Menangani surat: ocr nvq level 3 diploma dalam bisnis dan administrasi

Pengantar:

Unit ini adalah unit opsional Grup B di Level 2 dengan total tiga kredit. Unit ini membantu kandidat untuk menggambarkan keahliannya dalam layanan surat. Kandidat akan memiliki pengetahuan yang baik tentang mengikuti prosedur keselamatan dan keamanan saat menangani surat internal dan eksternal, baik surat masuk maupun keluar, dan alasan penangannya. Mereka akan memiliki pengetahuan yang baik tentang berbagai layanan yang tersedia, mengapa layanan tersebut dibutuhkan, dan bagaimana layanan tersebut digunakan. Mereka akan tahu untuk memilih layanan tertentu tergantung pada kebutuhan dan prioritas, menghitung ongkos kirim, menangani masalah, mengikuti prosedur, dan melaporkan kesalahan dan masalah.

Pernyataan pribadi untuk unit ini juga telah disertakan!

1.1 / 2 Apa tujuan dari prosedur keamanan untuk menangani surat atau paket?

Mail mungkin memiliki informasi rahasia. Ini mungkin termasuk informasi pribadi tentang karyawan atau berisi rahasia bisnis seperti nama pelanggan dan informasi rahasia yang berkaitan dengan bisnis, pelanggan, dan klien. Mail dan paket juga harus diperiksa untuk fitur yang mencurigakan. Jadi prosedur keamanan harus diikuti.

Misalnya, ketika kita menerima surat atau parsel dari alamat yang tidak dikenal atau yang datang dalam bentuk, bentuk, atau ukuran yang mencurigakan, prosedur keamanan harus diikuti dan dilaporkan kepada manajer kantor.

2.1 Mengapa Anda harus mendistribusikan / mengirim email ke penerima yang benar dalam rentang waktu yang disepakati?

Surat harus selalu dikirim atau didistribusikan kepada penerima yang benar, karena dapat menjadi informasi penting dan rahasia yang tidak boleh diungkapkan kepada orang lain. Mereka juga harus didistribusikan tepat waktu, sehingga tugas yang ditentukan di email selesai dalam skala waktu yang disebutkan dan tenggat waktu terpenuhi, sehingga kami terhindar dari keluhan atau masalah serius lainnya.

2.2 Apa struktur organisasi dan nama, peran, dan lokasi individu dan tim?

Saya belum mempublikasikan jawaban saya di sini, karena ini adalah informasi rahasia. Anda dapat menggambar diagram alir untuk organisasi Anda atau dapat mengambil dari situs web organisasi Anda jika Anda memilikinya. Mulailah dengan kepala departemen Anda, lalu buat cabang ke tim dan manajer yang berbeda, dan akhirnya akhiri dengan anggota tim Anda. Pastikan Anda menyebutkan nama, posisi, dan lokasi setiap orang, untuk potret yang jelas.

Semoga ini membantu!

2.3 Layanan surat internal dan eksternal apa yang tersedia untuk organisasi?

Layanan surat internal yang tersedia adalah untuk distribusi surat di dalam kantor dan departemen ______________________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Mereka dikumpulkan dan dikirim setiap hari.

Surat eksternal dikirim melalui ___________________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Layanan surat eksternal digunakan, jika surat dapat atau tidak mencakup kriteria layanan surat internal. Misalnya, di mana surat harus dikirim ke klien, atau perusahaan lain, atau korespondensi luar negeri. Itu juga dikirim dan dikumpulkan setiap hari.

2.4 Berikan alasan untuk memilih layanan surat internal dan eksternal

Layanan surat eksternal dipilih di mana pengiriman di luar negara dan di mana itu untuk perusahaan atau klien lain. Ini akan menjadi area yang tidak termasuk dalam area kantor ___________________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) .

Surat internal digunakan di mana pengiriman perlu dilakukan ke kantor atau departemen yang berada di bawah ____________________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Surat internal menghemat waktu dan uang. Jadi setiap surat yang dapat dikirim melalui surat internal dikirim melalui sarana itu dan hanya sisanya yang dikirim melalui sistem surat eksternal.

2.5 Metode apa yang Anda gunakan untuk menghitung ongkos kirim?

Posting harus diurutkan sesuai dengan urgensi dan kepentingannya sebagai kelas satu atau kelas dua. Setiap posting luar negeri harus diselesaikan. Seseorang perlu mengetahui biaya pos untuk berbagai ukuran, dan juga tentang biaya pos untuk surat massal. Layanan surat mungkin memberikan diskon untuk surat massal dan ini hanya dapat diterapkan jika kita menyortir surat terlebih dahulu.

Jika kami perlu mengirim barang dan menjamin barang akan dikirim pada hari kerja berikutnya atau hari yang sama, atau jika surat perlu dikirim pada pengiriman tercatat, kami harus mencari biaya pos dan kerangka waktu di mana surat tersebut harus dikirim. mengirim dan mengirimkannya sesuai.

2.6 Masalah apa yang mungkin terjadi dengan surat masuk dan keluar dan bagaimana Anda mengatasinya?

Masalah utama yang dapat terjadi adalah keterlambatan, pengiriman yang hilang, dan surat yang mencurigakan. Untuk menghindari keterlambatan, kami harus mengirimkan surat pada waktu yang tepat, dengan ongkos kirim yang benar. Untuk menghindari pengiriman dokumen penting yang hilang, itu dapat dikirim melalui pengiriman tercatat yang memungkinkan seseorang melacak pengiriman. Setiap surat atau paket yang mencurigakan harus ditangani dengan sangat hati-hati dan dilaporkan kepada penanggung jawab terkait.