Bagaimana mendelegasikan

Jangan Hanya Membuang Pekerjaan Anda, Delegasikan

Bagi siapa pun yang baru menduduki posisi manajemen, penting untuk mempelajari cara mendelegasikan tugas secara efektif. Delegasi memungkinkan Anda mengembangkan karyawan, mencapai lebih banyak, dan membuat hal-hal yang Anda lakukan lebih efektif.

Pada tahap awal proses, mendelegasikan kepada bawahan mungkin memakan waktu saat Anda membimbing dan memantau mereka, tetapi pada akhirnya, Anda akan menghemat waktu dan frustrasi saat Anda mendapatkan karyawan yang semakin kompeten dan diinvestasikan yang dapat membebaskan Anda dari tugas-tugas itu. tidak membutuhkan keahlian Anda.

Tugas yang didelegasikan dengan benar juga dapat memotivasi karyawan, mencegah kebosanan, dan memberi energi kepada karyawan yang berkinerja buruk. Tentu saja, karyawan yang mengambil tanggung jawab atas suatu penugasan atau proyek lebih banyak diinvestasikan dalam hasilnya dan cenderung termotivasi oleh tanggung jawab tersebut.

Pendelegasian yang efektif, bagaimanapun, membutuhkan lebih dari sekedar membuang pekerjaan pada orang lain. Ini adalah proses yang mengharuskan Anda untuk:

mengidentifikasi dengan cermat jenis tugas apa yang harus didelegasikan
tentukan siapa yang harus mengambil tugas
menindaklanjuti dengan cara yang konsisten dan mendukung untuk memastikan kesuksesan mereka

Hal-Hal Apa yang Harus Diberikan?

Dalam mempelajari cara mendelegasikan pekerjaan, langkah pertama adalah memahami jenis hal apa yang dirujuk kepada orang lain.

Ada berbagai tugas dan tugas yang mungkin didelegasikan dengan tepat.

Tentu saja, tugas-tugas yang tidak memerlukan tingkat keahlian manajer atau yang membutuhkan keahlian yang tidak dimiliki manajer termasuk di antara tugas-tugas yang dapat dipertimbangkan untuk penugasan ulang.
Dalam situasi yang ideal, hal-hal yang didelegasikan oleh manajer kepada karyawan harus memotivasi atau mengajari mereka. Hanya memberi karyawan pekerjaan tambahan untuk dilakukan, yang tidak memberi mereka kesempatan untuk tumbuh atau belajar, tidak memotivasi. Untuk beberapa karyawan, ini berarti bahwa mereka membutuhkan tanggung jawab untuk seluruh tugas, sedangkan untuk orang lain yang beroperasi pada tingkat yang berbeda, mendapatkan tanggung jawab untuk satu aspek proyek sudah cukup.
Mendelegasikan tugas yang hanya merangsang karyawan juga bisa menjadi hal yang baik, karena kebosanan dapat menjadi kekuatan yang merusak di tempat kerja.
Memberikan tugas yang melatih silang baik untuk alasan yang sama dan dapat membantu memastikan tempat kerja yang berjalan lancar.

Setiap tugas atau tugas yang didelegasikan kepada orang lain harus spesifik dalam cakupannya dan sesuatu yang dapat diukur oleh Anda berdua sehingga Anda tahu kapan itu selesai, dan seberapa sukses itu dilakukan. Idealnya, karyawan yang menerima penugasan akan setuju dengan menganggapnya sebagai tanggung jawab.

Catatan: Tidak ada tugas yang harus didelegasikan yang memerlukan penanganan informasi rahasia atau keputusan yang menjadi tanggung jawab manajemen; seperti hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan strategis, pengawasan anggaran, kepegawaian, dan evaluasi.

Kepada Siapa Tugas atau Penugasan Diberikan?

Langkah selanjutnya dalam mempelajari cara mendelegasikan adalah memahami individu mana yang harus menerima pekerjaan yang ditugaskan.

Agar tugas atau tugas itu berhasil, orang yang mengerjakannya harus memiliki waktu yang tersedia untuk melakukannya. Menghancurkan karyawan dengan harapan yang tidak masuk akal akan menjamin kegagalan proyek dan mungkin menghancurkan moral karyawan.
Tentu saja, mengidentifikasi karyawan dengan keterampilan dan kualifikasi yang tepat untuk pekerjaan itu sama pentingnya. Misalnya, meminta seorang karyawan dengan komunikasi yang buruk untuk memimpin proyek kelompok mungkin pilihan yang buruk.
Meskipun memilih seseorang dengan keterampilan yang cocok adalah hal yang penting, memiliki tugas yang menantang karyawan untuk mencapai lebih banyak juga bagus.
Secara umum, seorang karyawan akan dengan mudah mengambil tugas yang didelegasikan jika mereka merasa ingin memperoleh keuntungan darinya dari segi karier dengan memberi mereka kesempatan untuk menunjukkan bakat mereka, mengambil langkah, atau mengembangkan keterampilan yang dicari. Ini juga harus dipertimbangkan saat membuat pilihan Anda.

Perencanaan

Setelah Anda memutuskan tugas atau tugas apa yang ingin Anda delegasikan dan karyawan mana yang paling mungkin menjadi kandidat, maka inilah waktunya untuk berbicara untuk menetapkan tujuan yang jelas dan membuat rencana.

Jelas, supervisor harus mendiskusikan:

persis apa yang mereka minta agar dilakukan karyawan,
apa ruang lingkup tugasnya,
mengapa tugas itu penting
apa yang akan diperoleh karyawan dengan melakukan pekerjaan ini; apakah itu untuk mengembangkan keterampilan baru, lebih banyak bayaran, atau hanya untuk memuaskan minat mereka di bidang tertentu?

Untuk memastikan keberhasilan penyelesaian proyek yang memenuhi kepuasan Anda, penting untuk:

mendefinisikan dengan tepat apa yang ingin dicapai
apa yang merupakan kesuksesan
garis waktu umum untuk penyelesaian. Jika karyawan tersebut kemudian bersedia untuk mengambil penugasan, perencanaan akan menjadi tahap berikutnya dalam proses tersebut.

Delegasi yang efektif sejak saat ini akan berputar pada tahap perencanaan berikutnya. Rencana yang baik dan dipikirkan dengan matang akan memastikan bahwa karyawan tersebut mengetahui:

harapan mereka
kendala waktu
lingkup tanggung jawab mereka
peran Anda dalam tugas tersebut

Anda berdua harus menyusun rencana yang menjelaskan:

sumber daya apa pun yang diperlukan (orang, peralatan, bahan, dan sebagainya) yang diperlukan untuk penugasan
tenggat waktu tertentu untuk penyelesaian berbagai fase proyek
bagaimana kemajuan akan dipantau oleh Anda, supervisor.

Mendefinisikan bagaimana kemajuan akan dipantau sangat penting pada tahap ini untuk memastikan bahwa peran Anda tidak mengganggu dan diharapkan. Ini mungkin terdiri dari:

jadwal rutin laporan tertulis
pertemuan singkat dengan pembaruan verbal
observasi
atau beberapa kombinasi dari masing-masing

Penting juga untuk memastikan bahwa karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan memiliki suara aktif dalam perencanaan. Mereka mungkin tidak melakukan hal-hal seperti yang Anda lakukan, tetapi mereka perlu memiliki kendali atas bagaimana sesuatu dilakukan karena mereka akan menjadi orang yang setidaknya bertanggung jawab sebagian untuk hasilnya. Sekali lagi, mereka tidak hanya menerima pekerjaan tambahan, mereka juga menerima tanggung jawab.

Bagian penting lainnya dari mengambil tanggung jawab adalah diberikan wewenang yang dibutuhkan. Misalnya, jika seorang karyawan mengambil tanggung jawab untuk memimpin kelompok dalam suatu penugasan, kelompok tersebut dan staf terkait lainnya harus diberi tahu tentang peran kepemimpinan yang baru. Manajer lain yang terlibat harus diminta untuk mendukung mereka dan mengakui otoritas mereka dalam masalah terkait.

Demikian pula, karyawan perlu memahami batas kewenangan mereka di awal proyek, selama tahap perencanaan. Misalnya, jika bahan perlu dibeli, mereka perlu tahu apakah semua permintaan harus melalui manajer atau apakah penilaian mereka akan menjadi keputusan akhir.

Sedang Berlangsung

Seorang manajer yang benar-benar tahu cara mendelegasikan memahami bahwa begitu rencana dibuat, tugas mereka masih jauh dari selesai. Merupakan kesalahan serius untuk melepaskan karyawan, gagal memantau secara teratur, atau memberikan panduan sesuai kebutuhan. Pada akhirnya, kesuksesan tetap menjadi tanggung jawab manajer pengawas meskipun pekerjaan sehari-hari terletak pada karyawan yang ditugaskan.

Dengan rencana tersebut, laporan dan pembaruan harus dilakukan secara rutin dan tanpa gangguan apa pun. Manajer dapat mengaudit melalui interaksi yang direncanakan.

Bergantung pada tugas dan karyawan, manajer dapat menyediakan:

dorongan
umpan balik
panduan umum
bantuan dalam pemecahan masalah sesuai kebutuhan

Namun, karyawan yang ditugaskan harus dipandu untuk memikirkan masalah dan solusi daripada menyerahkannya kembali kepada manajer. Manajer harus campur tangan hanya jika peran mereka diperlukan untuk mendapatkan kerja sama, untuk menyelesaikan masalah yang bersifat lebih luas, dan sebagainya. Secara umum, manajer bertindak sebagai coach dan mentor.

Membungkus

Di akhir penugasan, penting untuk mengenali acara tersebut. Jika sebuah proyek tidak berhasil, manajer harus bertanggung jawab. Jika penugasan berhasil, yang biasanya berhasil, maka harus ada pengakuan publik atas pekerjaan yang telah diselesaikan.

Area untuk pengembangan dapat diidentifikasi terlepas dari hasil keseluruhan. Ini dapat memandu tugas di masa depan.

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, pendelegasian dapat membantu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan tetapi pada akhirnya hal itu juga membantu mengembangkan dan memotivasi karyawan. Terserah manajer untuk:

membuat tugas yang sesuai
rencanakan dengan hati-hati
pantau secara teratur
menjamin keberhasilan penugasan untuk pengalaman positif