Bagaimana memformat dan menulis surat bisnis profesional

Surat bisnis adalah ritual harian bagi sebagian orang.

Oleh Petar Miloševi? (Karya sendiri), CC-BY-SA-3.0, melalui Wiki Commons

Komunikasi bisnis adalah kunci untuk menjalankan perusahaan yang menguntungkan dan dihormati. Surat bisnis adalah ritual harian bagi banyak bisnis dan karyawannya. Surat bisnis dapat membuat atau merusak kesepakatan bisnis, dan jelas, surat yang ditulis dengan baik lebih mampu menutup kesepakatan.

Contoh format surat bisnis profesional. Angka mengacu pada komponen utama surat bisnis.

Teresa Coppens, 2012

Komponen Utama Surat Bisnis Hebat

Ada sepuluh komponen utama surat bisnis yang hebat:

Alamat pengirim
Tanggal
Alamat penerima
Kesan pertama yang baik (salam)
Alasan penulisan (badan surat)
Mengakhiri surat itu
Mengacu pada kontak masa depan
Penutupan surat itu
Kandang
Pengetik inisial

1. Alamat Pengirim

Komponen ini sering kali dicantumkan pada kop surat perusahaan. Namun, jika Anda tidak menggunakan kop surat, alamat pengirim muncul di kiri kanan dua inci dari atas halaman. Cantumkan hanya alamat jalan, kota, dan kode pos diikuti dengan nomor telepon kontak, nomor faks, dan alamat email, jika ada. Font yang sesuai untuk surat Anda harus mudah dibaca dan formal. Font yang diterima secara luas adalah Times New Roman, ukuran 12 yang merupakan font konservatif.

2. Tanggal

Komponen ini digunakan untuk menunjukkan tanggal surat itu ditulis. Jika Anda membutuhkan beberapa hari untuk menulis surat, gunakan tanggal selesai surat itu. Saat menulis ke perusahaan di Amerika Serikat, gunakan format tanggal Amerika yang menempatkan bulan sebelum hari (12 April 2012). Garis waktu harus dibiarkan rata dan muncul satu baris di bawah Alamat Pengirim.

3. Alamat Penerima

Biarkan satu baris kosong setelah alamat pengirim diikuti dengan alamat penerima yang juga harus dibiarkan rata. Untuk alamat internasional, ketik nama negara dengan huruf kapital semua di baris terakhir. Anda harus, jika memungkinkan, menulis kepada individu tertentu. Hubungi perusahaan atau bicaralah dengan karyawan dari perusahaan jika Anda tidak mengetahui nama orang tersebut. Sertakan gelar pribadi yang akurat seperti Ms., Mrs., Mr., atau Dr. Jika ragu tentang preferensi wanita atas gelar pribadi, gunakan Ms.

4. Kesan Pertama yang Baik (Salam)

Kesan pertama Anda pada pembaca adalah salam surat Anda. Pastikan nama dan gelar orang tersebut akurat dan dieja dengan benar. Jika tidak mungkin menemukan penggunaan nama orang tersebut, “Dear Sir atau Madam:” Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin orang tersebut, Anda dapat menggunakan nama lengkap untuk memberi salam. Misalnya, Anda dapat menulis Dear Chris Williams: jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin Chris. Nama dalam salam Anda harus sama dengan nama yang digunakan untuk Alamat Penerima. Biarkan satu baris kosong setelah salam.

5. Alasan Penulisan Business Letter (Body of the Letter)

Surat bisnis dapat ditulis karena berbagai alasan, seperti:

Permintaan (untuk meminta informasi)
Minta (untuk meminta seseorang melakukan sesuatu)
Permintaan maaf (untuk meminta maaf)
Keluhan (untuk mengeluh tentang suatu masalah)

Dalam menulis surat pertanyaan atau permintaan, Anda dapat memulai surat Anda dengan mengatakan, “Mungkinkah Anda…” atau “Saya akan berterima kasih jika Anda mau…” Saat menyampaikan kabar buruk atau meminta maaf, Anda harus bijaksana dan sopan, memberikan alasannya untuk masalah ini. "Sayangnya, kami tidak dapat memproses pesanan Anda tepat waktu karena…" atau "Sayangnya, kami tidak dapat bertemu dengan Anda saat ini karena terlalu banyaknya komitmen sebelumnya."

Gunakan format blok saat menulis surat Anda. Jangan membuat indentasi paragraf, tetapi berikan spasi tunggal. Biarkan satu spasi kosong di antara paragraf. Sangat penting saat menulis surat bisnis untuk mengingat bahwa keringkasan adalah kuncinya. Di paragraf pertama, buka dengan ramah dan kemudian nyatakan tujuan Anda secara tertulis. Paragraf berikutnya harus memberikan perincian yang membenarkan alasan penulisan. Paragraf ketiga mungkin memberikan informasi latar belakang dan detail pendukung.

6. Mengakhiri Business Letter

Paragraf penutup harus menyatakan kembali tujuan surat dan jika perlu meminta beberapa jenis tindakan. "Silakan hubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut." Saya ingin bertemu dengan Anda kapan saja Anda mau untuk membahas masalah ini lebih lanjut. Selain itu, jika dokumen akan dilampirkan, itu harus ditunjukkan dalam paragraf penutup. "Terlampirkan…"

7. Memungkinkan untuk Kontak di Masa Mendatang

Paragraf penutup juga harus mengacu pada kontak di masa mendatang, seperti, "Saya berharap dapat bertemu dengan Anda Rabu depan."

8. Penutupan Surat

Penutupan surat Anda tergantung pada hubungan Anda dengan penerima. 'Hormat saya,' jauh lebih formal daripada 'Hormat saya,'. Jika pembaca terkenal Anda maka 'Salam,' dapat digunakan. Setelah penutupan yang sesuai diikuti dengan koma, sisakan empat baris untuk tanda tangan Anda lalu ketikkan nama dan posisi Anda.

9. Kandang

Jika lampiran disertakan dengan surat, tunjukkan ini dengan menulis 'Enc.' satu baris di bawah penutup. Jika sejumlah dokumen disertakan, maka tepat untuk menamai setiap dokumen.

10. Pengetik Inisial

Jika Anda menulis surat itu tetapi orang lain yang mengetiknya atau Anda telah mengetik surat itu untuk orang lain, inisial juru ketik muncul setelah lampiran. Jika Anda adalah pengirim dan mengetik surat itu sendiri, hilangkan inisial juru ketik.

Gunakan waktumu!

Surat bisnis profesional mengikuti garis besar formal yang memberi mereka tampilan yang dipoles. Namun, konten adalah fitur terpenting yang akan memastikan hasil positif untuk tujuan surat Anda. Ejaan dan tata bahasa Anda harus rapi. Oleh karena itu, koreksi pekerjaan Anda dua atau tiga kali sebelum mengirim. Pastikan ungkapan Anda sopan, bijaksana, dan langsung ke sasaran. Para eksekutif memiliki batasan waktu dan cenderung tidak menghabiskan waktu membaca prosa yang bertele-tele dan membutuhkan waktu terlalu lama untuk mencapai intinya. Luangkan waktu untuk mengikuti pedoman dalam artikel ini dan edit konten ringkas Anda dengan hati-hati, dan surat profesional akan menjadi hasilnya.