Bagaimana mendapatkan persyaratan proyek dari pemangku kepentingan

pengantar

Mengumpulkan persyaratan dari pemangku kepentingan proyek seringkali terasa seperti mencabut gigi. Dan jika Anda tidak bekerja keras untuk menyempurnakan semua persyaratan sebelum memulai pengembangan dalam sebuah proyek, Anda akan berakhir dengan daftar masalah yang sangat panjang selama pengujian yang seharusnya ditangkap sebagai persyaratan. Ada berbagai cara untuk mendorong percakapan untuk memastikan Anda menangkap semua persyaratan sebagai bagian dari proyek, seperti mengumpulkan cerita pengguna, menyiapkan sesi curah pendapat, alur proses pembuatan diagram, dan banyak lagi. Baik Anda seorang manajer proyek atau analis bisnis, artikel ini memandu Anda melalui beberapa pendekatan yang lebih standar untuk mengumpulkan persyaratan proyek untuk memastikan proyek Anda dimulai dengan langkah yang benar.

Cerita pengguna sering kali disusun berdasarkan peran pemohon, apa yang mereka inginkan, dan mengapa mereka menginginkannya.

Designmodo

Kisah Pengguna

Baik Anda sedang membangun sesuatu yang benar-benar baru atau memperbarui aplikasi yang sudah ada, persyaratan pertama harus selalu ditangkap melalui cerita pengguna. Apakah cerita ini berasal dari pengguna akhir atau pemangku kepentingan tidak masalah, dan Anda dapat mengumpulkannya dari siapa pun. Tujuannya adalah menangkap ekspektasi mereka tentang apa yang akan dibangun dan detail seputar bagaimana mereka ingin mengoperasikannya. Ada berbagai format untuk menangkap cerita pengguna, tetapi semuanya umumnya menangkap peran yang terkait dengan pemohon, apa yang diinginkan orang itu, dan mengapa mereka menginginkannya. Kisah-kisah ini perlu disempurnakan lebih jauh dalam proses proyek.

Sesi Brainstorming

Sesi curah pendapat biasanya melibatkan semua pemangku kepentingan yang teridentifikasi dan beberapa calon pengguna akhir berkumpul di sebuah ruangan, dan mengeluarkan ide-ide mereka tentang apa yang seharusnya menjadi persyaratan untuk sebuah proyek. Tujuannya adalah agar diskusi terus berjalan dan membuat orang terus berbicara. Jika ada perbedaan antara persyaratan yang telah dibicarakan atau interpretasi Anda tentang persyaratan tersebut, tunjukkan hal itu untuk ditendang oleh grup. Karena sesi ini sering kali bergerak sangat cepat, yang terbaik adalah merekam percakapan atau memiliki juru tulis khusus sehingga Anda dapat fokus menjadi peserta aktif daripada terikat mencoba menangkap semuanya. Jika Anda benar-benar menempuh jalan ini, tidak jarang memiliki lebih dari satu sesi ini untuk memastikan bahwa semuanya dibahas.

Meskipun sesi curah pendapat sangat bagus untuk menyampaikan semua persyaratan secara terbuka dan membahasnya, memilah-milah semuanya setelah salah satu pertemuan ini bisa menyakitkan, mengingat banyaknya informasi.

Aliansi PM

Tinjau Sesi

Terus tunjukkan persyaratan di depan pemangku kepentingan proyek untuk ditinjau, dan jangan meremehkan jumlah waktu yang dibutuhkan kelompok untuk mencapai kesepakatan seputar semua persyaratan proyek. Tidak jarang berdiskusi untuk proyek kecil bisa memakan waktu beberapa minggu. Salah satu pendekatannya adalah menunggu sampai semua orang memberikan persetujuan lisan tentang persyaratan tersebut, dan kemudian menunggu beberapa hari sebelum kembali dengan semua orang untuk mendapatkan tanda tangan mereka pada dokumen formal tempat Anda dapat meminta mereka untuk melihat sekilas lagi — cukup untuk berada di sisi yang aman. Pendekatan lain adalah meminta orang lain dalam bisnis ini dengan pengetahuan seputar apa yang Anda lakukan meninjau persyaratan untuk memastikan bahwa segala sesuatunya tampak sekencang mungkin.

Apa yang Harus Disertakan dalam Laporan Status Proyek Mingguan

Pembuatan Diagram Proses

Pembuatan diagram proses adalah tempat Anda menyatukan seluruh tim dan mengikuti alur untuk setiap proses yang diidentifikasi yang akan menjadi bagian dari proyek. Hal ini memaksa pemangku kepentingan untuk memikirkan setiap langkah melalui aplikasi yang diminta, dan sering kali memperlihatkan persyaratan baru yang belum pernah dipertimbangkan oleh siapa pun sebelumnya. Output dari sesi ini juga berfungsi sebagai input yang fantastis untuk wireframing.

Terus Bertanya Mengapa

Menanyakan mengapa pendorong yang kuat selama percakapan persyaratan, dan persyaratan yang spesifik dan jelas tidak akan disempurnakan hingga tidak lagi masuk akal untuk mengajukan pertanyaan itu. Ini memaksa para pemangku kepentingan untuk memikirkan komponen granular dari persyaratan awal mereka, yang dapat menyakitkan dan memakan waktu. Selain itu, terkadang terus-menerus bertanya pada akhirnya dapat mengungkap sesuatu yang pada awalnya dianggap sebagai persyaratan yang sebenarnya tidak perlu menjadi persyaratan.