Bagaimana mendelegasikan secara efektif di tempat kerja

Apakah Anda tenggelam dalam lautan dokumen?

Di akhir setiap hari kerja, apakah Anda merasa ngeri dengan sejumlah hal yang belum dicoret dari daftar 'Yang Harus Dilakukan'?

Apakah Anda merasa kewalahan dengan semua komitmen yang telah Anda buat kepada orang lain?

Pada saat yang sama, ketika Anda sedang stres tentang seberapa banyak yang harus Anda lakukan, apakah Anda merasa cemas membiarkan orang lain turun tangan untuk membantu Anda?

Jika ini terdengar seperti Anda, maka inilah saatnya mempelajari seni pendelegasian yang efektif.

Apakah pekerjaan menumpuk di meja Anda? Itu pertanda bahwa Anda perlu mulai memprioritaskan waktu Anda dan mendelegasikan lebih banyak pekerjaan kepada staf Anda.

Pixabay.com

Delegasi adalah Krusial

Jika Anda berada dalam posisi kepemimpinan di tempat kerja, Anda harus belajar bagaimana mendelegasikan tugas kepada staf dengan cara yang adil dan efektif, jika tidak Anda akan menjadi orang yang kewalahan dan mulai berkinerja buruk.

Alasan paling umum orang tidak mendelegasikan lebih banyak pekerjaan kepada orang lain, bahkan ketika mereka terkubur di bawah tumpukan dokumen, adalah ketakutan melepaskan. Mendelegasikan tugas kepada karyawan, teman atau anggota keluarga berarti Anda harus melepaskan kebutuhan Anda untuk mengontrol hasilnya.

Apa definisi mendelegasikan?

Menurut berbagai kamus, kata kerja mendelegasikan berarti mengirim atau menunjuk sebagai wakil atau wakil; untuk melakukan (kekuasaan, fungsi, dll.) ke yang lain; untuk mentransfer kekuasaan kepada seseorang atau untuk menetapkan otoritas. Dengan definisi seperti ini, apakah mengherankan jika beberapa orang takut mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain, bahkan ketika mereka sedang kebanjiran?

Pendelegasian yang efektif, bagaimanapun, bukanlah tentang menyerahkan kendali atau melepaskan peran kepemimpinan. Ini tentang memilih orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang benar sehingga setiap orang mencapai tujuan bersama.

Bagaimana Anda memutuskan tugas mana yang harus diberikan kepada orang lain dan mana yang harus disimpan di folio pekerjaan Anda? Saat memilih proyek yang Anda membutuhkan seseorang untuk diselesaikan atas nama Anda, ingatlah bahwa kepemimpinan bukanlah tentang membongkar proyek membosankan yang tidak ingin Anda lakukan. Orang yang melewatkan tanggung jawab seperti ini cenderung mengelola dengan otoritas, daripada memimpin dengan memberi contoh. Jika Anda membagikan pekerjaan yang tidak akan Anda sentuh dengan tiang sepuluh kaki, staf Anda akan mengetahuinya. Pendelegasian yang efektif adalah tentang mengetahui apa prioritas pekerjaan Anda — bukan preferensi Anda — dan kemudian memutuskan di mana waktu dan energi Anda paling dibutuhkan. Berikut beberapa contoh tugas yang harus didelegasikan:

• Selesaikan pekerjaan yang merampok waktu dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menangani masalah yang lebih besar.
• Delegasikan proyek yang tidak Anda kuasai. Kepemimpinan sejati tidak berarti Anda harus menjadi ahli dalam segala hal. Menjadi seorang pemimpin adalah tentang mencari tahu siapa ahli di tengah-tengah Anda dan kemudian merekrut mereka untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Mengapa menghabiskan 8 jam bermain-main dengan program desain grafis ketika ada seseorang di departemen Anda yang mengetahui perangkat lunak desain secara menyeluruh dan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 1/10?
• Jangan berpegang pada tugas yang tidak menantang Anda untuk bekerja lebih keras, lebih cerdas, dan lebih efisien. Perhatikan "proyek-proyek perbaikan" yang dapat membodohi Anda untuk merasa sibuk tanpa benar-benar memajukan Anda.

Pemimpin yang efektif tahu bahwa mendelegasikan tugas adalah keterampilan manajemen waktu yang penting.

Pixabay.com

Bagaimana mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain dapat meningkatkan peluang Anda untuk dipromosikan?

Menugaskan pekerjaan kepada orang lain memberi Anda kesempatan untuk memfokuskan upaya Anda pada proyek yang menunjukkan bakat alami Anda.

• Berikan tugas kepada staf Anda yang akan menantang mereka dan buat mereka merasa seolah-olah mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi perusahaan. (Karena mereka adalah!)
• Selalu, selalu, selalu mengakui dan menghargai orang-orang yang telah menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Jangan pernah mengambil pujian untuk pekerjaan orang lain, bahkan jika Anda adalah pemimpin proyek. Cara tercepat untuk merusak kemampuan Anda dalam memimpin orang lain adalah dengan terus-menerus tidak berterima kasih dan mengakui upaya orang lain.
• Pahami deskripsi pekerjaan orang yang Anda minta untuk membantu Anda. Apakah Anda memiliki kewenangan untuk meminta bantuan mereka atau apakah mereka melapor kepada orang lain? Hargai bahwa orang yang Anda minta untuk membantu Anda mungkin harus mengatakan tidak karena mereka melapor kepada orang lain. Cobalah untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dengan semua pihak yang terkena dampak permintaan Anda. Jangan menempatkan orang dalam situasi sulit atau mengancam mereka dengan "Baiklah, saya akan berbicara dengan bos Anda dan dia akan membuat Anda melakukannya!"

Anda bukan satu-satunya yang menang ketika Anda mendelegasikan tugas kepada staf Anda.

Karyawan Anda juga menang karena mereka diberi kesempatan untuk mengembangkan keterampilannya sendiri. Ketika seorang anggota staf berhasil menangani proyek yang sulit, kepercayaan diri mereka tumbuh. Dengan memberi staf Anda proyek yang menantang, Anda memberi tahu staf Anda, “Saya percaya pada Anda. Aku tahu kamu bisa melakukan ini! ” Mendelegasikan bisa menjadi cara yang bagus untuk mengekspresikan keyakinan Anda kepada karyawan Anda. Memberi karyawan tugas yang sangat mudah dilakukan sehingga monyet bisa melakukannya memiliki efek sebaliknya. Dikatakan, "Saya tidak berpikir Anda mampu melakukan apa pun selain pekerjaan kasar." Mendelegasikan tugas kepada sekelompok orang sebagai proyek tim juga merupakan cara yang bagus untuk mendorong perasaan keterhubungan, tanggung jawab bersama, dan inklusi di tempat kerja.

© 2016 Sally Hayes