Bagaimana mendelegasikan tugas kepada bawahan

Tanggung jawab pendelegasian menunjukkan kepercayaan supervisor pada bawahannya.

Penulis

Seni Pendelegasian

Dengan anggaran yang ramping dan lebih sedikit karyawan untuk melakukan jumlah pekerjaan yang sama, pemberi kerja harus belajar untuk bekerja dengan lebih sedikit. Faktanya, tantangan ekonomi selama beberapa tahun terakhir menuntut perubahan dalam cara pengusaha menjalankan bisnis. Manajer harus mendelegasikan tugas kepada bawahan dan menugaskan ulang pekerjaan karena beban kerja yang berat yang tidak dapat lagi ditangani oleh satu orang. Tempat kerja tidak seperti dulu lagi. Pengusaha telah mempelajari cara baru untuk melakukan bisnis lama sambil terus berkembang. Seni mendelegasikan adalah alat yang telah sering digunakan oleh para manajer selama bertahun-tahun karena mereka tahu bahwa mereka tidak dapat melakukan semuanya. Ketika pekerjaan didelegasikan dengan tepat, manajer dapat memenuhi tujuan organisasi dengan cara yang efisien dan efektif. Kemudian,karyawan mendapat manfaat karena mampu bersinar saat mereka tumbuh dan berkembang secara profesional dari pengalaman.

Apa Definisi Delegasi?

"Delegasi," sebagaimana didefinisikan oleh Free Merriam-Webster Dictionary, adalah "tindakan memberdayakan untuk bertindak untuk orang lain."

Tugas Apa yang Mungkin Anda Delegasikan kepada Bawahan?

Di tempat kerja, supervisor sering mendelegasikan tanggung jawab, tugas tertentu, atau tugas kepada karyawan. Pendelegasian tugas semacam itu memungkinkan karyawan ini membuat keputusan tertentu yang biasanya tidak mereka buat. Tindakan memberdayakan karyawan untuk melaksanakan tugas atau mengambil alih tanggung jawab adalah sumber daya yang bagus untuk organisasi mana pun karena memungkinkan karyawan untuk mendapatkan pengalaman kerja yang berharga. Pengalaman praktis yang didapat dengan benar-benar melakukan pekerjaan, versus melihat orang lain melakukannya, dapat bermanfaat.

Di beberapa organisasi, supervisor enggan mendelegasikan tanggung jawab. Untuk supervisor ini, ada kebutuhan untuk memiliki kendali penuh atas segala sesuatu yang berada di bawah otoritas mereka. Yang lain mengambil filosofi pengendalian ini lebih jauh dengan mengasumsikan bahwa satu-satunya cara untuk menyelesaikan sesuatu dengan benar adalah melakukannya sendiri. Berpikir bahwa seseorang dapat melakukan semuanya sendirian adalah kebodohan karena dibutuhkan upaya dari seluruh tim untuk benar-benar berhasil. Alasan supervisor untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada bawahan bervariasi. Namun, hasil akhirnya dapat bermanfaat bagi karyawan, supervisor, dan tempat kerja.

Mengapa Supervisor Mendelegasikan?

Supervisor memilih untuk mendelegasikan tugas kepada bawahan karena berbagai alasan. Alasan umum untuk mendelegasikan adalah:

Peluang untuk pertumbuhan profesional - Karyawan yang diberi tanggung jawab baru diberi kesempatan untuk unggul dalam tugas yang telah dipercayakan kepada perawatan dan arahan mereka. Supervisor yang mendelegasikan tugas tertentu memilih seseorang yang dapat melakukan pekerjaan dengan cara yang akan menghasilkan hasil yang sukses.
Pelatihan silang - Supervisor yang cerdas tahu bahwa organisasi yang efektif mencakup staf berpengetahuan luas yang dapat turun tangan untuk melindungi saat supervisor keluar karena sakit atau liburan. Mendelegasikan tugas memungkinkan adanya kesempatan ini.
Proyek dan tugas baru untuk pemberi kerja - Jika organisasi telah diberi tanggung jawab baru, supervisor mungkin menganggap tugas baru tersebut sebagai peluang besar untuk pendelegasian tanggung jawab baru. Karena tugas yang didelegasikan harus menjadi tugas yang akan dilakukan supervisor, tugas baru tersebut mungkin merupakan sesuatu yang baru bagi organisasi yang memerlukan ketekunan dari bawahan dengan pengawasan supervisor. Sementara supervisor tidak boleh terlalu memaksakan atau memeriksa setiap gerakan, supervisor harus membuat dirinya tersedia jika bawahan dengan tugas baru yang didelegasikan membutuhkan bantuan atau arahan.
Staf terbatas dalam organisasi - Staf yang berkurang dari batasan anggaran mengharuskan organisasi untuk menetapkan kembali tugas dari waktu ke waktu. Supervisor sering menilai staf mereka untuk kekuatan dan kelemahan mereka untuk menentukan orang terbaik untuk melakukan tugas yang didelegasikan. Karena supervisor akan direpotkan untuk terus menjadi "tangan" dalam banyak pekerjaan, seringkali menjadi perlu untuk mendelegasikan beberapa tanggung jawab kepada bawahan.
Perlu menunjukkan dukungan untuk tim - Pendelegasian tanggung jawab menunjukkan kepercayaan yang dimiliki supervisor untuk bawahannya di bawah pengawasan mereka untuk mengambil alih tanggung jawab.

Intinya bagi kebanyakan supervisor adalah bahwa mereka tidak dapat melakukan semuanya sendiri. Setiap supervisor yang berpikir bahwa mereka bisa adalah bodoh karena membutuhkan kontribusi dari semua orang dalam tim agar organisasi berhasil. Supervisor harus ingat bahwa ketika karyawan mereka bersinar, begitu pula mereka. Selain itu, dengan mempercayakan tanggung jawab tertentu kepada karyawan, supervisor menunjukkan kepercayaan dan keyakinan mereka pada tim. Setiap karyawan dalam suatu organisasi memiliki kontribusi yang harus diberikan untuk kesuksesan organisasi. Berpikir bahwa tujuan apa pun yang tercapai atau kesuksesan apa pun yang dialami bukan karena karyawan yang membantu mencapai tujuan tersebut adalah pandangan yang sempit dari supervisor. Kepemimpinan yang hebat diperlukan untuk tujuan memimpin dan memberikan contoh yang baik bagi tim. Namun,dibutuhkan upaya dari seluruh tim untuk sukses. Mendelegasikan tugas kepada staf yang sesuai akan membantu supervisor mengarahkan orang lain ke pengembangan profesional mereka sendiri.

Memilih Orang yang Tepat untuk Pekerjaan itu

Setelah supervisor menentukan kebutuhan pendelegasian tanggung jawab, langkah selanjutnya adalah memilih orang terbaik untuk tugas tersebut. Mendelegasikan tugas kepada karyawan harus dilakukan dengan cara yang memastikan pengalaman sukses bagi karyawan yang dipercayakan dengan peluang baru. Meskipun ada banyak tingkat tanggung jawab dan signifikansi dari tugas yang dialihkan, ada beberapa hal serupa yang perlu dipertimbangkan dari pihak supervisor. Beberapa hal berguna untuk dipertimbangkan ketika memutuskan untuk mendelegasikan tanggung jawab adalah:

Jangan pernah mendelegasikan tugas kepada bawahan dalam keadaan marah. Biarkan kepala dingin menang dengan benar-benar memeriksa sifat pekerjaan, dan siapa di tim yang memiliki kemampuan untuk berhasil melakukannya. Mendelegasikan tugas tidak boleh dilakukan dengan amarah atau sebagai hukuman.
Pilih orang dengan pengalaman dan pelatihan yang relevan. Untuk memilih orang terbaik untuk tugas tersebut, supervisor harus melihat pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang dimiliki masing-masing anggota tim. Karena atasan ingin karyawan tersebut sukses, penting untuk memilih karyawan yang memiliki kemampuan untuk melakukan tugas yang didelegasikan.
Jangan anggap tidak sebagai jawaban. Karena kesempatan untuk mengambil tanggung jawab mungkin agak menakutkan bagi karyawan yang dipilih, maka perlu untuk menawarkan tugas dengan cara yang mendukung agar karyawan tersebut tahu bahwa mereka tidak akan "dilemparkan ke serigala". Sebaliknya, supervisor harus terus berkomunikasi untuk menunjukkan dukungan bagi karyawan ini dan keyakinan mereka bahwa mereka akan menyelesaikan pekerjaan.
Hargai kinerja yang baik. Mendelegasikan tugas adalah kesempatan untuk menghargai kinerja yang baik dan menawarkan kesempatan baru untuk melihat karyawan bersinar dan tumbuh secara profesional.
Jangan biarkan prasangka pribadi menjadi faktor penentu pemilihan karyawan. Supervisor harus selalu memilih karyawan dengan cara yang hanya untuk alasan bisnis. Meninggalkan semua bias dari pemilihan karyawan adalah yang terpenting karena tugas ini dilihat sebagai keuntungan. Pendelegasian seharusnya tidak menjadi kesempatan untuk menunjukkan favoritisme.

Komunikasi Sangat Penting

Setelah keputusan untuk mendelegasikan dibuat, dan bawahan telah dipilih, penting bagi atasan untuk memeriksa kembali dengan karyawan secara berkala untuk menawarkan dukungan atau panduan yang diperlukan. Komunikasi dengan karyawan itu menjadi penting karena menawarkan kesempatan lain untuk menunjukkan kepercayaan yang mempercayakan tanggung jawab yang didelegasikan kepada karyawan tersebut. Supervisor dapat memilih untuk meminta karyawan ini memberikan pembaruan rutin tentang kemajuan tugas. Selain itu, selama pertemuan reguler dan pertemuan evaluasi kinerja tahunan, supervisor dapat memberikan beberapa umpan balik penting tentang bagaimana kemajuan tanggung jawab yang didelegasikan. Karyawan akan menghargai kesempatan untuk memberikan umpan balik kepada supervisor.

Delegasi Dapat Memperkuat Tempat Kerja

Seperti disebutkan di atas, setiap karyawan di tempat kerja memiliki kontribusi yang berharga untuk mencapai tujuan di tempat kerja. Ikatan yang diperkuat yang akan terjalin antara supervisor dan karyawan akan menjadi hasil langsung dari pengalaman yang diperoleh karyawan karena dipercayakan dengan tugas yang didelegasikan. Kebutuhan karyawan dan supervisor untuk bekerja sama untuk mengkomunikasikan masalah apa pun yang terjadi akan terpenuhi ketika karyawan dan supervisor bertemu secara teratur untuk mendiskusikan pekerjaan yang sedang dilakukan. Hubungan kerja tentunya dapat ditingkatkan karena kepercayaan yang terjalin secara rutin antara atasan dan bawahan. Pengusaha yang memanfaatkan delegasi untuk alasan yang sesuai dan untuk individu yang dapat menangani tanggung jawab akan lebih berhasil karena kinerja supervisor dan bawahan yang bersatu.