Bagaimana melakukan alokasi sumber daya di excel

pengantar

Perencanaan sumber daya dapat menjadi salah satu aspek yang paling menantang dari manajemen proyek, terutama jika Anda meminta untuk melakukannya untuk beberapa tim proyek di seluruh organisasi dalam jangka waktu yang lama. Jika Anda memiliki Microsoft Project Server, Anda dapat melakukan alokasi sumber daya dengan cukup mudah karena Microsoft Project Server dapat melihat semua proyek di organisasi Anda dan memberi tahu Anda di mana sumber daya tertentu dialokasikan. Namun, edisi standar Microsoft tidak memungkinkan Anda melakukan itu, dan pada saat itu lebih mudah untuk merujuk ke jadwal proyek Anda di Microsoft Project atau di tempat lain, dan membangun dokumentasi alokasi sumber daya Anda di Excel. Artikel ini memandu Anda melalui semua yang Anda perlukan untuk melakukan dokumentasi sumber daya Anda di Microsoft Excel.

Mengerjakan alokasi sumber daya bisa terasa seperti Anda memecahkan teka-teki yang sangat besar.

Buat Daftar

Langkah pertama adalah membuat daftar semua sumber daya yang akan menjadi tanggung jawab Anda untuk mengalokasikan. Jika ini untuk satu proyek atau departemen kecil, Anda mungkin dapat melakukannya sendiri, tetapi jika Anda melakukan alokasi sumber daya untuk departemen besar tempat karyawan mengerjakan ratusan proyek, Anda mungkin perlu bekerja melalui departemen dukungan untuk memastikan bahwa Anda memiliki daftar lengkap nama. Mintalah seseorang meninjau daftar tersebut. Anda tidak ingin mulai memindahkan orang dan menyesuaikan jadwal proyek, hanya untuk mengetahui bahwa ada orang lain yang dapat mengisi beberapa lubang.

Faktor dalam Pekerjaan Dukungan

Di beberapa perusahaan, karyawan yang mengerjakan proyek juga melakukan banyak pekerjaan pendukung. Persentase pekerjaan dukungan yang dilakukan karyawan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, dan dari karyawan ke karyawan. Penting untuk memahami berapa persentase pekerjaan dukungan yang Anda butuhkan untuk dimasukkan ke dalam angka untuk setiap karyawan selama hari kerja rata-rata atau minggu kerja selama Anda mengalokasikan sumber daya. Dan jika Anda bukan orang yang cukup paham dengan beban kerja karyawan, pastikan Anda mendapatkan informasi tersebut dari seseorang yang sudah paham. Jika Anda membuat tebakan dan itu salah, itu akan membuang nomor Anda secara besar-besaran yang dapat menyebabkan banyak rasa sakit.

Apa yang Harus Dilakukan Saat Proyek Menjadi Buruk

Ketahui Durasi yang Anda Alokasikan

Sebagai poin klarifikasi, selalu verifikasi untuk durasi Anda diminta mengalokasikan sumber daya. Memperkirakan di mana orang akan berada dalam waktu dekat adalah hal yang lebih mudah dilakukan, tetapi semakin jauh Anda diminta untuk melihat, semakin besar risiko Anda akan salah, dan jika Anda tidak perlu memasukkan angka di luar sana, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk tidak melakukannya.

Kumpulkan Jadwal Proyek

Perkiraan yang Anda lakukan sebagai bagian dari alokasi sumber daya menjadi jauh lebih akurat jika Anda memiliki jadwal proyek penuh sebagai masukan. Sekalipun proyek tersebut belum dimulai secara formal, Anda harus dapat menyusun jadwal proyek tingkat tinggi yang sederhana yang memanggil semua tugas yang diketahui yang perlu dilakukan. Namun, pada tahap itu, pekerjaan pengembangan kemungkinan hanya akan menjadi bagian besar waktu tanpa detail, karena struktur rincian kerja yang merinci semua tugas belum selesai. Tetapi Anda tetap harus dapat bersama-sama nama-nama individu yang melakukan pekerjaan pengembangan, bersama dengan nama-nama individu yang terkait dengan semua tugas lainnya. Setelah meninjau kasus bisnis dan percakapan dengan entitas bisnis yang meminta proyek, AndaAnda akan merasakan tingkat yang sangat tinggi untuk kompleksitas proyek dan dapat memperkirakan durasi untuk setiap tugas dari itu. Jika proyek sudah berjalan dan ada struktur rincian pekerjaan yang memanggil semua tugas yang terkait dengan pekerjaan pengembangan, maka Anda akan memiliki informasi yang lebih rinci tentang siapa yang akan mengerjakan apa dan kapan.

Perataan sumber daya adalah langkah terakhir yang penting dalam mengerjakan alokasi sumber daya, karena membantu bisnis memahami kapan harus meningkatkan dan menurunkan tenaga kerja, dan membantu manajer proyek mengatur jadwal proyek yang realistis.

Pemimpin dan Pemimpin Manajemen Proyek

Buat Spreadsheet Alokasi Sumber Daya Anda

Langkah-langkah untuk menyalurkan semua informasi yang telah Anda kumpulkan ke dalam spreadsheet alokasi sumber daya di Excel adalah sebagai berikut:

Buka buku kerja baru di Excel dan buat lembar baru untuk setiap sumber daya yang Anda perlukan untuk melakukan perkiraan.
Pada lembar pertama, mulailah beberapa baris ke bawah, mulailah memasukkan nama proyek yang akan dikerjakan individu di kolom pertama, dengan setiap proyek berada di barisnya sendiri.
Di baris kosong tepat di atas tempat Anda memasukkan proyek pertama, lompat ke sel kedua di baris tersebut, dan mulai masukkan salah satu hari atau rentang tanggal satu minggu selama Anda perlu melakukan alokasi sumber daya di seluruh baris itu. Pada akhirnya, ini tergantung pada seberapa terperinci Anda, atau atasan Anda, ingin mendapatkannya.
Buka jadwal proyek untuk proyek pertama di daftar Anda, dan filter ke hanya tugas-tugas yang melibatkan sumber daya yang Anda lihat. Temukan durasi untuk tugas pertama yang melibatkan sumber daya, dan putar ke dalam spreadsheet alokasi sumber daya yang Anda buat. Arahkan ke sel di baris proyek yang sesuai dengan rentang hari atau satu minggu itu, lalu masukkan jumlah jam untuk melihat sumber daya tersebut dimasukkan ke dalam kerangka waktu itu. Ulangi langkah ini untuk semua tugas di semua proyek untuk semua karyawan.
Masukkan rumus di bagian bawah setiap hari atau kolom rentang tanggal satu minggu yang merangkum jumlah total kami di kolom itu yang juga memperhitungkan pekerjaan pendukung yang diperlukan untuk sumber daya itu.
Tinjau totalnya. Jika Anda menggunakan hari kerja standar tunggal, daripada hari-hari di mana tampaknya seorang karyawan akan menghabiskan lebih dari delapan jam adalah bendera merah dan perlu diperhatikan. Sangat normal untuk memiliki ini ketika Anda menjumlahkan angkanya, dan ini benar-benar menyoroti bagaimana sebagian besar organisasi mengalokasikan sumber daya mereka secara berlebihan dan bahkan tidak menyadarinya sampai mereka menjalani latihan seperti ini.
Tingkatkan sumber daya Anda. Di sinilah Anda menjalani latihan mengalihkan pekerjaan ke orang lain atau memperpanjang durasi tugas sehingga semua orang dialokasikan dengan tepat.