Mendesain halaman sampul proposal bisnis

Dalam mempelajari Internet, saya melihat ada sejumlah istilah yang digunakan secara bergantian dengan "halaman sampul" yang dapat menimbulkan kebingungan. Lembar sampul, halaman judul, dan surat lamaran semuanya berbeda item yang digunakan untuk tujuan yang berbeda.

Halaman sampul adalah yang mendahului laporan panjang dari beberapa jenis — seperti kontrak atau proposal proyek, proposal hibah, atau laporan bisnis — dan proses desain pada dasarnya sama untuk masing-masing. Dalam hal ini, saya akan menggunakan contoh proposal kontrak (atau tawaran) yang ditulis sebagai tanggapan atas "Permintaan Proposal" yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah (gaya non-APA).

Halaman sampul dirancang untuk proposal (tidak nyata) - untuk menyiapkan instruksi manual tentang bagaimana melakukan audit sistem irigasi. Perhatikan seberapa baik foto tersebut menggambarkan proyek, namun tidak mendominasi.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (keduanya)

Apa itu Request for Proposal (RPF)?

RFP adalah dokumen terperinci, biasanya diposting oleh lembaga pemerintah, yang memungkinkan publik mengetahui bahwa mereka memiliki proyek yang ingin mereka tawar. RFP yang ditulis dengan baik menjelaskan tujuan yang dituju agensi, alasan proyek, latar belakangnya, dan detail tentang apa yang ingin mereka lakukan.

Jika Anda menulis proposal sebagai tanggapan terhadap RFP, penting untuk menulisnya dalam urutan yang sama seperti yang diminta agensi. Jika tidak, agensi akan membuangnya. Mengapa? Mereka melihatnya sebagai penawar yang tidak mau memenuhi kebutuhan agensi, yang berarti mereka dapat mengharapkan masalah selama kontrak, jika Anda yang dipilih. Meskipun demikian, ada cara standar untuk mengatur sebagian besar proposal.

Format Proposal Bisnis

Dalam proposal bisnis standar, halaman sampul depan dan belakang menyertakan dokumen. Sampul depan seperti sampul majalah dengan grafik, desain bagus, menampilkan informasi penting, dan dicetak di atas kartu stok.

Proposal yang sangat besar mungkin memiliki halaman judul yang, jika mereka memintanya, berada di dalam sampulnya. Halaman judul harus hampir atau hanya teks, biasanya dicetak hitam putih dalam format yang mudah dibaca, dengan judul proposal menonjol.

Berikut ini adalah Surat Eksekutif atau Daftar Isi (TOC) perusahaan, sesuai urutan permintaan RFP. Kemudian datanglah sisa konten, dengan setiap bagian dan nomor halaman yang terdaftar di TOC. Sampul belakang memperluas skema warna dasar bagian depan, tetapi tidak memiliki banyak lagi.

Sampul belakang mengikuti skema warna, tetapi dibuat minimal. Satu-satunya teks di sampul ini adalah nama dan alamat perusahaan. Ini bisa dengan mudah menjadi kutipan terkait dari beberapa jenis, tergantung pada jenis laporan.

Contoh dan Karakteristik Halaman Sampul

Halaman sampul proposal adalah hal pertama yang dilihat orang tentang proposal Anda. Itu perlu mencerminkan yang terbaik dari siapa Anda dan dapat dikenali. Halaman sampul yang baik memiliki kualitas sebagai berikut:

Terlihat rapi dan bersih.
Komponen informatif dan terorganisir dengan baik, tetapi cukup sederhana.
Tata letak menarik dengan cara yang mencerminkan perusahaan atau proyek.
Teks mencakup nama perusahaan Anda, alamat dan logo, nama proposal, tanggal jatuh tempo, dan kepada siapa proposal akan dikirimkan.

Contoh di bawah ini dirancang oleh perusahaan air minum atau badan pemerintah yang terhubung dengan Departemen Sumber Daya Air Negara Bagian. Mereka semua mencakup aplikasi untuk pencairan hibah untuk proyek perlindungan atau restorasi air. Seperti yang Anda lihat, mereka sangat berbeda satu sama lain. Masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan.

Contoh pertama, dari Kota Dataran Tinggi, ditata dengan cukup baik dan memuat sebagian besar informasi yang dibutuhkan. Ini tidak terlalu menarik, bagaimanapun, memiliki logo Upland hitam dan putih sebagai satu-satunya grafik. Ini bisa mendapatkan keuntungan dari memindahkan semua teks lebih dekat, sehingga ada lebih banyak ruang putih di sekitar tepinya. Logo dan kotak teks ke-2 bisa dipindahkan sedikit lebih dekat ke nama kota, sehingga mereka membentuk grup yang besar. Ini juga membutuhkan tanggal pengiriman, yang akan saya tambahkan di akhir kotak teks ke-2.

Contoh kedua, dari Distrik Pengendalian Banjir Riverside County, menggunakan logo kabupaten yang lebih berwarna sebagai grafik mereka — ditempatkan dengan baik dan diperbesar. Teks kecil di kanan atas adalah tanggal pengiriman proposal. Kotak teks utama pertama terlihat agak canggung dengan garis tahun pendek diikuti dengan garis program hibah panjang, dan kemudian garis pendek lagi. Saya akan mengubahnya dalam beberapa cara kecil, tetapi efektif:

Pindahkan tanggal pengiriman tepat di bawah tulisan "PROPOSAL GRANT" dan tingkatkan ukurannya. Angkat kedua garis, jadi mereka adalah pengelompokan terpisah dari yang lain. Ini kemudian menjadi "judul" dokumen.
Di kotak teks berikutnya, hapus tahun, dan pindahkan baris terpanjang ke bagian bawah pengelompokan tersebut. Ini kemudian menjadi program Departemen Sumber Daya Air. Secara visual, ini juga membuat grup teks di atas logo terlihat serupa (tetapi terbalik) dengan grup di bawah logo. Bersama-sama mereka membingkai logo.

Contoh ketiga, dari Reclamation District 2107, memiliki foto indah di daerah banjir, yang berhubungan langsung dengan proyek yang mereka minta dananya, tetapi formatnya tidak terlalu menarik. Akan jauh lebih baik dengan foto yang sedikit lebih kecil dan berbingkai tipis, dan teks lebih besar, ditempatkan sedikit lebih dekat ke foto. Tanggalnya bisa tetap kecil. Agar terlihat seimbang, ruang putih di bagian atas dan bawah halaman harus lebih besar dari ruang antara teks dan foto.

Perhatikan kesamaan ketiganya:

Teks yang menyatakan apa dokumennya (Proposisi 13 pendanaan, proposal hibah, aplikasi hibah).
Nama proyek yang mereka minta dananya.
Nama agensi yang mengirimkan (sendiri).

Apa yang tidak mereka miliki, tetapi diinginkan:

Dua orang berkencan.
Dua memiliki logo.
Hanya Riverside County yang mencantumkan agensi yang menerima hibah itu.

Tiga contoh halaman sampul yang sebenarnya. Semuanya adalah permintaan hibah dari instansi pemerintah untuk proyek air (karenanya merupakan domain publik).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Elemen yang Diinginkan dalam Halaman Sampul

Tiga contoh halaman sampul yang ditunjukkan di atas mengandung beberapa dari elemen ini, tetapi tidak satupun dari mereka mengandung semuanya. Riverside County paling dekat.

Barang	Dataran tinggi	Tepi sungai	Distrik 2107
Jenis dokumen	x	x	x
Nama proyek	x	x	x
			x
Kirim ke nama		x
Kirim Dari nama	x	x	x
Logo pengirim	x	x
Tanggal pengiriman		x	x

Mendesain Halaman Sampul

Jika Anda menulis banyak proposal (atau laporan) yang membutuhkan halaman sampul, itu selalu membantu untuk menetapkan rutinitas desain. Ini urutan yang saya sarankan:

Periksa RFP untuk mengetahui persyaratan halaman sampul.
Pilih teks.
Pilih grafik yang terkait dengan jenis proposal (termasuk logo). Halaman sampul dan isi proposal harus sesuai, karena sampul adalah pengantar konten. Jika proposal untuk proyek yang melakukan audit air, letakkan foto di halaman sampul seseorang yang melakukan uji keseragaman irigasi, atau tonton alat penyiram dengan clipboard di tangan mereka, atau sesuatu yang mencerminkan sifat proposal. Jangan memasang foto diri Anda sedang berbicara dengan sekelompok orang, meskipun mungkin terlihat bagus, jika keahlian itu tidak diminta.
Pilih skema warna yang cocok dengan logo atau warna di foto utama.
Kembangkan tata letak dasar. Tambahkan skema warna, lalu kotak teks dan teks, lalu grafik dan teks apa pun yang menyertainya.
Geser grafik dan kotak teks di sekitar, bereksperimen dengan lokasi dan barisan yang berbeda, sampai seluruh sampul persis seperti yang Anda inginkan.
Pada titik tertentu Anda akan mengembangkan sampul yang Anda tahu menakjubkan. Jika demikian, ubah menjadi template saat Anda menyimpannya, sehingga Anda dapat menggunakannya lagi dengan proposal lain.

Format keseluruhan dari halaman sampul di atas adalah salah satu dari tiga pita, masing-masing bertambah dalam, dengan yang lebih berat di bagian bawah. Bagian atas adalah pita hijau dan biru, melambangkan warna lingkungan dan air. Yang kedua di tengah menunjukkan nama proyek, dengan foto yang mengilustrasikan jenis manual yang akan ditulis, dan keterampilan yang relevan tercantum di sebelahnya. Ini menempatkan proyek dan kualifikasi saya untuk itu pada posisi yang paling sentral dan menarik. Pita bawah terdiri dari blok teks yang terdiri dari detail pengiriman: Perusahaan dan alamat saya, perusahaan dan alamat mereka, dan tanggal pengiriman. Mata secara alami bergerak ke kanan ke elemen "logo" hijau kecil yang serasi, tanpa sadar mengikatnya menjadi satu pita lebar dan bawah.Ruang putih di antara tali menyeimbangkan satu sama lain dan membuat sampul terlihat "bersih".

Menganalisis halaman sampul seperti ini benar-benar dapat melatih mata Anda. Saat Anda mendesain dan menganalisis salah satu dari Anda sendiri, hal itu bisa menakutkan beberapa kali pertama. Tetapi prosesnya akan menjadi lebih menarik saat Anda rileks, menjadi lebih kreatif, dan mulai melihat hasil.

Untuk mengatasi rasa takut, terkadang ada gunanya menggunakan templat yang dibuat oleh orang lain — program perangkat lunak Anda atau online — atau sampul proposal yang dibuat orang lain sebelum Anda datang.

Saya pertama kali menempatkan warna dan garis tengah sebagai panduan. Kemudian ditambahkan judul proposal, kemudian alamat dan foto logo.

Saya menyelesaikan foto yang dipilih untuk mewakili proyek, bersama dengan beberapa keterampilan yang relevan. Kemudian pindahkan objek sedikit ke samping, dan ke atas dan ke bawah, untuk menemukan keseimbangan terbaik.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (keduanya)

Template Halaman Sampul

Jika Anda memutuskan untuk mencoba menggunakan templat, temukan koleksinya di perangkat lunak Anda atau di Internet dan telusuri beberapa templat yang memiliki nuansa serupa dengan bisnis Anda. Ingatlah komponen desain yang telah Anda tetapkan (warna, teks, grafik) mulai mengganti objek di salah satu template dengan materi Anda sendiri dan lihat apa yang terjadi. Ketika Anda melakukan hal yang sama dengan yang lain, Anda mungkin akan menemukan bahwa yang satu menonjol jauh lebih baik daripada yang lain.

Kemudian, jika Anda seperti saya, Anda mungkin akan melihat beberapa perubahan yang ingin Anda lakukan pada yang paling Anda sukai. Anda akan membuat perubahan dan melihat yang lain. Sebelum Anda menyadarinya, Anda telah membuat template itu sendiri. Pastikan untuk menyimpannya di tempat terpisah, agar mudah ditemukan lagi. Setelah Anda membuat template, akan lebih mudah membuat halaman sampul di masa mendatang, menggunakan tata letak yang sama.

Perlu diingat bahwa meskipun halaman sampul memberikan kesan pertama, itu bukanlah satu-satunya kesan. Penilai yang baik akan melihat ke kontennya juga, jadi jangan terlalu khawatir tentang apakah halaman sampul Anda akan cukup baik atau tidak. Terlalu banyak resah dapat menghambat kreativitas.

Tutorial ini menunjukkan cara membuat desain dasar menggunakan Microsoft Publisher — perangkat lunak yang mudah dan lebih dari cukup. Program perangkat lunak lain yang dapat Anda gunakan adalah Word atau InDesign (Mac). Saya mendesain sampul di atas dengan memodifikasi template di InDesign. Saya sebenarnya lebih suka Publisher, tetapi ini tidak akan berjalan di Mac.