Bagaimana mendesain kit media

Heidi Thorne (penulis) melalui Canva

Pikirkan Anda tidak layak untuk pers? Faktanya, Anda mungkin begitu. Kuncinya adalah mengetahui cara menampilkan diri dan bisnis Anda ke media sehingga Anda dan cerita Anda dapat dipertimbangkan untuk dipublikasikan di koran, majalah, acara televisi, situs web, dan lainnya.

Perlengkapan media Anda adalah "brosur penjualan" hubungan masyarakat Anda. Dalam artikel ini, Anda akan belajar bagaimana merancang kit media yang menunjukkan kepada calon editor dan reporter apa yang Anda tawarkan kepada mereka dan audiens mereka.

Apa Itu Media Kit?

Pertama-tama, mari kita bicara tentang apa itu kit media. Sebenarnya, ada dua jenis media kit: satu untuk menarik minat media potensial dan yang lainnya adalah untuk menarik pengiklan potensial untuk publikasi, blog, atau acara Anda. Yang akan kita bahas di artikel ini adalah untuk menarik perhatian media.

Sederhananya, ini adalah alat hubungan masyarakat yang merupakan kumpulan dokumen, biasanya dikemas dengan menarik dalam semacam folder atau amplop, dibagikan kepada anggota pers dan pihak lain yang berkepentingan sehingga mereka dapat dengan mudah mengetahui lebih banyak tentang Anda. Tidak seperti alat penjualan yang akan Anda berikan kepada pelanggan, alat ini menjual Anda dan perusahaan Anda sebagai subjek potensial untuk ditampilkan dalam berbagai publikasi, siaran, dan acara.

Berikut adalah daftar item umum yang akan Anda sertakan dalam kit media:

• Lembar informasi kontak dan / atau kartu nama.
• Brosur perusahaan terbaru.
• Salinan siaran pers terbaru dan / atau relevan.
• Daftar atau salinan dari sebutan atau artikel terbaru yang diterbitkan tentang Anda dan bisnis Anda.
• Foto berkualitas tinggi (nilai jual yang besar), video dan / atau klip audio yang menyoroti Anda, perusahaan, produk, dan layanan Anda dikumpulkan dalam daftar yang menunjukkan di mana mereka dapat diunduh di web. Anda juga bisa memasukkan CD / DVD, tetapi biasanya tidak sebanding dengan biayanya.
• Buku putih atau laporan lain yang mungkin telah Anda terbitkan.
• Pembicara promosi satu lembar (jika mengejar keterlibatan berbicara).

(Beberapa saat kemudian, kita akan berbicara tentang kit media digital yang, dalam banyak kasus, menggantikan media fisik.)

Editor dan reporter dapat mengambil siaran pers dan foto Anda langsung dari kit Anda dan secara otomatis menyertakannya dalam terbitan atau siaran yang akan datang. Mereka juga dapat menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut jika menurut mereka cerita Anda layak dan sesuai dengan kalender editorial mereka atau proyek penerbitan lain yang sedang mereka kerjakan. Atau mereka mungkin tidak pernah menghubungi Anda. (Maaf, itu terjadi.) Tetapi paket Anda yang dirancang dengan baik dapat membantu membuka lebih banyak pintu ke peluang PR yang hemat biaya.

Tips Menghemat Uang

Saya akan berasumsi bahwa karena Anda mencari di Internet untuk mendapatkan nasihat tentang kit media, bahwa Anda tidak bekerja untuk agen periklanan atau hubungan masyarakat besar. Jika ya, Anda bahkan tidak akan bertanya. Saya juga akan menganggap bahwa Anda belum menyewa agen semacam itu untuk menyiapkan paket media PR Anda. Jika Anda melakukannya, mereka akan menangani semua ini untuk Anda.

Jadi Anda, sebagai pemilik bisnis kecil atau pengusaha, mungkin akan melakukan ini sendiri. Dan dengan anggaran yang biasanya ketat di perusahaan kecil, Anda ingin mencari tip menghemat uang agar terlihat profesional tanpa harus mempekerjakan seseorang untuk melakukannya untuk Anda.

Sebenarnya, ini proses yang cukup mudah. Orang-orang besar di dunia korporat biasanya menghabiskan waktu untuk mencetak dan mendesain folder dan sisipan secara khusus. Tapi itu biasanya tidak perlu.

Jadi mari kita lihat sekilas bagian dari daftar isi kit di atas. Apakah salah satunya, tidak termasuk brosur penjualan Anda, perlu dicetak secara komersial? Tidak! Dengan layanan fotokopi hari ini (seperti di FedEx, UPS, toko perlengkapan kantor, dan toko percetakan cepat), Anda sering kali dapat mencetak langsung dari file digital Anda untuk membuat salinan sisipan Anda yang tajam dan bersih. Jauh lebih murah daripada mencetaknya secara komersial, terutama jika Anda hanya membutuhkan sedikit kit, katakanlah kurang dari 100.

Untuk folder Anda, Anda dapat membeli beberapa folder dua kantong kertas berkualitas tinggi, biasanya masing-masing kurang dari beberapa dolar (terkadang jauh lebih murah) secara online atau dari toko peralatan kantor. Folder gloss finish memberikan tampilan berkelas.

Untuk menyesuaikan folder untuk perusahaan Anda, letakkan label yang lebih besar dengan nama perusahaan, logo, tagline (atau deskripsi beberapa kata perusahaan Anda) dan situs web di bagian depan folder. Jika Anda berencana untuk mencetak pada printer ink jet Anda, gunakan label kualitas tertinggi yang dapat Anda temukan.

Kit Media Digital

Sangat mudah — dan murah — untuk membuat kit media digital. Hari-hari ini, banyak editor dan reporter bahkan lebih memilih materi digital Anda daripada folder penuh kertas.

Pertama, Anda perlu menyiapkan halaman "Pers" di situs web atau blog Anda. Unggah semua dokumen kit media Anda ke situs web Anda. Pada halaman Pers yang baru dibuat, buat paragraf pengantar singkat yang memberikan gambaran singkat kepada anggota media tentang Anda dan perusahaan Anda. Kemudian ikuti dengan daftar tautan ke setiap dokumen kit media Anda.

Mudah, licik, selesai!

Apa yang Saya Lakukan Dengan Kit Media Saya?

Kit media Anda sudah siap digunakan. Sekarang apa?

Sekali lagi, tidak seperti kit penjualan, Anda tidak akan mengirimkan paket pers Anda seperti surat langsung. Berikut cara-cara media kit biasanya didistribusikan:

• Kirim ke kontak media yang relevan berdasarkan permintaan.
• Kirimkan bersama pitches ke editor.
• Buat mereka tersedia di ruang pers atau lounge di pameran dagang dan pameran. Keistimewaan distribusi ini biasanya hanya diberikan kepada perusahaan-perusahaan yang secara resmi mengadakan pameran di acara-acara tersebut. Sekadar informasi: Ketika saya berada di bisnis pameran dagang, kami biasa membuang semua perlengkapan media yang diselundupkan ke area pers oleh non-peserta pameran.
• Siapkan mereka di stan pameran dagang Anda untuk kontak media yang mungkin mampir.
• Minta kit media digital Anda diposting di halaman Pers situs web Anda untuk akses 24/7/365 oleh anggota media.
• Kirim ke perencana acara yang mungkin ingin mempekerjakan Anda untuk menjadi pembicara.

© 2013 Heidi Thorne