Pergi ke aula carnegie: praktikkan pemecahan masalah

Carnegie Hall di New York

Model Kategori Masalah oleh FJG

Hampir semua yang kita lakukan dalam hidup adalah tentang memecahkan masalah dan membuat keputusan. Maksudku, pikirkan ini sebentar. Kami terus mencari beberapa jenis masalah dan memutuskan bagaimana menanganinya. Kami membuat banyak keputusan di bawah tekanan dan dengan sedikit waktu untuk memikirkannya secara menyeluruh. Alhasil, kami langsung mencari solusi yang sebelumnya berhasil. Tetapi pendekatan ini membuat kita terjebak dalam lingkaran untuk menyelesaikan masalah yang sama dengan solusi yang sama berulang kali. Tetapi bagaimana jika sifat masalahnya berubah? Solusi seseorang pasti akan kehilangan efeknya dan itu akan terjadi pada waktu yang paling buruk. Oleh karena itu, berguna untuk menggunakan metode yang terorganisir untuk memahami suatu masalah dan akhirnya menyelesaikannya. Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah menentukan apa masalahnya.

Definisikan dan Bingkai Masalahnya

Dalam 7 Kebiasaan Orang yang Efektif, kebiasaan kelima Stephen R. Covey adalah: " Carilah Dulu untuk Memahami." Memahami masalah sangat penting karena ini memungkinkan kita untuk mengetahui apa yang perlu kita selesaikan. Banyak dari kita membuang waktu berharga untuk memecahkan masalah yang salah. Sangat sedikit dari kita yang mampu mengorbankan waktu seperti itu. Jadi, cara yang baik untuk memulai adalah dengan menggunakan daftar periksa sederhana di mana seseorang dapat mengajukan pertanyaan singkat namun berwawasan.

Jenis masalah apa yang kita hadapi?
Apa yang Anda lihat atau rasakan yang membuat Anda berpikir bahwa ada masalah?
Apakah ada manifestasi masalah yang bisa saya tunjukkan?
Kapan dan bagaimana itu terjadi?
Dimana dan kepada siapa ini terjadi?
Mengapa ini terjadi?

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan di atas, seseorang perlu menyiapkan pernyataan masalah sebagai titik peluncuran untuk pemahaman yang lebih baik dan analisis pemecahan masalah yang terfokus. Contoh format rumusan masalah yang sederhana namun efektif adalah 5 W: siapa, apa, di mana, kapan, dan mengapa. Pernyataan seperti itu mematok masalah dan kerangka kerjanya, meskipun terkadang primitif, dapat memperluas pemahaman kita tentang masalah tersebut.

Mengkategorikan Masalah

Dikotomi kontrol adalah konsep filosofis dan psikologis kunci. Ini adalah alat pemecahan masalah yang mengidentifikasi cara yang dibutuhkan seseorang untuk berhasil menanggapi tantangan hidup. Pertama, Anda mengidentifikasi elemen-elemen situasi yang dapat Anda kendalikan. Kemudian, elemen-elemen yang tidak dapat Anda kendalikan, tetapi dapat Anda pengaruhi. Dan akhirnya, seseorang mengidentifikasi dan hal-hal yang tidak dapat dikendalikan atau dipengaruhi, memaksa seseorang untuk menyesuaikan diri. Dengan cara yang sama, masalah harus dimasukkan ke dalam perspektif untuk memahami apa yang bisa dan tidak bisa Anda capai. Hal ini memungkinkan seseorang untuk memfokuskan energi dan upaya di tempat yang paling berdampak.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Model Kategori Masalah yang dibuat oleh penulis untuk mengkategorikan masalah yang dihadapi dengan menghubungkan pengaruh dan kepentingan.

Model tersebut menunjukkan empat kuadran kategori dan dua sumbu. Sumbu y yang menunjukkan pengaruh derajat (rendah ke tinggi) pada masalah dan sumbu x yang menunjukkan derajat kepentingan dan / atau tingkat prioritas. Setiap kuadran adalah kategori masalah berdasarkan tingkat pengaruh dan kepentingan masalah.

Kategori I adalah Abaikan. Dalam kuadran ini, masalah dianggap rendah kepentingannya dan kami tidak ingin membuang banyak energi untuk itu. Oleh karena itu, ini diabaikan untuk masa mendatang, secara efektif diajukan sebagai kasus dingin.

Kategori II adalah Panen. Jenis masalah ini, jika waktu mengizinkan, dianalisis dan diselesaikan jika masalah dengan prioritas yang lebih tinggi tidak muncul. Masalah di kuadran ini harus tetap aktif, ditinjau, dan diselesaikan jika memungkinkan. Tantangannya adalah jika hal ini diabaikan terlalu lama, mereka akan menumpuk dan dengan massa dan kecepatannya menjadi masalah yang lebih besar yang dapat menghambat kemajuan dalam skala yang lebih besar.

Kategori III adalah Selesaikan. Ini adalah masalah penting / prioritas tinggi yang dapat dan perlu kita selesaikan. Dalam kasus seperti itu, individu atau organisasi memiliki keterampilan yang diperlukan untuk memecahkan masalah secara efektif.

Kategori IV adalah Kelola. Akan ada masalah yang sangat penting untuk dipecahkan tetapi begitu kompleks dan dinamis sehingga membutuhkan waktu untuk menyelesaikannya.

Bekerja untuk Solusi

Sekarang kita telah membingkai masalah dan mengkategorikan masalah, sekarang saatnya untuk mulai mengidentifikasi kursus tindakan (COA) untuk menyelesaikan masalah tersebut. Saat kami mempertimbangkan tindakan terbaik, orang harus mempertimbangkan poin-poin berikut:

COA manakah yang paling mungkin untuk menyelesaikan masalah dalam jangka panjang?
COA manakah yang paling layak, dapat diterima, dan cocok untuk dicapai sekarang?
Apa risiko yang terkait dengan setiap COA?

Pada titik ini, sangat berguna untuk memahami bagaimana seorang pemimpin dapat berkomunikasi dengan baik dengan timnya dan penasihat tepercaya untuk mendapatkan umpan balik dan menciptakan serangkaian solusi untuk masalah tertentu. Tiga cara yang dapat menghasilkan umpan balik yang efektif dan pengembangan COA adalah brainstorming, advokasi, dan penyelidikan.

Kita semua memahami bagaimana brainstorming mengumpulkan ide sebanyak mungkin, lalu menyaringnya untuk menemukan ide terbaik. Ini bekerja paling baik ketika Anda mengumpulkan sekelompok rekan yang merasa nyaman untuk melontarkan ide tanpa kehadiran pemimpin senior untuk memberikan penilaian nyata atau yang dipersepsikan. Dua cara lainnya adalah advokasi dan penyelidikan.

Dalam advokasi, setiap anggota langsung mengutarakan pendapatnya. Meskipun memungkinkan semua pemain untuk mengetahui posisi pemain lain, hal ini tidak memungkinkan banyak pemahaman karena hanya ada sedikit pertanyaan tentang posisi masing-masing. Proses ini, jika tidak diawasi dengan hati-hati, dapat mengarah pada advokasi penuh untuk satu posisi tertentu karena mungkin merasa bahwa pemimpin kelompok yang ditunjuk mendorong agendanya dan ingin mengendalikan mereka yang ada di tim yang menentang proposal.

Di sisi lain, inkuiri berusaha untuk menciptakan lapangan bermain yang lebih adil dengan menggunakan pertanyaan untuk mengeluarkan informasi tentang masalah tersebut. Ini memungkinkan setiap orang untuk menantang masalah melalui tanggapan mereka terhadap sebuah pertanyaan. Metode ini memungkinkan lebih banyak keterlibatan karena cenderung menciptakan suasana berbagi dan dialog.

Metode terakhir bisa disebut hibrida. Di sinilah pemimpin menggabungkan aspek terbaik dari advokasi dan penyelidikan ke dalam wacana pemecahan masalah.

Menjawab Pernyataan Masalah

Sebelumnya kita berbicara tentang membuat pernyataan masalah untuk memungkinkan kita memulai analisis yang membuka pintu untuk membuat rangkaian tindakan untuk masalah kita. Sekarang, kita perlu mengembangkan prosedur untuk menanggapi pernyataan masalah kita. Salah satu cara yang berguna adalah dalam rekomendasi solusi tujuh langkah penulis ini.

Nyatakan kembali masalahnya. Ini adalah waktu terakhir untuk memastikan masalah yang benar ditangani.
Titik awal; dimana kita berada.
Titik akhir yang diinginkan berdasarkan tindakan. Bisa lebih dari satu.
Mengapa penting bagi kami untuk menyelesaikan masalah? Teori apa yang menggarisbawahi masalah?
Apa yang dikatakan data itu kepada kami? Apa indikator yang mengarahkan kita pada kesimpulan kita?
Sajikan hanya analisis faktual. Jangan pernah membengkokkan data untuk menyampaikan opini yang bias. Biarkan data berbicara sendiri.
Buatlah rekomendasi.

Amati – orientasi – memutuskan – bertindak

Sampai titik ini, kita memiliki satu hal terakhir yang harus dilakukan sesuai dengan siklus loop OODA John Boyd, yaitu mengamati-mengorientasikan-memutuskan-bertindak ; kita perlu bertindak — membuat keputusan. Tujuannya adalah keputusan yang berani dan terinformasi dengan baik. Namun, ada kalanya keputusan diperlukan sebelum semua informasi yang diinginkan masuk. Keputusan sangat penting karena tidak ada yang lebih buruk daripada terlambat.

Dalam istilah pilot, sebuah pesawat tidak terbang sendiri. Pilot in command harus menerbangkan pesawat dan tidak pernah bisa menerima menjadi penumpangnya, sehingga mengundang bahaya. Ambil komando dan kendalikan dan menjadi tegas. Ini adalah kemampuan dasar untuk seorang pemimpin yang sukses.

Dengan rencana tindakan Anda di tangan, seseorang harus mengingat beberapa hal penting.

Pertimbangkan dengan cermat indikator apa yang Anda harapkan untuk mulai terlihat. "Akan seperti apa situasinya saat kita menyelesaikan masalah?"
Langkah-langkah apa yang harus diambil untuk menerapkan alternatif terbaik dalam jadwal yang dapat diterima. Waktu jarang menjadi teman.
Bagaimana Anda akan mengawasi pelaksanaan rencana tersebut?
Sumber daya apa yang Anda butuhkan?
Siapa yang bertanggung jawab dan apakah mereka memiliki otoritas yang diperlukan?
Berkomunikasi, berkomunikasi, dan berkomunikasi.
Jangan lupa, selalu ada hal lain yang bisa dilakukan. Anda harus waspada. Perhatikan masalah seperti kelas Taman Kanak-kanak dan tidak ada yang akan mengejutkan Anda.

Pada akhirnya, seorang pemimpin harus mendapatkan hasil. Jika seseorang menginginkan tim yang terlibat dan digerakkan oleh hasil, visi, panduan, dan motivasi harus sesuai dengan tantangannya. Hal ini memungkinkan anggota tim di seluruh organisasi untuk mewujudkan kepemimpinan baik secara kuantitatif maupun kualitatif di mana semuanya berfokus pada hasil sambil memahami dan memaksimalkan keterampilan interpersonal. Jadi, biarkan masalah datang, berjuang untuk menyelesaikannya dan menjadi lebih baik setiap hari. Ingat, kita perlu latihan untuk sampai ke Carnegie Hall.