Dia berkata, dia berkata: siapa yang mengatakan yang sebenarnya dalam penyelidikan tempat kerja?

Investigasi SDM untuk Menemukan Siapa yang Berbohong

Ini adalah masalah tempat kerja yang umum: seorang karyawan mengajukan keluhan terhadap karyawan lain yang mengklaim melakukan semacam pelanggaran, seperti pelecehan seksual. Majikan harus mengambil tindakan korektif segera untuk menghindari tanggung jawab. Seseorang dari departemen sumber daya manusia perusahaan harus menyelidiki untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dan apakah ada alasan untuk disiplin. Orang HR mewawancarai setiap karyawan untuk mendapatkan kedua sisi cerita. Tidak ada saksi lain atas kejadian tersebut dan karyawan tertuduh dengan keras menyangkal bahwa sesuatu telah terjadi. Jadi sekarang bagaimana?

Seorang profesional sumber daya manusia mungkin percaya bahwa sedikit lebih banyak yang dapat dilakukan ketika dihadapkan dengan skenario "katanya, katanya" seperti yang diuraikan di atas. Tidak pernah merupakan ide yang baik untuk mengambil tindakan disipliner terhadap karyawan yang dituduh tanpa bukti kesalahan yang substansial. Tetapi jika karyawan tersebut benar-benar melakukan sesuatu yang salah, dengan menutup penyelidikan sebagai tidak meyakinkan dan tidak mengambil tindakan lebih lanjut, pemberi kerja menanggung risiko tanggung jawab atas lingkungan kerja yang tidak bersahabat. Hindari terjebak dalam kebingungan ini dengan mempelajari beberapa teknik investigasi dasar. Majikan yang melakukan investigasi tempat kerja yang efektif akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk menentukan siapa yang mengatakan yang sebenarnya dan siapa yang berbohong.

Langkah 1: Mengumpulkan Informasi

Tujuan utama investigasi adalah untuk menentukan validitas pengaduan sehingga pemberi kerja dapat membatasi tanggung jawabnya dengan menghentikan perilaku tempat kerja yang tidak pantas. Penyidik harus mulai dengan membuat daftar masalah yang akan dieksplorasi, dokumen yang relevan dan informasi lain yang akan ditinjau, dan orang yang akan diwawancarai. Daftar ini dapat diperluas nanti saat informasi baru ditemukan.

Selanjutnya, kumpulkan dokumen dan catatan yang relevan. Pertimbangkan informasi apa yang mungkin relevan dengan tuduhan spesifik dari pengaduan tersebut. Jika pelapor menuduh sesuatu yang tidak pantas terjadi di tempat dan waktu tertentu, adakah dokumen yang akan menempatkan karyawan tertuduh di lokasi tersebut pada jam tersebut? Jika ada akses terkontrol ke area tertentu di tempat kerja, mungkin ada catatan keamanan yang menunjukkan saat orang masuk dan keluar dari area tersebut. (Catatan semacam itu juga mungkin berguna untuk mengidentifikasi keberadaan saksi potensial.)

Catatan bisnis lain yang relevan dapat mencakup log telepon atau komputer, lembar waktu, pita pengaman, dan laporan pengeluaran. Penyidik juga harus melihat file personalia pelapor dan terdakwa, catatan yang disimpan oleh supervisor karyawan, kebijakan dan prosedur perusahaan yang relevan, catatan pengaduan sebelumnya, dan dokumentasi apa pun tentang dugaan kejadian, seperti pernyataan saksi tertulis, jika tersedia.

Tinjau materi ini sebelum berbicara dengan karyawan mana pun, karena mengetahui apa yang tertulis di dokumen sebelumnya membantu menentukan kapan seorang saksi berbohong, dan gunakan itu untuk mempersiapkan pertanyaan wawancara.

Atribut Penyelidik yang Baik

Ketidakberpihakan baik dalam kenyataan dan dalam persepsi karyawan yang mengeluh, tertuduh, dan karyawan lain yang mungkin terlibat dalam penyelidikan.
Kemampuan untuk bersikap objektif dan menahan penilaian sampai semua fakta masuk.
Kebijaksanaan dan kemampuan untuk menjaga kerahasiaan untuk menjaga integritas penyelidikan.
Pengetahuan tentang hukum yang berlaku dan kebijakan perusahaan.
Keterampilan mendengarkan yang baik.
Kemampuan untuk mengevaluasi bukti.
Seseorang yang akan menjadi saksi yang baik jika dipanggil untuk bersaksi tentang penyelidikan dan temuan.

Langkah 2: Mewawancarai Saksi

Ada dua saksi yang harus selalu diwawancarai: pegawai pengadu dan terdakwa. Terlepas dari cara pengadu sebelumnya mengajukan pengaduan, penting bagi penyidik untuk melakukan wawancara formal sebagai bagian dari penyelidikan. Minta karyawan tersebut untuk menjelaskan apa yang terjadi, tetapi jangan menyarankan fakta atau kesimpulan apa pun. Penyidik juga harus menunjukkan ketidakberpihakan dan menyampaikan bahwa pemberi kerja menanggapi keluhan tersebut dengan serius.

Penting juga untuk mengetahui versi tertuduh dari kejadian tersebut. Mulailah dengan pertanyaan umum ("Apakah Anda melihat di tempat kerja pada hari Jumat?" "Apa yang Anda berdua bicarakan hari itu?") Dan lanjutkan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Jika karyawan tersebut mengklaim bahwa yang lain berbohong, telusuri kemungkinan motif untuk klaim palsu tersebut. Karena kebenaran selalu terletak di tengah-tengah, gali kemungkinan salah tafsir.

Tidaklah cukup hanya berbicara dengan penggugat dan tertuduh dalam banyak kasus, terutama jika cerita mereka sangat berbeda. Saksi potensial lainnya adalah mereka yang diidentifikasi melalui tinjauan dokumen, orang-orang yang diidentifikasi oleh salah satu pihak memiliki pengetahuan, pengawas dari para pihak, dan rekan kerja. Daftar ini mungkin bertambah berdasarkan informasi yang dipelajari selama wawancara awal.

Cara Mewawancarai Saksi di Investigasi Tempat Kerja:

Ambil catatan.
Ajukan pertanyaan terbuka, bukan pertanyaan yang membutuhkan jawaban ya atau tidak.
Ingatlah lima pertanyaan untuk mendapatkan fakta: siapa, apa, di mana, kapan, bagaimana.
Bedakan antara pengamatan langsung saksi dan desas-desus.
Jika saksi mengulang desas-desus, cari tahu sumber informasinya. Apakah itu berasal dari pengadu, terdakwa, atau orang lain, atau hanya berdasarkan rumor dan sindiran?
Jangan menerima pernyataan kesimpulan sebagai jawaban, gali "mengapa".
Ajukan pertanyaan tindak lanjut.
Ajukan pertanyaan untuk mengkonfirmasi atau menyangkal informasi atau saksi lain - tetapi jangan mengungkapkan sumbernya.
Tanyakan apakah ada dokumen pendukung atau orang lain dengan informasi yang relevan.
Habiskan semua jalan untuk mencari tahu.
Tetap netral.
Amati reaksi fisik dan verbal.

Langkah 3: Mendokumentasikan Investigasi

Dianjurkan untuk memiliki orang manajemen kedua yang hadir untuk wawancara guna mendukung penyidik dan membuat catatan terperinci. Catatan tidak perlu kata demi kata tetapi harus menangkap inti dari apa yang dikatakan saksi. Memiliki orang kedua yang tersedia untuk melakukan ini memungkinkan simpatisan berkonsentrasi pada mengajukan pertanyaan dan merumuskan pertanyaan lanjutan. Juga, orang kedua membantu untuk menghindari skenario lain "katanya, katanya" jika saksi kemudian mengubah cerita mereka. “Saksi bisu” ini harus memiliki reputasi dapat dipercaya dan perhatian yang baik terhadap detail.

Langkah 4: Membuat Penentuan Kredibilitas

Dengan tidak adanya saksi mata, penyelesaian pengaduan di tempat kerja seringkali bergantung pada keputusan penyidik mengenai pihak mana, penuduh atau pengadu, yang lebih dapat dipercaya. Dengan melakukan tinjauan menyeluruh atas bukti dengan menggunakan teknik investigasi yang baik, penyidik harus berada dalam posisi yang lebih baik untuk membuat keputusan ini.

Saat menentukan siapa yang akan dipercaya, pertimbangkan:

Kualitas bukti: Fakta lebih baik daripada kesimpulan; bukti langsung lebih baik daripada desas-desus. Pertimbangkan jarak dan waktu. Apakah saksi terlalu jauh untuk bisa melihat dengan jelas? Sudah berapa lama peristiwa itu terjadi? Catatan saksi harus tetap konsisten secara internal. Setiap ketidaksesuaian menunjukkan bahwa saksi tersebut mungkin kurang dari benar.
Apakah ada bukti yang menguatkan: Jika tidak ada bukti langsung, sejumlah besar bukti tidak langsung dapat mengajukan kasus terhadap satu pihak atau pihak lainnya. Pertimbangkan apakah cerita saksi sesuai dengan dokumentasinya. Jika tidak ada saksi untuk kejadian itu sendiri, cari laporan langsung dari perilaku para pihak sebelum atau setelah waktu yang ditentukan. Pengamatan kontemporer terhadap pelapor yang menangis tak lama setelah insiden yang diduga terjadi mendukung temuan bahwa sesuatu yang buruk telah terjadi. Apakah ada bukti kejadian serupa di masa lalu? Ini dapat membentuk pola atau praktik. Terakhir, pertimbangkan apakah perlu ada bukti yang menguatkan untuk mendukung cerita saksi. Jika saksi mengaku seseorang melakukan panggilan telepon, apakah ada catatan panggilan tersebut? Harus ada. Jika tidak, masuk akal untuk menganggap tidak ada panggilan.
Kepentingan Saksi: Adakah yang punya motif untuk berbohong? Seseorang yang tidak memiliki kepentingan dalam hasil mungkin lebih kredibel daripada seseorang yang memiliki sesuatu untung atau rugi. Pernyataan yang menentang kepentingan juga mungkin lebih kredibel; aman untuk berasumsi bahwa orang tidak mengatakan sesuatu untuk membuat diri mereka terlihat buruk kecuali hal itu benar.

Masih Tidak Yakin?

Kadang-kadang, terlepas dari teknik investigasi terbaik, temuan penyidik benar-benar tidak meyakinkan. Itu tidak berarti majikan lolos. Setidaknya, pemberi kerja harus mengulangi kebijakannya dan mencari peluang untuk mendidik kembali tenaga kerja untuk mencegah pelanggaran di masa mendatang.

Sumber daya tambahan:

Daftar Periksa untuk Pemberi Kerja Sebelum Memberhentikan Karyawan

Daftar periksa pemberi kerja untuk menilai potensi paparan hukum sebelum memberhentikan seorang karyawan. Kurangi risiko litigasi pemecatan yang salah dengan secara proaktif mengidentifikasi dan menangani risiko hukum pemutusan hubungan kerja sebelum mengambil tindakan.
Strategi untuk Menghindari Klaim Pembalasan Karyawan Klaim

pembalasan karyawan sedang meningkat. Pelajari apa yang termasuk pembalasan yang melanggar hukum dan apa yang dapat dilakukan pemberi kerja untuk menghindari tanggung jawab.