolio Anda secara kronologis atau berdasarkan keahlian. Anda dapat menempatkan item dalam urutan saat Anda membuat atau menerimanya. Atau, Anda dapat membagi portofolio Anda menjadi beberapa bagian seperti layanan pelanggan, pemasaran, manajemen situs web, keterampilan organisasi, pendidikan, atau pengembangan profesional.

Idenya adalah agar Anda dapat dengan mudah menemukan contoh selama review kinerja atau wawancara.

Contoh Hebat Bagaimana Menggunakan Portofolio Anda dalam Wawancara

8. Pertahankan Portofolio Anda

• Hanya pertahankan pekerjaan terbaik Anda — pastikan itu bebas dari kesalahan.
• Jaga portofolio Anda rapi dan bersih.
• Pertahankan item pekerjaan Anda secara berurutan — tampilan acak yang dilemparkan bersama pada menit terakhir bukanlah tampilan yang Anda inginkan.
• Jangan menyertakan barang yang terlalu pribadi. Jaga agar tetap profesional.

Ide untuk Membuat Portofolio Online

Portofolio profesional diperlukan untuk semua sekretaris atau asisten administrasi, baik Anda memiliki pengalaman 25 tahun atau hanya 25 bulan. Setiap asisten administrasi harus memelihara portofolio profesional karena tiga alasan penting.

Pertama, portofolio adalah catatan bagus yang seharusnya membuat Anda merasa nyaman dengan karier Anda. Ikuti tip di atas untuk memelihara file Portofolio Karir. Kedua, Anda dapat menggunakannya pada waktu peninjauan kinerja atau waktu wawancara kerja. Presentasi profesional portofolio Anda akan mengesankan supervisor atau calon atasan Anda. Ketiga, meskipun Anda memutuskan untuk tidak menggunakannya, prosesnya akan membantu Anda melihat karier Anda dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

Refleksi adalah langkah pertama di tangga perbaikan. Mulailah mendaki hari ini!