Bagaimana menulis rencana komunikasi

Kolase kata komunikasi

catherinecronin melalui Flickr Creative Commons

Jika Anda pernah menghadapi penolakan saat menghadapi perubahan dalam pekerjaan, rencana komunikasi yang baik dapat membantu mendukung inisiatif manajemen perubahan Anda. Rencana komunikasi yang baik tidak hanya dapat membantu memastikan semua pemangku kepentingan Anda tetap mengetahui, tetapi juga dapat membantu organisasi Anda mengumpulkan dukungan untuk proyek atau perubahan organisasi.

Apa Itu Rencana Komunikasi?

Rencana komunikasi akan membantu Anda mengatur apa yang penting untuk diberitahukan kepada semua pemangku kepentingan Anda, pesan apa yang ingin Anda komunikasikan, bagaimana mengatakannya, dan kapan harus mengatakannya. Sebuah rencana komunikasi harus mencakup 5 pertanyaan besar - Siapa? Apa? Mengapa? Bagaimana? Kapan?

Mulailah dengan membuat matriks sederhana, seperti di bawah ini, untuk membantu menjaga rencana Anda tetap teratur dan yang dapat Anda isi saat menjalankan setiap langkah di bawah ini.

Hadirin	Pesan (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Metode (Bagaimana)	Target (Kapan)
Stakeholder Internal
Pemangku Kepentingan Eksternal

Lihat langkah-langkah mudah di bawah ini untuk membantu Anda mulai membangun rencana komunikasi yang sukses untuk bisnis Anda.

Langkah 1. Kenali Audiens Anda

Tempat termudah untuk mulai membangun rencana komunikasi Anda adalah dengan mengidentifikasi audiens Anda. Jika proyek Anda mengharuskan Anda untuk memberi tahu orang-orang baik di dalam maupun di luar organisasi Anda, mulailah dengan membuat daftar pemangku kepentingan internal vs. eksternal.

Beberapa contoh pemangku kepentingan internal vs. eksternal

Contoh Stakeholder Internal:	Contoh Pemangku Kepentingan Eksternal:
Kepemimpinan tingkat eksekutif	Sponsor eksekutif proyek
Manajer departemen	Pemilik bisnis
Karyawan lini depan	Pelanggan garis depan

Setelah Anda memiliki daftar semua pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda, mungkin membantu untuk membuat catatan di bawah masing-masing pemangku kepentingan yang menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang mereka ketahui?
• Apa yang perlu mereka ketahui?
• Kelompok mana yang memiliki prioritas lebih tinggi dari yang lain?
• Apakah kelompok yang berbeda memerlukan pesan yang berbeda?

Setelah Anda menjawab pertanyaan dasar tentang setiap segmen audiens, sekarang saatnya menentukan apa yang harus dikomunikasikan kepada mereka masing-masing.

Matriks komunikasi Anda sekarang sudah melengkapi kolom audiens:

Hadirin	Pesan (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Metode (Bagaimana)	Target (Kapan)
Stakeholder Internal
Pemimpin Eksekutif
Manajer
Para karyawan
Pemangku Kepentingan Eksternal
Sponsor eksekutif
Pemilik
Pelanggan garis depan

Langkah 2. Apa Pesan Anda?

Dalam memikirkan pesan apa yang perlu Anda komunikasikan kepada audiens Anda, cukup pikirkan untuk menjawab pertanyaan "apa?" Tujuan pesan dan bagaimana penyampaiannya akan datang nanti.

Gunakan daftar periksa berikut untuk membantu menentukan apa yang perlu diketahui audiens Anda:

• Apa yang diketahui audiens target Anda saat ini? (identifikasi ini untuk daftar setiap segmen audiens yang Anda buat di langkah 1).
• Apa yang perlu mereka ketahui?
• Apa yang tidak perlu mereka ketahui?
• Nada suara apa yang Anda perlukan untuk setiap audiens? (Anda dapat mengambil pendekatan profesional dan langsung dengan komunikasi eksekutif sementara komunikasi Anda langsung ke pelanggan mungkin perlu lebih energik dan nyata)
• Apa perhatian audiens Anda? Pastikan pesan Anda untuk setiap audiens menjawab pertanyaan dan masalah mereka yang unik dan individual. Ingat, pertanyaan karyawan internal tentang suatu proyek atau perubahan mungkin sama sekali berbeda dari yang menjadi perhatian sponsor eksekutif.

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan, mengisi dalam 2 ^nd kolom matriks Anda:

Hadirin	Pesan (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Metode (Bagaimana)	Target (Kapan)
Stakeholder Internal
Pemimpin Eksekutif	Nilai bisnis dari perubahan tersebut.
Manajer	Apa yang perlu diketahui tim Anda tentang perubahan tersebut.
Para karyawan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.
Pemangku Kepentingan Eksternal
Sponsor eksekutif	Manfaat perubahan bagi organisasi.
Pemilik	Bagaimana perubahan akan berdampak pada keuntungan Anda.
Pelanggan garis depan	Bagaimana perubahan itu akan memengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.

Langkah 3. Apa Tujuan Pesan Anda?

Selama langkah ini, jawab pertanyaan "mengapa?" Mengapa penting untuk mengkomunikasikan setiap pesan (Apa) kepada setiap audiens Anda? Menjawab pertanyaan ini akan membantu Anda memahami mengapa penting untuk mengomunikasikan setiap bagian informasi kepada karyawan dan pelanggan Anda dan nilai yang dikomunikasikan informasi itu akan membawa nilai bisnis dan pelanggan Anda.

Beberapa alasan umum untuk mengkomunikasikan pesan utama kepada pemangku kepentingan:

• Untuk meningkatkan pemahaman seputar perubahan dan proyek
• Untuk menyoroti manfaat proyek atau perubahan
• Untuk menyebutkan dampak positif pada garis bawah organisasi
• Agar audiens mengetahui keterampilan atau informasi apa pun yang perlu mereka pelajari dalam persiapan
• Untuk membantu audiens Anda memahami bagaimana hal itu akan berdampak pada mereka

Ingat, coba jawab "What's In It for Me?" saat mengidentifikasi tujuan setiap komunikasi untuk memastikan Anda memiliki semua audiens yang mendapat informasi dengan baik.

Setelah Anda tahu “apa yang di dalamnya” untuk masing-masing pemangku kepentingan Anda, mengisi dalam 3 ^rd kolom matriks Anda:

Hadirin	Pesan (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Metode (Bagaimana)	Target (Kapan)
Stakeholder Internal
Pemimpin Eksekutif	Nilai bisnis dari perubahan tersebut.	Untuk menginformasikan nilai finansial dan pelanggan.
Manajer	Apa yang perlu diketahui tim Anda tentang perubahan tersebut.	Untuk mempersiapkan tim untuk perubahan sebelum itu terjadi.
Para karyawan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.	Untuk memungkinkan karyawan mempelajari keterampilan dan perubahan sehari-hari sebelum perubahan terjadi.
Pemangku Kepentingan Eksternal
Sponsor eksekutif	Manfaat perubahan bagi organisasi.	Untuk menginformasikan penghematan biaya dan manfaat.
Pemilik	Bagaimana perubahan akan berdampak pada keuntungan Anda.	Untuk mengumpulkan dukungan untuk perubahan dengan menyoroti dampak ke garis bawah.
Pelanggan garis depan	Bagaimana perubahan itu akan memengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.	Untuk mempersiapkan pelanggan untuk perubahan; sorot manfaatnya.

Media sosial seluler

jasonahowie melalui Flickr Creative Commons

Langkah 4. Apa Metode Pengiriman?

Sekarang setelah Anda tahu dengan siapa Anda berkomunikasi, apa yang akan Anda katakan, dan mengapa Anda akan mengatakannya, Anda perlu menentukan cara terbaik untuk menyampaikan pesan tersebut. Bergantung pada organisasi Anda, mungkin berguna untuk menyimpan "lembar sontekan" dari semua saluran komunikasi berbeda yang tersedia.

Beberapa saluran komunikasi umum mungkin termasuk:

• Komunikasi email
• Komunikasi tertulis disampaikan melalui surat
• Pengingat pesan teks
• Pesan media sosial
• Pertemuan Balai Kota
• Media campuran
• Siaran pers
• Selebaran atau Poster

Tip

Meskipun komunikasi email mungkin nyaman, jangan ragu untuk mempublikasikan pesan yang sama menggunakan beberapa saluran. Tidak ada salahnya mengirimkan pengingat yang ramah. Terlalu banyak komunikasi lebih baik daripada tidak cukup.

Sekarang, Anda dapat mengisi kolom ^ke- 4 dari matriks Anda:

Hadirin	Pesan (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Metode (Bagaimana)
Stakeholder Internal
· Pemimpin Eksekutif	Nilai bisnis dari perubahan tersebut.	Untuk menginformasikan nilai finansial dan pelanggan.	Komunikasi email
· Manajer	Apa yang perlu diketahui tim Anda tentang perubahan tersebut.	Untuk mempersiapkan tim untuk perubahan sebelum itu terjadi.	Komunikasi email
Para karyawan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.	Untuk memungkinkan karyawan mempelajari keterampilan dan perubahan sehari-hari sebelum perubahan terjadi.	Komunikasi email, poster, selebaran, balai kota
Pemangku Kepentingan Eksternal
· Sponsor eksekutif	Manfaat perubahan bagi organisasi.	Untuk menginformasikan penghematan biaya dan manfaat.	Komunikasi email
· Pemilik	Bagaimana perubahan akan berdampak pada keuntungan Anda.	Untuk mengumpulkan dukungan untuk perubahan dengan menyoroti dampak ke garis bawah.	Surat tertulis dan dikirim
· Pelanggan garis depan	Bagaimana perubahan itu akan memengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.	Untuk mempersiapkan pelanggan untuk perubahan; sorot manfaatnya.	Surat tertulis, dikirimkan, pengingat email

Catatan

Selalu tentukan “pemilik” di belakang setiap item yang Anda cantumkan di kolom “metode” jika memungkinkan untuk memastikan akuntabilitas bahwa pesan dikirim tepat waktu dan akurat.

Langkah 5. Kapan Waktu Terbaik untuk Berkomunikasi?

Rencana komunikasi Anda hampir selesai! Anda telah mengidentifikasi audiens Anda, pesan yang ingin Anda komunikasikan, tujuan di balik setiap pesan, dan bagaimana Anda akan menyampaikannya; sekarang Anda perlu mencari tahu waktu terbaik untuk menyampaikan pesan ini kepada setiap audiens Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda pikirkan untuk membantu Anda menentukan waktu terbaik untuk setiap pesan.

• Siapa yang perlu diinformasikan terlebih dahulu?
• Kapan perubahan itu terjadi?
• Seberapa cepat setiap orang perlu diberi tahu?
• Apakah ada tenggat waktu yang perlu Anda perhatikan?
• Apakah salah satu pemangku kepentingan audiens Anda akan berhalangan atau apakah mereka memiliki tanggal yang perlu Anda selesaikan?
• Apakah Anda menyampaikan pesan Anda menggunakan lebih dari satu metode untuk setiap audiens? Mana yang perlu terjadi pertama, kedua, ketiga, dll.?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, Anda seharusnya dapat dengan mudah menyelesaikan kolom terakhir dari matriks Anda dengan tanggal mulai dan berakhir untuk memastikan Anda bertanggung jawab terhadap garis waktu Anda:

Hadirin	Pesan (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Metode (Bagaimana)	Target (Kapan)
Stakeholder Internal
Pemimpin Eksekutif	Nilai bisnis dari perubahan tersebut.	Untuk menginformasikan nilai finansial dan pelanggan.	Komunikasi email	Mulai: mmddyyyy Akhir: mmddyyyy
Manajer	Apa yang perlu diketahui tim Anda tentang perubahan tersebut..	Untuk mempersiapkan tim untuk perubahan sebelum itu terjadi.	Komunikasi email	Mulai: mmddyyyy Akhir: mmddyyyy
Para karyawan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari	Untuk memungkinkan karyawan mempelajari keterampilan dan perubahan sehari-hari sebelum perubahan terjadi.	Komunikasi email, poster, selebaran, pertemuan balai kota	Mulai: mmddyyyy Akhir: mmddyyyy
Pemangku Kepentingan Eksternal
Sponsor eksekutif	Manfaat perubahan bagi organisasi.	Untuk menginformasikan penghematan biaya dan manfaat.	Komunikasi email	Mulai: mmddyyyy Akhir: mmddyyyy
Pemilik	Bagaimana perubahan akan berdampak pada keuntungan Anda.	Untuk mengumpulkan dukungan untuk perubahan dengan menyoroti dampak ke garis bawah.	Surat tertulis dan dikirim	Mulai: mmddyyyy Akhir: mmddyyyy
Pelanggan garis depan	Bagaimana perubahan itu akan memengaruhi pekerjaan Anda sehari-hari.	Untuk mempersiapkan pelanggan untuk perubahan; sorot manfaatnya.	Surat tertulis dan dikirimkan; pengingat email	Mulai: mmddyyyy Akhir: mmddyyyy

Langkah 6. Sampaikan Rencana Anda!

Selamat! Anda telah berhasil menyelesaikan rencana komunikasi Anda. Setelah Anda membagikan rencana Anda dengan pemangku kepentingan proyek, Anda sekarang dapat mulai bekerja membuat pesan Anda, menyelesaikan tampilan dan nuansa materi Anda, dan menyampaikan pesan Anda kepada pemangku kepentingan Anda sesuai dengan garis waktu Anda.

Dengan sedikit perencanaan lanjutan menggunakan templat matriks, membuat rencana komunikasi untuk proyek Anda akan memungkinkan Anda untuk memberi tahu semua pemangku kepentingan Anda, menghindari kebingungan, kesalahpahaman, dan mengumpulkan dukungan untuk proyek Anda. Perubahan bisa jadi tidak nyaman bagi banyak orang di tempat kerja. Mengukir waktu untuk membuat rencana komunikasi yang baik dapat membantu bahkan mereka yang paling tidak nyaman menghadapi hal yang tidak diketahui secara langsung dengan percaya diri dan pengertian.