Bagaimana mengatur catatan keuangan Anda

Tahun demi tahun saya hidup dengan stres karena tumpukan kertas yang tidak teratur berserakan di sekitar rumah. Ada tumpukan kecil di sana-sini, di dekat pintu masuk, di dapur, dan di meja saya. Saya memiliki sistem kotak masuk / keluar, tetapi tidak berfungsi secara efektif. Tagihan akan hilang, pernyataan jarang sampai ke file mereka dan saya tidak pernah dapat menemukan apa yang saya butuhkan saat saya membutuhkannya. Pada dasarnya, keuangan saya tidak diatur dengan baik.

Mengelola keuangan Anda secara efektif memerlukan sistem untuk melacak semua tagihan, laporan keuangan, polis asuransi, dan dokumen penting lainnya. Anda tidak perlu menyimpan setiap sobekan kertas, kwitansi atau tagihan yang melewati tangan Anda. Di bawah ini adalah panduan untuk membantu Anda menentukan apa yang perlu Anda pegang dan apa yang dapat Anda hancurkan. Setelah Anda memahami persyaratan ini, Anda dapat membersihkan file lama dan tumpukan kertas Anda dan menyiapkan sistem yang cepat dan sederhana untuk digunakan setiap hari.

Sistem Arsip Rumah

Apa yang Harus Diajukan? Apa yang Harus Dilempar?

Sebagian besar dari kita menyimpan terlalu banyak dokumen, yang menjadi beban untuk dikelola. Tidak perlu menyimpan setiap tanda terima ATM atau tagihan kabel. Seberapa sering Anda membutuhkannya untuk referensi? Biasakan memeriksa semua surat setiap hari dan menyingkirkan apa pun yang tidak Anda butuhkan. Terus ikuti arus kertas ke dalam rumah, melalui kantor Anda, atau ditumpuk di atas meja Anda.

Setelah Anda menetapkan sistem kerja, hanya perlu beberapa menit setiap hari untuk menjaganya agar tetap teratur.

Berikut ini sekilas beberapa dokumen keuangan yang perlu Anda simpan dan simpan, dan yang dapat Anda lempar. Ingatlah saat "membuang" bahwa penghancuran dan daur ulang adalah cara yang paling bertanggung jawab untuk dilakukan — demi perlindungan identitas Anda dan planet ini.

• Potongan gaji: Setelah Anda memeriksa akurasinya, potongan gaji tidak diperlukan. Anda dapat menyimpan yang terbaru, jika Anda membutuhkannya sebagai bukti pekerjaan saat mengajukan pinjaman.
• Laporan Bank, Cek Dibatalkan: Simpan dan ajukan laporan bank untuk tiga tahun pajak penuh. Mereka akan dibutuhkan jika Anda diaudit dan dapat berfungsi sebagai tanda terima untuk membuktikan tagihan yang telah dibayar. Cek yang dibatalkan harus disimpan setidaknya selama satu tahun. Jika pernyataan dan cek tidak lagi relevan, bakar atau hancurkan.
• Tagihan Utilitas: Tidak perlu menyimpan tagihan listrik selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Saat tagihan datang, periksa untuk memastikan Anda dikreditkan untuk pembayaran terakhir, lalu buang atau hancurkan tagihan lama. Simpan hanya yang terbaru.
• Pernyataan Kartu Kredit: Seperti halnya tagihan utilitas, periksa untuk memastikan Anda dikreditkan untuk pembayaran terakhir dan simpan hanya laporan mutakhir. Tidak perlu menyumbat file Anda dengan laporan kartu kredit lama kecuali kartu tersebut digunakan untuk biaya pengurangan pajak.
• Kebijakan dan Tagihan Asuransi: Simpan ini untuk waktu saat ini dan berlaku. Kebijakan yang dibatalkan dan pernyataan terkait dapat dibuang.
• Slip Setoran, Kwitansi Kartu Debit dan Slip ATM: Simpan hanya sampai rekening koran Anda berikutnya tiba sehingga Anda dapat memeriksanya dan memverifikasi jumlahnya. Selama tidak mewakili biaya yang dapat mengurangi pajak dan tidak diperlukan sebagai bukti untuk klaim warrany, Anda dapat membuangnya.
• Catatan Properti: Catatan real estat perlu disimpan selama kepemilikan. Jika ada kemungkinan catatan tersebut diperlukan untuk tujuan perpajakan, simpanlah setelah pengalihan kepemilikan atau penjualan.
• Catatan Investasi: Semua catatan investasi dan laporan bank yang terkait dengan investasi harus disimpan. Jika pernyataan Anda bersifat kumulatif, Anda dapat menyimpan hanya yang terbaru dan merusak dokumen yang sudah ketinggalan zaman.

Luangkan waktu untuk memeriksa semua kertas Anda — termasuk file lama — untuk membersihkan apa pun yang tidak lagi diperlukan. Ini akan membuat tugas mengatur catatan keuangan Anda lebih mudah dan tidak berantakan. Pada akhirnya, Anda akan memiliki sistem pengarsipan terorganisir yang memungkinkan Anda menemukan apa yang Anda butuhkan dalam waktu singkat.

Bill Payer, set pengorganisasian keuangan rumah.

Siapkan Sistem Pengarsipan

Ada beberapa jenis sistem pengarsipan yang perlu dipertimbangkan. Bergantung pada kebutuhan Anda, apa pun dari file akordeon portabel hingga lemari arsip kecil mungkin diperlukan. Setelah Anda membersihkan semua dokumen keuangan yang berlebih, evaluasi berapa banyak ruang yang Anda perlukan untuk menyimpan sisa file Anda. Gunakan sedikit lebih besar dari yang Anda butuhkan saat ini, jadi Anda tidak perlu khawatir pindah ke sistem yang lebih besar nanti dan Anda dapat mengarsipkan kertas dengan cepat dan mudah.

Saya menggunakan sistem pengarsipan tradisional sederhana dengan tab untuk setiap kategori (lihat bagian di atas untuk kategori umum). Selain itu, saya memiliki file terpisah untuk menyimpan dokumen penting untuk setiap anak saya, tagihan medis dan asuransi. Setiap polis asuransi dan pernyataan terkait memiliki file mereka sendiri juga.

Siapkan stasiun pembayaran tagihan. Ini bisa berupa kotak penyimpanan kecil sederhana yang berisi semua yang Anda butuhkan untuk membayar tagihan, pengatur file desktop, atau produk pengorganisasian berbasis kalender yang dirancang khusus untuk tugas ini. Bahkan jika Anda membayar sebagian besar tagihan Anda secara online, Anda tetap harus membayar tagihan aneh dengan cara "kuno" dan meminta buku cek, perangko, dll di lokasi yang nyaman. Alih-alih satu file "yang harus dibayar", saya menggunakan sistem berbasis kalender. Membayar tagihan online sebanyak mungkin membantu menjaga kertas seminimal mungkin dan saya dapat menandai kalender saya untuk pembayaran yang jatuh tempo juga.

Dokumen yang Seharusnya Disimpan di Brankas

Untuk amannya, pertimbangkan untuk menyimpan dokumen penting berikut yang seringkali tak tergantikan di dalam brankas sewaan atau di dalam brankas tahan api di rumah Anda.

• Akta kelahiran, kematian dan pernikahan
• Surat penyelesaian, hak asuh dan cerai
• Dokumen adopsi atau kewarganegaraan
• Akta properti, sertifikat kendaraan bermotor
• Saham, Obligasi Tabungan AS
• Kontrak hipotek dan tanah, atau perjanjian yang mengikat secara hukum
• Dokumen militer
• Paten, hak cipta
• Daftar inventaris rumah Anda termasuk foto dan tanda terima.

Dalam keadaan darurat

Apakah Anda satu-satunya di keluarga Anda yang menangani pembayaran tagihan dan pengarsipan keuangan? Apakah pasangan Anda atau orang yang Anda cintai dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan saat Anda tidak ada?

Luangkan waktu untuk menyiapkan file "Dalam Kasus Darurat" yang menjelaskan sistem Anda, menjelaskan di mana informasi hukum dan asuransi yang penting disimpan dan petunjuk tentang cara menemukan apa yang mungkin diperlukan dalam keadaan darurat. Cantumkan nomor telepon penting, seperti akuntan, pengacara, dan broker investasi Anda. Tandai file dengan jelas agar dapat dengan mudah ditemukan saat Anda tidak ada. Tetap perbarui secara teratur.

Membuat komitmen

Kunci untuk membuat sistem pengarsipan berfungsi dan menjaga catatan keuangan Anda terorganisir dengan baik adalah membuat komitmen untuk menjaganya setiap hari. Setelah sistem Anda siap, luangkan beberapa menit setiap hari untuk menyortir surat, mengajukan laporan, dan mengikuti perkembangan tagihan Anda.

Segera, Anda akan memiliki kebiasaan yang penting untuk kesehatan keuangan jangka panjang Anda dan akan mengurangi beberapa stres yang ditimbulkan dengan mengelola keuangan Anda.

Video Berguna tentang Cara Mengatur Dokumen Anda