Bagaimana menjadi manajer proyek yang hebat

Kiat dan trik berikut akan membantu Anda menjadi manajer terbaik.

Canva.com

Manajer proyek yang hebat adalah seseorang yang sangat peduli dalam memahami semua aspek proyek sebelum dimulai, dan kemudian memastikan bahwa semua orang ada di dalam lingkaran, bekerja bersama, dan pada halaman yang sama sepanjang siklus hidup manajemen proyek. Manajer proyek elit memahami bahwa Anda dapat mencegah banyak sakit hati di fase selanjutnya dari sebuah proyek dengan meluangkan banyak waktu selama fase awal. Artikel ini menguraikan apa yang membuat manajer proyek hebat.

Bagaimana Menjadi Manajer Proyek yang Hebat

Miliki rencana yang jelas.
Tahu bagaimana berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan.
Jujur.
Kelola ruang lingkup.
Teruslah memajukan tim.
Tangani perselisihan tim dengan segera.

1. Miliki Rencana yang Jelas

Memiliki rencana proyek yang solid di awal proyek Anda tidak menjamin bahwa proyek akan keluar jalur, tetapi itu akan sangat mengurangi risiko yang terjadi. Dan jika sebuah proyek berhasil, itu memberi Anda sesuatu yang nyata yang dapat Anda tunjukkan kepada atasan Anda yang mengilustrasikan Anda melakukan segala daya untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya.

Meskipun rencana proyek sangat hidup, dokumen bernafas yang akan terus berubah dan beradaptasi saat proyek bergerak melalui fase siklus hidup manajemen proyek, elemen-elemen berikut perlu dimasukkan ke dalam rencana proyek Anda lebih awal dan sering diperbarui:

Tidak hanya penting untuk memastikan bahwa Anda telah mengidentifikasi semua pemangku kepentingan, tetapi Anda juga harus mengelola komunikasi yang diterima dan harapan mereka selama proses berlangsung.

SimpliLearn

2. Tahu Bagaimana Berkomunikasi Dengan Semua Stakeholder

Manajer proyek yang hebat perlu melangkah lebih jauh daripada memiliki rencana komunikasi yang kuat, dan benar-benar bekerja untuk memahami kepribadian pemangku kepentingan proyek mereka dan apa yang membuat mereka tergerak. Beberapa pemangku kepentingan mungkin menghargai Anda sesekali mampir ke kantor mereka dan mengobrol langsung tentang status proyek, sedangkan pemangku kepentingan lainnya mungkin hanya ingin mendengar dari Anda jika ada masalah. Anda juga perlu mempertimbangkan politik kantor yang mungkin dimainkan di antara para pemangku kepentingan. Sebagian besar tim proyek menyertakan perwakilan dari kelompok fungsional yang berbeda, dan kelompok tersebut akan sering memiliki agenda mereka sendiri yang sedang mereka dorong.

Bagaimana Mendapatkan Persyaratan Proyek dari Stakeholder Proyek

3. Jujurlah

Di atas segalanya, manajer proyek yang hebat selalu jujur dan bekerja untuk menetapkan ekspektasi dengan tepat, dan jika beritanya buruk, tanggung jawab ada pada Anda untuk menyampaikannya. Namun, Anda sering kali dapat melunakkan pukulan dengan mengedepankan solusi. Ini mungkin bukan arah yang diputuskan tim, tetapi pemangku kepentingan selalu lebih reseptif jika Anda mengedepankan solusi daripada hanya menjatuhkan masalah di pangkuan mereka. Selain itu, jelaskan masalahnya dengan jelas dan bagaimana Anda sampai di sana, tetapi jangan berusaha untuk menyalahkan orang lain. Menyalahkan orang lain jarang menghasilkan apa-apa, dan itu hanya menunda mulai mengerjakan solusi.

4. Kelola Cakupan

Setelah Anda bekerja dengan semua pemangku kepentingan yang diperlukan untuk mengumpulkan persyaratan seputar pekerjaan yang akan dilakukan, menandatangani persyaratan tersebut, menghasilkan perkiraan, dan menyusun sumber daya berdasarkan persyaratan tersebut, penting untuk mengelola ruang lingkup tersebut untuk mencegah ruang lingkup merayap.. Scope creep adalah penghancur utama proyek, dan itu terjadi ketika pemangku kepentingan terus menambahkan persyaratan ke proyek setelah pendanaan dan sumber daya telah diamankan berdasarkan perkiraan awal. Ketika itu terjadi, Anda dapat dengan cepat menemukan diri Anda dalam situasi di mana Anda mencoba dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan jumlah uang yang sama dan jumlah sumber daya yang sama dalam durasi yang sama, yang seringkali mengakibatkan pekerjaan diselesaikan dengan buruk. Jika semua orang menandatangani persyaratan yang dijabarkan dalam rencana proyek,kemudian manajer proyek memiliki jalan lain untuk kembali ke pemangku kepentingan yang membuat permintaan untuk memasukkan persyaratan tambahan dan mengatakan bahwa jika mereka ingin persyaratan tersebut dimasukkan, maka mereka akan membutuhkan lebih banyak sumber daya dan lebih banyak waktu. Pada saat itu, bola ditempatkan di pengadilan pemangku kepentingan, dan jika mereka ingin maju dengan memasukkan persyaratan tersebut, tanggung jawab ada pada mereka untuk mengumpulkan dana dan menjual tim proyek lainnya untuk meningkatkan jadwal proyek. Anda tidak perlu takut untuk melawan. Jika Anda tidak menolak dan Anda mencoba menambahkan lebih banyak persyaratan tanpa menambahkan sumber daya dan waktu, maka kesalahan atas keputusan itu jatuh pada Anda.maka mereka akan membutuhkan lebih banyak sumber daya dan lebih banyak waktu. Pada saat itu, bola ditempatkan di pengadilan pemangku kepentingan, dan jika mereka ingin melanjutkan dengan memasukkan persyaratan tersebut, tanggung jawab ada pada mereka untuk mengumpulkan dana dan menjual tim proyek lainnya untuk meningkatkan jadwal proyek. Anda tidak perlu takut untuk melawan. Jika Anda tidak menolak dan Anda mencoba menambahkan lebih banyak persyaratan tanpa menambahkan sumber daya dan waktu, maka kesalahan atas keputusan itu jatuh pada Anda.maka mereka akan membutuhkan lebih banyak sumber daya dan lebih banyak waktu. Pada saat itu, bola ditempatkan di pengadilan pemangku kepentingan, dan jika mereka ingin melanjutkan dengan memasukkan persyaratan tersebut, tanggung jawab ada pada mereka untuk mengumpulkan dana dan menjual tim proyek lainnya untuk meningkatkan jadwal proyek. Anda tidak perlu takut untuk melawan. Jika Anda tidak menolak dan Anda mencoba menambahkan lebih banyak persyaratan tanpa menambahkan sumber daya dan waktu, maka kesalahan atas keputusan itu jatuh pada Anda.t mundur dan Anda mencoba menambahkan lebih banyak persyaratan tanpa menambah sumber daya dan waktu, maka kesalahan atas keputusan itu jatuh pada Anda.t mundur dan Anda mencoba menambahkan lebih banyak persyaratan tanpa menambah sumber daya dan waktu, maka kesalahan atas keputusan itu jatuh pada Anda.

Bagaimana Manajer Proyek Dapat Menggunakan Microsoft OneNote

5. Terus Memajukan Tim

Proyek dapat terhenti jika anggota tim proyek tidak jelas apa tujuan yang harus mereka kerjakan. Manajer proyek yang hebat dapat mencegah hal ini dengan memastikan bahwa ada tujuan proyek jangka pendek, menengah, dan panjang yang lebih besar, dan bahwa semua individu mengetahui dengan jelas apa yang sedang mereka upayakan baik dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang. Memiliki titik kontak yang teratur dan cepat dengan anggota tim dapat menjadi cara yang bagus untuk memastikan bahwa orang-orang tetap pada tugasnya. Sebagai alternatif, meminta anggota tim menghabiskan lima menit di penghujung hari dan menulis ringkasan singkat tingkat tinggi tentang apa yang mereka lakukan hari itu dan apa yang mereka miliki di dek untuk besok adalah cara hebat lain untuk memastikan semua orang bergerak maju.

6. Segera Tangani Perselisihan Tim

Ketidaksepakatan dan perdebatan di antara anggota tim bisa sangat sehat untuk sebuah proyek. Ini menggambarkan hasrat yang dimiliki orang-orang untuk apa yang mereka kerjakan, dan itu sering mengarah pada eksplorasi mendalam seputar jalan terbaik ke depan. Namun, konfrontasi terkadang bisa berjalan terlalu jauh, dan dapat mengakibatkan pertumpahan darah yang nyata di antara anggota tim. Manajer proyek yang hebat akan bekerja untuk mengendalikan diskusi jika sepertinya diskusi itu bisa menjadi terlalu panas. Namun, jika hal itu menyebabkan niat buruk di antara rekan satu tim, manajer proyek yang hebat akan bekerja untuk mengelola konflik itu dengan tepat, apakah itu berarti menarik individu-individu itu ke ruangan untuk membicarakan masalah mereka, melakukan percakapan 1-ke-1 dengan mereka tentang masalah tersebut. masalah, atau bekerja melalui manajer mereka untuk mengakhiri perselisihan.Hal terburuk yang dapat dilakukan manajer proyek dalam situasi itu adalah mengabaikan masalah dan membiarkan perselisihan menjadi lebih buruk, karena hal itu dapat mulai menurunkan proyek.